Das Stäy Aparthotel revolutionierte in nur drei Wochen das Bestandsmanagement und die Rechnungsstellung

Kunde

staey.de

Art der Unterkunft

Mittelgroßes Aparthotel

Ort

Mannheim, Deutschland

Projektstart

September 2022

Über Stäy

Mit einem starken Fokus auf Komfort, Privatsphäre und Nachhaltigkeit bietet Stäy eine breite Palette möblierter Apartments, die auf individuelle Geschäftsreisende und Teams zugeschnitten sind.

Seit der Gründung im Januar 2022 hat sich das Unternehmen schnell zu einem der größten Anbieter in der Region entwickelt. Derzeit verfügt es über rund 180 Apartments und 400 Betten. Neben einer günstigen Lage in Mannheim bietet Stäy auch barrierefreie Einrichtungen, kostenloses WLAN und Parkmöglichkeiten vor Ort, um einen komfortablen Aufenthalt für alle Gäste zu gewährleisten.

Um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen, suchte der CEO, Alexis Gonzalez, nach einer Softwarelösung, die den täglichen Ablauf organisieren und eine effektive Bestandsverwaltung über mehrere Objekte und Kanäle ermöglichen konnte.

Herausforderungen bei Stäy

Als junges Unternehmen stand das Aparthotel vor mehreren betrieblichen Herausforderungen, die so schnell wie möglich angegangen werden mussten:

Verwaltung eines großen Bestands

Mit 180 Apartments und über 60.000 gebuchten Übernachtungen pro Jahr benötigte Stäy ein zuverlässiges Property Management System, um ihren umfangreichen Bestand effizient zu verwalten. Überbuchungen waren eine große Sorge, und sie benötigten eine robuste Software, die verhindern konnte, dass separate Gäste dieselbe Einheit buchen.

Organisation von Front- und Back-Office-Abläufen

Um reibungslose Abläufe zu gewährleisten, suchte Stäy nach einem zentralisierten System, das ihnen dabei helfen konnte, Gästedaten, Reservierungen und Reinigungspläne auf digitale Weise effektiv zu verwalten. Dies war insbesondere in Zeiten von Personalmangel von entscheidender Bedeutung, und sie strebten an, die Arbeitsbelastung zu reduzieren, ohne dabei hohe Standards zu beeinträchtigen.

Automatisierung der Rechnungsstellung für Unternehmen

Da Stäy hauptsächlich Geschäftsreisende als Hauptkunden hat, war die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses von entscheidender Bedeutung. Was sie benötigten, waren Funktionen zur automatischen Rechnungsstellung für Unternehmen, um Fehler zu vermeiden und eine pünktliche Bezahlung sicherzustellen.

Verwaltung von Bestellungen und Reinigungsdiensten

Der Kunde strebte eine Vereinfachung der Serviceverwaltung an, insbesondere für die Reinigung. Sie benötigten eine Lösung, die es ihnen ermöglichte, diese Dienstleistung regelmäßig zu planen, sei es wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich, mit minimalem Aufwand. Das Unternehmen wollte auch die große Menge an manueller Arbeit reduzieren, die mit der täglichen Reinigung für Langzeitaufenthalte verbunden war.

Lösungen, die von HotelFriend bereitgestellt wurden

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat der Kunde eine umfassende Suite von HotelFriend angenommen, die ein cloudbasiertes Property Management System (PMS) und einen integrierten Channel Manager umfasst. Hier ist, was Stäy zum Erfolg verhalf:

Ein All-in-One-PMS: Das PMS von HotelFriend ermöglichte es der Verwaltung, alle Aspekte des Betriebs effizient von überall und zu jeder Zeit zu verwalten.
Durch dieses cloudbasierte System konnte das Stäy Aparthotel Workflows automatisieren und auf wichtige Informationen zugreifen, wie Gästeprofile, Buchungen, Hauskeeping-Pläne und Buchhaltung - alles über eine einzige Benutzeroberfläche.
Ein nahtloser Channel Manager: Ein integrierter Channel Manager ermöglichte es Stäy, ihre Bestands- und Preisinformationen mit Online-Reisebüros (OTAs) zu synchronisieren.
Das HotelFriend-Team führte den Kunden durch den gesamten Prozess und half ihnen, alle erforderlichen Kanäle zu verbinden. Dadurch wurden alle OTA-Kanäle gleichzeitig aktualisiert, wodurch die Gefahr von Doppelbuchungen ausgeschlossen wurde.

Erzielte Ergebnisse

Die Partnerschaft zwischen Stäy und HotelFriend hat zu beeindruckenden Ergebnissen geführt, darunter eine Reduzierung des Papierkrams und reibungslose Abläufe. Hier sind die wichtigsten Erfolge, die sie von der Konkurrenz abheben:

Etwa 180 Apartments wurden innerhalb von drei Wochen in Betrieb genommen

Das Team von HotelFriend arbeitete eng mit Stäy Aparthotel während des Implementierungsprozesses zusammen und half bei einem nahtlosen Übergang zur neuen Software. Innerhalb von nur drei Wochen wurden alle 180 Apartments erfolgreich in das HotelFriend-System integriert, was eine effiziente Bestandsverwaltung ermöglichte.

Beseitigung von Doppelbuchungen

Dank der einwandfreien Synchronisierungsfähigkeiten des Channel Managers von HotelFriend gehören Doppelbuchungen der Vergangenheit an. Das integrierte System gewährleistet eine Echtzeit-Aktualisierung von Verfügbarkeit und Preisen auf allen Online-Buchungskanälen und verhindert somit konkurrierende Buchungen.

Manuelle Dateneingabe um 90% reduziert

Die Effizienz hat sich dramatisch gesteigert, Fehler sind drastisch gesunken und nun agieren sie im "Einrichten-und-Vergessen"-Modus. Mit der neuen Lösung kann die Verwaltung Reinigungsdienste für Monate im Voraus planen und ist nicht mehr gezwungen, dieselbe Aktion jeden Tag zu wiederholen. Dies ermöglicht es ihnen, sich auf andere wichtige Aspekte ihres Geschäfts zu konzentrieren.

Streamlined invoicing for companies

With HotelFriend's PMS, the aparthotel automated its billing processes for corporate clients, facilitating the generation and distribution of accurate invoices. The result? Stronger relationships with their corporate clientele and enhanced financial management.

Schulungszeit für das Personal auf einen Tag reduziert

Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Funktionen ermöglichten es dem Team von Stäy Aparthotel, sich innerhalb eines einzigen Tages in der Nutzung des Systems zu versierten. Zum Beispiel haben Front-Desk-Mitarbeiter jetzt einen umfassenden Überblick über Gäste-Firmen-Zuordnungen, ohne auf die Buchung klicken zu müssen. Der optimierte Einführungsprozess ermöglichte es Stäy Aparthotel, seine Arbeitskräfte zu optimieren und Ressourcen effizienter zuzuweisen.

«Ich schätze ihre Kompetenz und Professionalität wirklich sehr. Die Reaktionszeit war super schnell und das Team war unglaublich freundlich. Weiter so!»

Gründer und Co-CEO von Stäy

Alexis Gonzalez