Einrichtung der E-Mail-Automatisierung
Die Automatisierung der E-Mail-Kommunikation spart Zeit und stellt sicher, dass Gäste und Mitarbeiter stets zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten. Mit der E-Mail-Automatisierung von HotelFriend können Sie E-Mails basierend auf vordefinierten Ereignissen automatisch versenden. Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung der Funktion in Ihrem HotelFriend-System.
- Wählen Sie im linken Menü Kommunikation und öffnen Sie den Bereich Automatisierung.”.
- Überprüfen Sie die verfügbaren Automatisierungsoptionen und deren Beschreibungen. Aktivieren Sie die gewünschte Automatisierung, indem Sie den Schalter umlegen.
- Einige Automatisierungen bieten erweiterte Einstellungen. Klicken Sie auf Bearbeiten, passen Sie die gewünschten Parameter an und speichern Sie die Änderungen mit Speichern.
Um die E-Mail-Automatisierung effizient zu verwalten, verwenden Sie Filter, um E-Mails an Gäste und Mitarbeiter zu trennen.
Wichtig! Wenn die E-Mail-Einstellungen konfiguriert sind, sendet das System E-Mails automatisch über das angegebene Postfach. Alle versendeten E-Mails sind unter Kommunikation → Chats → E-Mail einsehbar.
Die Logik der Automatisierung "Nach Abreise des Gasts"
Diese Automatisierung sendet dem Gast nach seiner Abreise eine Feedback-/Bewertungs-E-Mail. Sie wird stündlich als Cronjob ausgeführt.
Konfigurationsparameter:
- Tage im Voraus (days) — wie viele Tage nach dem Check-out-Datum die E-Mail gesendet werden soll (0 = am Tag des Check-outs)
- Uhrzeit zum Senden (hours) — die Tageszeit, zu der die E-Mail gesendet werden soll. Es handelt sich NICHT um "Stunden nach dem Check-out", sondern um eine genaue Tageszeit (0 = Mitternacht 00:00, 1 = 01:00 Uhr, 14 = 14:00 Uhr usw.)
Für Reservierungen im Status Due Out (Werden abreisen) oder Checked Out (Abgereist).
Der Parameter Stunden sollte auf eine Zeit nach der typischen Check-out-Zeit des Hotels eingestellt werden. Wenn der Check-out im Hotel beispielsweise um 11:00–12:00 Uhr ist:
- Tage: 0, Stunden: 14 — Versand um 14:00 Uhr am Tag des Check-outs (Gast ist bereits abgereist)
- Tage: 0, Stunden: 17 — Versand um 17:00 Uhr am Tag des Check-outs
- Tage: 1, Stunden: 9 — Versand um 09:00 Uhr am Tag nach dem Check-out
Die Einstellung Stunden: 0 oder Stunden: 1 in Kombination mit Tage: 0 funktioniert nicht, da der Gast um Mitternacht/01:00 Uhr noch nicht ausgecheckt hat und die Reservierung den erforderlichen Status nicht aufweist.
