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Das Kittchen's Reise vom ehemaligen Gefängnis zu einem High-Tech-Smart-Hostel

KUNDE

das-kittchen.de

UNTERKUNFTSTYP

Hostel

STANDORT

Wismar, Deutschland

PROJEKTSTART

April 2024

Über Das Kittchen

Das Kittchen ist eine einzigartige Herberge in der UNESCO-Welterbestadt Wismar. Diese konzeptionelle Herberge, die im Juni 2024 eröffnet wird, war früher eine Jugendstrafanstalt. Sie bietet ihren Gästen ein außergewöhnliches Erlebnis: Sie übernachten in Zimmern, die aus ehemaligen Gefängniszellen umgebaut wurden. Trotz der unkonventionellen Lage liegt Das Kittchen im Herzen der Stadt und bietet Komfort mit modernen Annehmlichkeiten und einer einladenden Atmosphäre.

Jedes der 35 Zimmer ist mit einem Flachbildfernseher und einer geschmackvollen, modernen Einrichtung ausgestattet, und einige verfügen sogar über automatische Oberlichter. Um den Komfort für die Gäste zu erhöhen und die Zimmer mit intelligenter Haustechnik auszustatten, suchte der Eigentümer, Christopher Lunke, nach einer Softwarelösung, die alles aus einer Hand bietet.

Herausforde
rungen für Das Kittchen

Die visionären Besitzer von Das Kittchen wollten ein nahtloses und unvergessliches Gästeerlebnis schaffen und gleichzeitig die Komplexität des Herbergsbetriebs bewältigen.

Mit einer Vielzahl von Zimmertypen, darunter barrierefreie Zimmer und Mehrbettzimmer, sowie dem Bedarf an OTA-Kanal-Konnektivität und der Automatisierung interner Prozesse benötigte das Hostel ein leistungsfähiges und dennoch leicht zu erlernendes System. Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten:

Implementierung eines benutzerfreundlichen Systems für Mitarbeiter und Gäste

Die Eigentümer standen vor der Herausforderung, eine Softwarelösung zu finden, die sowohl umfassend als auch einfach zu bedienen war. Mit einem vielseitigen Team, zu dem auch neue Mitarbeiter gehörten, die schnell geschult werden mussten, musste das System intuitiv sein, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Verwaltung der Zimmerverfügbarkeit und Buchungen über verschiedene OTA-Kanäle

Die Herberge wollte die Daten über alle Kanäle hinweg in Echtzeit synchronisieren, um eine optimale Auslastung zu gewährleisten. Sie benötigten einen robusten Kanalmanager, um manuelle Eingriffe und mögliche Fehler zu reduzieren.

Vereinfachung von Check-ins und Check-outs mit einem wandmontierten Kiosksystem

Eine weitere Herausforderung war die Vereinfachung des Check-in und Check-out-Prozesses. Diese Art der Automatisierung erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung, um den Gästen ein effizientes Erlebnis zu bieten und die allgemeine Zufriedenheit zu verbessern.

Sicherer Zugriff auf Raum- und Schrankschlösser mit Hilfe von Smartphones

Um die Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig Komfort zu bieten, wollte die Herberge ein System einführen, das den Gästen den Zugang zu ihren Zimmern und Schränken über ihre Smartphones ermöglicht.

Automatisierung von Raumfunktionen wie TV, Heizung und Lichtsteuerung

Die Eigentümer von Das Kittchen stellten sich ein Hightech-Gästeerlebnis vor, bei dem Zimmerfunktionen wie TV, Heizung und Beleuchtung über Tablets im Zimmer oder eine mobile App gesteuert werden können. Die Aufgabe bestand darin, dies in das PMS zu integrieren und die Zuverlässigkeit des Systems zu gewährleisten.

Integrierung von Automatisierung für Zahlung, Bestandsverwaltung und Buchhaltung

Die Herausforderung bestand darin, eine integrierte Lösung zu finden, die diese verschiedenen Aufgaben präzise erledigen konnte. Dies erforderte eine robuste Software, die in der Lage ist, Transaktionen zu verwalten, Bestände zu verfolgen und detaillierte Berichte für die Buchhaltung zu erstellen.

Lösungen von HotelFriend

HotelFriend stellte eine Grow-Suite zur Verfügung, die strategisch mit seinen Produkten für die Gäste kombiniert wurde.

Property Management System: Das PMS bietet eine robuste Lösung für die Verwaltung von Buchungen, Zimmertypen, Preisen und Check-in-/Check-out-Zeiten. Mit Modulen für das Veranstaltungsmanagement, das Housekeeping-Management, die Buchhaltung und das Berichtswesen gewährleistet das System eine umfassende Abdeckung der Herbergsverwaltung und sorgt für einen reibungsloseren und besser organisierten Betrieb.
Booking Engine: Eine maßgeschneiderte Booking Engine wurde nahtlos in die Website von Das Kittchen integriert und ermöglicht es den Gästen, direkt zu buchen. Dies steigert die direkten Einnahmen und trägt dazu bei, den Gästen ein nahtloses Buchungserlebnis zu bieten.
Channel Manager: Der Channel Manager synchronisiert die Zimmerverfügbarkeit über mehrere OTA-Kanäle wie Booking.com, Trivago, HRS und Expedia. Mit der 2-Wege-Synchronisation werden die optimalen Belegungsraten beibehalten und alle Kanäle geben die Zimmerverfügbarkeit genau wieder.
Mobile Concierge App: Die Mobile Concierge App verbessert das Gästeerlebnis und ermöglicht es den Gästen nun, Zimmerfunktionen wie Beleuchtung und TV zu steuern und über ihr Smartphone auf Herbergsinformationen zuzugreifen. Dieser moderne Touch steht im Einklang mit der Vision des Hostels von intelligenter Automatisierung und schafft ein noch einzigartigeres Erlebnis.

Wallmount Kiosk + HotelFriend POS: Um den Check-In- und Check-Out-Prozess zu optimieren, stellte HotelFriend ein effizientes Paket aus POS und Kiosk bereit. Diese Einrichtung ermöglicht es den Gästen, schnell ein- und auszuchecken, Zimmerschlüsselkarten zu kodieren und die Endabrechnung zu begleichen, ohne dass sie warten oder mit dem Personal interagieren müssen.

Implementierung und Support

Wir sorgten dafür, dass der Implementierungsprozess für Das Kittchen einfach war und boten umfassende Unterstützung bei jedem Schritt.

Schulung

Für die Mitarbeiter der Herberge wurden umfassende Schulungen durchgeführt, damit sie sich schnell an das neue System gewöhnen konnten. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihren technischen Kenntnissen, das System effektiv nutzen konnten.

Erweiterter Support

Es wurde laufende Unterstützung bereitgestellt, um alle betrieblichen Herausforderungen zu bewältigen. Wir kümmerten uns darum, alle Probleme umgehend zu lösen, damit der Betrieb ohne Unterbrechungen weiterlaufen konnte.

Vorgestellte Integrationen

Die Immobilie erforderte die Integration mit mehreren externen Systemen, um die Transaktionen, den Zugang zu den Türschlössern und die Steuerung der Raumbeleuchtung und -heizung zu optimieren.

HotelFriend POS

Das POS-System von HotelFriend fasst die Umsätze von Tablets und Self-Service-Kiosken in einem cloudbasierten Ökosystem zusammen und steigert so die Effizienz und Servicequalität. Es bietet Echtzeit-Transparenz von Tischbuchungen und hilft dem Personal, das Restaurant reibungslos zu verwalten.

Salto Systems

Die elektronischen Schlösser von Salto ermöglichen einen sicheren Türzugang mit verschiedenen Berechtigungsnachweisen und mobilen Technologien und passen an die meisten Standardtüren. Sie bieten eine ideale Lösung für die sichere Zugangskontrolle in verschiedenen Anwendungen, von Hotels bis hin zu Firmenbüros.

KNX

KNX ist ein offener Standard für die Gebäudeautomation, der die integrierte Steuerung verschiedener Systeme ermöglicht, darunter Beleuchtung, HLK, Jalousien, Sicherheit, Energiemanagement und mehr. KNX-Geräte kommunizieren nahtlos miteinander und ermöglichen eine zentrale Verwaltung der Umgebung der Herberge.

Fiskaly

Fiskaly bietet Cloud-basierte Fiskalisierung für Belege in Deutschland und Österreich, ohne dass Installationen vor Ort erforderlich sind. Seine API-first-Produkte gewährleisten eine einfache Integration in bestehende Systeme und die Einhaltung der lokalen Steuergesetze.

DATEV-Export

DATEV bietet eine umfassende Software für Rechnungswesen und Betriebsorganisation, die von über zwei Millionen deutschen Unternehmen genutzt wird. Die Integration von HotelFriend in DATEV vereinfacht die Finanzbuchhaltung durch die Anbindung des PMS an die Software mit einer komfortablen Exportfunktion.

Google Hotels

Google Hotels hilft Nutzern bei der Suche, dem Vergleich und der Buchung von Hotelunterkünften und verbessert so die Online-Präsenz und Reichweite von Hoteliers. Es bietet Tools, um potenzielle Kunden zu gewinnen und Buchungen effektiv zu verwalten.

Erreichte Resultate

Die Suite von HotelFriend übertraf die Erwartungen sowohl der Gäste als auch des Managementteams und setzte einen neuen Standard für das, was eine moderne, technikaffine Herberge bieten kann.

Vollautomatisiertes Zimmererlebnis

Das Kittchen bietet seinen Gästen nun ein vollständig automatisiertes Erlebnis, bei dem verschiedene Raumfunktionen nahtlos über intuitive Schnittstellen gesteuert werden. Die Gäste können Beleuchtung, Heizung und sogar Unterhaltungssysteme über Tablets im Zimmer oder die mobile App einstellen.

80% Reduzierung der Wartezeiten während der Stoßzeiten

Der an der Wand montierte Kiosk und das POS-System haben den Check-in und Check-out-Prozess revolutioniert. Die Gäste genießen nun eine problemlose Erfahrung, mit einer 80-prozentigen Reduzierung der Wartezeiten während der Stoßzeiten. Diese Effizienz hat zu einem reibungsloseren Betrieb und einer höheren Gästezufriedenheit beigetragen.

Ein höheres Maß an Zugangssicherheit und Komfort

Die Integration von Salto Systems für den sicheren Türzugang bietet den Gästen den Komfort eines Smartphone-gestützten Zugangs und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Diese moderne Zugangskontrolllösung hat zu dem einzigartigen Erlebnis eines Aufenthalts im "Das Kittchen" beigetragen, wo die Vergangenheit auf modernste Technologie trifft.

Mitarbeiterproduktivität um 33% gesteigert

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der umfassenden Schulung durch HotelFriend konnten sich die Mitarbeiter schnell an das neue System gewöhnen und einen reibungslosen Tagesbetrieb gewährleisten. Das PMS hat eine bessere Zimmerverwaltung, effiziente Housekeeping-Pläne und eine nahtlose Veranstaltungskoordination ermöglicht.

Steigende Gästezufriedenheit und positive Bewertungen

Mit der Einführung der Mobile Concierge App und der intelligenten Zimmerautomatisierung hat sich die Zufriedenheit der Gäste noch weiter verbessert. Die Besucher sind begeistert von der bequemen Steuerung der Zimmerfunktionen und der Bezahlung über ihr Smartphone, was sich in positiven Bewertungen und vermehrten Wiederholungsbuchungen niederschlug.