Philosophisch-Theologische Hochschule Sankt Georgen ermöglicht Studierenden ein effizientes Unterkunfts-Management
Kunde
sankt-georgen.deObjekttyp
Unterkunft auf dem Campus
Ort
Frankfurt am Main, Deutschland
Projektstart
Dezember 2023
Über die Graduiertenschule Sankt Georgen
Die Hochschule für Philosophie und Theologie Sankt Georgen in Frankfurt am Main ist eine Hochschule der Jesuiten, die katholische Theologie und Philosophie ausbildet. Der historische Campus im Stadtteil Sachsenhausen umfasst wichtige Einrichtungen wie Unterrichtsgebäude, wissenschaftliche Bibliotheken, Restaurants, Seminarräume und eine Kirche.
Die Einrichtung beherbergt häufig Seminaristen, Postgraduierte und Fakultätsmitglieder. Mit einer vielfältigen Gemeinschaft, zu der Studenten und Priester aus aller Welt gehören, besteht ein Bedarf an zuverlässiger Software für die effiziente Verwaltung von Unterkünften auf dem Campus, die auf die besonderen Anforderungen dieses akademischen Umfelds zugeschnitten ist.
Herausforderungen für die Graduiertenschule Sankt Georgen
Unser Kunde sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, eine große Datenbank mit Angaben zu 3000 Studenten aus 800 Kirchen sowie Postgraduierten zu verwalten, die ein Doktorats- oder Lizenziatsprogramm absolvieren.
Von HotelFriend angebotene Lösungen
HotelFriend bot das Manage-Paket mit Grow-Funktionalität an, das an die wichtigsten Bedürfnisse der Schule angepasst wurde.
Das maßgeschneiderte Paket erfüllte jeden Aspekt ihrer Anforderungen auf folgende Weise:
- Multi-Abteilung Zimmer-Management. Das System von HotelFriend ermöglichte es ihnen, Zahlungen für verschiedene Zimmer auf verschiedene Bankkonten zu erhalten und Rechnungen mit unterschiedlichen Logos und Bankdaten zu erstellen.
- Verbessertes Gastmodul. Wir haben unserem Kunden mehr Anpassungsmöglichkeiten im gesamten System, insbesondere im Gästemodul, zur Verfügung gestellt. Umbenannte und angepasste Statussymbole (z. B. VIP) sorgen für eine intuitivere und maßgeschneiderte Erfahrung bei der Verfolgung von Gästeinformationen.
- Bericht über Mahlzeiten und Dienstleistungen. Unser Bericht über die Mahlzeiten half ihnen, die Kommunikation mit der Küche zu optimieren und so das Essenserlebnis für die Bewohner insgesamt zu verbessern.
- Flexibilität in allen Modulen. Die Module Zimmertyp, Gäste, Inventar und Abteilungen wurden auf die Vorstellungen von Sankt Georgen zugeschnitten und bieten mehr Flexibilität und volle Freiheit bei der täglichen Datenverwaltung.
- Erweiterter Support. Mit sechs Stunden erweitertem Support via Zoom sorgten wir für einen reibungslosen Übergang und eine kontinuierliche Unterstützung des Sankt Georgener Teams.
Ergebnisse und Auswirkungen
Die maßgeschneiderte Lösung von HotelFriend ermöglichte es der Sankt Georgen Graduate School, ihre Unterkünfte vor Ort effizient zu verwalten und die gesamte Campusorganisation zu verbessern. Die Integration von benutzerdefinierten Funktionen verbesserte die täglichen Abläufe erheblich und trug dazu bei, das Engagement der Institution für akademische Exzellenz zu unterstützen.
Einfaches Management von Zimmertypen, Veranstaltungen und Dienstleistungen
Das PMS von HotelFriend bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Erfahrung, insbesondere bei der Verwaltung von Zimmertypen, Veranstaltungen und Dienstleistungen. Die Flexibilität des Systems ermöglichte eine einfache Anpassung der Zimmertypen, wodurch eine nahtlose Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse von Sankt Georgen gewährleistet wurde. Die Module Inventar und Dienstleistungen boten eine zentrale Plattform für die Verwaltung verschiedener Aktivitäten auf dem Campus und erleichterten eine effiziente Planung und Durchführung.
100% digitaler Betrieb und verbesserte Datenkontrolle
Die maßgeschneiderte Lösung von HotelFriend hat den Buchungsprozess in Sankt Georgen revolutioniert und eine Digitalisierungsrate von 100 % erreicht. Die Einrichtung verfügt nun über eine nahtlose Buchungsabwicklung, die den manuellen Aufwand und das Risiko von Fehlern reduziert. Dieser Automatisierungsgrad hat nicht nur den Buchungsprozess beschleunigt, sondern auch die Datenkontrolle verbessert und damit Genauigkeit und Effizienz bei der Verwaltung der Priesterseminarunterkünfte sichergestellt.
Die erfolgreiche Finanzabteilung in 4 verschiedenen Abteilungen
Die kundenspezifische Entwicklung innerhalb von HotelFriend ermöglichte es Sankt Georgen, eine erfolgreiche Finanzstruktur aufzubauen, die die interne Aufteilung des Hotels in vier Abteilungen mit separaten Bankkonten berücksichtigt. Diese Funktion erleichterte die genaue Zuordnung der Zahlungen zu den verschiedenen Zimmern und vereinfachte die Erstellung von individuellen Rechnungen. Dadurch wurden die Finanztransaktionen transparenter, was die Verantwortlichkeit und die Einhaltung der Protokolle der Einrichtung sicherstellte.
Daten von rund 3000 Schülern in nur wenigen Tagen importiert
HotelFriend ermöglichte den Teilimport einer umfangreichen Datenbank mit rund 3000 Studenten und über 800 Kirchen innerhalb weniger Tage. Dieser beschleunigte Datenmigrationsprozess, unterstützt durch die Flexibilität des Systems, reduzierte den mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Zeit- und Arbeitsaufwand. Dadurch wurde die Unterbrechung des laufenden Betriebs auf ein Minimum reduziert und ein reibungsloser Übergang für Sankt Georgen gewährleistet.
31 % mehr Mobilität der Mitarbeiter durch Zugriff auf Smartphones und Tablets
Dank dieser Verbesserung können die Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben von unterwegs aus erledigen und haben in Echtzeit Zugriff auf wichtige Informationen. Egal, ob sie Aufgaben innerhalb des Campus oder aus der Ferne erledigen, die neu gewonnene Mobilität steigerte die Produktivität der Mitarbeiter und förderte ein flexibleres und reaktionsschnelleres Verwaltungssystem, das den modernen betrieblichen Anforderungen entspricht.
«Das System ist zuverlässig, anpassungsfähig und einfach zu bedienen. HotelFriend war der einzige Anbieter, der bereit war, einen Schritt weiter zu gehen und uns die Möglichkeit gab, alles bis ins kleinste Detail anzupassen.»
IT-Manager an der Philosophisch-Theologischen Hochschule Sankt Georgen
Klaus Wildemann