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So verwalten Sie Gäste und Firmen

Eine gut organisierte Datenbank Ihrer Gäste und Partnerunternehmen ist ein Grundpfeiler der täglichen Hotelverwaltung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in HotelFriend ganz einfach individuelle Gäste- und Firmensprofile erstellen, verwalten und aktualisieren können.

Gäste verwalten

    So fügen Sie ein einzelnes Gastprofil hinzu und verwalten es:

  1. Navigieren Sie zum Modul Gäste.
  2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neuer Gast.
  3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neuer Gast

  4. Füllen Sie die Gastdaten in den folgenden Bereichen aus:
    • Allgemeine Informationen: Vorname, Nachname, Geschlecht, Nationalität und weitere Grunddaten.
    • Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail, Land und Adresse.
    • Passdaten
    • (Optional): Fügen Sie interne Hinweise wie Gastkommentar, Hinweis zum Housekeeping oder Hinweis zu den Mahlzeiten hinzu, um den Service besser anpassen zu können

    Füllen Sie die Gastdaten in den folgenden Bereichen aus

    Fill in the guest details across the following sections

  5. Klicken Sie auf Speichern, um das Gastprofil zu sichern.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um das Gastprofil zu sichern.

Weitere Aktionen

Sobald das Gastprofil gespeichert ist, können Sie in der rechten oberen Ecke des Profils folgende Aktionen durchführen:

  • Buchung hinzufügen
  • Bestellung hinzufügen
  • Zahlung hinzufügen
  • Bestellübersicht des Gastes anzeigen
  • Rechnung erstellen

Weitere Aktionen

Alternativ können Sie das Symbolmenü rechts neben dem jeweiligen Gasteintrag in der Liste verwenden, um diese Aktionen auszuführen oder das Profil zu löschen.

Alternativ können Sie das Symbolmenü rechts neben dem jeweiligen Gasteintrag in der Liste verwenden, um diese Aktionen auszuführen oder das Profil zu löschen.

Firmen verwalten

    So fügen Sie ein Unternehmensprofil hinzu:

  1. Gehen Sie zum Modul Gäste.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Firmen.
  3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Firma hinzufügen.
  4. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Firma hinzufügen.

  5. Geben Sie die Firmendaten in den folgenden Feldern ein:
    • Allgemeine Informationen
    • Impressum
    • Kommentare und Anmerkungen
    • Rabatt
  6. Klicken Sie auf Speichern, um das Firmenprofil zu sichern.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um das Firmenprofil zu sichern.

    Sie können Firmeneinträge über das Symbolmenü neben jedem Eintrag verwalten oder löschen.

Kontakte importieren

Wenn Sie eine Liste von Gästen oder Firmen extern gespeichert haben, können Sie diese direkt ins System importieren:

  • Klicken Sie im Modul Gäste oben rechts auf Kontakte importieren.
  • Laden Sie Ihre Kontaktdaten in einem der unterstützten Formate hoch: CSV, XLS oder XLSX.
  • Nach dem Hochladen klicken Sie auf Importieren, um die Kontakte in Ihre Datenbank zu übernehmen.
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