Intelligente Verwaltung für ein Hotel und Bildungszentrum – Die Geschichte des Klostergasthofs Roggenburg

Kunde

kloster-roggenburg.de

Art der Immobilie

Hotel

Standort

Roggenburg, Deutschland

Projektstart

Februar 2025

Die Geschichte des Klostergasthofs Roggenburg Hotel

Über den Klostergasthof Roggenburg

Der Klostergasthof Roggenburg ist ein modernes, dennoch charmantes Hotel auf dem malerischen Gelände des Klosters Roggenburg, einem restaurierten barocken Wahrzeichen, das im Jahr 1126 gegründet wurde. Mit 25 geräumigen Zimmern bietet das Hotel eine Kombination aus modernem Komfort und historischem Ambiente. Neben dem Hotelaufenthalt beinhaltet das Anwesen ein Bildungszentrum, einen Klosterladen und ein Restaurant, das der klösterlichen Tradition eines gesunden Essens folgt.

Das Hotel veranstaltet regelmäßig Workshops, Bankette und Feierlichkeiten, die eine reibungslose Veranstaltungs- und Buchungsverwaltung erfordern. Auf der Suche nach einer maßgeschneiderten Lösung für das Immobilienmanagement entschied sich der Klostergasthof Roggenburg für das HotelFriend Enterprise-Paket, um Abläufe zu optimieren, mehrere Einrichtungen zu verwalten und das Gästeerlebnis zu verbessern.

Herausfor-derungen des Klostergasthofs Roggenburg

Verwaltung zweier Immobilien mit einem System

Der Klostergasthof Roggenburg benötigte ein einziges System, um sowohl sein 25-Zimmer-Hotel als auch ein Bildungszentrum ohne zusätzliche Komplexität zu betreiben. Mit getrennten Buchungen, Preismodellen und Dienstleistungen benötigten sie eine hybride Cloud- und On-Premise-Lösung, die eine nahtlose Verwaltung mehrerer Immobilien ermöglicht.

Automatisierung von Preisen und Abrechnungen für Gruppenbuchungen

Häufige Konferenzen, Bankette und Veranstaltungen bedeuteten komplizierte Preise und Rechnungslegung. Das Hotel benötigte ein flexibles System, um Tarife automatisch zu berechnen, Rechnungen für mehrere Zahler aufzuteilen und eine Genauigkeit bei der Bündelung von Zimmern, Verpflegung und zusätzlichen Dienstleistungen zu gewährleisten.

Vermeidung von Doppelbuchungen für Veranstaltungen und Bankette

Die manuelle Verwaltung von Veranstaltungsräumen führte manchmal zu Terminüberschneidungen. Sie benötigten einen personalisierten Veranstaltungskalender, um mehrere-tägige Buchungen und überschneidende Reservierungen anzuzeigen, die Raumauslastung zu optimieren und Fehler zu vermeiden.

Verbesserung der Koordination der Haushaltsführung

Mit 25 Hotelzimmern und 55 Betten im Bildungszentrum war es eine Herausforderung zu verfolgen, welche gereinigt und fertig waren. Sie benötigten ein Instrument für die Haushaltsführung, um den Status der Zimmer in Echtzeit zu aktualisieren, um Verzögerungen zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.

Sicherstellung direkter Buchungen und OTA-Synchronisation

Um den Umsatz zu steigern, wollte das Hotel ein modernes Buchungssystem, das die Echtzeit-Verfügbarkeit anzeigt und Pakete direkt verkauft. Sie benötigten auch einen Channel-Manager, um Angebote auf Booking.com, HRS und Feratel zu synchronisieren, um Überbuchungen und Preisabweichungen zu vermeiden.

Verbesserung der Finanzberichterstattung und Einhaltung der DSGVO

Das Buchhaltungsteam benötigte automatisierte Berichte über Belegung, Umsatztrends und Prognosen und musste dabei die deutschen Vorschriften einhalten. Eine DATEV-Integration war unerlässlich, um die Finanzprozesse zu optimieren.

Lösungen von HotelFriend

Property Management System (PMS). Der Klostergasthof Roggenburg arbeitet jetzt reibungslos mit dem cloudbasierten PMS von HotelFriend, das sowohl für tägliche Aufgaben als auch für die langfristige Planung konzipiert ist. Das System ermöglicht es dem Hotel, Reservierungen, Gästeprofile, Rechnungsstellung, Zimmerzuweisungen, Haushaltsführung und Abrechnung von Konferenzpaketen auf einer zentralisierten Plattform zu verwalten.
Die Funktion zur Verwaltung mehrerer Immobilien stellt sicher, dass sowohl das Hotel als auch das Bildungszentrum effizient koordiniert werden, während integrierte Berichtswerkzeuge wertvolle Geschäftseinblicke liefern.
Buchungssystem. Das neue, individualisierte Buchungssystem des Hotels ermöglicht direkte Reservierungen. Es ermöglicht den Gästen, die Echtzeit-Zimmerverfügbarkeit, Check-in/Check-out-Regelungen und Sonderangebote einzusehen. Es ermöglicht auch das Upselling von Dienstleistungen und Sonderpaketen, was die Vermarktung von Hochzeiten, Workshops und Banketten erleichtert.
Channel Manager. Um seine Reichweite zu erweitern, synchronisiert der Klostergasthof Roggenburg jetzt seine Verfügbarkeiten auf mehreren OTAs mit dem Channel Manager von HotelFriend. Dies gewährleistet genaue Preise und sofortige Updates auf Plattformen wie Booking.com, HRS und Feratel und reduziert das Risiko von Überbuchungen.

Inventarplaner. Das Management von Veranstaltungsräumen und Ressourcen läuft mühelos mit dem Inventarplaner. Das Hotel kann die Verfügbarkeit von Konferenzräumen, Bankettsälen, Mietgeräten und anderen Einrichtungen verfolgen. Eine individuelle farbige Event-Kodierung verbessert die Planungseffizienz, während eine erweiterte Tages/Wochen/Monatsansicht einen klaren Überblick über die Buchungen liefert.

Individuelle Entwicklung & Premium Support

Um die spezifischen Anforderungen des Hotels zu erfüllen, lieferte HotelFriend maßgeschneiderte Funktionen, die die betriebliche Effizienz erhöhten:

Farblich kodierte Event-Kategorisierung im Inventarplaner.
Verbesserte Bestandsplanung für eine bessere Planung von Veranstaltungsräumen.
Individuelle Berichte für Belegungsanalysen und Einnahmeverfolgung.
Erweiterte Tages/Wochen/Monatsansichten für Eventplanung.

Darüber hinaus profitierte der Klostergasthof Roggenburg von Premium-Support-Diensten sowie von der Systemeinrichtung, Personaltraining und kontinuierlicher Unterstützung zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs.

Vorgestellte Integrationen

HotelFriend Payments

Mit HotelFriend Payments bietet der Klostergasthof Roggenburg nun sichere Transaktionen sowohl online als auch vor Ort. Gäste können per Kreditkarte, digitalen Geldbörsen und kontaktlosen Verfahren bezahlen und dabei die Einhaltung von Finanzvorschriften gewährleisten.

Vectron

Um Transaktionen und Servicemanagement zu optimieren, hat der Klostergasthof Roggenburg Vectron POS integriert, ein robustes und zuverlässiges Point-of-Sale-System. Dies stellt eine reibungslose Abrechnung auch bei Netzwerkausfällen sicher und unterstützt einen effizienten Restaurantbetrieb.

DATEV Export

Die Buchhaltungsprozesse des Hotels sind jetzt mit der DATEV Integration, einer in Deutschland weit verbreiteten Finanzsoftware, optimiert. Dies vereinfacht die Steuerberechnungen, Rechnungsstellung und Compliance und ermöglicht einen einfachen Datenexport für die Buchhaltung.

Hardware

Castles S1U2 Zahlungsterminal

Um die Zahlungssicherheit und den Komfort zu erhöhen, hat der Klostergasthof Roggenburg das Castles S1U2 unbediente Zahlungsterminal implementiert. Dieses moderne Android-basierte Gerät unterstützt Kreditkartentransaktionen, digitale Zahlungen und Währungsumrechnungen und gewährleistet ein reibungsloses und sicheres Abrechnungserlebnis für die Gäste.

Erzielte Ergebnisse

Verwaltung mehrerer Immobilien von einer einzigen Schnittstelle aus

Durch die Integration des PMS von HotelFriend kann der Klostergasthof Roggenburg jetzt sowohl sein Hotel als auch sein Bildungszentrum effizient verwalten. Der Echtzeit-Zugriff auf Daten über beide Immobilien hat die Verwaltungsaufgaben und manuelle Koordination erheblich reduziert.

40% schnellere und genauere Abrechnung für Gruppenveranstaltungen

Automatisierte Rechnungsstellung und Split Payments haben die Abrechnungsprozesse für Konferenzen, Bankette und Gruppenbuchungen optimiert. Kundenspezifische Preisregeln gewährleisten genaue Berechnungen für gebündelte Leistungen, eliminieren manuelle Fehler und verbessern die finanzielle Transparenz.

Konfliktfreie Veranstaltungsplanung mit klarem Überblick

Der Inventarplaner hat Doppelbuchungen vollständig eliminiert und bietet einen genauen Überblick über die Veranstaltungsräume. Kundenspezifische farbcodierte Kategorien und eine strukturierte Tages/Wochen/Monatsansicht ermöglichen es dem Personal, effizient vorauszuplanen und den Raum optimal zu nutzen.

25% schnellere Zimmerwechsel mit angepasster Haushaltsführung

Das neue Modul für die Haushaltsführung hat die Zeit für den Zimmerwechsel um ein Viertel reduziert. Dies stellt sicher, dass Gästen und Veranstaltungsteilnehmern immer saubere, einsatzbereite Räume zur Verfügung stehen. Sofortige Statusaktualisierungen ermöglichen eine bessere Koordination zwischen den Abteilungen und minimieren Verzögerungen.

Doppelt so effiziente Finanzberichterstattung mit vollständiger DSGVO-Konformität

Mit der Integration von DATEV werden buchhalterische Aufgaben jetzt in der Hälfte der Zeit erledigt, was eine reibungslose Steuerberichterstattung und die Einhaltung der deutschen Vorschriften gewährleistet. Automatisierte Einnahmenverfolgung und Finanzberichte liefern wertvolle Erkenntnisse und helfen der Unternehmensleitung, bessere strategische Entscheidungen zu treffen.