Lieferung einer kundenspezifischen Lösung für den Deutschen Fußball-Bund in 3 Wochen

KUNDE

dfb.de

UNTERKUNFTSTYP

Fußballclub

STANDORT

Frankfurt, Deutschland

PROJEKTSTART

Januar 2023

Deutscher Fußball-Bund

Über Deutscher Fußball-Bund

Der Deutsche Fußball-Bund (DFB) mit Sitz in Frankfurt am Main ist der wichtigste Dachverband für Fußball, Futsal und Beach Soccer in Deutschland. Mit großem Einfluss auf das deutsche Ligasystem zählt der DFB über 25.000 Vereine und 6,8 Millionen Mitglieder in seinen Regional- und Landesverbänden.

Zu ihren Erfolgen zählen bemerkenswerte Siege wie der Gewinn der FIFA-Weltmeisterschaft 2014 und beispiellose Erfolge bei der Qualifikation für verschiedene Europa- und Weltmeisterschaften.

Um sein Engagement für Spitzenleistungen aufrechtzuerhalten, bemüht sich der Fußballverband, ein Trainingsumfeld zu schaffen, das die Konzentration der Spieler fördert. Dazu gehört es, Ablenkungen für die Athleten zu reduzieren und ihre Ankunft im Hotel des Vereins zu optimieren, um mögliche Reibungen zu vermeiden. Der Verein, der hauptsächlich mit großen Gruppenbuchungen zu tun hat, suchte aktiv nach einer vielseitigen Property-Management-Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird.

Herausforderungen

Der DFB-Trainingsstützpunkt benötigte eine effiziente Property-Management-Lösung, die den Anforderungen des Fußballvereins gerecht wird. Das primäre Ziel war es, so viele Abläufe wie möglich zu automatisieren, um den Mitarbeitern die Abwicklung großer Gruppenbuchungen zu erleichtern und den Spielern die Möglichkeit zu geben, sich ausschließlich auf ihr Spiel zu konzentrieren.

Lösungen von HotelFriend bereitgestellt

HotelFriend nahm die Herausforderung an und lieferte ein kundenspezifisches PMS für das DFB-Trainingslagerhotel. Die Entwickler erkannten die Dringlichkeit und brachten es in nur 3 Wochen für diesen VIP-Kunden zum Laufen.

Die benutzerdefinierten Lösungen wurden auf der Grundlage des Grow-Pakets entwickelt, das es ihnen ermöglichte, das PMS und die benötigten Funktionen zu nutzen und es nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf neben den bereits genutzten Systemen zu integrieren. Einige der individuell entwickelten Funktionen sind:

Automatisierte Gruppenbuchungen speziell für Fußball-Teams

  • Importfunktion für Gruppenbuchungen aus einer CSV-Datei, die das Hinzufügen aller Gästedetails in einer Datei ermöglicht, mit der Möglichkeit, Spieler in verschiedene Räume zu ziehen und dort abzulegen.
  • Zunächst werden die Reservierungen unter dem Namen der verantwortlichen Person der Gruppe vorgenommen. Nach dem Import aktualisiert das System automatisch die Reservierungsnamen, um die Fußballspieler wiederzugeben.
  • Wenn Sie mit dem Mauszeiger über eine Reservierung fahren, wird ein kleines Fenster mit den Namen der Gäste eingeblendet, in dem Sie schnell die Bewohner der einzelnen Zimmer sehen können.
  • Ein nahtloser Ein-Klick-Prozess für Rezeptionisten, um Gästelisten zu importieren und den Gästen automatisch Zimmer zuzuweisen.

Schnelle Anmeldung am System mit Microsoft Azure Single Sign-On

  • Schnelle und sichere Anmeldung mit den Anmeldedaten des Microsoft-Kontos.
  • Nutzung der Microsoft-Identitätsplattform für die Authentifizierung, um die Anwendungssicherheit zu erhöhen.
  • Integration mit den Industriestandardprotokollen OAuth 2.0 und OpenID Connect für robustes Identitätsmanagement.
Deutscher Fußballverband

Zwei Arten von benutzerdefinierten Berichten, die für den regelmäßigen Gebrauch erforderlich sind

  • Ein umfassender Gästelistenbericht für eine einfache Gästeverwaltung und ein zusätzliches PDF mit rechtlichen Informationen.
  • Optionen zum Filtern nach Zeitrahmen, einzelnen Gästen oder bestimmten Aufenthalten.
  • Bietet eine konsolidierte "Zimmerliste" für einen bestimmten Zeitraum, einschließlich Gastnamen, Gruppenzugehörigkeit, FC-Details, Check-in/out-Daten und Zimmernummern.
  • Möglichkeit, Berichte im Excel-Format herunterzuladen.

VIP-Support mit gehobenem Service

  • BAuf Anfrage des Kunden wurde ein Service Level 1-Support angeboten, der eine kontinuierliche Unterstützung und eine vorrangige Beantwortung aller Anfragen sicherstellte.
  • Der Support ist über Telefon, schriftliche Kommunikation und Zoom-Anrufe verfügbar und bietet persönliche Unterstützung.

Erreichte Ergebnisse

Die maßgeschneiderte PMS-Lösung von HotelFriend für den DFB-Fußballclub hat erfolgreich wichtige Prozesse automatisiert, so dass sich das Team und die Mitarbeiter des Fußballclubs auf die Vorbereitung des bevorstehenden Spiels konzentrieren können.

100% automatisierte Buchungen für Gruppen von Spielern icon

100% automatisierte Buchungen für Gruppen von Spielern

Die Fähigkeit des Systems, Gruppenbuchungen zu bearbeiten, Gästedaten aus CSV-Dateien zu importieren und Zimmer automatisch zuzuweisen, hat manuelle Aufgaben überflüssig gemacht und den Buchungsablauf rationalisiert. Dies half den Mitarbeitern, Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe zu verringern.

Höhere Sicherheitsstufe mit Microsoft-Kontoanmeldung icon

Höhere Sicherheitsstufe mit Microsoft-Kontoanmeldung

Durch die Nutzung von Microsoft Account Single Sign-On profitiert der Fußballverein nun von einem schnellen und sicheren Anmeldeprozess. Diese Funktion hilft dem DFB, eine verbesserte Authentifizierung zu gewährleisten und sensible Daten im Zusammenhang mit der Unterbringung von Spielern und dem Vereinsbetrieb zu schützen.

90 % weniger Zeitaufwand für die Berichterstellung icon

90 % weniger Zeitaufwand für die Berichterstellung

Mit der Einführung von benutzerdefinierten Berichten und optimierten Berichtsfunktionen konnte der DFB den Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten erheblich reduzieren. Dank dieses Effizienzgewinns können die Mitarbeiter ihre Zeit und Ressourcen effektiver einsetzen und sich auf strategische Aufgaben und die Vorbereitung der Spieler konzentrieren.

Mögliche Reibungsverluste beim Check-in der Spieler wurden beseitigt icon

Mögliche Reibungsverluste beim Check-in der Spieler wurden beseitigt

Die automatisierten Prozesse, wie z. B. die Hoverover-Reservierung, bei der die Namen der Gäste angezeigt werden, und die Ein-Klick-Importfunktion für Rezeptionisten, tragen zu einer nahtlosen Ankunft bei. Dadurch wird sichergestellt, dass die Spieler ohne unnötige Verzögerungen oder Komplikationen einchecken können, damit sie sich auf ihr Training konzentrieren können.

Ununterbrochene Arbeitsabläufe durch Integration mit bestehenden Systemen icon

Ununterbrochene Arbeitsabläufe durch Integration mit bestehenden Systemen

Die Flexibilität des Grow-Pakets und die Möglichkeit der Integration mit anderen im Hotel verwendeten Systemen stellen sicher, dass die neue Lösung die bestehende Infrastruktur ergänzt. Diese Integration minimiert Unterbrechungen und ermöglicht es dem Personal, sich schnell und effizient an das neue System anzupassen.

«HotelFriend hat sich als einziger Anbieter hervorgetan, der seine Lösung an die Bedürfnisse unseres Fußballvereins angepasst hat. Sie haben alle unsere Anfragen schnell und effizient bearbeitet.»

IT-Manager beim Deutschen Fußball-Bund

Bastian Krebs