DLRG Gästehaus optimiert interne Buchungen für Schulen und Firmenveranstaltungen

Kunde

dlrg-gaestehaus.de

Unterkunftstyp

Jugendherberge

Standort

Eckernförde, Deutschland

Projektstart

Dezember 2024

Über das DLRG Gästehaus

Das DLRG Gästehaus liegt im charmanten Ort Eckernförde an der Ostsee und bietet komfortable und erschwingliche Unterkünfte nur 200 Meter vom Sandstrand entfernt.

Das Gästehaus wurde speziell für Schulen, Gruppen, Vereine, Kindergärten, Jugendreisen und sogar Firmenseminare sowie Teambuilding-Events konzipiert. Es verfügt über 25 Zimmer und sechs vielseitig nutzbare Konferenzräume. Als Einrichtung eines freiwilligen Vereins richtet sich das Gästehaus hauptsächlich an seine Mitglieder, weshalb interne Buchungen das Herzstück des Betriebs ausmachen.

Um den Gästen weiterhin ein reibungsloses Erlebnis zu bieten, benötigte das Gästehaus moderne Software, um Gruppenbuchungen, Rechnungsstellung, Zimmerreinigung und Zahlungsabwicklung zu verwalten, während es gleichzeitig den persönlichen Touch bewahrt und auf den Einsatz von externem Channel-Management verzichtet.

Herausforde-rungen des DLRG Gästehaus

Das DLRG Gästehaus trat mit spezifischen betrieblichen Herausforderungen an HotelFriend heran:

Vereinfachung der Zimmerzuweisung und -planung für große Gruppen

Das Gästehaus beherbergte häufig große Gruppen und benötigte ein System, das die Zimmerzuweisung, -planung und Anpassungen für Gruppenbuchungen vereinfachen konnte.

Beseitigung manueller Fehler und Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung

Es wurde eine umfassende Rechnungsstellungslösung benötigt, die genaue Rechnungen für Einzelgäste und Gruppen generierte, manuelle Fehler vermied und Zeit sparte.

Einfache Verwaltung von über 20 Zimmern und Konferenzräumen

Die Verwaltung von 25 Zimmern und sechs Konferenzräumen erforderte ein System, das die Reinigungspläne, Zimmerstatus und spezielle Anforderungen im Blick behielt.

Sichere Transaktionen an der Rezeption ermöglichen

Das Gästehaus benötigte eine Infrastruktur, um Zahlungen an der Rezeption sicher zu verarbeiten, ohne auf externe Tools angewiesen zu sein.

Anpassung des Systems an einzigartige interne Buchungsprozesse

Da die Mehrheit der Buchungen intern war, benötigte das Gästehaus kein externes Channel-Management, sondern ein System, das an die speziellen internen Buchungsprozesse angepasst war.

Lösungen von HotelFriend

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, lieferte HotelFriend ein maßgeschneidertes Lösungspaket unter der Grow Suite:

Property Management System: HotelFriend implementierte ein umfassendes PMS, das speziell auf die Bedürfnisse des DLRG Gästehauses zugeschnitten war. Das System beinhaltete Funktionen zur Vereinfachung der Gruppenbuchungsverwaltung, zur Organisation der Dienstleistungen für die sechs Konferenzräume und zur Optimierung der Zimmerreinigung. Mit diesem PMS konnte das Gästehaus sein Inventar effizient verwalten und den Gästen ein nahtloses Buchungserlebnis bieten.
Booking Engine: Eine maßgeschneiderte Booking Engine wurde in die Website des Gästehauses integriert und bot den Mitgliedern eine benutzerfreundliche Plattform zur Reservierung. Die Booking Engine wurde im Stil des Gästehauses gestaltet und verfügte über eine integrierte Chat-Funktion für die Echtzeitkommunikation zwischen Gästen und Mitarbeitern.
Integrierte Zahlungsinfrastruktur: HotelFriend stattete das DLRG Gästehaus mit einer sicheren Cloud-Zahlungslösung aus. Dazu gehörte auch Hardware—ein Castles AMS1 Terminal auf Anfrage—um eine sichere, schnelle und zuverlässige Zahlungsabwicklung an der Rezeption zu ermöglichen.
Einrichtung und fortlaufender Support: Das HotelFriend-Team stellte sicher, dass die Implementierung des PMS, der Buchungsmaschine und der Zahlungen reibungslos in den täglichen Arbeitsablauf des Gästehauses integriert wurde. Umfassender Support wurde bereitgestellt, einschließlich der ersten Einrichtung, Mitarbeiterschulungen und kontinuierlicher Fehlerbehebung, um betriebliche Unterbrechungen zu minimieren.

Integrationen vorgestellt

HotelFriend Payments

HotelFriend Payments fungierte als zentrale Plattform für sichere Transaktionen. Mit Unterstützung von über 150 Währungen und 200 Zahlungsmethoden ermöglichte die Plattform dem Gästehaus eine mühelose Zahlungsabwicklung. Diese Flexibilität schuf maßgeschneiderte Checkout-Erlebnisse für Website-Buchungen, In-App-Zahlungen und mobile Transaktionen.

DATEV Export

Um den buchhalterischen Anforderungen des DLRG Gästehauses gerecht zu werden, bot die DATEV-Integration von HotelFriend eine nahtlose Lösung für das Finanzmanagement. DATEV, das von über zwei Millionen deutschen Unternehmen genutzt wird, ermöglichte dem Gästehaus, Finanzdaten direkt aus dem PMS zu exportieren. Dies reduzierte den administrativen Aufwand und stellte sicher, dass die deutschen Rechnungslegungsstandards eingehalten wurden.

Hardware

Castles AMS1 Terminal

Im Rahmen der integrierten Zahlungslösung stellte HotelFriend das Castles AMS1 Terminal zur Verfügung, ein modernes All-in-One-Gerät zur Zahlungsabwicklung. Kompakt und tragbar bot das Terminal den Mitarbeitern die Flexibilität, Transaktionen überall im Gästehaus vorzunehmen.

Es unterstützt auch die Dockingstation auf dem Schreibtisch, was es sowohl für mobile als auch stationäre Nutzung ideal macht. Neben der Zahlungsabwicklung ermöglichte das Terminal den Mitarbeitern, Bestellungen zu verarbeiten und Geschäftsaktivitäten reibungslos zu verwalten.

Erzielte Ergebnisse

Die Grow Suite von HotelFriend lieferte eine moderne, integrierte Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse des DLRG Gästehauses zugeschnitten war und den Betrieb mit intuitiven, benutzerfreundlichen Tools optimierte.

4 Stunden Zeitersparnis pro Woche

Durch das optimierte PMS konnte das Team des DLRG Gästehauses große Gruppenreservierungen effizienter verwalten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und Automatisierungstools eliminierten zeitraubende manuelle Aufgaben, sodass Ressourcen effektiver zugeteilt und die Gästeerlebnisse verbessert werden konnten.

Rechnungsgenauigkeit um 40% verbessert

Die automatisierte Rechnungsstellung brachte neue Genauigkeit in den Abrechnungsprozess. Dies reduzierte nicht nur Fehler, sondern stärkte auch das Vertrauen der Gäste, was zu einer höheren Zufriedenheit führte. Das vereinfachte Rechnungssystem sparte Zeit und minimierte das Risiko von Unstimmigkeiten.

Effizientere Zimmerreinigung

Das neue Housekeeping-Modul revolutionierte die Verwaltung der Zimmerreinigung und -übergabe im Gästehaus. Das Personal konnte in Echtzeit auf Aktualisierungen der Zimmerstatus zugreifen, Aufgaben priorisieren und sicherstellen, dass alle Bereiche des Hauses hohe Hygienestandards und Einsatzbereitschaft erfüllten.

Zahlungsabwicklungszeit um 63% reduziert

Die integrierte Zahlungsinfrastruktur verbesserte die Erfahrung an der Rezeption erheblich. Transaktionen wurden schneller, sicherer und unkomplizierter, wodurch die Wartezeiten für Gäste verringert und der Check-in- sowie Check-out-Prozess optimiert wurden.

Vereinfachte Buchhaltung und vollständige Steuerkonformität

Die DATEV-Exportfunktion reduzierte den Zeitaufwand für die Erstellung von Finanzberichten erheblich. Durch die nahtlose Anbindung des PMS an die Buchhaltungssoftware konnte das Gästehaus administrative Abläufe optimieren und die Einhaltung der deutschen Finanzvorschriften sicherstellen.