Wie man Rechnungen einrichtet
HotelFriend bietet eine flexible Plattform, mit der Sie Ihre Rechnungen an das einzigartige Branding und die Informationsanforderungen Ihres Hotels anpassen können. Verwenden Sie die folgenden Schritte, um Ihre Rechnungseinstellungen zu konfigurieren und Ihren Abrechnungsprozess zu optimieren.
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Buchhaltung und klicken Sie auf Einstellungen.
- Gehen Sie zum Tab Rechnung, um mit der Einrichtung zu beginnen.
- Gästeinformationsblock einrichten:
- Hotelinformationsblock einrichten:
Hier ist der Text mit den angepassten Anführungszeichen: - Firmeninformationsblock einrichten:
- Rechnungsinformationsblock einrichten:
- Artikelblock einrichten:
- Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen im Block Rechnungsvorlage vor.
- Ändern Sie die Feldnamen nach Bedarf in den folgenden Abschnitten:
- Wählen Sie das gewünschte Betragsformat durch Aktivierung des entsprechenden Kontrollkästchens.
- Zahlungseinstellungen einrichten:
- Klicken Sie auf Speichern.
a. Im Gästeinformationsblock aktivieren Sie das Kästchen neben jedem Feld, das auf den Rechnungen angezeigt werden soll. Um ein Feld fett darzustellen, wählen Sie das Kontrollkästchen mit "B".
b. Um Gästenamen neben den Artikeln anzuzeigen, aktivieren Sie den Schalter "In der Rechnung: Namen der Gäste neben den Artikeln/Positionen anzeigen". Um die Namen auszublenden, deaktivieren Sie diesen Schalter.
a. Wählen Sie im Hotelinformationsblock die anzuzeigenden Felder aus, indem Sie ihre Kästchen aktivieren und sie durch Auswahl der Option "B" fett hervorheben.
b. Um ein Logo auf der Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf "Datei hochladen" und wählen Sie ein Logo von Ihrem Gerät aus.
c. Um ein Bild im Fußbereich anzuzeigen, klicken Sie auf "Datei hochladen" und wählen Sie ein Bild von Ihrem Gerät aus.
d. Um eine Kopfzeile mit Informationen über das Hotel anzuzeigen, aktivieren Sie den Schalter "Kopfzeile mit Hotelinformationen anzeigen". Um den Header auszublenden, deaktivieren Sie diesen Schalter.
e. Um das Logo als Banner über die gesamte Breite des Headers zu verwenden, aktivieren Sie den Schalter "Verwenden Sie das Logo als Kopf-Banner in voller Breite". Deaktivieren Sie den Schalter, um diese Option zu deaktivieren.
a. Im Firmeninformationsblock aktivieren Sie das Kästchen neben jedem Feld, das auf den Rechnungen angezeigt werden soll. Um die Felder fett darzustellen, wählen Sie das Kontrollkästchen mit "B".
b. Um Gästenamen neben den Artikeln für die Firma anzuzeigen, aktivieren Sie den Schalter "In der Rechnung: Namen der Gäste neben den Artikeln/Positionen anzeigen für Firma". Um die Namen auszublenden, deaktivieren Sie diesen Schalter.
a. Im Rechnungsinformationsblock aktivieren Sie die Kästchen neben den Feldern, die auf den Rechnungen angezeigt werden sollen. Um die Felder fett darzustellen, wählen Sie das Kontrollkästchen mit "B".
b. Um Pauschalenamen anzuzeigen, aktivieren Sie den Schalter "Pauschalenamen als Leistungsbeschreibung anzeigen".
a. Wählen Sie im Preisfeld die Preisanzeigeart "Rechnung mit Brutto Positionen" oder "Rechnung mit Netto Positionen".
b. Wählen Sie im Feld Unterkunftszahl die Option "Pro Aufenthalt" oder "Pro Nacht".
a. Rechnungskopf,
b. Rechnungstabelle,
c. MwSt.-Tabelle,
d. Zahlungstabelle.
a. Wählen Sie die Anzahl der Aufschubtage für Rechnungszahlungen im Feld Zahlungsziel.
b. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ihre bevorzugte Standardzahlungsmethode in der Rechnung aus.
Hinweis Wenn im System mehr als eine Sprache konfiguriert ist, ändern Sie die Sprache der Rechnungseinstellungen, indem Sie auf die Flagge klicken. Geben Sie die Daten in den entsprechenden Feldern in der gewünschten Sprache ein und speichern Sie die Änderungen.
Um Ihre Rechnungsvorlage zu überprüfen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorschau" in der oberen rechten Ecke und überprüfen Sie die Daten.
