Wie HotelFriend dem Gästehaus Villa Casamia zu einer 25%igen Steigerung der Buchungseffizienz verhalf
KUNDE
hotel-casamia.deUNTERKUNFTSTYP
Gästehaus
STANDORT
Schmalkalden, Deutschland
PROJEKTSTART
Juni 2024
Über das Gästehaus Villa Casamia
Das Gästehaus Villa Casamia, eine elegante Villa in Südhanglage am Rande des Thüringer Waldes, bietet erwachsenen Gästen einen ruhigen Rückzugsort. Das charmante Gästehaus in der Fachwerkstadt Schmalkalden, die für ihre reiche Reformationsgeschichte bekannt ist, bietet acht komfortabel eingerichtete Doppelzimmer.
Um die betriebliche Effizienz und das Gästeerlebnis zu verbessern, entschied sich das Gästehaus Villa Casamia für die Implementierung des HotelFriend Property Management Systems.
Herausfor
derungen im Gästehaus Villa Casamia
Das Gästehaus Villa Casamia sah sich mit mehreren betrieblichen Herausforderungen konfrontiert, die dringend einer technologischen Aufrüstung bedurften:
Arbeiten mit einem veralteten Property Management System
Das bestehende Property Management-System musste auf ein System mit benutzerfreundlicherem Design und mehr Funktionalität umgestellt werden. Die Unzulänglichkeiten des Systems führten zu manuellen Fehlern, zeitaufwändigen Prozessen und einer fehlenden Integration mit den erforderlichen Online-Buchungstools.
Annahme von Online-Buchungen und -Zahlungen
Die Unmöglichkeit, Buchungen online zu bearbeiten, wirkte sich direkt auf die Auslastung und die Einnahmen aus, da viele potenzielle Gäste die Bequemlichkeit von Online-Reservierungen und sicheren Zahlungsmöglichkeiten bevorzugen.
Buchungsbeschränkungen festlegen
Das Haus benötigte die Möglichkeit, bestimmte Buchungsbeschränkungen festzulegen, z. B. dass der Anreisetag nicht buchbar ist, während andere Tage gebucht werden können. Dies ist wichtig für die Verwaltung von Spitzenzeiten, Sonderveranstaltungen und Wartungsplänen, ohne den gesamten Buchungsfluss zu unterbrechen.
Exportieren in das DATEV-Buchhaltungsformat
Die fehlende Integration mit DATEV bedeutete zusätzliche manuelle Arbeit für das Buchhaltungsteam und Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften, die zu Strafen oder Bußgeldern führen konnten.
Hohe Zinssätze bei der Zahlungsabwicklung zahlen
Die hohen Zinssätze der traditionellen Zahlungsabwickler waren eine finanzielle Belastung für das Gästehaus. Diese Kosten schmälerten die Gewinnspanne, verringerten die Rentabilität und schränkten die Möglichkeit ein, in die Verbesserung der Immobilie zu investieren.
Von HotelFriend bereitgestellte Lösungen
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich das Unternehmen für die Grow Suite von HotelFriend, die ein modernes PMS, einen Channel Manager und eine Booking Engine umfasst.
- Ein brandneues Property Management System: Das PMS von HotelFriend ersetzte das veraltete System und bot ein intuitives System, das den täglichen Betrieb und die Effizienz der Verwaltung verbesserte. Dieses moderne PMS bot robuste Funktionen wie die Aktualisierung der Zimmerverfügbarkeit in Echtzeit, automatische Rechnungsstellung und Tools für die Gästekommunikation.
- Eine robuste Booking Engine: Die integrierte Booking Engine ermöglichte es dem Gästehaus Villa Casamia, Online-Buchungen und Zahlungen nahtlos zu akzeptieren. Die Booking Engine ermöglichte auch die Einstellung individueller Buchungsbeschränkungen, wodurch die betriebliche Flexibilität erhöht wurde. Diese Fähigkeit hat nicht nur die Zahl der Direktbuchungen über die Website des Hotels erhöht, sondern auch das Gästeerlebnis durch einen reibungslosen und sicheren Buchungsprozess verbessert.
- Ein integrierter Channel Manager: Der Channel Manager von HotelFriend erleichterte die Verbindung zu zwei OTA-Kanälen - HRS und Booking.com - und sorgte so für eine größere Marktreichweite und eine bessere Zimmerverteilung. Außerdem wurde der Prozess der Aktualisierung von Zimmerpreisen und -verfügbarkeit über mehrere Plattformen hinweg rationalisiert.
- Personalisierte Supportdienste: HotelFriend bot umfassenden Support, einschließlich der Ersteinrichtung des Channel Managers, der Aktivierung des OTA-Kanals und der fortlaufenden Unterstützung durch personalisierte Zoom-Konsultationen. Die kontinuierliche Unterstützung bedeutete, dass alle Probleme des Kunden schnell angegangen werden konnten, wodurch Störungen des Betriebs minimiert wurden.
Vorgestellte Integrationen
Um allen Anforderungen des Hauses gerecht zu werden, sorgte HotelFriend für einen nahtlosen Arbeitsablauf, indem es den HotelFriend-" Payment"-Prozessor integrierte und eine DATEV-Exportfunktion für die Einhaltung der Vorschriften des Finanzamts einbaute.
Erreichte Ergebnisse
Die Implementierung der Grow Suite von HotelFriend hat im Gästehaus Villa Casamia zu einer Reihe von bemerkenswerten Verbesserungen geführt.
Die Effizienz der Booking Engine wurde um 25% gesteigert
Die neue Booking Engine verbesserte den Online-Buchungsprozess, was zu mehr Direktbuchungen und Einnahmen führte. Die Gäste schätzten die Bequemlichkeit der Buchung über die Website des Hotels, und die sicheren Zahlungsoptionen stärkten ihr Vertrauen.
Leichtere Verwaltung von Haupt- und Nebensaisonen
Anpassbare Buchungsbeschränkungen boten eine bessere Kontrolle über die Reservierungen und optimierten die Zimmerverfügbarkeit und die Gästezufriedenheit. Dank dieser Flexibilität konnte das Hotel sein Inventar effizient verwalten und sowohl Spitzen- als auch Nebensaisonen bedienen, ohne Kompromisse beim Gästeservice einzugehen.
Bessere Sichtbarkeit auf globalen OTA- Channels
Die Verbindung zu HRS und Booking.com steigerte die Online-Sichtbarkeit des Hotels und die Belegungsrate. Die Präsenz auf diesen großen Plattformen zieht ein breiteres Publikum an, insbesondere internationale Reisende, die das Haus sonst vielleicht nicht gefunden hätten.
Automatisierte Buchhaltungsprozesse
Die DATEV-Exportfunktion erleichterte effiziente Finanzvorgänge und gewährleistete Genauigkeit. Die Automatisierung der Finanzdatenexporte reduzierte den Arbeitsaufwand für das Buchhaltungsteam, minimierte das Fehlerrisiko und sorgte für eine zeitnahe und genaue Finanzberichterstattung.
Senkung der Transaktionszinsen um bis zu 1,16%
Durch die Einführung von HotelFriend Payments konnten die Transaktionsgebühren gesenkt werden, was sich positiv auf die finanzielle Gesundheit und die betrieblichen Einsparungen des Hotels auswirkte. Die niedrigeren Zinssätze setzten Mittel frei, die in die Immobilie reinvestiert werden konnten, z. B. in die Modernisierung der Einrichtungen oder die Ausweitung der Marketingmaßnahmen.