Rechnungen, Buchungen und Steuern – häufige Fragen & Lösungen
Kurzüberblick
Die meisten Abweichungen bei Rechnungen, Buchungen oder Steuern entstehen durch:
- Einstellungen (Steuersätze, Preise, Rechnungslogik)
- nachträgliche Änderungen an Buchungen
- Vorauszahlungen oder Teilstornierungen
Die folgenden Punkte helfen, das Problem selbst zu prüfen und zu lösen.
Rechnungen
Warum stimmt meine Rechnung nicht?
Bitte prüfe zuerst:
- Wurde die Rechnung aus der richtigen Buchung erstellt?
- Sind alle Leistungen korrekt aufgeführt?
- Wurde die Rechnung neu erstellt oder nur bearbeitet?
Hinweis: Änderungen an Buchungen wirken sich nicht automatisch auf bestehende Rechnungen aus.
Wie erstelle ich eine korrekte Rechnung?
- Öffne die gewünschte Buchung
- Erstelle die Rechnung direkt aus der Buchung
- Prüfe Beträge, Leistungen und Steuern in der Vorschau
- Erstelle die Rechnung final
Die Vorschau zeigt immer den aktuellen Stand.
Vorauszahlungen und Rückzahlungen
- Vorauszahlungen werden separat verbucht
- Sie müssen aktiv mit der Rechnung verrechnet werden
- Rückzahlungen sind nur möglich, wenn der Zahlungsstatus korrekt gesetzt ist
Buchungen
Warum passt die Rechnung nicht zur Buchung?
Häufige Gründe:
- Zimmerwechsel oder Änderungen nach der ersten Rechnungsstellung
- Teilstornierungen
- mehrere Reisen oder Zimmer unter einer Buchung
Empfehlung: Rechnung löschen und neu erzeugen, sobald die Buchung final ist.
Buchung lässt sich nicht abschließen
Bitte prüfen:
- Sind alle Zahlungen korrekt erfasst?
- Gibt es offene Leistungen?
- Ist der Buchungsstatus vollständig?
Steuern und Mehrwertsteuer
Welche Steuersätze werden verwendet?
- Steuersätze sind an Zimmer, Raten oder Zusatzleistungen gebunden
- Der Steuersatz zum Zeitpunkt der Buchung ist entscheidend
- Änderungen an Steuern wirken nicht rückwirkend
Hinweis: Der untenstehende Screenshot zeigt, wo die Mehrwertsteuersätze in HotelFriend konfiguriert werden. Die nummerierten Markierungen heben die wichtigsten Bereiche für die Einrichtung und Zuordnung der Mehrwertsteuer hervor.
Warum weicht die Mehrwertsteuer ab?
Mögliche Ursachen:
- unterschiedliche Steuersätze pro Leistung
- Brutto- vs. Netto-Preislogik
- Rundungen bei mehreren Positionen
Kleinere Abweichungen können durch Rundungslogik entstehen.
Rundungen
- Rundungen erfolgen pro Position, nicht nur auf Gesamtsumme
- Kombinationen aus Nächten, Zusatzleistungen und Steuern können kleine Abweichungen verursachen
Checkliste vor Kontaktaufnahme
Bitte prüfe vor einer Anfrage:
- Rechnung wurde neu erstellt
- Buchung ist final und korrekt
- Steuersätze sind richtig zugeordnet
- Vorauszahlungen sind berücksichtigt
Wann Support kontaktieren?
Bitte wende dich an den Support, wenn:
- Beträge deutlich abweichen
- Steuern offensichtlich nicht korrekt angewendet werden
- Zahlungen oder Rückzahlungen blockiert sind
Halte bitte bereit:
- Rechnungsnummer
- Buchungsnummer
- kurze Beschreibung des Anliegens
Zusammenfassung
- Die meisten Rechnungs- und Steuerfragen lassen sich über Einstellungen oder Neuerstellung klären
- Buchungsänderungen nach Rechnungsstellung sind die häufigste Ursache für Abweichungen
- Eine saubere Prüfung spart Zeit und Rückfragen
Weitere Hilfe
Hier finden Sie ausführliche Anleitungen aus unserem Help Center:
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