Produktneuheiten v4.39 & v4.40: Neue Betterspace-Integration, Kinderpreise für Mahlzeiten, DATEV-ZIP-Export, Ressourcenplaner und geplante Vorauszahlungen

Mit den Produktupdates v4.39 und v4.40 kommen insgesamt 19 Verbesserungen in den Bereichen Gästesicherheit, Rezeption, Integrationen, Reporting, Ressourcenplanung und Buchhaltung. Viele davon basieren direkt auf dem Feedback von Hotels, Seminarhäusern und Campus-Einrichtungen, die HotelFriend täglich nutzen.

Integrationen: DATEV, Betterspace, Channex und Kiosk-API

1. Neue Betterspace-Integration

Für Hotels, die Smart-Room-Hardware von Betterspace nutzen, wird jede neue, geänderte oder stornierte Reservierung als Belegungsinformation an Betterspace übermittelt. Automatisierte Funktionen, beispielsweise die Heizungssteuerung, richten sich dadurch nach der tatsächlichen Zimmerbelegung.

• Zimmer werden den entsprechenden Räumen in Betterspace zugeordnet.
• Überschneidungen mit manuell angelegten Belegungen in Betterspace werden gemeldet, anstatt diese zu überschreiben.

Heizung und Kühlung orientieren sich somit an der tatsächlichen Buchungssituation. Manuelle Einträge in Betterspace bleiben dabei erhalten.

2. Hotelplatform (Key & Card): Türschlösser für Live vorbereitet

Unter Property → Integrations → Hotelplatform → Manage Door Lock kann der Anbieter jetzt beim Hinzufügen eines Controllers (Encoders) oder einer Unit ausgewählt werden.

Beim Speichern eines Controllers wird entweder eine Bestätigung oder eine übersetzte Fehlermeldung angezeigt. Fehlermeldungen von Hotelplatform werden unverändert übernommen und nicht mehr pauschal durch „Key validation failed“ ersetzt.

Darüber hinaus kann der Authentifizierungsserver für Key & Card für Live konfiguriert werden. Jedes Hotel verwendet dabei sein eigenes Zugriffstoken.

Wo: Property → Integrations → Hotelplatform → Manage Door Lock

• Anbieterauswahl beim Hinzufügen eines Controllers (Encoders) und einer Unit
• Bestätigung oder übersetzte Fehlermeldung beim Speichern eines Controllers
• Originale Fehlermeldungen von Hotelplatform bleiben erhalten
• Konfiguration des Key-&-Card-Authentifizierungsservers für Live
• Individuelles Zugriffstoken für jedes Hotel

Die Änderungen betreffen ausschließlich Hotels, die diese Integration nutzen.

3. DATEV-Export: ZIP-Datei mit den zugehörigen Rechnungs-PDFs

Der DATEV-Export kann jetzt als ZIP-Datei heruntergeladen werden. Diese enthält alle Rechnungs-PDFs des jeweiligen Exportzeitraums, die den entsprechenden Buchungssätzen zugeordnet sind.

Der Steuerberater importiert die CSV-Datei wie gewohnt in DATEV Rechnungswesen und lädt die ZIP-Datei anschließend in DATEV Unternehmen online hoch.

• Ein Klick auf einen Buchungssatz öffnet die dazugehörige Rechnung.
• Rechnungsdokumente müssen nicht mehr separat versendet werden.
• Bestehende Exportformate bleiben unverändert.

Der Monatsabschluss mit dem Steuerberater wird dadurch einfacher und schneller. Rückfragen zu fehlenden Belegen lassen sich vermeiden.

4. Channex: Hoteländerungen bleiben auch nach Änderungen durch Booking.com erhalten

Wenn Booking.com eine Reservierung ändert, legt Channex diese neu an. Bisher konnten dabei Änderungen verloren gehen, die das Hotel zuvor an der Buchung vorgenommen hatte.

Jetzt werden die vom Hotel vorgenommenen Änderungen aus der bisherigen Reservierung für dasselbe Zimmer in die neu angelegte Buchung übernommen. Die Anpassung gilt für alle Hotels, die Channex nutzen.

Wo: Channel Manager (Channex) → Geänderte OTA-Buchungen

• Übernommen werden: Zimmer, Zimmertyp, Split Stay, Zimmersperre, Aufenthaltsdaten, Preis, Rate und Belegung.
• Felder, die das Hotel nicht geändert hat, übernehmen weiterhin wie bisher die Werte der OTA.

Ändert ein Gast seine Buchung über Booking.com, bleiben die zuvor von der Rezeption vorgenommenen Anpassungen somit erhalten.

5. Kiosk-API: Dokumentation zur Schlüsselkartencodierung für Drittanbieter-Kioske

Kiosk-API-Dokumentation

• Der Aufruf zur Codierung von Schlüsselkarten ist jetzt dokumentiert und veröffentlicht – einschließlich Eingabeparameter, Rückgabewerte, Fehlermeldungen und unterstützter Schließsysteme (derzeit Salto SVN).
• Auch die Schnittstelle zum Karten-Ausgabegerät ist dokumentiert.

Kiosk-Anbieter können damit Zimmerkarten anhand der Dokumentation selbstständig codieren und ausgeben, ohne für jeden Integrationsschritt individuelle Unterstützung zu benötigen.

Sicherheit

6. Sicherheitsupdate: Besserer Schutz bei Gästeanmeldung und Online-Buchung

Gäste, die sich mit ihrem Reservierungscode anmelden, müssen jetzt zusätzlich ihren Nachnamen angeben. Wenn ein Unternehmen die Kosten übernimmt, kann stattdessen der Firmenname verwendet werden.

Wiederholte falsche Anmeldeversuche werden begrenzt. Außerdem werden Online-Buchungen konsequent anhand der individuellen Hoteleinstellungen geprüft.

Wo: Booking Engine / BE Pro / Remote Reception / Guest App → Anmeldung mit Reservierungscode · Online-Buchung

• Zimmer und Angebote können ausschließlich über das Buchungssystem und BE Pro gebucht werden – unter Berücksichtigung der vom Hotel vorgeschriebenen Gästedaten.
• Buchungen sind nur für Raten möglich, deren Quelle das Buchungssystem zulässt.
• Raten mit vollständiger Vorauszahlungspflicht können nur gebucht werden, wenn die entsprechende Zahlung geleistet wird.
• PIN-Codes für Türschlösser werden sicherer generiert.

Ein Reservierungscode allein reicht somit nicht mehr aus, um auf eine Buchung zuzugreifen. Auch die Buchungsregeln des Hotels können bei Online-Buchungen nicht mehr umgangen werden.

Gäste geben ein zusätzliches Feld an, während Hotels von einem besseren Schutz der Gästedaten und Raten profitieren.

7. OTA-Virtualkarten werden korrekt über HotelFriend Payments verarbeitet

Öffnen Sie die Reservierung und belasten Sie die OTA-Virtualkarte wie gewohnt. Die Zahlung wird jetzt gemäß den Anforderungen von HotelFriend Payments als Transaktion mit einer gespeicherten Karte verarbeitet und nicht mehr als Mail-/Telefonbestellung (MOTO).

Wo: Reservierungskarte → Zahlung mit OTA-Virtualkarte (Channex → PCI Booking)

• Zahlungen mit OTA-Virtualkarten werden als Transaktionen mit gespeicherten Karten verarbeitet.
• Reguläre Kartenzahlungen von Gästen bleiben unverändert.
• Für die Nutzung in Live muss HotelFriend Payments die entsprechende Option auf Anbieterseite aktivieren.

Dadurch wird sichergestellt, dass Zahlungen mit OTA-Virtualkarten gemäß der vorgeschriebenen Verarbeitungsmethode abgewickelt werden.

Reservierungen & Rezeption

8. Mahlzeitenpreise nach Altersgruppen für Kinder

Für jede Mahlzeit können jetzt individuelle Preise für verschiedene Kinderaltersgruppen hinterlegt werden. Die Konfiguration erfolgt unter Check-in & Age.

Erwachsene zahlen weiterhin den regulären Erwachsenenpreis. Für Kinder wird automatisch der Preis der jeweiligen Altersgruppe berechnet. Ist für eine Altersgruppe kein Preis hinterlegt oder das Alter des Kindes unbekannt, gilt der Standardpreis für Kinder.

Wo: Zimmerpreise → Einstellungen → Mahlzeiten · Reservierungen → Buchung hinzufügen / bearbeiten · Buchungssystem

• Funktioniert sowohl an der Rezeption als auch im Buchungssystem.
• Für Hotels ohne konfigurierte Altersgruppen ändert sich nichts.
• Eine separate Ausweisung der Mahlzeitenpositionen pro Gästegruppe auf der Rechnung folgt in einem späteren Release.
• Zum Bearbeiten der Mahlzeiteneinstellungen ist die Berechtigung „Reservations Management“ erforderlich.

Familien mit Kindern unterschiedlichen Alters werden jetzt automatisch korrekt abgerechnet – ohne manuelle Preiskorrekturen.

9. Verbesserte Verwaltung von Rechnungsempfängern: Firmendaten direkt in der Reservierung bearbeiten

Rechnungsempfänger ändern: Firmendaten werden angezeigt und können bearbeitet werden.

Öffnen Sie eine Reservierung, wählen Sie Aktionen → Rechnungsempfänger ändern und aktivieren Sie die Option „Unternehmen“.

Das Fenster zeigt jetzt die hinterlegten Unternehmensdaten an, die automatisch aus dem Firmenprofil übernommen werden. Änderungen werden im Firmenprofil gespeichert und das Unternehmen wird als Rechnungsempfänger festgelegt.

Wo: Reservierungskarte → Aktionen → Rechnungsempfänger ändern → Unternehmen

• Angezeigt werden: Firmenname, Kontaktdaten, Adresse sowie rechtliche und Bankdaten.
• Die Gast-Option bleibt unverändert.

Das Personal kann Firmendaten direkt in der Reservierung prüfen und korrigieren, ohne die Buchung verlassen zu müssen.

10. Vereinfachte Bestellung von Zusatzleistungen innerhalb einer Reservierung

Die Bestellung von Leistungen innerhalb einer Buchung funktioniert jetzt wie die reguläre Funktion „Add Order“.

Das Bestellfenster innerhalb einer Reservierung verwendet jetzt dieselbe Oberfläche wie In-House → Add Order.

Verfügbare Leistungen werden links angezeigt, ausgewählte Leistungen rechts. Als Lieferzeit ist standardmäßig das Check-in-Datum hinterlegt.

Wo: Reservierungen → Buchung hinzufügen / bearbeiten → Bestellungen

• Ressourcen, Optionen, Rabatte, Dauer und Bestellkommentare stehen zur Verfügung.
• Im Bestätigungsschritt werden hinzugefügte Leistungen zunächst kompakt mit Anzahl und Gesamtpreis angezeigt.
• Die Übersicht lässt sich aufklappen, sodass jede einzelne Leistung mit ihrem Preis angezeigt wird.

Ein einheitliches Bestellfenster sorgt für einen durchgängigen Buchungsprozess. Das Personal muss sich nur noch mit einer Bestelloberfläche vertraut machen.

11. Weitere Sortiermöglichkeiten in der Reservierungsliste

Die Suche nach bestimmten Reservierungen wird jetzt noch komfortabler. Acht zusätzliche Spalten können auf- und absteigend sortiert werden:

• Zimmer
• Gäste
• Rechnungsempfänger
• Übernachtungen
• Bestellungen
• Betrag
• Offener Betrag
• Unterkunft

Wo: Reservierungen → Liste → Spaltenüberschrift anklicken

• Bei mehreren Gästen oder Zimmern wird nach dem jeweils ersten Eintrag sortiert.
• Die Spalten „Betrag“ und „Offener Betrag“ werden anhand des angezeigten Wertes sortiert.
• Filter, Seitennavigation, benutzerdefinierte Tabs und der Gruppen-Tab funktionieren weiterhin wie gewohnt.

Offene Rechnungsbeträge oder besonders lange Aufenthalte lassen sich jetzt mit nur einem Klick finden.

Diese Verbesserung wurde vom Montana Parkhotel angefragt.

Berichte & Gäste

Eine weitere Verbesserung in v4.39 ist der Housekeeping-Bericht für zukünftige Termine. Mit dem optionalen Modus für geplante Aufenthalte können Zimmer anhand des ausgewählten Datums in Anreisen, Abreisen, Bleibende Gäste und Frei gruppiert werden, sodass das Housekeeping im Voraus planen kann.

12. Umsatzsteueraufschlüsselung im Finanzbericht

Umsatzsteuer nach Steuersätzen für jeden Bereich separat ausgewiesen.

Unter den Gesamtsummen für Zimmer, Optionen, Arrangements und Services zeigt der Finanzbericht jetzt eine separate Zeile für jeden verwendeten Umsatzsteuersatz – inklusive Netto- und Umsatzsteuerbetrag („davon X % USt.“).

Im Gesamtbereich wird zusätzlich eine Zusammenfassung der Umsatzsteuer nach Steuersätzen angezeigt.

Wo: Berichte → Online-Berichte → Finanzbericht

• Die Steuersätze werden aus den individuellen Hoteleinstellungen übernommen.
• Die Aufschlüsselung ist auch in den PDF- und Excel-Exporten enthalten.

Alle für die Buchhaltung relevanten Umsatzsteuerbeträge sind damit direkt im Bericht verfügbar und müssen nicht mehr manuell berechnet werden.

Ressourcen, Events & Services

Der Ressourcenplaner unterstützt jetzt auch Wochen- und Monatsansichten. Dadurch lässt sich die Auslastung von Ressourcen für ein ganzes Quartal oder eine Saison auf einem einzigen Bildschirm überblicken.

13. Übersichtlicheres PDF-Exportformat für Events

Der PDF-Export von Events wurde optisch und strukturell überarbeitet:

• Spalten sind jetzt sauber ausgerichtet.
• Der Event-Zeitplan wird nicht mehr von langen Angaben im Kopfbereich überlagert.
• Spaltenüberschriften wie „Dates“ und „Description“ sind besser hervorgehoben.
• Das Erstellungsdatum wird nicht mehr angezeigt.

Die exportierten Event-PDFs wirken dadurch professioneller und sind leichter lesbar. Sie können direkt an Kunden und Teams weitergegeben werden.

14. Service-Vorlaufzeit wird bei Gästebestellungen berücksichtigt

Die für eine Leistung festgelegte Vorlaufzeit, beispielsweise 72 Stunden, wird jetzt bei der Bestellung konsequent berücksichtigt.

Gäste können nur noch Lieferzeiten auswählen, die nach Ablauf dieser Vorlaufzeit liegen. Frühere Zeitpunkte sind im Buchungssystem, in BE Pro und in Remote Reception nicht verfügbar. Auch bei einer direkten Systemanfrage werden solche Zeitpunkte abgelehnt.

Wo: In-House → Einstellungen → Services → Lieferzeit → Vorlaufzeit

• Ohne hinterlegte Vorlaufzeit bleibt alles unverändert.
• Bestehende Bestellungen sind nicht betroffen.

15. Weitere Verbesserungen bei Events und der Gästeverwaltung

Zusätzlich wurden mehrere kleinere Funktionen optimiert:

• Katalogsuche: Bei einer Event-Programmposition (Events → + Bestellung hinzufügen) durchsucht die Suche jetzt Artikel aller Typen. Filter können einzeln entfernt werden. Bei erfolgloser Suche erscheint die Option „In allen Artikeln suchen“.
• Gästeliste: Bei Gästen, die als zusätzliche Gäste und nicht als Hauptgast hinterlegt sind, werden jetzt ebenfalls Buchungen und Übernachtungen berücksichtigt.
• Beschriftungen: Die Schaltfläche im Reservierungsdialog heißt jetzt „E-Mail-Vorlage anzeigen“. Auch die Schaltfläche zum Entfernen von Positionen im Bestellfenster wurde übersetzt.

16. Aufgaben nach Mitarbeitern filtern

In der Aufgabenübersicht können Aufgaben jetzt gezielt nach dem zuständigen Mitarbeiter gefiltert werden – entweder allein oder in Kombination mit dem Abteilungsfilter.

Werden die Filter zurückgesetzt, erscheinen wieder alle Aufgaben.

Wo: Aufgabenverwaltung → Aufgabenübersicht → Mitarbeiterfilter

Rechnungsstellung, Zahlungen & Buchhaltung

17. Terminierte Vorauszahlungen mit Zahlungslinks

Keine sofortige Belastung – der Zahlungslink wird erst zum Fälligkeitstermin versendet.

Bei aktivierter Zahlungsart „Vorauszahlung nach Zeitplan einziehen“ werden Buchungen, die vor dem Fälligkeitstermin der Vorauszahlung eingehen, nicht mehr sofort belastet.

Beispiel: Sie legen fest, dass 100 % des Betrags drei Tage vor dem Check-in fällig sind. In diesem Fall wird die Vorauszahlung zunächst auf der Rechnung vorgemerkt.

Am Fälligkeitstag erhält der Rechnungsempfänger eine E-Mail mit dem Betreff „Prepayment details“ und einem Zahlungslink. Darüber kann genau die fällige Teilzahlung über Adyen beglichen werden.

Wo: Buchungssystem → Buchung vor dem Fälligkeitstermin der Vorauszahlung (Modus muss durch den Support aktiviert werden)

• Die Zahlung wird der entsprechenden Reservierung zugeordnet.
• Hotels, bei denen dieser Modus nicht aktiviert ist, sind nicht betroffen.

Gäste, die Monate im Voraus buchen, werden somit erst zu dem Zeitpunkt belastet, den das Hotel in seinen Zahlungsbedingungen festgelegt hat – und nicht bereits am Buchungstag.

18. Zahlungsbelege: Datum und Uhrzeit nachträglich bearbeiten

Das Datum und die Uhrzeit eines manuell erfassten Zahlungseingangs können jetzt jederzeit korrigiert werden – auch nachdem die Rechnung bereits ausgestellt oder der Buchungsmonat abgeschlossen wurde.

Wo: Reservierungskarte → Zahlungsübersicht · Buchhaltung → Zahlungen → Zahlungsdetails → Belegdatum (Stiftsymbol)

• Die Berechtigung „Payment management“ ist erforderlich. Ohne diese Berechtigung ist das Feld nur lesbar.

Berichte und Buchhaltungsexporte können dadurch auch rückwirkend den tatsächlichen Zahlungseingang korrekt abbilden.

19. Verbesserte Anrede auf Firmenrechnungen

Firmenrechnungen beginnen nicht mehr mit der fehlerhaften Anrede „Guten Tag ,“.

Bisher wurde bei Rechnungen an Unternehmen oder bei Bestellungen ohne zugeordneten Gast ein leerer Name mit einem Komma ausgegeben.

Jetzt wird automatisch die hinterlegte Kontaktperson des Unternehmens oder alternativ der Firmenname für die Anrede verwendet. Ist keines von beidem vorhanden, wird keine Anrede ausgegeben.

Rechnungen an Privatpersonen bleiben unverändert.

Wo: Buchhaltung → Gästerechnungen → Rechnung für ein Unternehmen oder ohne zugeordneten Gast

Mit den Produktupdates v4.39 und v4.40 wird HotelFriend in zahlreichen Bereichen weiter verbessert: Die Gästeanmeldung und Online-Buchung werden sicherer, Familien profitieren von korrekten Mahlzeitenpreisen, Steuerberater erhalten Rechnungsbelege direkt zusammen mit den Buchungssätzen und Smart Rooms orientieren sich an der tatsächlichen Zimmerbelegung.

Seminarhotels und Campus-Einrichtungen erhalten eine übersichtlichere Ressourcenplanung. Gleichzeitig profitieren die Buchhaltung und das Finanzmanagement von einer detaillierteren Umsatzsteueraufschlüsselung, terminierten Vorauszahlungen und flexibel korrigierbaren Zahlungsdaten.

HotelFriend entwickelt seine Lösungen kontinuierlich weiter – mit dem Ziel, Hotelprozesse einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten.

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