Waldhotel Am Ilsestein wechselt von HS3 zu HotelFriend und erzielt mehr Direktbuchungen
KUNDE
waldhotel-harz.deBetriebstyp
Hotel
Standort
Ilsenburg (Harz), Deutschland
Projektstart
Dezember 2022
About Waldhotel Am Ilsestein
Das Waldhotel Am Ilsestein liegt im Herzen der malerischen Harzregion und ist ein Rückzugsort für Reisende, die sowohl Ruhe als auch Abenteuer suchen. Die ideale Lage in der Nähe des Nationalparks bietet Gästen direkten Zugang zu über 250 Kilometern Wanderwegen und macht das Hotel zu einem beliebten Ziel für Naturliebhaber.
Das 3-Sterne-Haus verfügt über 47 Zimmer mit modernen Annehmlichkeiten sowie ein breites Serviceangebot – von Reitausflügen und Wellnessanwendungen bis hin zu familienfreundlichen Aktivitäten. Gäste können internationale Küche im hoteleigenen Restaurant genießen, in der Sauna entspannen oder die umliegende Natur erkunden.
Ende 2022 entschied sich das Hotel für einen wichtigen Technologieschritt: den Wechsel vom lokalen On-Premise-System HS3 PMS zu einer modernen, cloudbasierten Lösung von HotelFriend.
Herausfor-derungen von Waldhotel Am Ilsestein
Vor der Zusammenarbeit mit HotelFriend arbeitete das Waldhotel Am Ilsestein mit HS3, einem On-Premise-PMS. Mit der Zeit konnte das Altsystem die wachsenden Anforderungen des Betriebs nicht mehr erfüllen. Die lokale Installation erschwerte den Fernzugriff auf Daten und machte eine effiziente Organisation des Tagesgeschäfts zunehmend kompliziert.
Zudem wollte das Hotel seine Vertriebskanäle zentralisieren und Direktbuchungen erleichtern. Über Booking.com und Expedia kamen zwar Buchungen zustande, doch fehlten Möglichkeiten, Preise und Verfügbarkeiten zentral zu verwalten und mehr Buchungen über die eigene Website zu generieren.
Lösungen von HotelFriend
Waldhotel Am Ilsestein entschied sich für die Select Suite von HotelFriend – ein Paket für Hotels mit komplexeren Abläufen, das über reine Zimmerreservierungen hinausgeht.
Die Select Suite kombiniert ein cloudbasiertes PMS, ein Buchungssystem, einen Channel Manager sowie eine Mobile Concierge App und bietet dem Team damit eine zentrale Plattform für alle Abläufe.
So hat jede Komponente zum Erfolg des Hotels beigetragen:
Strukturierte Einführung für einen reibungslosen Wechsel
Die Migration von HS3 zu HotelFriend begann mit einem sorgfältig geplanten Onboarding-Prozess. Über Zoom-Sitzungen, Vor-Ort-Schulungen und kontinuierlichen E-Mail-Support erhielt jede Abteilung praxisnahe Schulungen, die auf ihre täglichen Abläufe abgestimmt waren.
Das Schulungsprogramm umfasste alle zentralen Aufgaben:
- Eingabe und Löschung von Buchungen
- Rechnungserstellung
- Gruppenreservierungen
- Tagesabschlüsse
- Beherbergungsstatistiken
- Check-in- und Check-out-Prozesse
Am Ende der Einführungsphase war das gesamte Team in der Lage, das Tagesgeschäft eigenständig über das neue System abzuwickeln.
Effizientere Abläufe mit dem Cloud-PMS
Nach der Einrichtung wurde das HotelFriend Cloud PMS zum zentralen Drehpunkt für alle operativen Prozesse. Die Rezeption konnte Check-ins, Check-outs und Rechnungsstellung in Echtzeit durchführen, während das Management von überall einen Überblick über Belegung, Zimmerstatus und Leistungskennzahlen erhielt.
Der Abschied von lokaler Infrastruktur machte die Abläufe agiler, transparenter und erleichterte schnelle Reaktionen auf Gästebedürfnisse.
Anpassbare Tools für Housekeeping
Zur Optimierung interner Abläufe führte HotelFriend anpassbare Housekeeping-Tools ein. Damit konnte das Reinigungspersonal Zimmer nach Priorität oder Typ sortieren und die Reihenfolge flexibel gestalten. Das führte zu schnelleren Abläufen und einer besseren Koordination zwischen Housekeeping und Rezeption.
Zentrale Vertriebssteuerung mit dem Channel Manager
Um alle Vertriebskanäle zentral zu verwalten, setzte das Waldhotel Am Ilsestein den Channel Manager von HotelFriend ein. Dieser ist direkt mit:
- Booking.com
- Expedia
- und HRS verbunden
Dank der Echtzeit-Synchronisierung von Preisen und Verfügbarkeiten entfallen manuelle Aktualisierungen, und das Risiko von Überbuchungen sinkt deutlich.
Digitalisierung des Gästeerlebnisses mit Mobile Concierge
Die Einführung der Mobile Concierge App verbesserte das Gästeerlebnis bereits vor der Anreise. Gäste können ihre Registrierung bequem per Smartphone erledigen und so Warteschlangen an der Rezeption vermeiden. Während ihres Aufenthalts dient die App als digitaler Begleiter mit Reisetipps, Restaurantempfehlungen und der Möglichkeit, In-App-Bestellungen mit Sofortzahlung vorzunehmen.
Mehr Direktverkäufe mit Website und Buchungssystem
Zur Stärkung des Direktvertriebs startete das Hotel eine neue Website mit integriertem HotelFriend-Buchungssystem. Das moderne Design präsentiert Zimmer, Services und Angebote klar und ansprechend.
Gäste können sicher und bequem direkt online buchen. Zudem eröffnete diese Integration neue Möglichkeiten für Upselling im Buchungsprozess und erhöhte den Gesamtumsatz.
Integrierte Lösungen
HotelFriend integrierte das Property-Management-System mit zwei wichtigen Tools:
Erreichte Ergebnisse
Der Wechsel des Hotels zu HotelFriend führte in mehreren Bereichen des Betriebs zu bemerkenswerten Verbesserungen. Im Folgenden werden diese Erfolge im Detail erläutert:
40 % schnellere tägliche Abläufe durch cloudbasierte Workflows
Der Umstieg von einem On-Premise-System auf ein cloudbasiertes PMS veränderte grundlegend, wie das Team seine täglichen Aufgaben verwaltet. Die Mitarbeitenden können nun in Echtzeit auf Daten zugreifen, Buchungen bearbeiten, Rechnungen erstellen sowie Check-ins und Check-outs von jedem Standort aus durchführen. Das strukturierte Onboarding stellte sicher, dass jede Abteilung die neuen Arbeitsabläufe schnell übernehmen konnte. Die täglichen Abläufe wurden dadurch erheblich beschleunigt und abteilungsübergreifend besser koordiniert.
Mehr Online-Sichtbarkeit und mehr Direktbuchungen
Die Entscheidung des Waldhotels Am Ilsestein, eine eigene Website zu betreiben, führte zu einem deutlichen Anstieg der Online-Sichtbarkeit. In Kombination mit der Integration von Google Hotels konnte das Hotel mehr Direktbuchungen gewinnen. Dadurch verringerte sich die Abhängigkeit von OTAs und den damit verbundenen Provisionen, was wiederum zu höheren Gewinnen führte.
15 % höhere Gästezufriedenheit durch Mobile Concierge
Die Mobile Concierge App verbesserte das Gästeerlebnis durch die Einführung des Self-Check-ins und eines komfortablen Kommunikationskanals. Gäste können ihre Registrierung bereits vor der Ankunft abschließen, Warteschlangen an der Rezeption vermeiden und ihren Aufenthalt reibungsloser beginnen. Während des gesamten Aufenthalts haben sie Zugriff auf lokale Empfehlungen, Serviceinformationen und die Möglichkeit, In-App-Bestellungen mit Sofortzahlung vorzunehmen. Dies machte den Aufenthalt komfortabler und moderner.
Weniger Überbuchungen durch zentralisiertes Channel Management
Vor dem Wechsel erforderten Preis- und Verfügbarkeitsaktualisierungen auf verschiedenen Plattformen zeitaufwändige manuelle Arbeit. Nach der Anbindung von Booking.com, Expedia und HRS über den Channel Manager von HotelFriend wird die gesamte Distribution nun über ein zentrales System gesteuert. Preise und Verfügbarkeiten werden in Echtzeit automatisch synchronisiert, wodurch das Risiko von Überbuchungen deutlich reduziert wurde.
Gut organisierte Reinigungsprozesse
Die von HotelFriend bereitgestellten Tools ermöglichten es der Hotelverwaltung, Zimmer in einer bevorzugten Reihenfolge zu sortieren, sie nach bestimmten Kriterien anzuordnen und den Reinigungsprozess zu optimieren. Dies führte zu einer effizienteren und besser organisierten Housekeeping-Abteilung und stellte sicher, dass die Zimmer zeitnah gereinigt und für Gäste vorbereitet wurden.