Property Management Software Bericht 2025: Funktionen und Preise im Vergleich

Bei so vielen Tools mit ähnlichen Funktionen und unklaren Preisen fällt die Entscheidung oft schwer. Manche Systeme sind auf große Hotelketten ausgelegt, andere eignen sich besser für kleine Hotels oder Ferienwohnungen – doch das ist nicht immer sofort ersichtlich.

In diesem Artikel vergleichen wir 10 Hotelmanagement-Software-Lösungen direkt miteinander: Funktionen, Preise und für wen sie am besten geeignet sind. Wenn Sie eine PMS-Plattform suchen, die einfach funktioniert und zu Ihrem Hoteltyp passt, finden Sie hier eine gute Entscheidungsgrundlage.

Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel basieren auf öffentlich zugänglichen Daten mit Stand August 2025. Alle Preisangaben sind ungefähre Werte und dienen ausschließlich dem allgemeinen Vergleich. Verwenden Sie diesen Leitfaden als Orientierungshilfe und bestätigen Sie endgültige Preise und Funktionen stets direkt beim Anbieter.

Was ist ein PMS-System für Hotels? Was machen PMS?

Ein Property Management System ist eine Software für Hotels, Ferienwohnungen oder Aparthotels, die tägliche Verwaltungsaufgaben zentralisiert und vereinfacht. Statt mit mehreren Excel-Tabellen und einzelnen Tools zu arbeiten, übernimmt eine gute Hotelmanagement-Software alle wichtigen Prozesse von einem zentralen Ort aus – von der Buchung über den Check-in bis hin zur Abrechnung.

Falls Sie bereits von Hotelsoftware gehört haben und sich fragen, was sie konkret leistet, hier ein Überblick:

• ● Tägliche Abläufe vereinfachen, indem mehrere Einzellösungen durch eine zentrale Hotelsoftware ersetzt werden.
• ● Finanzen verwalten mit integrierten Tools für Revenue Management, Ausgaben und Rechnungen – ganz ohne zusätzliche Buchhaltungssoftware.
• ● Wartung im Blick behalten durch Funktionen zur Protokollierung und Nachverfolgung technischer Probleme.
• ● Manuelle Arbeit reduzieren durch Verknüpfung mit Buchungsportalen, Zahlungsdiensten und digitalen Schließsystemen.
• ● Automatischer Rechnungslauf für Aparthotels oder Ferienwohnungen spart Zeit und verringert Fehler.

Kurz gesagt: Egal, ob Sie neu im Bereich Hotelsoftware sind oder ein bestehendes PMS ersetzen möchten – das richtige System spart Zeit, senkt Kosten und sorgt für mehr Überblick im Arbeitsalltag.

Hotelsoftware im Vergleich: Unsere Kriterien

Wenn Sie aktuell verschiedene Hotelsoftware-Lösungen prüfen, soll Ihnen dieser Leitfaden helfen, eine klare und fundierte Entscheidung zu treffen. Besonders relevant ist er, wenn Sie:

• ● Ein neues Hotel, Hostel oder eine Pension eröffnen und ein zuverlässiges PMS-System benötigen
• ● Von einer Hotelsoftware umsteigen möchten, die nicht mehr zu Ihrem Alltag oder Ihren Wachstumszielen passt
• ● Einen Überblick über Preise suchen, ohne mehrere Demos anfragen zu müssen
• ● Vor- und Nachteile verschiedener Anbieter gegenüberstellen oder intern präsentieren wollen

Wir haben 10 Property Management Systeme ausgewählt, die in der EU – insbesondere im DACH-Raum – häufig im Einsatz sind. Sie unterscheiden sich in Preisstruktur, Funktionen und Zielgruppen. Ziel war es, sowohl günstige All-in-One-Lösungen als auch professionelle Systeme für größere Betriebe zu berücksichtigen.

Unsere Bewertungsgrundlage

Die Analyse basiert auf einer Mischung aus praktischer Erfahrung und unabhängiger Recherche. Unsere Quellen:

• ● Offizielle Webseiten, Preisübersichten und Produktdokumentationen
• ● Einblicke aus HotelMinder und Reddit-Diskussionen
• ● Verifizierte Nutzerbewertungen auf Plattformen wie G2, Capterra, Trustpilot, und HotelTechReport
• ● Demos und Produktpräsentationen in Videoform, bereitgestellt von den Anbietern

Wir haben darauf geachtet, möglichst objektiv zu bleiben – mit einer ehrlichen Einschätzung der jeweiligen Stärken und Schwächen. Der Vergleich bietet Ihnen klare Einblicke in Funktionen, Preise und Einsatzbereiche, ohne dass Sie Zeit mit unnötigen Recherchen verlieren.

Die 10 besten PMS-Systeme im Funktionsvergleich

Die Wahl der passenden Hotelsoftware kann schwierig sein – besonders, da viele Anbieter eine „All-in-One-Lösung“ versprechen. Doch nicht jedes System passt zu jedem Unterkunftstyp.

Die folgende Tabelle vergleicht 10 PMS-Systeme für Hotels, Apartments und andere Unterkünfte. Diese Vergleichstabelle basiert auf öffentlich verfügbaren Produktinformationen von Unternehmenswebseiten, Bewertungsplattformen und Nutzerfeedback.

Die Daten basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen mit Stand August 2025. Funktionen und Preise können je nach Tarif variieren und sollten beim Anbieter bestätigt werden.

Quelle: Interne Recherche auf Grundlage öffentlich zugänglicher Anbieterdaten (HotelFriend PMS Price Study, Q3 2025).

Ein weiterer wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, sind Integrationen. Jedes PMS in dieser Liste unterstützt Hunderte von Drittanbieter-API-Integrationen – von Channel Managern und Zahlungsanbietern bis hin zu Smart Locks, CRM-Tools und Revenue-Management-Systemen.

Mit dem technologischen Fortschritt wächst die Anzahl und Vielfalt der unterstützten Integrationen kontinuierlich, was es Hoteliers erleichtert, ihren Technologie-Stack individuell anzupassen und alle Tools in einem einzigen Ökosystem zu vernetzen.

Denken Sie daran: Viele Hotelsoftwares werben mit ähnlichen Funktionen, doch in der Praxis unterscheiden sich Benutzerfreundlichkeit, Support und tatsächlicher Nutzen oft erheblich. Nutzen Sie die Vergleichstabelle als Ausgangspunkt, um die beste Lösung für Ihr Hotel, Ihre Ferienwohnung oder Ihre Hotelgruppe zu finden.

Was kostet Hotelsoftware im Jahr 2025?

Während die meisten Anbieter ihre Basispreise öffentlich angeben, können die tatsächlichen Kosten für die Nutzung eines PMS-Systems höher ausfallen. Der Grund: Wichtige Tools wie Channel Manager, Buchungssystem oder Zahlungsintegration werden oft nur als Zusatzmodule angeboten.

Je nach Anbieter können diese Extras die monatlichen Gesamtkosten um 50–100 % erhöhen.

Grundsätzlich lässt sich der Markt in drei Preisgruppen einteilen:

Quelle: HotelFriend PMS Price Study, Q3 2025.

Die meisten unabhängigen Hotels und Ferienwohnungen fallen in die ersten beiden Kategorien. Doch was im jeweiligen Preismodell enthalten ist, kann sich stark unterscheiden.

Ein genauerer Blick auf die monatlichen Kosten

Für kleine bis mittelgroße Hotels ist es entscheidend, die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO) zu verstehen. Die monatlichen Ausgaben hängen nicht nur von der Größe des Betriebs ab, sondern auch davon, wie der Anbieter sein Preismodell gestaltet, welche Funktionen im Paket enthalten sind und welche Zusatztools von Drittanbietern benötigt werden.

Um die ungefähren monatlichen Kosten der einzelnen Anbieter besser einschätzen zu können, betrachten wir ein typisches Beispiel: ein Hotel mit 30 Zimmern, das ein grundlegendes PMS sowie einen Channel Manager und ein Buchungssystem benötigt.

*Die geschätzten Kosten sind ungefähre Angaben und entsprechen dem Stand von August 2025. Anbieter, die ihre Produktinformationen aktualisieren oder korrigieren möchten, können uns gerne kontaktieren.

Quelle: HotelFriend PMS Price Study, Q3 2025.

Berechnung Ihrer Ausgaben für Property-Management-Software

Wenn Sie ein Budget für ein neues Hotelsystem planen, reicht es nicht aus, nur die Grundpreise zu betrachten. Verwenden Sie das untenstehende Tool, um Ihre monatlichen Softwarekosten basierend auf der Größe Ihrer Unterkunft und den tatsächlich benötigten Modulen zu schätzen.

Diese Schätzung soll Ihnen ein besseres Verständnis dafür vermitteln, was verschiedene PMS-Konfigurationen tatsächlich kosten könnten – unter Berücksichtigung der Tools, die Sie für den täglichen Betrieb benötigen.

Wichtigste Erkenntnisse

Einige einfache PMS-Lösungen werben mit Preisen ab 4–8 € pro Zimmer. Doch sobald man zwei grundlegende Funktionen wie Channel Manager und Buchungssystem hinzufügt, steigen die tatsächlichen Kosten schnell auf 15–25 € pro Zimmer.

Für ein Hotel mit 30 Zimmern bedeutet das monatliche Gesamtkosten von etwa 300 bis 650 €, selbst wenn das Basissystem günstig ist.

Plattformen, die zentrale Funktionen bereits im Festpreis enthalten, wirken auf den ersten Blick teurer – bieten aber eine besser planbare Budgetierung und weniger versteckte Zusatzkosten.

Welches PMS passt zu Ihrem Hotel?

Das beste PMS für Sie ist nicht unbedingt das mit den meisten Funktionen oder dem niedrigsten Preis, sondern dasjenige, das zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Wählen Sie ein Tool, das Ihr Team unterstützt, Ihre Abläufe vereinfacht und mit Ihrem Geschäft mitwächst.

Was Sie je nach Bedarf priorisieren sollten:

Worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten

Auch das bekannteste Hotelmanagement-System bringt wenig, wenn es nicht zu Ihren Anforderungen passt. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, prüfen Sie, wie gut die Software zu Ihrem Betriebsalltag, Ihrer bestehenden Technik und Ihren gesetzlichen Anforderungen passt.

Hier sind einige Punkte, die Ihnen bei der Bewertung helfen:

• ● Größe und Art Ihrer Unterkunft: Manche Systeme sind speziell für Hostels oder Ferienwohnungen gedacht, andere für Hotels mit mehreren Standorten oder gehobenem Anspruch.
• ● Funktionsumfang vs. Budget: Achten Sie darauf, dass zentrale Funktionen wie Buchungssystem oder Channel Manager nicht nur als teure Extras erhältlich sind.
• ● Integration mit bestehenden Systemen: Funktioniert das PMS reibungslos mit Ihren Zahlungsanbietern, Buchungskanälen und Buchhaltungsprogrammen?
• ● Support & Schulung: Schneller Support in Ihrer Sprache und eine gute Einführung machen sich vor allem im stressigen Alltag bezahlt.
• ● Datenschutz & Sicherheit: Besonders in Ländern mit strengen DSGVO-Vorgaben ist gesetzeskonforme Software ein Muss.

Fazit

Diese Marktanalyse zeigt: Obwohl der PMS-Markt wettbewerbsintensiv ist, ist er zugleich stark fragmentiert. Eine wichtige Erkenntnis: Zusätzliche Module können die Gesamtkosten deutlich erhöhen.

Auch wenn einige Tools auf den ersten Blick günstiger erscheinen, sind essenzielle Funktionen wie Channel Manager oder Buchungssysteme oft nur gegen Aufpreis erhältlich. Integrierte Systeme wie HotelFriend können – je nach Bedarf der Unterkunft – eine besser kalkulierbare Preisstruktur bieten.

Bevor Sie sich entscheiden, überlegen Sie, was Sie wirklich brauchen: Kosteneffizienz, lokalen Support, Flexibilität oder Benutzerfreundlichkeit. Lassen Sie sich nicht von Funktionen ablenken, die Sie nie nutzen werden, oder von vagen Versprechungen.

Die beste Wahl ist diejenige, die zu Ihrer Unterkunft, Ihrem Budget und Ihrer täglichen Arbeitsweise passt – Tag für Tag.

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Inna Chalenko

Content-Autorin bei HotelFriend

Als Content-Autorin ist Inna bestrebt, den HotelFriend-Blog zu einer zentralen Ressource für Fachleute im Gastgewerbe zu machen. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, zu verdeutlichen, wie Technologie der Branche dabei hilft, trotz neuer Herausforderungen und Trends erfolgreich zu sein. Neben ihrer Arbeit findet Inna Freude am Reisen, was ihre Leidenschaft für das Entdecken neuester Innovationen in der Welt des Gastgewerbes beflügelt.