Die Geschichte des schmerzlosen Wechsels von Legacy PMS

KUNDE

peters-resort.de

UNTERKUNFTSTYP

Gästehaus und Konferenzräume

STANDORT

Redefin, Deutschland

PROJEKTSTART

März 2024

Über Peter’s Resort

Der Kunde, die Paniceus Holding, ist ein wichtiger Akteur in der deutschen Lebensmittel- und Getränkeindustrie und bekannt für seine geschätzte Restaurantkette "Peter Pane". Mit 47 Standorten und 2000 Mitarbeitern hat die Kette bedeutende Meilensteine erreicht und erzielt einen jährlichen Nettoumsatz von 120 Millionen Euro.

Im Jahr 2023 expandierte die Holding mit der Eröffnung von Peter's Resort in den Gastgewerbesektor. Das Resort liegt inmitten des Landgestüts Redefin und ist ein Ort des Luxus, der Raffinesse und der kulinarischen Exzellenz. Es beherbergt "Peter Pane - The Academy", ein Schulungszentrum, in dem jeweils 500 Mitarbeiter des Unternehmens ausgebildet werden.

Außerdem verfügt es über ein vollständig renoviertes Gästehaus mit 18 Zimmern, das sich an Veranstaltungsbesucher und Touristen richtet. Ausgestattet mit Seminarräumen und einem geräumigen Bankettsaal, bietet das Resort viel Platz für Hochzeiten, Jubiläen und andere besondere Anlässe.

Die Paniceus Holding betreibt eine eigene IT-Abteilung, die sich dafür einsetzt, das Erlebnis für Gäste und Mitarbeiter zu verbessern. Auf der Suche nach einer neuen Property Management Lösung für ihr Hotel, entdeckte das Unternehmen HotelFriend.

Herausforderungen für das Peter’s Resort

Die Unternehmensvertreter artikulierten einen klaren Bedarf an Systemoptimierung:

“Unser derzeitiges System entspricht nicht unseren Anforderungen, und wir sind auf der Suche nach einem Partner, der uns helfen kann, unsere Leistung zu steigern.”

Umstellung von einem veralteten System

Peter's Resort war durch ein veraltetes System belastet, das die Effizienz und Produktivität behinderte. Das Unternehmen benötigte einen nahtlosen Übergang zu einer relevanten Cloud-basierten Lösung, um seine Abläufe sofort zu verbessern.

Sicherung der Airbnb-Verbindung mit Echtzeit-Inventaraktualisierungen

Das Unternehmen strebte danach, seine Reichweite auf einer der beliebtesten Buchungsplattformen, Airbnb, auszubauen. Die nahtlose Integration mit diesem Vertriebskanal zu erreichen und Echtzeitaktualisierungen des Inventars in ihrem alten PMS sicherzustellen, stellte jedoch eine bedeutende Herausforderung dar.

Für ein reibungsloses Online-Buchungserlebnis sorgen

eter's Resort wollte sicherstellen, dass die Reservierung eines Zimmers online für Gäste einfach und bequem war. Sie strebten danach, den Prozess zu vereinfachen, damit Gäste direkt auf ihrer Website buchen konnten, ohne Fehler zu riskieren.

Optimierung und Konsolidierung der Gästezahlungen

Peter's Resort strebte danach, die Zahlungsvorgänge zu optimieren, indem alle Transaktionen in ein einheitliches System integriert wurden. Ihr Ziel war es, eine bessere Organisation und Effizienz zu fördern und gleichzeitig das Finanzmanagement zu erleichtern.

Angesichts unserer bewährten Erfolgsbilanz bei der Unterstützung von Hotels in der benachbarten Stadt Lübeck entschieden sie sich für einen kostenlosen Test. Das ermöglichte dem Unternehmen, die Fähigkeiten des Systems in verschiedenen Abteilungen wie IT, Buchhaltung und Vertrieb zu bewerten.

Von HotelFriend angebotene Lösungen

HotelFriend bot eine umfassende Software-Suite, die speziell auf die Bedürfnisse des Peter's Resort zugeschnitten war.

Ein All-in-One-Property-Management-System. Peter's Resort entschied sich für das Grow-Paket von HotelFriend, das darauf ausgerichtet ist, die 18 Zimmer und 3 Konferenzsäle des Hotels effizient zu verwalten. HotelFriends PMS revolutionierte die Abläufe, indem es Überbuchungsprobleme und Buchhaltungsanforderungen ansprach und eine nahtlose Verwaltung der Gästedaten gewährleistete."
Booking Engine. Die integrierte Booking Engine bietet den Gästen den Komfort einer direkten Online-Buchung, ohne dass Anrufe oder manuelle Antworten erforderlich sind.
Channel Manager. Der Channel Manager von HotelFriend ermöglichte es Peter's Resort, sein Inventar und seine Preise mit Airbnb zu synchronisieren. Diese Integration ermöglichte einen effizienteren Zimmerverkauf und verbesserte die Online-Sichtbarkeit des Hotels.
HotelFriend-Zahlungen. Die Verbindung mit HotelFriend Payments ermöglichte Online-Zahlungen in jeder Weltwährung über die Booking Engine des Hotels. Diese Funktion reduzierte auch die Reibung beim Checkout und automatisierte den Zahlungseinzug für Buchungen.
Erweiterte Einrichtung und Unterstützung. Um dem Wunsch des Kunden nach einem reibungslosen Übergang von seinem alten PMS nachzukommen, bot HotelFriend umfassende Einrichtungs- und Supportdienste an. Dazu gehörten die Konfiguration der Booking Engine und des Channel Managers, die Einrichtung von Zimmerpreisen und Abteilungen, die Integration von Zahlungssystemen und der Import von Reservierungsdaten.

Die Schulung der Mitarbeiter zu allen Systemmodulen wurde über Zoom-Anrufe durchgeführt, um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Nutzung der HotelFriend-Lösungen zu gewährleisten.

Vorgestellte Integrationen

Stripe

Stripe ist ein Zahlungsdienstleister, der Händlern dabei hilft, Kredit- und Debitkarten sowie andere Zahlungsmethoden zu akzeptieren. Speziell für Unternehmen mit einer bedeutenden Online-Präsenz entwickelt, bietet diese Integration eine Reihe von Funktionen, die für den E-Commerce optimiert sind.

Erzielte Ergebnisse

95% effektivere Arbeitsabläufe im Hotel

Die Einführung des cloudbasierten PMS von HotelFriend führte zu einer bemerkenswerten Steigerung der Effizienz der Hotelbetriebe. Mit optimierten Prozessen und einer verbesserten Koordination zwischen den Abteilungen konnte das Peter's Resort eine deutliche Steigerung der Produktivität und Servicequalität verzeichnen.

Fehlerlose Koordination zwischen den Hotelabteilungen

Die Grow-Suite von HotelFriend erleichterte die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb des Peter’s Resort, einschließlich der Rezeption, des Backoffice, der Konferenz und des Finanzteams. Diese nahtlose Zusammenarbeit optimierte das Workflow-Management und gewährleistete reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Ein Anstieg von 27% bei den Online-Buchungen

Durch die Nutzung des booking engine und des Channel Managers von HotelFriend erzielte Peter's Resort einen beachtlichen Anstieg von siebenundzwanzig Prozent bei den Buchungen. Die Möglichkeit, den Bestand über verschiedene Vertriebskanäle zu synchronisieren und eine reibungslose Buchungserfahrung anzubieten, trug maßgeblich zu diesem Anstieg bei.

Alle Zahlungen werden an einem Ort verbucht

Mit HotelFriend Payments hat Peter's Resort erfolgreich alle Online-Zahlungen in einem einzigen System zentralisiert und verwaltet. Durch die Bereitstellung von über 100 Zahlungsmethoden hat das Hotel ein reibungsloses Checkout-Erlebnis für Gäste gewährleistet und gleichzeitig Ordnung bei Rechnungen und Transaktionen geschaffen.

Verringerter ökologischer Fußabdruck

Das Unternehmen setzt sich für Nachhaltigkeit ein und ergreift Maßnahmen zum Schutz der Umwelt. Im Rahmen einer bedeutenden Umweltinitiative werden jedes Jahr 150.000 Bäume gepflanzt. Mit Hilfe des HotelFriend PMS hat das Resort auch von papierbasierten auf digitale Prozesse umgestellt und damit eine weitere nachhaltige Praxis in sein Repertoire aufgenommen.