Sie können diese Informationen direkt in der Übersicht einsehen, Reservierungen nach Daten filtern oder einen strukturierten täglichen Bericht erstellen und ausdrucken.

Gästeverwaltungs-Widget

Das Gästeverwaltungs-Widget befindet sich auf Ihrer Übersicht und bietet Ihnen einen schnellen Überblick über die heutigen Aktivitäten.

Das sehen Sie:

• Anreisen: Die Anzahl der Gäste, die heute einchecken. Zeigt die Zimmer, die belegt werden.
• Abreisen: Die Anzahl der Gäste, die heute auschecken. Zeigt die Zimmer, die frei werden.
• Übernachtungen: Die Anzahl der Gäste, die derzeit eingecheckt sind und im Haus übernachten. Zeigt die belegten Zimmer.

So nutzen Sie es:

1. Öffnen Sie Ihre Übersicht.
2. Finden Sie das Gästeverwaltungs-Widget.
3. Klicken Sie auf das Symbol neben Anreisen, Abreisen oder Übernachtungen.



4. Das System öffnet eine gefilterte Liste von Reservierungen, die diesem Status entsprechen.



Auf diese Weise gelangen Sie direkt zu den relevanten Reservierungskarten und können den Check-in/Check-out-Prozess abschließen.

Filter im Modul „Reservierungen“

Für eine detailliertere Ansicht können Sie das Modul Reservierungen verwenden.

Am oberen Rand der Reservierungsliste finden Sie Filter für Check-In-Datum und Check-Out-Datum. Damit können Sie Buchungen schnell nach Anreise- oder Abreisedatum sortieren.

So nutzen Sie es:

1. Gehen Sie über das Hauptmenü in das Modul Reservierungen.
2. Wählen Sie den gewünschten Filter:
• Check-In-Datum – wählen Sie einen bestimmten Tag (z. B. heute), um alle Anreisen für dieses Datum anzuzeigen.
• Check-Out-Datum – wählen Sie einen Tag, um alle Abreisen für dieses Datum anzuzeigen.



3. Sie können auch nach Gastname, Status oder anderen Attributen filtern (z. B. Unternehmen, Verpflegung, Zimmer-Nr. usw.).



Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie Reservierungen im Detail verwalten müssen – z. B. um Buchungsinformationen zu bestätigen, Gästedaten zu bearbeiten oder den Status mehrerer Buchungen gleichzeitig zu aktualisieren.

Täglicher Check-in/Check-out-Bericht

Die strukturierteste Möglichkeit, Anreisen und Abreisen zu verfolgen, ist über Berichte.

Das HotelFriend PMS bietet einen speziellen Check-in/Check-out-Bericht, der Ihnen eine vollständige Übersicht über die erwarteten Gästebewegungen für ein beliebiges Datum gibt.

So nutzen Sie ihn:

1. Gehen Sie im Hauptmenü in das Modul Berichte.
2. Navigieren Sie zu „Online Reports“ und wählen Sie die Registerkarte Tageslisten.
3. Wählen Sie den Check-in/Check-out-Bericht.
4. Wählen Sie das gewünschte Datum aus (z. B. heute oder morgen).
5. Entscheiden Sie, ob Sie nach Gästen oder Belegung berechnen möchten.
6. Klicken Sie auf „Generieren“.

Der Bericht zeigt zwei Hauptkategorien:

• Check-in (Anreisen): Eine detaillierte Liste aller Gäste, die einchecken sollen. Enthält Gastnamen, zugewiesene Zimmer, ob sie Früher Check-in/Später Check-out haben und wann, den Türschloss-Code, ob sie Frühstück haben sowie Kommentare und Anmerkungen.
• Check-out (Abreisen): Eine detaillierte Liste aller Gäste, die auschecken. Enthält ebenfalls Gastnamen, zugewiesene Zimmer, Infos zu Früher Check-in/Später Check-out, Türschloss-Code, Frühstück sowie Kommentare und Anmerkungen.

Vorteile dieses Berichts:

• Bietet eine strukturierte Übersicht über alle Anreisen und Abreisen an einem Ort.
• Ideal für das Rezeptionsteam zu Beginn des Tages, da klar ist, welche Zimmer für den Check-in vorbereitet werden müssen und welche frei werden.
• Nützlich für die Housekeeping-Planung, da sofort ersichtlich ist, welche Zimmer nach dem Check-out verfügbar werden.
• Kann ausgedruckt oder exportiert werden, um ihn einfach mit anderen Abteilungen zu teilen.

Zusammenfassung

Das HotelFriend PMS bietet drei effektive Möglichkeiten, Check-ins und Check-outs zu verfolgen:

• Nutzen Sie das Gästeverwaltungs-Widget für einen schnellen Überblick.
• Wenden Sie Datumsfilter im Modul Reservierungen an, um detaillierte Suchen durchzuführen.
• Generieren Sie einen Check-in/Check-out-Bericht für eine strukturierte Tagesübersicht – ideal für die Koordination von Rezeption und Housekeeping.