Geprüft am 7. August 2026.
Wichtig: Dieser Leitfaden dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Hotels sollten ihre individuellen Pflichten, Systeme und Prozesse gemeinsam mit einer qualifizierten Steuerberaterin oder einem qualifizierten Steuerberater in Deutschland prüfen.
Buchhaltungsdaten im Hotel bleiben nur selten an einem Ort. Aus Reservierungen entstehen Rechnungen, Zahlungen, Erstattungen, Anzahlungen und Buchhaltungsexporte. Das PMS kann Daten mit Vertriebs-, Zahlungs-, Dokumenten- und Buchhaltungssystemen austauschen. Die GoBD können sich auf diese gesamte Prozesskette auswirken.
GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie stellen keine Produktzertifizierung dar. Die Vorschriften betrachten Menschen, Ursprungsbelege, Systeme, Schnittstellen, Kontrollen und Exporte. Außerdem werden Berechtigungen und die Verfahrensdokumentation geprüft.
Diese Abbildung stammt aus dem ursprünglichen HotelFriend-Artikel aus dem Jahr 2021. Sie belegt nicht, dass ein bestimmtes Produkt oder ein bestimmter Prozess die GoBD erfüllt.
Was die GoBD sind und für wen sie gelten
Die GoBD erläutern die Auffassung der Finanzverwaltung zu den Anforderungen an digitale Aufzeichnungen. Zu den rechtlichen Grundlagen gehört insbesondere die Abgabenordnung. Je nach Sachverhalt können außerdem das Handelsgesetzbuch und das Umsatzsteuergesetz relevant sein. Welche Pflichten im Einzelnen gelten, hängt von der Art des Unternehmens, dem jeweiligen Geschäftsvorfall und den gesetzlichen Vorgaben ab.
Die Verantwortung für eine ordnungsmäßige Buchführung bleibt stets beim Steuerpflichtigen. Das gilt auch dann, wenn ein Hotel Cloud-Software, ein Rechenzentrum oder eine Steuerberatung nutzt. Ein Softwareanbieter kann geeignete Kontrollmechanismen bereitstellen, die rechtliche Verantwortung des Hotels wird durch das Outsourcing jedoch nicht übertragen.
Welche BMF-Schreiben gelten im Jahr 2026?
Grundlage ist das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019. Es gilt für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Am 11. März 2024 wurde dieses Schreiben mit Wirkung zum 1. April 2024 geändert.
Eine zweite Änderung folgte am 14. Juli 2025 und trat unmittelbar in Kraft. Sie berücksichtigt mehrere gesetzliche Neuerungen. Ein wesentlicher Anlass war die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für bestimmte inländische Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025.
Zum Stand vom 7. August 2026 führte das BMF-Verzeichnis weiterhin die Änderung vom Juli 2025 als zweite Anpassung auf. Für die praktische Anwendung sind daher das BMF-Schreiben von 2019 sowie beide Änderungsschreiben maßgeblich. Nach dem Prüfdatum dieses Artikels sollte überprüft werden, ob inzwischen weitere Veröffentlichungen erschienen sind.
Die maßgeblichen Quellen sind der offizielle GoBD-Text sowie die Änderung vom 14. Juli 2025.
Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen
Die GoBD nennen mehrere miteinander verknüpfte Grundsätze. Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Relevante Geschäftsvorfälle sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen. Einzelaufzeichnungen sind vorzunehmen, wenn die zugrunde liegenden Vorschriften dies verlangen. Diese Anforderungen gelten während der gesamten Aufbewahrungsfrist.
Die Nachvollziehbarkeit muss in beide Richtungen gewährleistet sein. Eine Betriebsprüfung sollte den Weg vom Ursprungsbeleg über Buchungen und Konten bis zur Steuererklärung nachvollziehen können. Ebenso muss der umgekehrte Weg möglich sein. Verknüpfungen, eindeutige Kennungen und eine Verfahrensdokumentation tragen dazu bei, diese Nachweiskette zu erhalten.
Unveränderbarkeit und Änderungsprotokolle
§ 146 Abs. 4 der Abgabenordnung schützt den ursprünglichen Inhalt von Buchungen und Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht verdecken. Außerdem muss jederzeit erkennbar sein, ob ein Eintrag ursprünglich erfasst oder erst später ergänzt wurde.
Unveränderbarkeit bedeutet jedoch nicht, dass Fehler niemals korrigiert werden dürfen. Jede Korrektur muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Es muss erkennbar bleiben, welcher Eintrag ursprünglich vorhanden war, welche Berichtigung vorgenommen wurde und dass eine Änderung erfolgt ist.
Vor der Auswahl einer Software sollte der Korrekturprozess getestet werden. Fragen Sie nach, wie das System mit bereits abgeschlossenen Rechnungen oder geschlossenen Kassenperioden umgeht. Prüfen Sie, wer Buchungen stornieren, rückgängig machen oder ändern darf. Das Protokoll sollte Benutzer, Zeitpunkt, alten Wert, neuen Wert sowie den Grund der Änderung festhalten.
Elektronische Dokumente und Archivierung
Die elektronische Aufbewahrung umfasst mehr als nur eine lesbare Dokumentansicht. Eingehende elektronische Geschäftsunterlagen müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Daten und Dokumente, die von einem Verarbeitungssystem erzeugt werden, sind grundsätzlich ebenfalls im ursprünglichen Format aufzubewahren.
Eine Konvertierung kann unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein. Dabei dürfen weder Inhalte verändert noch erforderliche Informationen verloren gehen. Die maschinelle Auswertbarkeit und der steuerliche Datenzugriff müssen erhalten bleiben. Der Konvertierungsprozess ist zu dokumentieren.
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumentenart. § 147 Abs. 3 AO sieht verschiedene Fristen vor. Für bestimmte Bücher und Organisationsunterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Für andere dort genannte Unterlagen kann eine Frist von sechs Jahren gelten. Weitere gesetzliche Vorschriften können die Aufbewahrung zusätzlich verlängern. Deshalb sollte nicht für alle Dateien ein einheitliches Löschdatum verwendet werden.
Word, Excel, PDF und bearbeitbare Dateien
Die GoBD verbieten weder Word noch Excel als Programme. Das Risiko ergibt sich vielmehr aus der Art und Weise, wie bearbeitbare Dateien verwendet werden. In den GoBD wird ein unzulässiges Beispiel beschrieben, bei dem Kassen- oder Warendaten in ein Office-Programm exportiert, dort ohne Protokollierung geändert und anschließend wieder importiert werden.
Ein PDF ist nicht automatisch GoBD-konform oder nicht GoBD-konform. Es kann sich um ein Originaldokument, ein erzeugtes Dokument oder eine konvertierte Datei handeln. Außerdem kann ein PDF strukturierte Daten enthalten. Je nach Fall ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Aufbewahrung.
Die Umwandlung strukturierter Kassen-, Waren- oder Journaldaten in ein PDF kann die maschinelle Auswertbarkeit zerstören. Eine PDF/A-3-Rechnung kann beispielsweise eingebettete XML-Daten enthalten. Wird sie lediglich in ein Bild umgewandelt, kann diese strukturierte Komponente verloren gehen. Eine sichtbare Dokumentansicht stellt daher nicht in jedem Fall den vollständigen elektronischen Datensatz dar.
Cloud-Speicher und freigegebene Ordner
Es ist unzutreffend zu behaupten, dass Dropbox, Google Drive oder jeder andere Cloud-Dienst automatisch nicht GoBD-konform ist. Im offiziellen GoBD-Schreiben werden ausdrücklich auch cloudbasierte Systeme berücksichtigt. Ob ein System GoBD-konform ist, hängt nicht vom Namen des Anbieters ab.
Ein einfacher freigegebener Ordner bietet jedoch möglicherweise keinen ausreichenden Schutz. Eine gewöhnliche Dateispeicherung erfordert häufig zusätzliche Sicherungsmaßnahmen. Prüfen Sie Berechtigungen, Versionsverlauf, Löschkontrollen und Aufbewahrungseinstellungen. Ebenso sollten Metadaten, Exportmöglichkeiten sowie Backup- und Wiederherstellungsfunktionen berücksichtigt werden.
E-Rechnungen und strukturierte Daten
Die Änderung der GoBD aus dem Jahr 2025 behandelt strukturierte E-Rechnungen genauer. Mindestens der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein rein visuelles PDF kann diese Daten nicht ersetzen.
Hybridformate erfordern besondere Aufmerksamkeit. ZUGFeRD kann eine lesbare Dokumentansicht mit strukturierten Daten kombinieren. Enthält der lesbare Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, können auch diese aufbewahrungspflichtig sein. Weitere Informationen finden Sie in den offiziellen FAQ des BMF zur E-Rechnung.
Digitale Kassenbücher in Hotelprozessen
Ein digitales Kassenbuch kann Bareinnahmen, Barausgaben, Belege und Tagesabschlüsse übersichtlich verwalten. Die Integration mit Rechnungs- oder Kassensystemen kann doppelte Dateneingaben reduzieren. Sie stellt jedoch nicht automatisch sicher, dass jede Buchung korrekt ist.
Kassenaufzeichnungen erfordern besondere Sorgfalt. Nach § 146 Abs. 1 AO sollen Bareinnahmen und Barausgaben täglich aufgezeichnet werden. Hotels sollten ihre konkreten Aufzeichnungspflichten und die gewählte Vorgehensweise gemeinsam mit ihrer Steuerberatung abstimmen.
Der Arbeitsablauf sollte jeden Ausgangsvorgang und den zugehörigen Beleg vollständig erhalten. Die chronologische Reihenfolge muss gewahrt bleiben, und stillschweibende Überschreibungen dürfen nicht möglich sein. Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben. Darüber hinaus sollten Kontrollen für Kassenzählungen, Schichtwechsel, Differenzen, Einzahlungen, Erstattungen und Kassenabschlüsse festgelegt werden.
Automatische Buchungen können den manuellen Aufwand reduzieren. Gleichzeitig können sie jedoch auch fehlerhafte Kontenzuordnungen oder Steuerschlüssel automatisch übernehmen. Deshalb bleiben Abstimmungen und die Prüfung von Ausnahmen weiterhin erforderlich. Automatisierung garantiert keine ordnungsgemäße Buchführung.
Verfahrensdokumentation und interne Kontrollen
Die GoBD verlangen eine klare und aktuelle Verfahrensdokumentation. Sie sollte alle relevanten digitalen Prozesse beschreiben und deren Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren.
Ein sachkundiger Dritter muss den beschriebenen Prozess innerhalb angemessener Zeit verstehen können. Die Dokumentation sollte das tatsächlich eingesetzte System einschließlich der relevanten Versionen und historischer Änderungen beschreiben.
Zu den offiziellen Beispielen gehören unter anderem Zugriffsregelungen und Funktionstrennungen. Ebenso werden Eingabekontrollen, Abstimmungen und Verarbeitungskontrollen genannt. Software kann entsprechende Funktionen bereitstellen, die Einrichtung und der ordnungsgemäße Betrieb liegen jedoch in der Verantwortung des Hotels.
Betriebsprüfungen und Datenverfügbarkeit
§ 147 Abs. 6 AO räumt der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung verschiedene Möglichkeiten des Datenzugriffs ein. Sie kann einen lesenden Zugriff auf das System verlangen. Sie kann Auswertungen verlangen, die vom Steuerpflichtigen oder einem Dritten erstellt werden. Außerdem kann sie Daten in einem maschinell auswertbaren und analysierbaren Format anfordern.
Ein rein visueller Bericht genügt dabei unter Umständen nicht. Je nach Fall können auch Metadaten, Stammdaten, Buchungsdaten, Verknüpfungen und Strukturinformationen erforderlich sein. Die Finanzverwaltung wählt die gesetzlich zulässige Zugriffsart und muss dabei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachten.
Steuerliche Risiken unzureichender Aufzeichnungen
Nicht jeder Mangel führt automatisch zu derselben steuerlichen Folge. § 158 AO regelt, unter welchen Voraussetzungen Büchern und Aufzeichnungen Beweiskraft zukommt. § 162 AO ermöglicht der Finanzverwaltung unter bestimmten Voraussetzungen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Fehlende oder nicht verwertbare Aufzeichnungen können dabei eine Rolle spielen.
Welche Folgen sich ergeben, hängt vom jeweiligen Mangel und den konkreten Umständen des Einzelfalls ab. Eine unzureichende Verfahrensdokumentation stellt nicht in jedem Fall einen schwerwiegenden formellen Mangel dar. Ein konkreter Sachverhalt kann dennoch nachvollziehbar und nachprüfbar bleiben.
Der Vorsteuerabzug ist eine eigenständige umsatzsteuerliche Fragestellung nach § 15 UStG. Ein GoBD-Verstoß führt nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Die konkrete Transaktion und die zugehörige Rechnung sollten stets durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater beurteilt werden.
Was Hotels bei Software prüfen sollten
Bitten Sie Softwareanbieter um Nachweise, die sich auf die aktuelle Produktversion und die geplante Systemkonfiguration beziehen. Prüfen Sie insbesondere:
- ● Wie steuerrelevante Aufzeichnungen erstellt, empfangen, geändert, aufbewahrt und exportiert werden.
- ● Prozesse für Korrekturen, Stornierungen, Löschungen und Periodensperren.
- ● Benutzerrollen, Berechtigungen, Freigaben und Funktionstrennungen.
- ● Aufbewahrung von Ursprungsbelegen und strukturierten E-Rechnungen.
- ● Maschinell auswertbare Exporte und Beschreibungen der Datenstruktur.
- ● Backup-, Wiederherstellungs-, Aufbewahrungs-, Migrations- und Exit-Konzepte.
- ● Verfahrensdokumentationen, die Kunden zur Verfügung gestellt werden.
- ● Dokumentation von Releases und Konfigurationsänderungen.
- ● Kontrollen und Verantwortlichkeiten, die beim Hotel oder der Steuerberatung liegen.
Ein Zertifikat oder ein Gutachten kann bei der Auswahl eines Softwareanbieters hilfreich sein. Es bindet jedoch die Finanzverwaltung nicht. Allgemeine Prüfberichte können nicht jede individuelle Systemkonfiguration abdecken. Entscheidend bleiben die tatsächliche Einrichtung und Nutzung des Systems.
Was HotelFriend verantwortungsvoll behaupten kann
Auf den öffentlichen Produktseiten beschreibt HotelFriend unter anderem ein digitales Kassenbuch, Buchhaltungsexporte, Zeitstempel und Sperrfunktionen für abgeschlossene Perioden. Darüber hinaus werden Funktionen zur Unterstützung GoBD-relevanter Arbeitsabläufe beschrieben. Dabei handelt es sich um Aussagen des Herstellers zu seinem eigenen Produkt.
Für diese Prüfung lag kein unabhängiges Gutachten zu einer definierten HotelFriend-Version und -Konfiguration vor. Protokolle, Quelldatenformate, Exporte, Backups oder E-Rechnungsdaten wurden nicht getestet. Dieser Artikel bestätigt daher nicht, dass HotelFriend GoBD-konform ist.
Hotels, die HotelFriend-Produkte in Betracht ziehen, sollten aktuelle Nachweise anfordern und ihre Steuerberatung einbeziehen. HotelFriend sollte vor weitreichenden Aussagen das konkrete Modul, die verwendete Version, die Konfiguration, die eingerichteten Kontrollen und die entsprechenden Nachweise bestätigen.
Fazit
GoBD-Konformität ergibt sich aus dem gesamten Hotelprozess – nicht aus dem Namen eines Cloud-Speichers oder dem Etikett einer Software. Verfolgen Sie jede steuerlich relevante Aufzeichnung von ihrer Erstellung oder ihrem Eingang über Korrekturen und Exporte bis hin zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Berücksichtigen Sie dabei alle angebundenen Systeme und Schnittstellen.
Dokumentieren Sie anschließend Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Kontrollen, Wiederherstellungsverfahren und Systemänderungen. Testen Sie Ihre Prozesse anhand realer Anwendungsfälle und bewahren Sie die entsprechenden Nachweise auf. Geeignete Software kann diese Anforderungen unterstützen – eine sorgfältige Organisation der Prozesse und die Prüfung durch eine qualifizierte Steuerberatung bleiben jedoch unverzichtbar.
