In Deutschland und der europäischen Union gelten zahlreiche Vorgaben an eine ordnungsgemäße Buchführung. Bei der Wahl einer Software zum Management Ihres Hotels sind diese zu beachten.
Insbesondere Abweichungen bei Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und Finanzämter an Buchung, Rechnungslegung und Buchführung inklusive Kassenbuch führen in aller Regel zu rechtlichen Problemen und zusätzlichen, zumindest finanziellen Belastungen.
Am Markt existieren etliche, scheinbar kostengünstige Produkte, die ihren Kunden versprechen, das Verwalten von Hotels und Gastronomiebetrieben zu erleichtern. Bei der Wahl des richtigen Systems sollten Sie darauf achten, dass zumindest die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) eingehalten werden.
HotelFriend erklärt Ihnen wie:
Warum ist die GoBD wichtig?
Den Grund für diese genauen und strengen Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung kann man in zwei Wörtern zusammenfassen - Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit. Auf dem Papier ist das leicht durchzusetzen: Wird eine Summe, ein Beleg oder eine andere Variable geändert, ist es sofort ersichtlich. Arbeitet man aber elektronisch in einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle, sind alle vorherigen Daten nach einer Änderung verschwunden - dadurch fehlt das Verständnis, warum eine Änderung gemacht wurde und die Überprüfbarkeit der Änderung fällt ebenfalls weg. Im Bezug auf Einnahmen und Ausgaben ist fehlende Überprüfbarkeit natürlich fatal.
Auch bei der Steuerprüfung wird die Richtlinie (welche übrigens im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 detailliert beschrieben wird) angewandt. So laufen Sie bei Nichteinhaltung Gefahr, dass Ihre gesamte Buchführung verworfen wird. Das kann zu Steuerschätzung oder dem Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Was beinhalten die Vorgaben?
Das Finanzamt verlangt wörtlich: die “Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen”. Es müssen also all Ihre Belege, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenzen oder Angebote so gespeichert werden können, dass sie entweder nicht verändert werden können, oder die Veränderung problemlos nachvollziehbar ist.
Diese Angabe bezieht sich sowohl auf die Art des Dokuments (z.B. Word, Excel, PDF) als auch seine auf die Speicherung und Archivierung. Auch Speicherorte wie Dropbox, Google Drive und ungeschützte Cloudsysteme sind nicht konform mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Worauf muss noch geachtet werden?
Neben Rechnungslegung und Buchführung sollte ein Finanzamt-konformes Kassenbuch geführt werden können, dass Ihre Ausgaben, Einnahmen, Belege zentral an einem Ort speichert.
Wird über das System eine Transaktion registriert, befindet diese sich auch automatisch in Ihrem Kassenbuch. Es könne zusätzliche Informationen hinzugefügt werden wie zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Rechnungsgrund und Mehrwertsteuer. Jede Änderung wird registriert und automatisch hinzugefügt.
Die Vorteile von einem Kassenbuch, welches mit Ihrer restlichen Software kommuniziert, liegt ganz klar bei der Übersichtlichkeit, der Effizienz und der Sicherheit. Statt unüberschaubaren Datei-Systemen gibt es einen zentralen Ort, an dem alle Transaktionen und Dokumente einsehbar und in Sekundenschnelle zu finden sind.
Die automatisierten Prozesse sorgen zusätzlich für eine geringe Fehlerquote - denn Fehler entstehen durch manuelle Eingaben. Automatische Buchungen und Bilanzberechnungen schützen vor falscher Buchführung und demnach auch vor Steuerschätzung und Verlust des Vorsteuerabzugs durch fehlerhafte Unterlagen. Aber auch interne Unstimmigkeiten oder sogar Betrug werden durch diese digitale Technologie und einen regelmäßigen Kassenbuchausgleich verringert.
HotelFriend erfüllt die Anforderungen an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und bietet mit dem eigenen Kassenbuch eine sichere Möglichkeit für die elektronische Buchführung.
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