Wie Tiny Hygge mit HotelFriend mehrere Tiny House Resorts betreibt

Kunde

tiny-hygge.com

Immobilientyp

Umweltfreundliche Tiny-House-Ferienunterkünfte

Standorte

Mehrere Orte in Dänemark

Projektstart

Februar 2025

Über Tiny Hygge

Mit Standorten in Kegnæs und Loddenhøj hat Tiny Hygge gezeigt, wie Ferienhäuser heute aussehen und sich anfühlen können: klein in der Fläche, groß im Erlebnis. Ihre Resorts wurden in die Liste der „World’s Greatest Places 2025“ des TIME Magazins aufgenommen – ein Beweis für ihr innovatives Konzept und exzellentes Gästeerlebnis.

Jedes der voll ausgestatteten Tiny Houses – mobil, nachhaltig und intelligent gestaltet – bietet den Gästen einen Logenplatz an der ruhigen Ostseeküste Dänemarks. .

Doch hinter den gemütlichen Innenräumen, großen Fenstern und Holzterrassen verbirgt sich ein komplexes Geschäftsmodell. Mit mehreren Resorts, verschiedenen Managern und einer wachsenden Anzahl von Gästen, die über Plattformen wie Booking.com und Airbnb buchen, benötigte Tiny Hygge weitaus mehr als ein einfaches Buchungstool. Gesucht wurde ein System, das die besondere Struktur des Unternehmens widerspiegelt und gleichzeitig mit dem Erfolg mitwächst.

Herausfor-derungen von Tiny Hygge

Tiny Hygge verfolgt die Mission, den Gästen ein einfaches Urlaubserlebnis zu bieten. Im Hintergrund ist der operative Alltag jedoch deutlich komplexer – aus folgenden Gründen:

Verwaltung mehrerer Resorts an unterschiedlichen Standorten, mit jeweils eigenen Eigentümern oder Managern, die Zugriff auf zentrale Daten benötigen.

Die Tiny Houses befinden sich in natürlichen Umgebungen, wodurch klassische Check-in-Prozesse und die Koordination vor Ort anders organisiert werden müssen.

Gäste buchen über verschiedene Kanäle: die eigene Website, Booking.com, Airbnb – viele erwarten eine sofortige Buchungsbestätigung.

Zahlungen mussten zentral verarbeitet werden – egal ob online, per Karte vor Ort oder zukünftig über ein Kiosk-Terminal.

Die Buchhaltung benötigte eine nahtlose DATEV-Integration für Abrechnung, Reporting und Steuerzwecke – insbesondere relevant für ein wachsendes Unternehmen in Deutschland und Dänemark.

Ein herkömmliches Hotelsystem war dafür nicht geeignet. Gesucht wurde eine Lösung, die all diese Anforderungen abdeckt – ohne Kompromisse bei Einfachheit und Zuverlässigkeit.

Die Lösung von HotelFriend

Um Struktur in ihre Abläufe zu bringen, entschied sich Tiny Hygge für die HotelFriend PMS Enterprise Suite – eine Komplettlösung mit allen benötigten Tools unter einem Dach. Nach einer kostenlosen Testphase wurde die Plattform implementiert. So halfen wir, komplexe Prozesse zu vereinfachen:

Property Management System

Task Manager: Tägliche Aufgaben zuweisen und verfolgen. Vom Check-in bis zur Instandhaltung: Aufgaben werden automatisch erstellt und dem zuständigen Personal zugewiesen. Zentrale und lokale Manager können den Status der Aufgaben in Echtzeit einsehen – so bleibt der Betrieb an allen Standorten einheitlich, auch bei Fernverwaltung.
Housekeeping: Aktueller Reinigungsstatus in Echtzeit. Reinigungen werden automatisch anhand der Buchungslage eingeplant. Jede Reinigungskraft sieht ihre Tagesaufgaben direkt im System. Sobald ein Tiny House gereinigt und bezugsfertig ist, wird der Status sofort aktualisiert.
Buchhaltung & Kassenbuch: Finanzdaten standortübergreifend im Blick. Mit mehreren Resorts und verschiedenen Eigentümern sind klare Finanzaufzeichnungen unerlässlich. Die integrierten Module für Buchhaltung und Kassenbuch ermöglichen es Tiny Hygge, sämtliche Transaktionen – digital wie bar – getrennt nach Resort zu erfassen.
Erweiterte Berichte: Relevante Einblicke in die Performance. Das Team von Tiny Hygge hat jetzt Zugriff auf Echtzeitberichte zu Auslastung, Umsatz, Gästevorlieben und mehr. So können sie die Nachfrage prognostizieren, Hochsaisons erkennen und Marketing- sowie Preisstrategien standortübergreifend optimieren.

Buchungssystem

Zentrale Buchungsverwaltung für alle Resorts

Wir implementierten die Multi-Buchungsmaschine – eine speziell entwickelte Funktion, die es Gästen ermöglicht, alle Tiny Hygge Standorte über eine einheitliche Oberfläche zu durchsuchen, direkt zu buchen und die Verfügbarkeit in Echtzeit zu sehen.

Das erleichtert nicht nur den Buchungsvorgang für Gäste, sondern ermöglicht dem Team die zentrale Verwaltung aller Resorts – trotz unterschiedlicher Standorte und Eigentümerstrukturen.

Channel Manager

Das PMS wurde direkt mit Booking.com und Airbnb verbunden, wodurch die Verfügbarkeit auf allen Kanälen automatisch synchronisiert wird. Überbuchungen und manuelle Aktualisierungen gehören damit der Vergangenheit an – alle Inserate spiegeln stets die Echtzeitdaten des PMS wider.

Individuelle Einrichtung & Premium+ Support

Tiny Hygge erhielt:

Eine:n persönliche:n Supportmanager:in mit erweiterter Verfügbarkeit
Erstkonfiguration mit individuellen Standortprofilen
4 Stunden Remote-Schulung für das Personal
Einrichtung der Multi-Property-Buchungsmaschine und Channel-Verbindungen

Warum das wichtig ist: Auch wenn die Abläufe komplex sind, ist die Verwaltung dennoch einfach.

Integrierte Lösungen

HotelFriend Payments

Tiny Hygge akzeptiert nun Debit-, Kredit- und alternative Zahlungsmethoden über Online-, Mobile- und POS-Kanäle – alles über HotelFriend Payments. Externe Kartenlesegeräte oder nicht verbundene Systeme sind nicht mehr notwendig. Alle Zahlungsdaten werden zentral erfasst und mit den operativen Prozessen synchronisiert.

DATEV Export

Da Tiny Hygge sowohl in Deutschland als auch in Dänemark tätig ist, waren rechtssichere Finanzberichte entscheidend. Durch die aktivierte DATEV-Exportfunktion kann das Buchhaltungsteam nun Berichte erstellen, die exakt auf eines der meistgenutzten Buchhaltungssysteme Deutschlands abgestimmt sind.

Erreichte Ergebnisse

Vollständig zentralisierte Verwaltung mehrerer Resorts

Ein einziges Dashboard bietet nun vollständige Kontrolle über alle Tiny Hygge Standorte, Buchungen, Personalzugänge und objektspezifische Daten – ohne zusätzliche Tools oder doppelte Datenerfassung.

100 % Transparenz für Eigentümer:innen und Manager:innen

Dank individueller Rollen und Berechtigungen können Eigentümer:innen der Tiny Houses Buchungen, Umsätze und Gästeinformationen für ihre jeweilige Unterkunft sicher einsehen – ohne Zugriff auf andere Daten.

30 % schnellere Bearbeitung von Anfragen und Buchungen

Automatische E-Mails, Aufgaben-Erinnerungen und schnelle System-Updates verbessern die Kommunikation mit den Gästen und beschleunigen die Bearbeitung von Fragen, Änderungen und Buchungen.

Umweltfreundlicher Tourismus dank papierfreier Prozesse

Tiny Hygges Ziel, nachhaltiges Reisen zu ermöglichen, wird durch das papierlose, cloudbasierte System von HotelFriend unterstützt. Das Team verzichtet auf Checklisten, Rechnungen und Berichte in Papierform – und reduziert so den ökologischen Fußabdruck.

Ein System für Buchung, Bezahlung und Berichterstattung

Direktbuchungen, OTA-Kanäle, Vor-Ort-Zahlungen und Buchhaltungsdaten werden nun zentral verwaltet. Dieser integrierte Ansatz macht Drittanbieter-Apps überflüssig und minimiert Fehler bei der Berichterstattung.