HotelFriend hilft dem Hotel Zur Kaiserpfalz, Hotel-, Restaurant- und Veranstaltungsabläufe miteinander zu verbinden
Kunde
kaiserpfalz-hotel.deImmobilientyp
Hotel & Restaurant
Standort
Kaiserpfalz, Deutschland
Projektstart
April 2025
Über das Hotel Zur Kaiserpfalz
Das Hotel Restaurant Zur Kaiserpfalz liegt idyllisch im malerischen Weinbaugebiet Saale-Unstrut, nur eine Autostunde von Leipzig, Weimar oder Erfurt entfernt. Mit seiner herzlichen Atmosphäre, geschmackvoll eingerichteten Zimmern und ausgezeichneter Küche ist es ein beliebtes Ziel für Urlauber, Seminarteilnehmer und Veranstaltungsgäste gleichermaßen.
Während die Gäste ihren Aufenthalt in vollen Zügen genießen, koordiniert das Hotelteam hinter den Kulissen eine Vielzahl anspruchsvoller Aufgaben. Die Verwaltung von Zimmern, Gastronomie, Veranstaltungen und Buchhaltung erforderte eine Lösung, die alle Abteilungen miteinander verbindet – ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.
So fiel die Entscheidung, die Prozesse zu digitalisieren – mit HotelFriend als Partner an ihrer Seite.
Herausfor-derungen von Hotel Zur Kaiserpfalz
Ein Betrieb, der Hotel- und Restaurantleistungen vereint, regelmäßig Events ausrichtet und saisonale Schwankungen im Tourismus erlebt, stellt hohe Anforderungen an die interne Organisation. Das Team von Zur Kaiserpfalz benötigte ein digitales Rückgrat, um folgende Bereiche effizient zu managen:
Lösungen von HotelFriend
Um Struktur und Transparenz in alle Bereiche zu bringen, entschied sich das Hotel für das HotelFriend Enterprise Paket – eine umfassende Lösung, die Property Management Software, POS-Integration, Zahlungsabwicklung, Reporting und passende Hardware vereint.
Heute steuert das Hotel seinen gesamten Betrieb über ein einziges, vernetztes System. So sieht das in der Praxis aus:
- Reibungslose Abläufe & Teamkoordination. Das Herzstück bildet das HotelFriend PMS, mit dem die Rezeption Reservierungen, Check-ins und Check-outs organisiert. Mit dem integrierten Task Manager werden Aufgaben automatisch verteilt – so weiß das Housekeeping jederzeit, welche Zimmer gereinigt werden müssen, wo ein früher Check-in ansteht oder zusätzliche Kissen gebraucht werden.
- Direkte Buchungen & Kanalabgleich.
Die eigene Hotel-Website verfügt über eine native Buchungssystem, die Gäste zur Direktbuchung und zum Chat mit dem Team einlädt. Gleichzeitig sorgt der integrierte Channel Manager dafür, dass Verfügbarkeiten und Preise auf allen angebundenen OTAs wie Booking.com, HRS, Agoda, Trivago oder Check24 synchron bleiben.
Egal, ob eine Buchung über die Website oder einen Drittanbieter erfolgt – sie landet sofort mit allen Details im PMS.
- Ein digitales Restauranterlebnis Das Restaurant ist ein zentraler Bestandteil des Gästeerlebnisses – und nun ebenfalls vollständig in das digitale System eingebunden. Über das Gastronovi Kassensystem, das mit dem PMS verbunden ist, gehen Bestellungen direkt vom Tisch in die Küche und werden bei Bedarf automatisch dem Zimmer des Gasts zugeordnet.
- Einfaches Eventmanagement. Ob Seminare, Hochzeiten oder Großveranstaltungen mit bis zu 550 Gästen – alle Events werden im selben System verwaltet wie die Zimmerbuchungen. Inventar, Notizen und Cateringwünsche lassen sich im PMS hinterlegen und bei Bedarf anpassen.
- Klare Buchhaltung & Finanzen.
Für die Buchhaltung bringt HotelFriend endlich Übersicht: Das integrierte Kassenbuch erfasst alle Zahlungen zentral – ob an der Rezeption, im Restaurant oder über die Buchungssystem. Jede Transaktion wird automatisch dokumentiert und ist jederzeit abrufbar.
Zum Monatsende erstellt das Team auf Knopfdruck Berichte oder exportiert die Daten direkt zu DATEV – und übergibt der Steuerberatung geordnete Unterlagen ohne Papierkram.
- Unterstützung & Einrichtung. HotelFriend übernahm die komplette Ersteinrichtung, inklusive:
- Konfiguration der Immobilie
- Setup von Buchungssystem & Channel Manager
- TSE-Aktivierung
- Halbtagesschulung für das Personal
Zahlungen erfolgen über HotelFriend Payments – ob Kreditkarte oder mobile Wallets. Die Abrechnung ist dabei vollständig konform mit den deutschen TSE-Vorgaben – ganz ohne zusätzliche Fiskalhardware.
Integrierte Lösungen
Erreichte Ergebnisse
Vernetzter Betrieb von Hotel und Restaurant
Dank der Integration von Gastronovi POS und dem HotelFriend PMS konnte Hotel Zur Kaiserpfalz seine Restaurant- und Hotelabläufe in einem einzigen System bündeln. Die Koordination zwischen Küche, Rezeption und Housekeeping erforderte früher viele manuelle Absprachen und ständigen Informationsaustausch. Heute lassen sich Restaurantbestellungen problemlos der Zimmerrechnung des Gastes hinzufügen, und das Housekeeping sieht jederzeit, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Alle Informationen werden in Echtzeit aktualisiert, was die tägliche Arbeit in allen Abteilungen erheblich erleichtert. Das Ergebnis: schnellere Abläufe, besseres Teamwork und ein entspannteres Erlebnis für Mitarbeitende und Gäste.
70 % weniger manuelle Buchhaltungsaufgaben
Früher war die Buchhaltung im Hotel Zur Kaiserpfalz sehr zeitaufwendig, da Informationen aus verschiedenen Systemen manuell zusammengetragen und eingetragen werden mussten. Seit der Umstellung auf HotelFriend werden alle Zahlungen und Transaktionen automatisch erfasst – egal ob an der Rezeption, im Restaurant oder online. Die DATEV-Exportfunktion erleichtert zudem die Erstellung und Übergabe von Finanzberichten an den Steuerberater. Dadurch konnte der Aufwand in der Buchhaltung erheblich reduziert werden. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, und das Team kann sich auf verlässliche Finanzdaten verlassen.
Einfachere Zahlungsprozesse für Gäste
Mit HotelFriend Payments kann das Hotel nun unterschiedlichste Zahlungsarten akzeptieren – ob Kreditkarte, mobile Wallet oder Online-Zahlung – direkt auf der Website oder vor Ort. Gäste müssen nicht mehr an der Rezeption warten und können die für sie passende Zahlungsmethode frei wählen. Alle Transaktionen werden sicher verarbeitet und automatisch im System erfasst. Das spart Zeit für alle Beteiligten und verhindert Fehler, die bei manueller Eingabe oft vorkommen. Der optimierte Zahlungsprozess sorgt für mehr Komfort und ein reibungsloseres Erlebnis – sowohl für Gäste als auch für das Personal.
Volle Gesetzeskonformität
Um allen steuerlichen Anforderungen in Deutschland gerecht zu werden, nutzt Hotel Zur Kaiserpfalz die zertifizierte Fiskaly TSE-Lösung. Diese cloudbasierte Technologie gewährleistet eine rechtssichere Abwicklung aller Abrechnungen – ganz ohne physische Hardware oder manuelle Updates. Das System läuft im Hintergrund und erfordert keinen zusätzlichen Aufwand vom Team. So lassen sich rechtliche Risiken vermeiden, und alle relevanten Daten werden zuverlässig erfasst. Die Mitarbeitenden können sich auf ihre Gäste konzentrieren, während das System im Hintergrund für rechtliche Sicherheit sorgt.
20 % höhere Gästezufriedenheit
Seit der Einführung der HotelFriend Buchungssystem verzeichnet das Hotel deutlich zufriedenere Gäste und bessere Bewertungen. Gäste können nun direkt über die Website buchen und Sonderwünsche bequem online mitteilen – ganz ohne den Umweg über die Rezeption. Das macht den Aufenthalt angenehmer und sorgt für ein modernes Gästeerlebnis. Gleichzeitig wird das Personal entlastet, da weniger Rückfragen und Telefonanrufe eingehen. Diese kleinen, aber wirkungsvollen Verbesserungen haben zu einem Anstieg der Gästezufriedenheit um 20 % und zu mehr positiven Online-Bewertungen geführt.