Wie Miami House die digitale Gästeerfahrung mit HotelFriend Enterprise perfektionierte

Kunde

miamihouse.com

Unterkunftstyp

Aparthotel für Langzeitaufenthalte

Standort

Hamburg, Deutschland

Projektstart

Januar 2025

Über Miami House

Im Herzen von Hamburg ist Miami House mehr als nur ein Ort zum Übernachten. Es ist ein lebendiges, vollservice Apartment für Geschäftsreisende, Studenten und Neuankömmlinge, die eine langfristige temporäre Unterkunft suchen. Als Teil der STUART Holding redefiniert Miami House urbanes Wohnen mit stilvoll eingerichteten Apartments, täglichem Reinigungsservice und einer einladenden Gemeinschaftsatmosphäre.

Von Anfang an verfolgte das Miami House das Ziel, ein modernes, technologieorientiertes Unterkunftskonzept zu schaffen. Doch die Verwaltung von 98 Apartments und ein reibungsloser monatlicher Buchungsprozess erforderten mehr als nur ein durchdachtes Raumdesign. Es brauchte intelligente digitale Lösungen, um die Abläufe zu automatisieren, die Sicherheit zu erhöhen und den Gästen einen nahtlosen Aufenthalt zu ermöglichen.

Herausfor-derungen bei Miami House

Der dringende Bedarf an einer zuverlässigen PMS-Software

Als neuer Anbieter hatte Miami House keine Zeit für Verzögerungen. Es wurde dringend ein voll funktionsfähiges PMS- und Buchungssystem benötigt – und das schnell. Der Übergang musste reibungslos, intuitiv für das Personal und bereit für die Buchungsabwicklung sein.

Sicherstellen, dass die Buchungssystem für Langzeitaufenthalte optimiert ist

Das Miami House benötigte eine Buchungslösung, die nicht nur zum modernen Design ihrer Marke passte, sondern auch die Art und Weise unterstützte, wie ihre Gäste buchen – für Monate, nicht nur für Nächte. Sie brauchten ein vollständig maßgeschneidertes Buchungssystem, das sich nahtlos in ihre Website integrierte und speziell für Langzeitaufenthalte entwickelte Funktionen bot.

Effizientes Management eines hohen Reinigungsaufwands

Mit 98 Apartments und einer Mischung aus Kurz- und Langzeitaufenthalten konnte die Nachverfolgung der Reinigungspläne schnell überwältigend werden. Das Team benötigte eine Möglichkeit, Zimmer nach Datum und Reservierungsstatus zu filtern, damit die Reinigungskräfte problemlos erkennen konnten, welche Apartments Aufmerksamkeit erforderten.

Integration von Hotelsoftware mit Assa Abloy Türschlössern

Miami House wollte ein Schlüsselloses Zutrittssystem einführen, um den Gästen ein modernes und unkompliziertes Check-in-Erlebnis zu bieten. Doch die Integration mit dem PMS erforderte eine solide technische Lösung.

Entwicklung eines digitalen und vor Ort nutzbaren Zahlungssystems

Obwohl die meisten Buchungen online im Voraus bezahlt wurden, benötigte Miami House noch eine Lösung für Zahlungen vor Ort, um in Notfällen gerüstet zu sein. Das Ziel war es, ein einfaches, wartungsarmes Zahlungsterminal zu schaffen, das gelegentliche Transaktionen vor Ort verarbeiten kann, ohne das digitale Konzept zu stören.

Lösungen von HotelFriend

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ging Miami House eine Partnerschaft mit HotelFriend ein und wählte das Enterprise-Paket, das ein fortschrittliches Property Management System und maßgeschneiderte Funktionsentwicklungen beinhaltete.

Property Management System (PMS). Das cloud-basierte PMS von HotelFriend gab Miami House die volle Kontrolle über alle betrieblichen Abläufe, von Reservierungen über Housekeeping bis hin zu Zahlungen. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglichte es dem Team, sich schnell anzupassen und einen reibungslosen Start ohne Ausfallzeiten zu gewährleisten.
Buchungssystem für monatliche Vermietungen. Dank der individuell entwickelten Monatsmietfunktion kann das Miami House seine Apartments jetzt ganz unkompliziert auf Monatsbasis anbieten. Die Einrichtung ist denkbar einfach: Sobald der Modus „pro Monat“ aktiviert ist, legt das Hotel verfügbare Check-in-Daten und die Mindestmietdauer fest. Die Gäste wählen dann selbst, wie lange sie bleiben möchten – das System berechnet den Check-out-Termin automatisch.

Dieses Feature spart zeitaufwändige Rückfragen und sorgt für eine klar strukturierte, effiziente Verwaltung von Langzeitaufenthalten.

Individuelles Housekeeping-Modul. Um den Betrieb effizient zu gestalten, implementierte HotelFriend neue Filterfunktionen für das Housekeeping, mit denen das Personal Zimmer nach Datum und Reservierungsstatus filtern konnte. Keine Vermutungen mehr: Der Reinigungsplan ist nun klar und organisiert.

Integrierte Lösungen

HotelFriend Payments

Um die Transaktionen zu vereinfachen und den Gästen mehr Komfort zu bieten, führte Miami House HotelFriend Payments ein. Diese Lösung ermöglichte die nahtlose Verarbeitung von Online-Buchungen und mobilen Transaktionen und sorgte so für eine reibungslose Checkout-Erfahrung.

DATEV Export

Für eine effiziente Finanzverwaltung integrierte Miami House DATEV Export, eine weit verbreitete und vertrauenswürdige Buchhaltungslösung, die von über zwei Millionen deutschen Unternehmen genutzt wird. Diese Integration ermöglichte es dem Team, Finanzdaten direkt aus dem PMS zu exportieren, wodurch die Einhaltung der deutschen Buchhaltungsstandards gewährleistet und der administrative Aufwand reduziert wurde.

Assa Abloy Digitale Türschlösser

Um den Gästen ein sicheres und nahtloses Check-in-Erlebnis zu bieten, entschied sich Miami House für das Vingcard-System von Assa Abloy, das es Gästen ermöglicht, ihre Zimmer per Transponder oder über ihre mobilen Geräte zu entsperren. Die Integration mit dem PMS stellte einen bedeutenden Fortschritt dar und sorgte für ein reibungsloses, kontaktloses Erlebnis von der Ankunft bis zur Abreise.

Hardware

Castles AMS1 Terminall

Dieses tragbare Terminal ermöglichte es dem Personal, gelegentliche Transaktionen vor Ort auf dem gesamten Gelände zu bearbeiten, wobei es auch die Möglichkeit gab, das Terminal stationär zu nutzen. Obwohl es hauptsächlich als Notfallreserve diente, stellte das Terminal sicher, dass Miami House jede Zahlungssituation problemlos abwickeln konnte, ohne das digitale Konzept zu stören.

Erreichte Ergebnisse

20% Reduzierung des administrativen Aufwands

Miami House hat erfolgreich auf das PMS und das Buchungssystem von HotelFriend umgestellt, was ohne Ausfallzeiten möglich war und einen reibungslosen Betriebstart ermöglichte. Durch die Automatisierung von Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchungsmanagement konnte Miami House den administrativen Aufwand um 20% reduzieren.

100% der Direktbuchungen werden über ein maßgeschneidertes Buchungssystem verarbeitet

Das Team ist nun weniger abhängig von Drittanbieter-Plattformen, was die Kommissionen senkt und vollständige Kontrolle über die Gästereise ermöglicht. Die zusätzliche Unterstützung für Langzeitbuchungen auf Monatsbasis hat die Kommunikation verbessert und Buchungsfehler reduziert.

Steigerung der Housekeeping-Effizienz um 40%

Dank der automatisierten Zimmerstatusverfolgung und den smarten Filtern benötigt das Housekeeping-Team nun 40% weniger Zeit für die Planung und Kontrolle der Zimmerbereitschaft. Das Personal kann sich mehr auf die Reinigung konzentrieren und weniger auf administrative Aufgaben.

Hassle-free stays with Assa Abloy integration

Die Integration stellt sicher, dass nur eingecheckte Gäste Zugang zu ihren Zimmern haben, während abgelaufene oder stornierte Reservierungen automatisch den Zugang deaktivieren. Dies verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern beseitigt auch Engpässe an der Rezeption, was den Check-in zu einem reibungslosen und stressfreien Erlebnis macht.

Vollautomatisierte Online-Zahlungen mit minimaler Vor-Ort-Bearbeitung

Das HotelFriend Payments-System stellt sicher, dass nahezu alle Transaktionen online bearbeitet werden, wodurch die manuelle Eingabe von Kartendaten entfällt, während ein Ersatzterminal für Notfälle bereitsteht.