So richten Sie den automatischen Rechnungsversand für Long-Stay Gäste ein
Die Long-Stay Abrechnungslogik ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung und den Versand von monatlichen Rechnungen für Langzeitaufenthalte (1 bis 48 Monate). Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Rechnungsautomation für Long-Stay Buchungen in wenigen Schritten einrichten.
1. Long-Stay Optionen konfigurieren
Das System berechnet Zeiträume von 1 bis 48 Monaten automatisch, inklusive taggenauer Aufteilung für anteilige Monate. Eine Langzeitbuchung bleibt als eine einzige Reservierung erhalten, der die monatlichen Rechnungen übersichtlich zugeordnet werden.
- Öffnen Sie die Ratenkonfiguration und wählen Sie die gewünschte Monatsrate aus.
- Wählen Sie unter der Long-Stay-Option, ob die Abrechnung nach Kalendermonat oder nach Buchungsdatum erfolgen soll.
- Konfigurieren Sie den Abrechnungsplan unter Zimmertarif bearbeiten → Zyklus monatlich.
- Speichern Sie Ihre Einstellungen.
2. Rechnungsautomation aktivieren
Die Automation auf Hotelebene („Monatliche Rechnung für Langzeitbuchungen“) steuert den automatischen Versand und sorgt dafür, dass pro Abrechnungszyklus genau eine korrekte Rechnung versendet wird.
- Navigieren Sie zur Einrichtung der Automationen.
- Wählen Sie die gewünschten Long-Stay-Raten für die Automation aus (Mehrfachauswahl ist möglich).
- Legen Sie den Versandzeitpunkt im Dropdown fest (Standard: "am Tag des Zyklusbeginns").
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Automation ist jetzt aktiv und bereit, Rechnungen zyklusgerecht zu versenden.
3. Rechnungsstrategie für die Buchung festlegen
Wenn Sie eine neue Langzeitbuchung anlegen, müssen Sie die korrekte Rechnungsstrategie im Backend auswählen, damit der monatliche Ablauf funktioniert.
- Aktivieren Sie in der Buchungsmaske die Checkbox Rechnung erstellen.
- Ändern Sie die Option im Dropdown Rechnungsstrategie von "Gesamte Buchung" auf Erste Rate.
- Schließen Sie die Buchung ab.
Die Rechnung für den ersten Monat wird sofort erstellt und versendet. Die aktivierte Automation übernimmt anschließend automatisch die Rechnungsstellung für alle verbleibenden Zyklen.
Hinweis! Die Standardeinstellung "Gesamte Buchung" erstellt eine einzige Rechnung für den gesamten Aufenthalt ohne automatischen Versand. Stellen Sie immer auf Erste Rate um, wenn Sie die Monatsabrechnung nutzen möchten. Alternativ können Sie die Checkbox Rechnung erstellen deaktiviert lassen und die Rechnungsstellung komplett der Automation überlassen.
Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie uns an support@hotelfriend.com oder nutzen Sie den Live-Chat.
