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Häufig gestellte Fragen

HotelFriend F.A.Q.

Ich habe Zugriff auf das System erhalten, kann jedoch nicht darin arbeiten, da das Konto nicht für unsere Unterkunft konfiguriert wurde. Wie fange ich mit der Einrichtung an?

Um das HotelFriend PMS zu nutzen, müssen Sie grundlegende Informationen konfigurieren und Raumtypen, Zimmer und Zimmerpreise einrichten. Sobald Sie diese Einrichtung abgeschlossen haben, können Sie das System verwenden.

Ich versuche, Zimmer zum System hinzuzufügen, aber es heißt, dass das Limit erreicht wurde. Was soll ich tun?

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass Sie das Limit an Zimmern erreicht haben, das in Ihrem aktuellen Produkt- und Tarifplan erlaubt ist, sollten Sie sich an den HotelFriend-Support wenden. Sie werden Ihre Kontoinformationen überprüfen und auf Ihre Anfrage hin das Zimmerlimit erhöhen.

Wie erstelle ich eine Reservierung für ein Unternehmen?

Sie können Firmenreservierungen hinzufügen und wichtige Buchungsparameter im Front Desk oder im Reservierungsbereich angeben. Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Hinzufügen einer Firmenreservierung finden Sie in dieser Anleitung.

Kann ich denselben Tarifplan auf mehreren Kanälen anwenden?

Auf jeden Fall! Bei der Bearbeitung des Zimmerpreises können Sie in dem Feld "Quelle" die Quellen auswählen, auf die Sie diesen Tarifplan anwenden möchten. Wenn Sie den Tarifplan auf OTAs anzeigen möchten, wählen Sie hier einfach "Channel Manager".

Wie kann ich meine OTA-Kanäle mit HotelFriend PMS synchronisieren?

Um Ihre OTA-Kanäle mit HotelFriend PMS zu synchronisieren, kontaktieren Sie einfach unser Support-Team und fordern Sie Unterstützung bei der Verbindung von OTA-Kanälen an. Unsere Experten werden prüfen, ob Ihr Konto bereit für die Synchronisation ist und Ihnen helfen, alle notwendigen Kanäle mit dem System zu verbinden.

Kann ich Zahlungen akzeptieren und Kreditkartendaten sicher im HotelFriend-System speichern?

Sie können HotelFriend mit dem Zahlungssystem Stripe verbinden, um Online-Zahlungen zu akzeptieren. Sobald verbunden, werden die Kreditkartendaten des Gasts tokenisiert und sicher verarbeitet.

Ich habe eine Rückerstattung bearbeitet, aber der Rechnungsstatus zeigt immer noch "Bezahlt" an. Was habe ich falsch gemacht?

Um eine Rechnung ordnungsgemäß zu erstatten, können Sie das Aktionsmenü (markiert durch drei Punkte) innerhalb des Rechnungseintrags im Modul "Buchhaltung" verwenden. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, steht in diesem Menü die Option "Erstattung" zur Verfügung. Nachdem Sie die Rückerstattung erfolgreich verarbeitet haben, ändert sich der Rechnungsstatus in "Storniert" und der bezahlte Betrag wird auf 0 gesetzt. Darüber hinaus generiert das System eine "Stornorechnung" mit dem Status "Erstattet", um die Rückerstattung zu bestätigen.

Können Rabatte im System eingerichtet werden?

Ja, Sie können bei der Erstellung einer Rechnung einen Rabatt auf eine Buchung anwenden. Befolgen Sie einfach diese ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Benötige ich ein separates Konto für die Buchungsmaschine?

Nein, Sie müssen lediglich eine Buchungsmaschine einrichten, indem Sie auf das Modul "Buchungsmaschine" im Menü auf der linken Seite klicken. Falls dieses Modul nicht im Menü angezeigt wird, kontaktieren Sie unseren Support unter support@hotelfriend.com. Detaillierte Informationen zur Einrichtung einer Buchungsmaschine finden Sie hier.

Kann ich Aufgaben-Erinnerungen im System erstellen?

Klar. Sie können Aufgaben-Erinnerungen im System mithilfe des Moduls "Aufgaben" erstellen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen für tägliche Aufgaben für sich und Ihr Team festzulegen. Darüber hinaus können Sie durch Klicken auf das Glockensymbol in der Nähe einer Nachricht im Mitarbeiter-Chat eine Erinnerung für eine Nachricht einstellen.

Bietet HotelFriend eingeschränkten Systemzugriff basierend auf der Position des Mitarbeiters an?

Ja, HotelFriend bietet die Möglichkeit, den Systemzugriff für Mitarbeiter basierend auf ihrer Position einzuschränken. Wenn Sie beispielsweise Ihren Zimmermädchen Zugang zum Housekeeping-Modul, aber nicht zum gesamten System bereitstellen möchten, kann der Unterkunftsadministrator Zugriff für Mitarbeiter in der Position des Zimmermädchens erstellen. Ähnlich können andere Abteilungen den Zugriff ihrer Mitarbeiter einschränken.

Muss ich jeden Tag eine neue Service-Bestellung erstellen, wenn ein Gast mich gebeten hat, die Bestellung für jeden Tag seines Aufenthalts zu duplizieren?

Nein, es ist nicht notwendig, jeden Tag eine neue Service-Bestellung zu erstellen. Bei der Erstellung einer Bestellung können Sie einfach die Option "pro Tag" im Feld "Einheit" auswählen, und das System dupliziert automatisch die Bestellung für jeden Tag des Aufenthalts des Gasts. Dies stellt sicher, dass der Gast den Service für die Dauer seiner Buchung erhält, ohne dass eine manuelle Duplizierung erforderlich ist.

In unserer Region haben die Service-Steuer und die Trinkgeld-Steuer unterschiedliche Sätze. Ist es normal, dass das System denselben Steuersatz für Trinkgeld und Bestellung anzeigt?

Standardmäßig kann es sein, dass das System den gleichen Steuersatz für Trinkgelder und Bestellungen anzeigt. Sie können jedoch den Trinkgeldsteuersatz separat in den Einstellungen unter "Allgemein" anpassen. Sie können mehrere Steuertypen für Trinkgelder hinzufügen und den am häufigsten verwendeten als Standard einstellen. Wenn es in Ihrer Region keine Steuer auf Trinkgelder gibt, können Sie diese auf 0% setzen.

Können wir in automatisierten E-Mails den Vor- und Nachnamen der Person anzeigen lassen, die für unsere Unterkunft zuständig ist?

Ja, es ist möglich, den Vor- und Nachnamen der Person, die für Ihre Unterkunft zuständig ist, in automatisierten E-Mails anzuzeigen. Zunächst müssen Sie den Mitarbeiter in den Einstellungen unter "Mitarbeiter" als "Repräsentant" kennzeichnen. Dann können Sie in den Einstellungen unter "Kommunikationseinstellungen" > "E-Mail-Vorlagen" am Ende einer E-Mail-Vorlage deren Vor- und Nachnamen hinzufügen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team unter support@hotelfriend.com.

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