Im Jahr 2014 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) erstmals Standards für die GoBD veröffentlicht. Die fortschreitende Digitalisierung und die Notwendigkeit, steuer- oder zollrelevante Systeme zu identifizieren und GoBD-konform zu halten, erforderten jedoch eine Überarbeitung der bisherigen Standards. Das BMF hat daraufhin am 28. November 2019 die neueste Version veröffentlicht, die am 1. Januar 2020 in Kraft trat.
Mit der Erfüllung der aktuellen GoBD-Standards können Unternehmen, insbesondere das Gastgewerbe, ihren Steuerprozess nicht nur papierlos und digital gestalten, sondern auch Ärger im Rahmen von Betriebsprüfungen vermeiden.
Auf Basis der Anforderungen sollen deutsche Unternehmen den Finanzbehörden Dokumente zur Verfügung stellen, die ihre GoBD-Konformität belegen und Transparenz über die Digitalisierungsprozesse zeigen.
Dabei kann die Erstellung der GoBD-Dokumentation schwierig sein, wenn man sich mit den Anforderungen der Finanzbehörden nicht ausreichend auskennt. Doch das ist kein Problem mehr. Das Berichtsmodul ist ein integraler Bestandteil der HotelFriend Property Management Software, um sicherzustellen, dass alle Hotelberichte vollständig, korrekt und konform sind. Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, was das GoBD-Bericht ist und wie Sie diese Anforderungen mit unserem System leicht einhalten können.
Was sind die GoBD?
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum schnellen Datenzugriff. Diese Grundsätze betreffen die elektronische Buchführung und steuerlich relevante Dokumente. Deutsche Unternehmen, die diese steuerlichen Buchführungsgrundsätze nicht erfüllen, riskieren ein Bußgeld wegen Nichteinhaltung durch die Behörden.
Mit den richtigen Reporting-Tools können Hoteliers jederzeit den Datenexport anstoßen, einen Bericht erstellen und alle Geschäftsvorfälle für einen beliebigen Zeitraum zum Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung bereitstellen.
Die 5 wichtigsten Vorteile der GoBD-Konformität
Der korrekte GoBD-Bericht ist nicht nur eine Pflicht. Er kann auch dazu beitragen, die Hotellerie effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen. Die Einhaltung der GoBD bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die es Hoteliers ermöglichen:
1. Einem Steuerprüfer eine vollständige Liste aller Geschäftsvorfälle zur Verfügung stellen,
so dass er die Transaktionen innerhalb eines angemessenen Zeitraums prüfen kann;
2. alle Aufzeichnungen und steuerrelevanten Daten unveränderbar zu halten;
3. die systematische Erfassung in einem übersichtlichen und umfassenden Format vorzunehmen;
4. das Hotel in ein papierloses Büro zu verwandeln;
5. die Archivierung rechtskonform gestalten und sensible Inhalte sicher aufzubewahren.
Aus unserer Sicht fordern die GoBD, dass der elektronische Dokumentationsprozess vollständig, nachvollziehbar, systematisch, leicht nachprüfbar und lückenlos für alle Vorgänge zugänglich wird, damit die Prüfer die Dokumentation jederzeit einsehen und überprüfen können.
HotelFriend unterstützt Hoteliers mit GoBD-Berichten, um die Kommunikation mit Steuerprüfern und Behörden maximal zu automatisieren.
So erstellen Sie einen GoBD-Bericht im HotelFriend-System
Im HotelFriend-System können Hoteliers den GoBD-Bericht ganz einfach in den folgenden 5 Schritten erstellen:
1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf das Modul “Berichte” und gehen Sie auf den Reiter “GoBD-Bericht”.
2. Wählen Sie im Feld “Berichtstyp” entweder den Typ "Gäste-Rechnungen" oder "Zahlungen".
3. Wählen Sie im Datumsfeld des Kalenders den Zeitraum aus, der Sie interessiert.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Bericht erstellen”.
5. Das System zeigt eine Benachrichtigung "Export geplant" an und der Status des Berichts wird als "In Bearbeitung" angezeigt. Der Hotelier kann sich nun anderen Arbeitsaufgaben zuwenden. Sobald der Bericht erstellt ist, zeigt das System für alle Mitarbeiter die Meldung "FIBU-Bericht abgeschlossen" an.
Die Einhaltung der GoBD-Standards bringt Vorteile und verschafft dem Gastgewerbe den nötigen Wettbewerbsvorteil, um auch in Zukunft in der digitalen Welt erfolgreich zu sein. HotelFriend begleitet Hoteliers bei der Erstellung aller wichtigen Berichte und Dokumentationen und vereinfacht so die Einhaltung der GoBD.
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