Wechseln Sie von Apaleo zu HotelFriend und verwalten Sie alle Hotelabläufe über eine einzige zentrale Oberfläche

Das ist mit Abstand die häufigste Sorge — und die gute Nachricht lautet: Es müssen keine Daten verloren gehen. Apaleo ist bei Datenexporten vergleichsweise offen. Reservierungen lassen sich im CSV-Format exportieren, und Gastprofile sind über die eigenen APIs von Apaleo zugänglich — dadurch erfolgt die Datenextraktion sauber und strukturiert.

Das Onboarding-Team von HotelFriend übernimmt den Import auf seiner Seite. Zukünftige Reservierungen (alle Buchungen mit Anreisedatum nach Ihrem Go-live-Termin) werden direkt übertragen. Historische Daten — vergangene Aufenthalte, Rechnungen und Folios — werden in der Regel als archivierter Referenzbestand übernommen und nicht als aktive operative Daten. Das ist Standardpraxis bei PMS-Migrationen.

Wichtig zu wissen: Laut den eigenen Migrationsunterlagen von Apaleo können bestehende Zahlungsdaten und Kreditkarten-Tokens während einer Migration nicht übertragen werden. Das gilt auch beim Wechsel weg von Apaleo — PCI-Compliance-Vorgaben verhindern die Übertragung roher Kartendaten zwischen verschiedenen Vaults. Planen Sie deshalb offene Zahlungsabwicklungen rechtzeitig vor Ihrem Go-live-Termin ein.

HotelFriend ist so konzipiert, dass das System sofort einsatzbereit ist, und das Onboarding-Team koordiniert eine schrittweise Umstellung, damit es keine Unterbrechung im laufenden Betrieb gibt. Der Zeitrahmen hängt von der Komplexität Ihres Hotels ab, typische Zeitspannen sehen jedoch so aus:

• Kleines unabhängiges Hotel (unter 30 Zimmern): 1–3 Wochen vom Vertragsabschluss bis zum Go-live.
• Mittelgroßes Hotel mit bestehendem Channel-Manager-Setup: 3–5 Wochen.
• Multi-Property-Betriebe oder stark individuell angepasste Apaleo-Setups: 6–10 Wochen mit vollständiger Migrationsbegleitung.

Der eigentliche Wechsel von Apaleo zu HotelFriend sollte auf eine Nacht mit niedriger Auslastung gelegt werden, damit Ihr Front Office niemals ohne aktives System arbeiten muss. Laufende Reservierungen, die den Umstellungstermin überschneiden, werden für eine Nacht manuell verwaltet und anschließend in HotelFriend normalisiert.

Apaleo selbst wirbt mit „unter 7 Tagen“ für Migrationen auf ihre Plattform. Der Wechsel weg von Apaleo erfordert eine ähnliche Planung, und das Team von HotelFriend hat diesen Prozess bereits vielfach begleitet. Sie müssen das nicht alleine bewältigen.

Das Basis-PMS von Apaleo liegt bei etwa 400 € pro Monat. Doch Apaleo ist im Grunde nur ein Grundgerüst, da es keinen nativen Channel Manager, keine Booking Engine, kein Housekeeping und kein Order Management bietet. Für jede dieser Funktionen wird eine Drittanbieter-App aus dem Apaleo Store benötigt — jeweils mit eigenem monatlichen Abonnement.

Apaleo (tatsächliche Gesamtkosten)

400 € PMS-Basis + 50–200 € Channel Manager + 50–150 € Booking Engine + 30–100 € Housekeeping + 50–200 € POS = 600–1.200 €+ pro Monat

HotelFriend (All-in-One)

PMS + Booking Engine + Channel Manager (3 OTAs): ab 125 € pro Monat. Die vollständige Suite inklusive Order Management, Housekeeping und Gästekommunikation skaliert je nach Größe des Betriebs.

Für typische unabhängige Hotels, die eine vollständige operative Plattform benötigen, ist HotelFriend deutlich kostengünstiger — und Ihre monatlichen Gesamtkosten steigen nicht jedes Mal, wenn Sie eine Funktion hinzufügen, die eigentlich von Anfang an vorhanden sein sollte.

HotelFriend unterstützt über 120 Integrationen — darunter Zahlungssysteme, Schließsysteme, CRS-Plattformen, Buchhaltungssoftware sowie Drittanbieter-Tools für Revenue Management und Upselling. Wenn Sie bereits ein bekanntes Spezialtool nutzen — etwa ein eigenständiges RMS oder eine Upselling-Plattform — ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass HotelFriend bereits damit verbunden werden kann.

Bevor Sie sich für eine Migration entscheiden, sollten Sie HotelFriend direkt fragen: „Unterstützt Ihre Plattform die Integration mit [spezifisches Tool]?“ Falls dies aktuell noch nicht der Fall ist, fragen Sie nach, ob die Integration bereits auf der Roadmap steht. Das ist ein sinnvoller Schritt, den jeder Hotelier unabhängig von der gewählten Plattform durchführen sollte.

Außerdem wichtig zu wissen: HotelFriend bietet native KPI-Dashboards, ADR-/RevPAR-Reporting und dynamische Preisgestaltung bereits standardmäßig. Für viele unabhängige Hotels machen diese integrierten Funktionen ein separates RMS vollständig überflüssig.

Der App Store von Apaleo ist tatsächlich beeindruckend — zumindest aus Sicht eines technischen Teams. Das Problem dabei: Jede einzelne dieser über 200 Apps bedeutet einen separaten Vertrag, eine separate Rechnung und einen separaten Support-Ansprechpartner. Wenn am Samstagabend um 23 Uhr etwas zwischen Ihrem Channel Manager und Ihrem PMS nicht funktioniert, sitzen Sie schnell zwischen zwei verschiedenen Anbietern, die sich gegenseitig die Verantwortung zuschieben.

Die Philosophie von HotelFriend ist genau das Gegenteil: Die wichtigsten Funktionen werden nativ integriert, damit das System als eine zusammenhängende Einheit funktioniert, während offene Integrationen für echte Spezialanforderungen bereitstehen. Die über 120 Integrationen von HotelFriend decken den Großteil dessen ab, was Hotels tatsächlich benötigen.

Die richtige Frage lautet also nicht: „Wie viele Apps können verbunden werden?“ Sondern: „Wie viele separate Abonnements und Support-Beziehungen möchte ich überhaupt verwalten?“ Für die meisten Hoteliers lautet die Antwort: so wenige wie möglich.

Ja — und genau das ist eine der echten Stärken der HotelFriend-Architektur. Die Plattform wurde speziell für Mixed-Use-Hospitality entwickelt: Hotels mit Restaurants, Konferenzbereichen, Wellnesszentren, Kreuzfahrtschiffen und sogar mehrteiligen Ferienanlagen gehören bereits zu den aktiven Kunden.

• Eventmanagement — Konferenzräume, Gruppenbuchungen, Paket-Builder und Function Sheets.
• POS — F&B, Spa, Roomservice, sämtliche Umsätze werden direkt auf das Gastfolio gebucht.
• Multi-Property — Verwaltung mehrerer Standorte über einen einzigen Login.
• E-Voucher & Arrangements — kombinierte Erlebnispakete direkt erstellen und verkaufen.
• Offline-Modus — funktioniert auch auf Kreuzfahrtschiffen und an Standorten mit instabiler Internetverbindung.

HotelFriend hat bereits individuelle Lösungen für Kreuzfahrtschiffe umgesetzt, bei denen das System offline über mehrere Schiffe hinweg funktionieren musste. Wenn das möglich ist, funktioniert Ihr Eventbereich mit hoher Wahrscheinlichkeit ebenfalls problemlos.

Ja. HotelFriend unterstützt Multi-Property-Betriebe — mehrere Standorte können über einen einzigen Login mit einheitlichem Reporting und zentralisierter Konfiguration verwaltet werden. Dabei handelt es sich um eine Kernfunktion und nicht um ein zusätzliches Enterprise-Add-on.

Das Multi-Property-Modell von Apaleo (ein Login, Property-Cloning über Vorlagen, zentrale Datenansicht über die gesamte Hotelgruppe hinweg) ist tatsächlich ein Vorteil ihrer Architektur. Das entsprechende Modell von HotelFriend funktioniert auf operativer Ebene — mit gemeinsamen Dashboards, standortübergreifenden Analysen und konsistentem Ratenmanagement über mehrere Betriebe hinweg.

Für Hotelgruppen mit vielen Standorten sowie komplexen Anforderungen an Corporate Billing oder Loyalty-Programme empfiehlt es sich, eine Demo anzufragen, die speziell auf Ihr Multi-Property-Szenario zugeschnitten ist, damit Sie die Eignung der Plattform realistisch bewerten können.

Die Plattform von HotelFriend wird auf Amazon AWS-Servern in Frankfurt am Main gehostet — einem der weltweit zuverlässigsten Cloud-Infrastrukturanbieter mit dokumentierten SLAs von 99,99 % Verfügbarkeit auf Infrastruktur-Ebene. AWS Frankfurt ist zudem ein klar benanntes und transparent ausgewiesenes Rechenzentrum — im Gegensatz zu Apaleo, das lediglich „EU“ als Hosting-Standort angibt, ohne den konkreten Anbieter oder Standort zu nennen.

Falls ein Hotel besondere Infrastruktur- oder Compliance-Anforderungen hat, unterstützt HotelFriend auf Wunsch auch Deployments über Google Cloud Server oder Microsoft Azure und bietet damit zusätzliche Flexibilität für Enterprise-Anforderungen.

Für Betriebe, die in Offline- oder Low-Connectivity-Umgebungen arbeiten müssen, unterstützt HotelFriend außerdem einen Offline-Modus — eine Funktion, die die rein cloudbasierte Architektur von Apaleo nicht bietet.

• Hosting auf AWS Frankfurt — 99,99 % Verfügbarkeit auf Infrastruktur-Ebene
• Optionales Deployment auf Google Cloud oder Microsoft Azure auf Anfrage
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Audits
• SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung von Daten
• Offline-Modus für Umgebungen ohne stabile Internetverbindung verfügbar

Ja — und genau das ist einer der größten Vorteile von HotelFriend gegenüber Apaleo für Hotels im deutschen Markt. HotelFriend ist ein zertifizierter deutscher Anbieter mit Hauptsitz in Berlin, bei dem Compliance-Funktionen nativ in die Plattform integriert sind und nicht erst über Drittanbieter-Apps ergänzt werden müssen.

• GoBD — ordnungsgemäße digitale Buchführung, nativ integriert
• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) — zertifizierte Fiskallösung für POS-Transaktionen
• DSFinV-K — konformes Exportformat für Finanzbehörden
• DATEV-Integration — direkte Anbindung an Deutschlands führende Buchhaltungssoftware
• E-Rechnungen — native Unterstützung für ZUGFeRD und weitere deutsche E-Invoicing-Standards
• DSGVO — Datenhosting auf deutschem Boden unter deutscher Gerichtsbarkeit

Für Apaleo-Nutzer, die an ein eher entwicklerorientiertes Self-Service-Modell gewöhnt sind, wirkt das Supportmodell von HotelFriend deutlich klassischer — was die meisten nicht-technischen Hoteliers tatsächlich bevorzugen.

HotelFriend bietet verschiedene Supportstufen, um eine reibungslose Migration und einen stabilen Betrieb nach dem Go-live sicherzustellen.

Während der Migrationsphase arbeitet unser Team eng mit Ihrem Hotel zusammen, um Datenübertragung, Systemeinrichtung und das gesamte Onboarding zu koordinieren. Nach dem Go-live können Sie je nach Bedarf aus unterschiedlichen Supportoptionen wählen:

• Ticketbasierter Support für Standardanfragen und Problemlösungen
• Premium-Support mit schnelleren Reaktionszeiten und persönlicher Betreuung
• Vor-Ort-Termine für praktische Unterstützung, Schulungen und komplexe Setups

Diese Supportoptionen sind als kostenpflichtige Zusatzleistungen verfügbar, sodass Sie genau das Serviceniveau wählen können, das am besten zu Ihren betrieblichen Anforderungen passt.