Property Management Software, entwickelt auf Basis von Erkenntnissen aus Hotels der DACH-Region
Optimieren Sie die Abläufe in Ihrem Hotel mit unserer All-in-One Property Management Systeme. Integrieren Sie Buchungen, Bestellungen, Rechnungen und Mitarbeiterinformationen auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Greifen Sie jederzeit und von überall auf wichtige Daten zu und steuern Sie entscheidende Prozesse effizient.
Qualitätssoftware für jedes Unternehmen im Gastgewerbe
Die cloudbasierte PMS von HotelFriend ist flexibel und passt sich jeder Art von Unterkunft an. Sie ist skalierbar und darauf ausgelegt, den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern. Alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre täglichen Verwaltungsaufgaben effizient zu unterstützen, sind enthalten.
Warum ist HotelFriend Ihre beste Wahl?
Cloud-basierter Komfort
HotelFriend PMS wird in der Cloud gehostet, so dass Sie und Ihr Team jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen können. Mit automatischen Updates und sicherer Speicherung sind Ihre Abläufe immer aktuell und geschützt.
Umfassende Funktionalität
Von der Reservierung bis zum Housekeeping integriert die Plattform alle Hotelbetriebsabläufe in einer nahtlosen Plattform, um endlose Stunden an manueller Arbeit zu reduzieren.
Maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse
Erhalten Sie Zugang zu anpassbaren Funktionen, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen. Ob Sie ein Boutique-Hotel oder eine Hotelkette betreiben, Sie können die Module und Integrationen auswählen, die für Sie am besten geeignet sind.p>
Skalierbar für Wachstum
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst HotelFriend PMS mit Ihnen. Fügen Sie einfach neue Zimmer, Dienstleistungen oder Standorte zu Ihrem System hinzu, ohne dass Sie teure Upgrades benötigen.
Reagierender Support
Sie erhalten ein engagiertes Support-Team, das Ihnen die für den Erfolg erforderlichen Tools und Anleitungen zur Verfügung stellt: vom Ticket-Support über die Wissensdatenbank bis hin zu praktischen Schulungen.
Hoher ROI garantiert
Mit optimierten Abläufen und reduzierten Gemeinkosten macht sich HotelFriend PMS schnell bezahlt. Erzielen Sie eine hohe Investitionsrendite mit einer Lösung, die die Effizienz verbessert und die langfristige Rentabilität steigert.
Konzentrieren Sie sich auf Exzellenz
Mit unserer umfangreichen Erfahrung in der Softwareentwicklung und einem tiefen Branchenverständnis unterstützt HotelFriend Sie dabei, eine solide Basis für weiteres Wachstum zu schaffen.
Intelligente Unterkunftsplanung mit Front Desk
Reservierungen zu verwalten, sollte keine Kunst der Jonglage sein. Mit Front Desk erhalten Sie einen klaren und umfassenden Überblick über die Belegung Ihrer Unterkunft, sodass Sie fundierte Entscheidungen schnell treffen können. Sehen Sie alle Buchungsdetails, Zimmerverfügbarkeiten und Gästewünsche auf einen Blick.
- Sofortige Zimmer- oder Reservierungsdetails per Mouseover einsehen
- Zimmernummern, -typen oder Aufenthalte einfach per Drag-and-Drop anpassen
- Verwalten Sie individuelle und Gruppenbuchungen, fügen Sie mühelos Gäste hinzu
- Finden Sie Buchungen im Handumdrehen mit intelligenter Suche und anpassbaren Filtern
- Versenden Sie Reservierungsanfragen und Buchungsangebote schnell per E-Mail
- Behandeln Sie Zahlungen, Rückerstattungen und Rechnungen zentral an einem Ort
Integrierter Channel Manager für die OTA-Verbindung
Verwalten Sie Ihre Online-Vertriebskanäle effizient in Echtzeit. Unser Channel Manager optimiert Ihre Abläufe, indem er eine zentrale Plattform bietet, auf der Sie alle Ihre Angebote mühelos überwachen und aktualisieren können. Vermeiden Sie Überbuchungen und Preisabweichungen durch eine sofortige und nahtlose Synchronisierung, die alle Details aufeinander abstimmt.
- Legen Sie Stornierungsbedingungen und Buchungsbeschränkungen fest
- Sorgen Sie für eine Echtzeit-Synchronisierung Ihrer Kontingente
- Gewährleisten Sie stabile Bestandsaktualisierungen mit bidirektionaler XML-Konnektivität
- Maintain stable inventory updates with two-way XML connectivity
- Beschleunigen Sie den Verkauf Ihrer Zimmer
- Kommunikation mit Gästen über das OTA Message Hub.
Bedeutungsvolle Gästeinteraktionen mit der Buchungssystem
Ermutigen Sie Ihre Gäste dazu, direkt bei Ihnen zu buchen, und steigern Sie so Ihren Umsatz, während Sie die digitale Gästereise verbessern. Nutzen Sie eine maßgeschneiderte Buchungssystem, die mobilgerätefreundlich ist, die Vorabbuchung von Dienstleistungen unterstützt und perfekt zu Ihrer Markenidentität passt.
- Ermöglichen Sie direkte Zimmerbuchungen über Ihre Website
- Bieten Sie Ihre Pakete und Spezialangebote zum Kauf an
- Upselling von Zusatzleistungen während der Online-Reservierung
- Lassen Sie Ihre Gäste einfach über den Online-Chat Kontakt aufnehmen
- Bieten Sie flexible Zahlungsmöglichkeiten an, darunter PayPal und Apple Pay
- Setzen Sie automatisierte E-Mails ein, um neue Buchungen, Check-ins oder Zimmer-Upgrades zu fördern
Zentrales Transaktionsmanagement mit HotelFriend Payments
Bündeln Sie alle Ihre Zahlungsinformationen in einem übersichtlichen Hub und behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Finanzen. Akzeptieren Sie Transaktionen aus verschiedenen Kanälen wie Ihrer Buchungssystem, OTAs und der Mobile Concierge App. Bereichern Sie das Gästeerlebnis, indem Sie Buchungen und Zahlungen bei Checkout einfach und schnell ermöglichen.
- Zugriff auf finanzielle Analysen und Berichte
- Höchste Sicherheit durch PCI DSS-Konformität
- Minimierung von Risiken durch Datenschutzverletzungen und Betrug
- Online-Zahlungsoptionen für Buchungen
- QR-Code-Zahlungen im Restaurant ermöglichen
- Reibungsloser Checkout-Prozess mit POS-Zahlungen
Verzögerte Berichte gehören der Vergangenheit an
Bleiben Sie informiert und treffen Sie strategische Entscheidungen mit umfassenden Datenübersichten, die speziell für Ihr Hotel zugeschnitten sind. Gewinnen Sie Einblicke in alles, von finanziellen Ressourcen und Personalplanung bis hin zur Datenanalyse für Gewinn- und Kostenoptimierung. Automatisierte Berichte bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Marketingmanagement und Umsatzwachstum.
Managementberichte
- Leistungsberichte zur Analyse des aktuellen Status und der Trends Ihres Hotels
- Finanzielle Einblicke pro Kana, um die umsatzstärksten Verkaufswege zu identifizieren
- Tagesabschlussberichte zur Abstimmung täglicher Transaktionen und genauen Buchführung
Effektive Ressourcenplanung
- Belegungsüberwachung mit Check-in- und Check-out-Berichten, um Veränderungen zu verfolgen
- Housekeeping-Analysen mit detaillierten Listen zu Zimmerstatus und Reinigungsprioritäten
- Überwachung der Mahlzeiten zur Verfolgung von Gäste-Bestellungen mit Anmerkungen zum Lieferstatus
- GoBD- und FIBU-Berichte sorgen für Compliance und helfen Ihnen, rechtliche Probleme durch Einhaltung aller Anforderungen zu vermeiden
Buchhaltungspaket speziell für Hoteliers
Behalten Sie die finanzielle Kontrolle über Ihr Hotel mit unserem benutzerfreundlichen Buchhaltung, das Ihre Finanzprozesse vereinfacht. Überwachen Sie alle Transaktionen, gewährleisten Sie Steuer-Compliance und erstellen Sie Berichte, die wertvolle Einblicke in Ihr Geschäft liefern. Unser System ist flexibel und bereit für zukünftige regulatorische Änderungen, sodass Sie stets allen Compliance-Anforderungen gerecht werden.
- Führen Sie ein Kassenbuch, in dem Sie Transaktionen protokollieren und Belege anhängen können
- Verwalten und exportieren Sie Zahlungsdaten mühelos und stellen Sie sie Prüfern zur Verfügung
- Cloud-basierte TSS-Lösung, die ohne Hardware-Installation auskommt
- Steuerrechtliche Konformität für Deutschland, Österreich, Portugal, Italien und andere EU-Länder
- Einfache Datenexporte in CSV- und andere Formate
Schneller Einstieg in die Cloud Property Management mit HotelFriend CORE
Genießen Sie den Komfort eines Premium-Hotelmanagementsystems, das sofort einsatzbereit ist. Nutzen Sie alle Werkzeuge, die Sie für eine reibungslose Hotelverwaltung benötigen.
Perfekte Reinigungsabläufe mit Housekeeping
Behalten Sie den Überblick über den Status und die Prioritäten Ihrer Zimmer, damit Ihr Team sich auf die dringendsten Aufgaben konzentrieren kann. Mit der Echtzeit-Leistungsüberwachung kann das Management schnell auf Probleme reagieren, Ressourcen effektiv verteilen und hohe Standards in Sauberkeit und Einsatzbereitschaft sicherstellen.
- Umfassender Überblick über den Status und die Prioritäten der Zimmerreinigung
- Kommentare und Notizen für das Housekeeping-Team hinterlassen
- Nahtlose Integration von Front- und Backoffice-Operationen
- Effiziente Ressourcenverteilung, um unmittelbare Bedürfnisse zu decken
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Teams
- Beständige Einhaltung hoher Sauberkeitsstandards
Stärken Sie die Beziehung zu Ihren Gästen mit CRM
Verbessern Sie das Gästeerlebnis, indem Sie auf wesentliche Informationen mit einem Customer Relationship Management-System für das Gastgewerbe zugreifen. Erfassen Sie detaillierte Gästedaten, von persönlichen Vorlieben bis hin zu Allergien und Ernährungsbedürfnissen, um jeden Aufenthalt genau auf individuelle Bedürfnisse abzustimmen. Bieten Sie ein nahtloses und maßgeschneidertes Erlebnis, um die Zufriedenheit und Loyalität Ihrer Gäste zu steigern.
- Speichern Sie alle Gästeinformationen, einschließlich Passdaten und Social-Media-Profile
- Erstellen Sie zügig Buchungsangebote für eine schnellere Reservierungsbearbeitung
- Bieten Sie flexible Reisegutscheine an, die jederzeit eingelöst werden können
- Nutzen Sie umfassende Gästehistorien, um wiederkehrende Besucher zu identifizieren
- Generieren Sie aussagekräftige Berichte zu Gästedemografien und Buchungsmustern
Zimmermanagement für eine präzise Inventarverwaltung
Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Zimmer, indem Sie alle verfügbaren Zimmertypen für die Buchung bereitstellen und deren besondere Merkmale hervorheben. Behalten Sie stets die Kontrolle über die Kapazität Ihres Hotels und aktualisieren Sie bei Bedarf die Informationen, damit jeder Zimmertyp korrekt dargestellt und für potenzielle Gäste attraktiv ist. Stellen Sie umfassende Informationen bereit – von der Größe über die Ausstattung bis hin zur maximalen Belegung und Bettenzahl.
Zimmermanagement entdecken
Dynamisches Preismanagement zur Umsatzmaximierung
Optimieren Sie Ihre Zimmerpreise individuell nach verschiedenen Faktoren wie Zimmerkategorien, Verpflegungsoptionen, Wochentagen, Buchungskanälen und Gästetypen. Unser System ermöglicht Ihnen, vielfältige Preisvariationen zu erstellen und Konditionen flexibel an Ihre Geschäftserfordernisse anzupassen. Über eine zentrale Plattform können Sie Preispläne, Stornierungsrichtlinien und Verkaufsbeschränkungen effizient verwalten, sodass Ihre Strategie jederzeit auf die Marktnachfrage abgestimmt bleibt.
Tarifverwaltung entdecken
Optimieren Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihren Hotelabteilungen
Gewährleisten Sie einen reibungslosen Ablauf in allen Hotelabteilungen, vom Restaurant bis zum Spa, und stellen Sie den pünktlichen Service sicher. Behalten Sie den Überblick über die Leistung Ihrer Mitarbeiter und organisieren Sie den täglichen Hotelbetrieb, ohne auf ständige Überwachung angewiesen zu sein. Gäste können bequem über ihr Smartphone Spa-Behandlungen buchen oder das Frühstück bestellen. Bei jeder neuen Bestellung wird Ihr Hotelteam umgehend durch Sofortbenachrichtigungen informiert.
Abteilungsmanagement ansehen
Selbstbedienung für Ihre Gäste leicht gemacht
Bieten Sie Ihren Gästen die Flexibilität, sich ganz nach Belieben selbst einzuchecken. Ob sie ihre Reservierungen ändern, zusätzliche Dienstleistungen buchen oder selbstständig bezahlen und auschecken möchten – alles kann bequem über ihr Smartphone oder einen HotelFriend-Kiosk abgewickelt werden. Kontaktloser Zimmereintritt minimiert persönliche Interaktionen und gewährleistet dennoch einen exzellenten Service.
- Digitaler Concierge über Kiosk oder App
- Echtzeit-Updates halten Ihre Gäste stets informiert
- Einfacher Zugang zu Annehmlichkeiten für ein personalisiertes Erlebnis
- Sichere Zahlungsabwicklung für mühelose Transaktionen
- Mehrsprachige Unterstützung für internationale Gäste
- Analyse von Gästeinteraktionen zur Verbesserung des Serviceangebots
Veranstaltungen jeder Größe planen
Mit integrierten Event-Management-Tools können Sie Veranstaltungen jeder Größe mühelos planen und koordinieren. Behalten Sie alles im Blick, von der Raumaufteilung über Ressourcen und Dienstleistungen bis hin zum Catering. HotelFriend ermöglicht Ihnen die Integration wichtiger Tools wie Event Temple und Mailchimp. So entsteht ein einziges, effizientes System, das Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Events bietet.
- Nahtlose Nachverfolgung von Speisen- und Getränkebestellungen
- Zentrale Verwaltung aller Lebensmittelpositionen in einem System
- Effiziente Menüverteilung für reibungsloses Catering
- Automatisierte Abrechnungsprozesse für unkomplizierte Transaktionen
- Einfache Terminplanung für reservierte Konferenzräume
- Effizientes Tracking der Verfügbarkeit von Equipment
Steigern Sie Ihre Verkäufe und optimieren Sie Ihre F&B-Abläufe mit HotelFriend FLEX
Wählen Sie das ideale Paket zur Umsatzsteigerung und passen Sie es mit genau den Funktionen an, die für Sie entscheidend sind.
Datenintegrität mit Multi-Property-Management gewährleisten
Verwalten Sie mehrere Immobilien effizient mit nur einem Login und vereinfachen Sie Ihre Administrationsaufgaben. Behalten Sie die Zimmerverfügbarkeit in Echtzeit an allen Standorten im Blick, um schnell auf Gästebedürfnisse reagieren und die Auslastung optimal gestalten zu können. Erteilen Sie unterschiedliche Zugriffsrechte basierend auf Benutzerrollen, damit Ihr Team genau die Berechtigungen hat, die es für seine Aufgaben benötigt.
- Alle Einrichtungen über eine zentrale Plattform steuern
- Echtzeit-Übersicht der Zimmerverfügbarkeit an allen Standorten
- Benutzerzugriffe je nach Rolle individuell zuordnen
- Eine umfassende, gruppenweite Gästedatenbank führen
- Prozesse vereinheitlichen, um durchgängig hohen Service über alle Standorte hinweg zu bieten
Umsatzsteigerung mit einem digitalen POS-System
Optimieren Sie die Abläufe in Ihrem Hotel und Restaurant mit einem digitalen Point of Sale. Das System, entwickelt für höhere Effizienz und Rentabilität, organisiert sämtliche Transaktionen und eröffnet neue Möglichkeiten zur Kundenbindung und Umsatzsteigerung. Egal, ob Bestellungen über ein Tablet oder einen Selbstbedienungskiosk eingehen, das POS-System von HotelFriend bündelt alles auf einer einheitlichen, cloudbasierten Plattform.
- Jederzeit müheloser Zugriff auf Transaktionen
- Neue Einnahmequellen durch Bestellungen über mehrere Kontaktpunkte
- Einfaches Ansehen der Speisekarte, Bestellen und Bezahlen per Mobilgerät
- Organisierte Abrechnungen dank automatisierter Rechnungserstellung
- Nahtlose Integration mit Gastronovi, Vectron und anderen POS-Systemen von Drittanbietern
Komfortable Bestellung von Speisen und Services
Ermöglichen Sie Ihren Gästen, Mahlzeiten und Zimmerservices ganz einfach über ihr Smartphone, einen Kiosk oder Ihre Website vorzubestellen. Sie können online bezahlen und bequem eine Rechnung herunterladen. Steigern Sie Ihren Umsatz, indem Sie Zugang zu allen Hoteleinrichtungen wie Restaurants, Fitnessbereichen und Spas bieten. Mit nur wenigen Klicks können Sie Bestellungen bestätigen, ablehnen oder als abgeschlossen markieren und so Ihr Team von telefonischer Organisation entlasten.
- Digitale Speisekarte mit visuellen und mehrsprachigen Optionen
- Detaillierte Bestellinformationen zu Menge, Allergenen und Lieferort
- Push-Benachrichtigungen bei Änderungen oder Aktualisierungen
- Sofortige, kontaktlose Zahlungen für einen reibungslosen Transaktionsablauf
- Online-Chat für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit den Gästen
Individuelle Arbeitsabläufe mit HotelFriend Signature gestalten
Entdecken Sie unser Premium-Paket für Großhotels und optimieren Sie Ihre täglichen Abläufe mit Lösungen, die genau auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.
Mehr Möglichkeiten, der Konkurrenz voraus zu sein
Individuelle Softwareentwicklung
Erreichen Sie mehr Erfolg mit maßgeschneiderten Softwarelösungen, die speziell auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Hotels abgestimmt sind. Unsere Entwicklungsdienste integrieren sich nahtlos in Ihren Arbeitsablauf, reduzieren manuelle Aufgaben und erhöhen Ihre Rentabilität. Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit von Lösungen, die gezielt für Ihr Hotel entwickelt wurden.
- Individuelle Website-Erstellung
- Entwicklung von White-Label-Apps
- CRM nach Ihren Vorgaben
- Kreieren Sie Ihr eigenes spezialisiertes Produkt
Grenzenlose App-Integrationen
Entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten unseres umfassenden Marktplatzes für Apps und Integrationen. Setzen Sie auf neue Dienstleistungen, Produkte und Funktionen, die Ihnen einen entscheidenden Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen und das Erlebnis Ihrer Gäste verbessern.
- Über 120 Integrationen
- Über 200 OTA-Kanäle verfügbar
Reibungsloses Onboarding garantiert
Der Umstieg zu HotelFriend ist unkompliziert und stressfrei. Wir begleiten Sie durch den gesamten Einrichtungsprozess und beantworten all Ihre Fragen. Sie können zwischen einem selbstgesteuerten oder einem unterstützten Onboarding wählen, je nach Ihren Vorlieben. Nach der Einrichtung steht Ihnen unser Support-Team sowie unser Hilfezentrum zur Seite, um sicherzustellen, dass Sie die Vorteile der Plattform voll ausschöpfen können.
Produkt-Support
Nutzen Sie die Möglichkeiten eines Cloud-PMS
Plug-and-Play-Integrationen
Erhalten Sie das Beste aus Ihren bevorzugten Tools, während Sie Ihr System optimieren. Integrieren Sie mühelos bestehende Systeme in das HotelFriend-PMS für einen nahtlosen Umstieg und effiziente Abläufe.
Zugriff von überall
Verwalten Sie Ihre Immobilie bequem und flexibel von jedem Gerät oder Betriebssystem aus – alles, was Sie benötigen, ist eine Internetverbindung. Erleben Sie eine Flexibilität und Bequemlichkeit, die neue Maßstäbe setzt.
Intuitives Design
Unsere benutzerfreundliche, gastorientierte Plattform erleichtert neuen Mitarbeitern die schnelle Einarbeitung, vereinfacht die Abläufe und fokussiert sich auf erstklassige Gästeerlebnisse.
Maximieren Sie Ihren Umsatz
Steigern Sie Ihren Umsatz durch den strategischen Einsatz unserer Buchungssystem, des Paketmanagers und detaillierter Analysen. Maximieren Sie Ihre Verkaufsmöglichkeiten und fördern Sie Ihr Wachstum nachhaltig.
F.A.Q.
Die beste Software zur Verwaltung kleiner Hotels hängt von Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Kosteneffizienz, All-in-One-Funktionalität und einer schnellen Implementierung ab.
Wichtige Auswahlkriterien
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Kosteneffizienz
Für kleine Hotels bedeutet dies niedrigere monatliche Gebühren und bessere Gewinnmargen. Geringere Softwarekosten ermöglichen es dem Betrieb, monatlich mehr Umsatz zu behalten.
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Benutzerfreundlichkeit
Manager kleiner Hotels übernehmen häufig gleichzeitig Reservierungen, Housekeeping-Koordination, Front-Desk-Aufgaben und Revenue-Management. Ist die Plattform intuitiv gestaltet, wird sie aktiv und effizient genutzt.
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Reservierungs- & Buchungsmanagement
Reservierungen bilden die Grundlage des Hotelumsatzes. Eine Doppelbuchung oder eine übersehene Reservierung kann sowohl den Umsatz als auch die Gästezufriedenheit beeinträchtigen. Kleine Hotels profitieren besonders von automatisierten Buchungsprozessen.
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Mobile Kompatibilität
Mitarbeitende kleiner Hotels sind selten an einen Desktop gebunden. Sie beantworten Nachrichten, begrüßen Gäste, prüfen Zimmer und koordinieren das Housekeeping unterwegs. Mobiler Zugriff ermöglicht es, kurzfristige Buchungen zu bestätigen, ohne an den Computer zurückkehren zu müssen.
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Schnelle Einrichtung mit vorkonfigurierten Funktionen
Kleine Betriebe verfügen in der Regel nicht über eigenes IT-Personal oder monatelange Implementierungsphasen. Vorkonfigurierte Einstellungen für Preise, Zimmerkategorien, Steuern und Vorlagen beschleunigen die Einführung. Wenn ein Betrieb innerhalb eines Nachmittags mit Channel-Anbindungen und Reservierungen live gehen kann, minimiert dies Unterbrechungen im Tagesgeschäft und ermöglicht eine schnellere Umsatzgenerierung.
Lösungsarten für kleine Hotelbetriebe
- Cloud-basierte Property-Management-Systeme (PMS)
- Channel Manager
- Booking Engine mit integrierter Google-Hotel-Anbindung
- Gäste-App
- Automatisierte Zahlungsabwicklung
- Kommunikationstools für Gäste ohne Wechsel zwischen OTAs
HotelFriend bietet alle Lösungen für die Verwaltung kleiner Hotels. Gäste- und Channel-Management sowie nahtlose Reservierungsprozesse machen die HotelFriend CORE PMS Software zur idealen Lösung für kleine Betriebe. Sie vereint Channel-Management, Online-Buchungsverwaltung, Check-in-/Check-out-Prozesse, Gästekommunikation und detaillierte Berichte auf einer einzigen Plattform.
Die Lösung eignet sich besonders für kleine Betriebe dank erschwinglicher Preise, Flexibilität und einer intuitiven Benutzeroberfläche. HotelFriend integriert zudem Türschloss-Anbieter, sodass das System problemlos mit Ihrem Betrieb mitwachsen kann.
Für kleine Hotels steht eine Vielzahl an Softwarelösungen zur Verfügung, die darauf ausgelegt sind, das Gästeerlebnis zu verbessern, Abläufe zu optimieren und Ressourcen effizient zu verwalten.
Wichtige Auswahlkriterien bei der Entscheidung für eine Softwarelösung:
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Property Management System (PMS)
Das PMS ist das zentrale System eines Hotelbetriebs. Da kleine Hotels häufig mit Mehrfachrollen und begrenztem Personal arbeiten, kann ein PMS die Abläufe erheblich vereinfachen. Ohne ein solches System kann selbst ein kleines Hotel schnell unübersichtlich werden, insbesondere bei Personalmangel oder in der Hochsaison.
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Channel Management
Es verbindet den Betrieb mit Online-Reiseportalen (OTAs) wie Booking.com, Expedia, Airbnb und anderen und synchronisiert Preise sowie Verfügbarkeiten. Kleine Hotels sind stark auf OTAs angewiesen, können sich jedoch keine manuellen Aktualisierungen auf mehreren Plattformen leisten. Channel Management schützt sowohl das Vertrauen der Gäste als auch den Umsatz.
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Booking Engine
Eine Booking Engine ermöglicht es Gästen, direkt über die eigene Hotelwebsite zu buchen, ohne Drittanbieter-Plattformen zu nutzen. Für kleine Hotels verbessern Direktbuchungen die Gewinnmargen erheblich. Bereits wenige zusätzliche Direktbuchungen pro Monat können einen spürbaren finanziellen Unterschied machen.
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Gästekommunikation
Personalisierter Service ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für kleine Hotels. Effektive Kommunikation stärkt diesen Vorteil, ohne den Personalaufwand zu erhöhen. Sie spart Zeit, steigert die Gästezufriedenheit und sorgt für mehr positive Online-Bewertungen. Diese Tools helfen kleinen Hotels, mit größeren Hotelmarken erfolgreich zu konkurrieren.
Ein integriertes System, das Gästeservices, Property Management und operative Abläufe vereint, ist die beste Wahl für kleine Hotels. HotelFriend CORE PMS eignet sich ideal für eine benutzerfreundliche Verwaltung von Gästedaten und effiziente Betriebsabläufe. Der Wechsel auf das neue System kann innerhalb weniger Tage erfolgen.
Zentrale HotelFriend-Lösungen für kleine Hotels:
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CORE PMS
Bietet alle wesentlichen Funktionen zur Optimierung von Reservierungen, Mitarbeiterkoordination, Housekeeping, Gästemanagement und Distribution in einem System.
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Channel Manager
Erhöht die Online-Sichtbarkeit und eliminiert manuelle Aktualisierungen auf OTAs.
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Booking Engine
Steigert Direktbuchungen und reduziert die Abhängigkeit von OTAs.
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Self-Check-In & Check-Out Kiosk
Vereinfacht den Anreiseprozess und verbessert das Gästeerlebnis, insbesondere bei Betrieben mit begrenztem Front-Desk-Personal.
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Point-of-Sale-System (POS)
Optimiert Abläufe in Spas, Restaurants und Bars.
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Guest Messaging System
Verbessert die Gästebindung, stärkt die Kommunikation und ermöglicht besseren Service mit minimalem Aufwand.
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Mobile Gäste-App
Bietet ein modernes, technologieorientiertes Gästeerlebnis.
HotelFriend bietet maßgeschneiderte Lösungen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt sind. Unser innovatives Ökosystem verwandelt Ihren Betrieb in einen wettbewerbsfähigen Marktführer in der Hotellerie.
Bei der Auswahl eines Hotel-PMS hängt die richtige Entscheidung von der Größe Ihres Hotels, den betrieblichen Anforderungen, dem Budget und den langfristigen Wachstumsplänen ab. Dennoch stechen einige Plattformen als besonders geeignete Lösungen sowohl für mittelgroße Betriebe als auch für kleine Hotels hervor.
Wichtige Stärken, die berücksichtigt werden sollten
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Cloudbasierter Zugriff
Ermöglicht die Verwaltung Ihres Betriebs von jedem Ort, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit.
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Intuitive Benutzeroberfläche
Eine intuitive Oberfläche erlaubt es dem Personal, tägliche Aufgaben im Hotel ohne umfangreiche Schulungen auszuführen, was die Effizienz steigert und die Einarbeitungszeit verkürzt.
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Zentralisierte Abläufe
Verwalten Sie Preise, Reservierungen, Housekeeping, Check-ins und Check-outs sowie Berichte in einer einzigen, einheitlichen Oberfläche.
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Flexible Preisgestaltung
Abonnements basieren in der Regel auf Funktionspaketen und der Anzahl der Zimmer, wodurch sich die Kosten besser kontrollieren lassen.
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Hohe Integrationsfähigkeit & Anpassbarkeit
Erweitern Sie das System durch API-Integrationen mit Buchhaltungssoftware, POS-Systemen und Zahlungslösungen, um ein vollständig vernetztes Ökosystem zu schaffen.
Wann HotelFriend die erste Wahl ist
HotelFriend CORE ist ein schlankes PMS, das für Hotels entwickelt wurde, die nur die wesentlichen Module für einen effizienten Betrieb benötigen. Es vereint Housekeeping- und Personalmanagement, Front-Desk-Abläufe sowie eine nahtlose Distribution über Direktkanäle und OTAs in einer benutzerfreundlichen Plattform.
Ideal geeignet für:
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Kleine Hotels (<50 Zimmer)
✔ Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einrichtung stehen im Vordergrund
✔ Integrierte Tools sparen Zeit (PMS + Booking Engine + Channel Manager) -
Mittelgroße Hotels (50–150 Zimmer)
✔ Revenue-Tools, Automatisierung und Analysen gewinnen an Bedeutung
✔ Erweiterte Funktionen und Skalierbarkeit werden wichtiger
HotelFriend CORE bietet ein zuverlässiges und effizientes Property Management System, das speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Betriebe zugeschnitten ist. Durch den Fokus auf wesentliche Hotelprozesse reduziert das System die operative Komplexität und vereinfacht die täglichen Arbeitsabläufe.
HotelFriend CORE ist eine praktische und kosteneffiziente Lösung für Betriebe, die eine zuverlässige Hotelmanagement-Software suchen.
Die Wahl einer Property-Management-Software kann stark variieren – abhängig von Standort, Größe und betrieblichen Anforderungen eines Hotelbetriebs. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer leistungsstarken Hotelmanagement-Lösung.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Hotelmanagement-Software
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Remote-Zugriff und Mobilität
Die Möglichkeit, Hotelabläufe von überall aus zu steuern – über mobile Geräte oder Desktop-Computer – sorgt für Flexibilität sowohl für Mitarbeiter als auch für Gäste.
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Integrierte Funktionen
Zentralisierte Tools für Front-Desk-Management, Distribution, Reservierungen und Housekeeping vereinfachen und optimieren die täglichen Arbeitsabläufe.
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Kundensupport
Zuverlässiges Onboarding sowie ein reaktionsschneller technischer Support sind entscheidend für eine reibungslose Implementierung und langfristigen Erfolg.
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Automatisierung
Automatisierte Prozesse, Berichterstattung und Gästekommunikation reduzieren manuelle Aufgaben und steigern die Effizienz erheblich.
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Budget und Preistransparenz
Klare und nachvollziehbare Preismodelle ermöglichen es Betrieben, den ROI zu maximieren und gleichzeitig die Kosten im Blick zu behalten.
Auf dem digitalen Hospitality-Markt stehen heute mehr als 50 Hotelmanagement-Softwarelösungen zur Verfügung.
HotelFriend ist eine ideale Lösung für kleine Beherbergungsbetriebe dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, fairen Preisgestaltung und dem starken Fokus auf das Gästeerlebnis (einschließlich Messaging, mobiler Apps und Self-Check-in-Kioske).
Während viele Anbieter von Hotelmanagement-Software ihren Schwerpunkt hauptsächlich auf Funktionen für größere Betriebe legen, bietet HotelFriend eine ausgewogene Kombination aus gastorientierten Tools und operativer Effizienz – und ist damit besonders geeignet für kleine und wachsende Hotels.
Bei der Auswahl eines Hotel Property Management Systems (PMS) ist es entscheidend, sowohl die Vorteile als auch die Nachteile verschiedener Lösungen sorgfältig zu bewerten. Der Funktionsumfang eines PMS hängt vom Hoteltyp, der Größe und den betrieblichen Anforderungen ab. Nachfolgend finden Sie eine strukturierte Übersicht für kleine bis mittelgroße Betriebe.
Vorteile von Hotel-PMS-Systemen
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Zentrale Verwaltung
Ein PMS bündelt zentrale Abläufe in einer einzigen Plattform. Es minimiert Buchungsfehler und sorgt für strukturierte sowie transparente Tagesprozesse.
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Integration mit anderen Systemen
Moderne PMS-Lösungen lassen sich mit Channel-Managern, Booking Engines, Lohn- und Buchhaltungssystemen sowie POS-Systemen verbinden. Dies reduziert Fehler, erhöht Direktbuchungen und sorgt für reibungslose Abläufe zwischen Abteilungen.
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Verbessertes Gästeerlebnis
Das Front-Desk-Team kann Zimmer schneller zuweisen, Reservierungen einsehen und Zahlungen abwickeln. Gäste fühlen sich gut betreut, was zu mehr positiven Bewertungen, höheren Wiederbuchungsraten und stärkerer Kundenbindung führt.
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Skalierbarkeit
Wächst ein Hotelbetrieb, muss auch das System mitwachsen. Wenn beispielsweise ein kleines Hotel eine zweite Unterkunft eröffnet, kann das PMS beide Standorte über eine Oberfläche verwalten. So ist Expansion möglich, ohne das System wechseln zu müssen.
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Automatisierung & Zeitersparnis
Ein PMS aktualisiert automatisch die Zimmerverfügbarkeit über Direktbuchungskanäle und OTAs hinweg und verhindert Doppel- sowie Überbuchungen. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und mehr Zeit mit der Betreuung der Gäste.
Nachteile von Hotel-PMS-Systemen
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Integrationsprobleme
Wenn das PMS nicht optimal mit POS, Housekeeping, Buchungstools oder Loyalitätsprogrammen zusammenarbeitet, können Dateninkonsistenzen entstehen. Dies führt zu Reservierungsfehlern und ineffizienten Abläufen.
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Hohe Anfangskosten und laufende Gebühren
On-Premise-PMS: Erfordert hohe Anfangsinvestitionen in Server, Lizenzen und IT-Infrastruktur – für kleine Betriebe oft kostenintensiv.
Cloud-PMS: Das Abonnement-Modell verursacht laufende Kosten. Zusätzliche Gebühren für Module (POS, CRM, Revenue-Tools), Installation, Schulung oder Support können die Gesamtkosten erhöhen.
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Ausfallzeiten und Zuverlässigkeit
Manche Systeme benötigen Wartungszeiten für Updates. Betriebsunterbrechungen während der Hochsaison können zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Gästen führen.
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Lernkurve & Komplexität
Umfangreiche PMS-Plattformen enthalten zahlreiche Module. Ohne ausreichende Schulung kann es dem Personal schwerfallen, das System effizient zu nutzen, insbesondere bei hoher Fluktuation.
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Herausforderungen im Kundensupport
Begrenzte Supportzeiten oder fehlendes Branchenwissen können die Problemlösung verzögern, Ausfallzeiten verlängern und Mitarbeitende frustrieren.
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Sicherheitsrisiken
PMS-Systeme speichern sensible Gästedaten. Unzureichende Sicherheitsstandards oder veraltete Systeme erhöhen das Risiko von Cyberangriffen. Die Einhaltung von PCI-DSS, DSGVO und lokalen Datenschutzvorgaben ist unerlässlich, um Reputation und Vertrauen zu schützen.
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Begrenzte Flexibilität für kleine Hotels
Große Enterprise-PMS enthalten häufig Funktionen, die für kleine Betriebe nicht notwendig sind, was Kosten und Komplexität unnötig erhöht.
HotelFriend PMS-Lösungen für unterschiedliche Betriebsgrößen
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HotelFriend CORE PMS
Eine sofort einsatzbereite Plattform für kleine Hotels, die zuverlässige und leicht implementierbare Management-Tools benötigen.
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HotelFriend FLEX PMS
Ideal für kleine bis mittelgroße Betriebe. Bietet einen modularen Ansatz, mit dem Hotels ein individuell angepasstes System für Operations, Distribution und Guest Experience zusammenstellen können.
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HotelFriend Signature PMS
Entwickelt für große Hotels und Multi-Property-Gruppen, unterstützt nachhaltiges Wachstum mit erweiterten Funktionen.
Hoteliers heben häufig hervor, dass HotelFriend bietet:
- Weniger Buchungsfehler und Überbuchungen
- Schnellere Check-ins und Check-outs
- Verbesserte Gästekommunikation
- Schnellen ROI
- Weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben
- Mehr Direktbuchungen (Reduzierung von OTA-Provisionen)
Im täglichen Hotelbetrieb schafft HotelFriend mehr Zeit, damit sich Teams stärker auf ihre Gäste konzentrieren können, während gleichzeitig die operative Effizienz steigt.
Abhängig von den Zielen Ihres Betriebs ist es wichtig, die Vor- und Nachteile jeder PMS-Option sorgfältig abzuwägen. HotelFriend entwickelt eine maßgeschneiderte Lösung, die zu Ihrem Budget und Ihren Prioritäten im Gästeerlebnis passt.
Wir entwickeln maßgeschneiderte Software nach Kundenwunsch und haben uns für jeden einzelnen Schritt QM-Prozessen nach höchsten Standards verpflichtet, um Abläufe effizient, strukturiert und sicher zu gestalten. Das ISO-Zertifikat bestätigt, dass unsere internen Prozesse regelmäßig überprüft und kontinuierlich verbessert werden. Für unsere Kunden bedeutet das eine gleichbleibend hohe Qualität, verlässliche Ergebnisse und die Sicherheit, mit einem zertifizierten Anbieter zusammenzuarbeiten.