Flexible Lösung zur Verwaltung von Langzeitaufenthalten
Verwalten Sie Serviced Apartments, Corporate Housing, Co-Living-Konzepte und Langzeitaufenthalte mit einer einzigen, anpassungsfähigen Plattform. HotelFriend unterstützt Sie bei allem – von der Buchung bis zur Abrechnung – und ist speziell für Aufenthalte konzipiert, die Wochen oder Monate dauern, nicht nur einzelne Nächte.
Kernfunktionen
Alles, was Langzeitaufenthalte erfordern
Zweckorientierte Module, die speziell dafür entwickelt wurden, die Komplexität langfristiger Aufenthalte zu bewältigen – von flexiblen Preisstrukturen bis hin zu bedarfsgerechtem Housekeeping.
Flexibler Buchungs-Engine
Ändern Sie Zimmer per Drag & Drop, verlängern Sie Aufenthalte und verwalten Sie Gruppenbuchungen in einer intuitiven Oberfläche. Fügen Sie Gäste zu bestehenden Buchungen hinzu und steuern Sie fortlaufende monatliche Reservierungen ganz ohne Reibungsverluste.
- Drag & Drop
- Gruppenbuchungen
- Flexible Laufzeiten
Zentrale Gästekommunikation
Alle Nachrichten aus E-Mail, Chatbot, OTA-Posteingang und In-App-Chat werden in einem einzigen Verlauf gebündelt. Planen Sie automatisierte Nachrichten während des Aufenthalts, Service-Erinnerungen und Verlängerungsangebote basierend auf der Aufenthaltsdauer.
- OTA MessageHub
- Chatbot
- Automatisierte Abläufe
Detaillierte Gästprofile
Alle Präferenzen, Anfragen und Notizen während des Aufenthalts werden gespeichert und für zukünftige Aufenthalte verfügbar gemacht. Segmentieren Sie Langzeitgäste gezielt, um Kommunikation, Angebote und Housekeeping-Abläufe individuell und skalierbar zu gestalten.
- Segmentierung
- Aufenthaltshistorie
- Präferenzen
Steigern Sie die Einnahmen Ihrer Hotelkette
Weisen Sie Aufgaben zu, verfolgen und verwalten Sie Mitarbeiteraufgaben über alle Abteilungen hinweg. Langzeitaufenthalte erfordern eine reibungslose Koordination – Housekeeping, Technik und Rezeption bleiben mit Live-Task-Boards stets synchronisiert.
- Task-Boards
- Abteilungsübergreifend
- Echtzeit
Flexible Housekeeping-Zeitpläne
Zeitpläne, die sich an den tatsächlichen Aufenthalt Ihrer Gäste anpassen. Mit HotelFriend konfigurieren Sie individuelle Housekeeping-Muster pro Zimmer: wöchentlich, zweiwöchentlich, auf Anfrage oder als kostenpflichtige Zusatzleistung. Behalten Sie jederzeit den vollständigen Überblick für Ihr Team.
- Intelligente Planung
- Individuelle Zimmereinstellungen
- Volle Team-Transparenz
Reporting & Umsatzanalysen
Umsatz pro belegtem Zimmer, Belegungstrends, Kanalperformance sowie die Aufteilung zwischen Lang- und Kurzaufenthalten – alles in einem zentralen Analyse-Dashboard. Cloud-Zugriff jederzeit und von jedem Gerät aus.
- RevPAR
- Belegungstrends
- Cloud-Zugriff
Abrechnung & Zahlungen
Abrechnung für Langzeitaufenthalte endlich automatisiert
Wiederkehrende Rechnungen, direkte Firmenabrechnung, steuerliche Schwellenwerte und Zahlungszuweisungen werden automatisch verarbeitet.
Wiederkehrende monatliche Rechnungen
HotelFriend erstellt und versendet Rechnungen automatisch in regelmäßigen Intervallen – wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich – ohne dass der Gast vorher auschecken muss.
Direkte Firmenabrechnung
Weisen Sie einen Zahlungspflichtigen zu, um Kosten für Geschäftsreisende zu bündeln. Die Abrechnung erfolgt direkt mit dem Unternehmen, nicht mit dem Gast, inklusive vollständiger, detaillierter Aufschlüsselung.
Steueroptimierte Rechnungsstellung
Passt die Berechnung der Übernachtungssteuer automatisch an, sobald Gäste die 30-Tage-Grenze überschreiten, und stellt so die Einhaltung regionaler Vorschriften ohne manuelle Anpassungen sicher.
Flexible Zahlungsmethoden
Online-Zahlungslinks, Banküberweisungen oder Vor-Ort-Zahlungen sorgen für sichere und schnelle Zahlungsprozesse. Ein Kassenbuch hilft Ihnen, alle Zahlungen übersichtlich an einem Ort zu verwalten.
Das Gesamtbild
Eine durchgängige Reise zu einem nahtlosen, vernetzten Gästeerlebnis
Die digitale Guest Journey von HotelFriend verbindet jeden Kontaktpunkt – von der ersten Buchung bis zur Kundenbindung nach der Abreise. So erleben Ihre Langzeitgäste während ihres gesamten Aufenthalts eine nahtlose und personalisierte Betreuung.
Vor der Anreise
Direkte Firmenabrechnung
Direkte oder OTA-Buchung bestätigt. Automatische Willkommens-E-Mail, digitaler Vertrag und Vorab-Registrierung der Ausweisdaten.
Anreise
Kontaktloser Check-in
Self-Service-Kiosk oder mobiler Check-in. Digitaler Zimmerschlüssel. Präferenzen werden erfasst und im Gästprofil gespeichert.
Während des Aufenthalts
Wohnen & Kommunikation
Services buchen, mit dem Personal chatten, Housekeeping planen, Aufenthalt verlängern. Alles in einem System.
Laufend
Abrechnung & Verlängerung
Automatische monatliche Rechnungen, direkte Abrechnung für Geschäftskunden, steuerlich angepasste Gebühren. Verlängerungsangebote werden automatisch versendet.
Abreise
Check-out & Kundenbindung
Digitaler Check-out, Abschlussrechnung, automatische Bewertungsanfrage. Das Gästprofil bleibt für zukünftige Personalisierung erhalten.
Kundenberichte
Echte Erfahrungen von Hoteliers, die HotelFriend täglich nutzen.