So richten Sie Gutscheine ein
Gutscheine in HotelFriend sind Geschenkkarten, die Ihr Hotel an Gäste verkaufen kann. Gäste kaufen Gutscheine zu einem festgelegten Preis und können sie später als Zahlungsart für Unterkünfte oder Dienstleistungen einlösen. Diese Funktion befindet sich im Modul Buchhaltung unter Gutscheine und Rabatte.
Was sind Gutscheine?
Gutscheine sind vorausbezahlte Geschenkkarten mit einem bestimmten Nennwert. Sie können sie zum Nennwert oder zu einem ermäßigten Preis verkaufen (z. B. einen 100-€-Gutschein für 90 € verkaufen). Gäste können Gutscheine dann als Zahlungsart verwenden, wenn sie ihre Rechnung begleichen.
Gutscheinprodukte vs. Gutscheine
Das System hat zwei Registerkarten:
- Gutscheinprodukte — Vorlagen für Gutscheine, die Sie verkaufen möchten (z. B. „50 € Geschenkkarte", „100 € Spa-Gutschein")
- Gutscheine — Individuelle Gutscheine, die an Gäste ausgestellt/verkauft wurden
Ein Gutscheinprodukt erstellen
Befolgen Sie diese Schritte, um ein neues Gutscheinprodukt zu erstellen:
- Navigieren Sie im Hauptmenü auf der linken Seite zu Buchhaltung.
- Klicken Sie auf Gutscheine und Rabatte.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Gutscheinprodukte befinden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gutscheinprodukt hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
- Geben Sie die Gutscheininformationen ein:
- a. Name — Geben Sie einen aussagekräftigen Gutscheinnamen ein (z. B. „100 € Geschenkgutschein", „Spa-Tag-Gutschein")
- b. Gültigkeitsdauer — Legen Sie den Datumsbereich fest, in dem der Gutschein eingelöst werden kann (optional)
- c. Gutscheinwert (Nennwert) — Der aufgedruckte Wert des Gutscheins (z. B. 100,00 €)
- d. Preis — Der Preis, den Gäste zahlen, um den Gutschein zu kaufen (z. B. 90,00 € für einen 100-€-Gutschein)
- Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional) — Verwenden Sie den Texteditor, um zu beschreiben, wofür der Gutschein verwendet werden kann.
- Geben Sie die Konto-ID für die Buchhaltungsintegration ein:
- a. Dies wird für den DATEV-Export und Buchhaltungsberichte verwendet
- b. Geben Sie die Kontonummer ein, unter der Gutscheinverkäufe verbucht werden sollen
- Setzen Sie den Status-Schalter auf Aktiv, um den Gutschein zum Verkauf verfügbar zu machen.
- Klicken Sie auf Aktualisieren, um das Gutscheinprodukt zu speichern.
Gutscheinprodukte verwalten
Die Liste der Gutscheinprodukte zeigt alle Ihre erstellten Gutscheinvorlagen:
- Name — Der Name des Gutscheinprodukts
- Gültigkeitsdauer — Datumsbereich, in dem Gutscheine eingelöst werden können (zeigt „-" an, wenn unbegrenzt)
- Betrag — Der Nennwert des Gutscheins
- Preis — Der Verkaufspreis
- Status — Aktiv (grüner Schalter) oder inaktiv
Um Gutscheinprodukte zu verwalten:
- Bearbeiten — Klicken Sie auf eine beliebige Zeile eines Gutscheinprodukts, um das Bearbeitungsformular zu öffnen.
- Aktivieren/Deaktivieren — Klicken Sie auf den Status-Schalter, um den Verkauf zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Suchen — Verwenden Sie das Suchfeld, um bestimmte Gutscheinprodukte nach Namen zu finden.
- Aktionsmenü — Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) für weitere Optionen.
Einen Gutschein verkaufen
Um einem Gast einen Gutschein zu verkaufen:
- Fügen Sie bei der Rechnungserstellung das Gutscheinprodukt als Rechnungsposition hinzu.
- Der Gast zahlt den Gutscheinpreis (z. B. 90 € für einen 100-€-Gutschein).
- Ein eindeutiger Gutscheincode wird generiert und kann ausgedruckt oder per E-Mail an den Gast gesendet werden.
- Der verkaufte Gutschein erscheint in der Registerkarte Gutscheine.
Einen Gutschein einlösen
Wenn ein Gast mit einem Gutschein bezahlen möchte:
- Wählen Sie während der Rechnungszahlung Gutschein als Zahlungsart aus.
- Geben Sie den Gutscheincode ein oder scannen Sie ihn.
- Der Gutscheinwert wird auf die Rechnung angewendet.
- Wenn der Rechnungsbetrag den Gutscheinwert übersteigt, zahlt der Gast den Restbetrag mit einer anderen Zahlungsart.
- Wenn der Gutscheinwert den Rechnungsbetrag übersteigt, verbleibt der Restbetrag auf dem Gutschein zur zukünftigen Verwendung (abhängig von Ihren Einstellungen).
Gutscheinarten
Sie können verschiedene Arten von Gutscheinen erstellen:
- Einmalige Einlösung — Der Gutschein kann nur einmal verwendet werden
- Mehrfache Einlösung — Der Gutschein kann mehrfach verwendet werden, bis der Wert aufgebraucht ist
- Zeitlich begrenzt — Der Gutschein hat eine Gültigkeitsdauer und verfällt nach dem Enddatum
- Unbefristet — Kein Ablaufdatum (lassen Sie die Gültigkeitsdauer leer)
Tipps für Gutscheine
- Aktionspreise — Verkaufen Sie Gutscheine unter dem Nennwert, um Käufe zu fördern (z. B. 90 € für 100 € Wert)
- Saisonale Angebote — Erstellen Sie zeitlich begrenzte Gutscheine für Feiertage oder besondere Anlässe
- Konto-ID — Legen Sie immer die Konto-ID für eine ordnungsgemäße Buchhaltung und den DATEV-Export fest
- Klare Benennung — Verwenden Sie aussagekräftige Namen, damit die Mitarbeiter die Gutscheinarten leicht identifizieren können
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