HZDR-Gästehaus modernisiert akademische Aufenthalte mit HotelFriend

KUNDE

hzdr.de

UNTERKUNFTSTYP

Gästehaus

STANDORT

Dresden, Deutschland

PROJEKTSTART

März 2024

HZDR Gästehaus

Über das HZDR Gästehaus

Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren steht an der Spitze der wissenschaftlichen Zusammenarbeit und Innovation in Deutschland. Benannt nach dem berühmten Physiologen und Physiker Hermann von Helmholtz, umfasst diese Gemeinschaft unabhängige Forschungszentren, die sich auf verschiedene Bereiche wie Luft- und Raumfahrt, Umwelt, Hirnforschung oder Krebsforschung spezialisiert haben.

Das Gästehaus des HZDR ist eine zentrale Anlaufstelle im Verbund. In unmittelbarer Nähe der Forschungseinrichtungen in Rossendorf gelegen, bietet es 9 Einzel- und 8 Doppelappartements mit moderner Ausstattung. Es steht ausschließlich Personen zur Verfügung, die in der Forschung des Vereins tätig sind, und bietet den Wissenschaftlern einen komfortablen Aufenthalt.

Herausforde
rungen für das Gästehaus HZDR

Bevor HotelFriend in den Betrieb integriert wurde, stand das HZDR-Gästehaus mit seinen insgesamt 17 Zimmern vor einigen Herausforderungen.

Fehlen einer direkten Online-Buchungsmöglichkeit

Das Gästehaus verließ sich auf veraltete Reservierungsabläufe und verfügte nicht über ein direktes Online-Buchungssystem. Dies führte zu Verzögerungen bei der Bestätigung von Gästeunterkünften und beeinträchtigte die Fähigkeit des Gästehauses, ein nahtloses Buchungserlebnis zu bieten.

Rationalisierte Abwicklung von Unternehmenszahlungen

Als internes Gästehaus, das in erster Linie Gäste des Forschungszentrums beherbergt, benötigte das Haus ein rationalisiertes Verfahren für die Abwicklung von Unternehmenszahlungen. Ohne ein umfassendes System war der Abgleich der Zahlungen von Sponsorunternehmen kompliziert und zeitaufwändig.

Erstellung von Berichten über die Zimmerbelegung

Das Gästehaus stützte sich auch auf manuelle Methoden zur Erstellung von Belegungsberichten. Dieser manuelle Ansatz war arbeitsintensiv und fehleranfällig und behinderte die Fähigkeit des Gästehauses, die betriebliche Leistung zu analysieren.

Darüber hinaus suchte die Immobilie nach einer Softwarelösung, die nicht nur die Reservierungsverwaltung erleichtert, sondern auch die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) und eine optimierte Rechnungsstellung gewährleistet.

Von HotelFriend bereitgestellte Lösungen

Nach Beratung und Zusammenarbeit mit HotelFriend hat sich das HZDR Guesthouse für die Grow-Suite entschieden, die ein Hotel-PMS und eine Booking Engine beinhaltet.

Diese Lösung erfüllte ihre Hauptbedenken, indem sie ein benutzerfreundliches, cloudbasiertes Property-Management-System mit robusten Funktionen bot.

  • Property Management System (PMS). Das Hotel-PMS ermöglichte es dem Gästehaus, Verwaltungsaufgaben zu delegieren, indem es den Mitarbeitern verschiedene Rollen und Berechtigungen zuwies und so die Datensicherheit gewährleistete. Die durchdachte Benutzeroberfläche und die umfangreichen Funktionalitäten verbesserten die Verwaltung der Gästebuchungen.
  • Individuelle Booking Engine. Die Booking Engine wurde auf die besonderen Anforderungen des Gästehauses zugeschnitten und bietet ein personalisiertes Buchungserlebnis, das die Exklusivität der Zielgruppe des Gästehauses widerspiegelt.
  • Vollständige Einrichtung und Unterstützung + Datenimport. HotelFriend unterstützte das HZDR Guesthouse bei der Einrichtung des PMS und der nahtlosen Übertragung der wichtigsten Daten.

    Darüber hinaus stellte unser Team sicher, dass die implementierten Lösungen effektiv mit den betrieblichen Zielen und den Gästeservicestandards der Immobilie übereinstimmten. Diese erfolgreiche Integration wurde durch eine transparente Kommunikation und eine gründliche Schulung der Mitarbeiter erleichtert.

HZDR-Gästehau

Erreichte Ergebnisse

Die Integration der Lösungen von HotelFriend hat sich für das HZDR Guesthouse als vorteilhaft erwiesen und zu einer höheren Servicequalität und betrieblichen Flexibilität geführt.

Optimierte Abwicklung von Reservierungen icon

Optimierte Abwicklung von Reservierungen

Mit dem cloudbasierten PMS und der Booking Engine konnte das Haus die manuelle Bearbeitung von Reservierungen überflüssig machen. Die Gäste können nun direkt online buchen, wodurch Verzögerungen vermieden und die Gesamteffizienz gesteigert werden.

Rund 87 % mehr Komfort bei der Buchung icon

Rund 87 % mehr Komfort bei der Buchung

Die Booking Engine ermöglicht es den Gästen, detaillierte Beschreibungen von Zimmern, Check-in/out-Zeiten und verfügbaren Dienstleistungen und Paketen zu erkunden. Durch die Bereitstellung eines nahtlosen Buchungserlebnisses gewährleistet das Gästehaus ein höheres Maß an Gästezufriedenheit.

100% garantierte Einhaltung der GDPR icon

100% garantierte Einhaltung der GDPR

Die Einhaltung der GDPR war eine wichtige Anforderung des Gästehauses. Die Software-Lösung von HotelFriend stellt Datensicherheit und Datenschutz in den Vordergrund und ermöglicht es dem Kunden so, die strengen gesetzlichen Anforderungen ohne Kompromisse zu erfüllen.

Erleichterte Buchungen für Unternehmen icon

Erleichterte Buchungen für Unternehmen

Die Software erleichtert Buchungen, die von mit dem Forschungszentrum verbundenen Unternehmen übernommen werden. Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Zahlungsabwicklung durch die sponsernde Einrichtung, wodurch direkte Gastgebühren vermieden werden.

Umfassende Berichterstellung icon

Umfassende Berichterstellung

Das PMS von HotelFriend ermöglicht die Erstellung von Belegungsberichten, die wertvolle Einblicke in Belegungstrends und Umsatzgenerierung bieten. Diese Berichte, einschließlich der monatlichen Gesamtwerte, versorgen den Kunden mit verwertbaren Daten für genaue Prognosen.