Es gibt eine Menge über moderne Kassensysteme zu wissen, egal ob Sie ein Café, eine Bar oder ein Hotelrestaurant betreiben. Aber wie viel kostet eigentlich ein erstklassiges Kassensystem im Jahr 2024? Dieser Frage wollen wir nachgehen.
In diesem Artikel schlüsseln wir alle Kosten auf, die Sie berücksichtigen müssen - Hardware, Software, Installation und laufenden Support -, damit Sie eine kluge Entscheidung für Ihr F&B-Unternehmen treffen können.
Was ist ein Restaurant-POS-System?
Einfach ausgedrückt ist ein POS-System (Point-of-Sale) eine Kombination aus Software und Hardware, die Restaurants dabei hilft, Zahlungen anzunehmen und Verkäufe zu verfolgen. Es ist ein wichtiger Teil einer digitalen Gästekarte.
POS-Systeme können vieles: Bestellungen bearbeiten, Rechnungen aufteilen, Verkaufsberichte erstellen, Mitarbeiterpläne und Inventar verwalten und vieles mehr. In vielen Fällen handelt es sich um eine allumfassende Lösung, die das Herzstück Ihres Unternehmens darstellt.
Wann immer ein Gast oder ein Kellner eine Bestellung im Restaurant aufgibt, zeichnet das Kassensystem jedes Detail der Transaktion auf und aktualisiert das Inventar entsprechend. Ältere Kassensysteme erfordern häufig Computerserver vor Ort und sind mit hohen Kosten und einem hohen Wartungsaufwand verbunden.
Cloud-basierte POS-Lösungen haben jedoch das Spiel verändert und bieten Kosteneffizienz und unvergleichliche Flexibilität. Solche modernen Systeme ermöglichen die Aktualisierung von Speisekarten in Echtzeit und bieten unschätzbare Umsatzanalysen zur Optimierung des Restaurantbetriebs.
Was bestimmt die Kosten für das POS-System Ihres Restaurants?
Wenn Sie sich über die Kosten dieser Restauranttechnologie informieren, müssen Sie alle Faktoren berücksichtigen, die den Preis beeinflussen können. Zu den Hauptkosten gehören Hardware und Software, aber auch die Wahl des Zahlungsabwicklers kann die Gesamtkosten erheblich beeinflussen.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, alle Aspekte zu bewerten, können Sie ein POS-System auswählen, das Ihren aktuellen Anforderungen entspricht und das Wachstum Ihres Restaurants langfristig unterstützt.
Hardware-Kosten
Die POS-Hardware, die Sie benötigen, kann je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens variieren. Alle diese Komponenten arbeiten zusammen, um Ihr Kassensystem am Laufen zu halten. Hier ist eine kurze Liste typischer Hardware-Komponenten und ihrer geschätzten Kosten, basierend auf Daten von Amazon:
- ● Terminals: $200 - $1.200 pro Terminal.
- ● Kassenschubladen: $100 - $300.
- ● Quittungsdrucker: $150 - $400 pro Drucker.
- ● Tabletten: 200 bis 800 Dollar pro Tablette.
- ● Handheld-Geräte zur Auftragsannahme und Zahlungsabwicklung: 300 - 700 $ pro Stück.
- ● Barcode-Scanner: $20 - $300 pro Scanner.
- ● Küchendisplaysysteme (KDS): $500 - $1.500 pro Display.
Software-Kosten
Die Softwarekosten variieren je nach Art des von Ihnen gewählten POS-Systems. Sie können bei Basisversionen mit eingeschränkten Funktionen bei null anfangen und bei cloudbasierten Systemen bis zu 100 bis 300 US-Dollar pro Monat betragen. Einige Anbieter verlangen eine einmalige Kaufgebühr, während andere ein monatliches Abo-Modell haben.
- ● Ein einmaliger Kauf ist eine einmalige Zahlung im Voraus für eine unbefristete Lizenz. Der Preis liegt in der Regel zwischen 500 und 2.000 $.
- ● Das Abonnementmodell beinhaltet laufende monatliche oder jährliche Zahlungen. Die monatlichen Gebühren liegen in der Regel zwischen 50 und 300 US-Dollar pro Terminal.
Installationskosten
Die Installation Ihres POS-Systems ist ein weiterer Faktor, der den Preis beeinflusst. Dazu gehören die Einrichtung und die individuelle Anpassung. Bei einigen Anbietern sind diese Leistungen im Gesamtpreis inbegriffen, während andere einen Aufpreis verlangen. Überlegen Sie sich diese Kosten genau, denn ein reibungsloser Installationsprozess kann langfristig Zeit und Ärger sparen.
- ● Eine professionelle Installation, die sicherstellt, dass alle Komponenten korrekt eingerichtet und konfiguriert sind, kann bereits in den Kosten für Ihre Hardware enthalten sein, aber im Allgemeinen liegen die Kosten zwischen 500 und 2.000 US-Dollar.
- ● Der Selbstbau ist in der Regel billiger, erfordert aber technisches Know-how. Hier kann der Preis zwischen 0 und 500 $ liegen, und Sie werden ihn hauptsächlich für selbst gekaufte Werkzeuge und kleines Zubehör ausgeben.
Ausbildung und Support
Wirksame Schulungen und laufende Unterstützung sind für den reibungslosen Betrieb Ihres Systems unerlässlich. Sie vermitteln Ihren Mitarbeitern die Fähigkeiten, die sie benötigen, um das System effizient zu nutzen, und zuverlässige Supportdienste helfen Ihnen bei der Behebung auftretender technischer Probleme.
- ● Die Erstausbildung erfolgt in der Regel in Form einer einmaligen Gebühr für Mitarbeiterschulungen. Preisspanne: $200 - $1.000.
- ● Für den fortlaufenden Premium-Support sind monatliche oder jährliche Gebühren für den fortlaufenden technischen Support erforderlich, die zwischen 20 und 100 US-Dollar pro Monat betragen.
Bearbeitungsgebühren für Zahlungen
Die Transaktionsgebühren für Zahlungen werden vom Zahlungsdienstleister für jede Transaktion erhoben, entweder als Prozentsatz, als fester Betrag oder beides. Einige Anbieter haben variable Gebühren, während andere feste Sätze anbieten. Wir empfehlen feste Sätze für Vorhersehbarkeit und einfache Planung. Die Transaktionsgebühren liegen in der Regel zwischen 1,5 % und 3,5 % pro Transaktion.
Verschiedene Integrationen
Die Integration Ihres POS-Systems in andere Softwarelösungen kann dessen Funktionalität verbessern, kann aber mit zusätzlichen Kosten von etwa 20 bis 100 US-Dollar pro Monat verbunden sein. Die Integration mit CRM, Marketing, Buchhaltungssoftware und anderen Add-ons bietet jedoch Vorteile wie verbesserte Effizienz und synchronisierte Daten.
Welche Preismodelle gibt es für POS-Systeme für Restaurants?
Die drei wichtigsten Preismodelle sind der einmalige Kauf, das Abonnement und das Pay-as-you-go-Modell. Jedes dieser Modelle hat seine Vor- und Nachteile und ist auf unterschiedliche Bedürfnisse und Budgets zugeschnitten.
Einmalkauf
Bei diesem Modell zahlen die Unternehmen eine einmalige Vorauszahlung für die POS-Softwarelizenz. Dieser Ansatz bietet vorhersehbare Kosten ohne wiederkehrende Gebühren und ermöglicht das volle Eigentum an der Software.
Der größte Nachteil ist der hohe Anschaffungspreis und das Fehlen von Updates oder neuen Funktionen, was das Risiko erhöht, dass die Software veraltet.
Beispiele für Kosten sind Basislizenzen von 500 bis 2.000 Dollar und erweiterte Versionen für große Unternehmen von 2.000 bis 5.000 Dollar.
Abo-basierte Preisgestaltung
Dieser Art der Preisgestaltung beinhaltet monatliche oder jährliche Gebühren für POS-Software. Dieses Modell erfordert eine geringere anfängliche Investition, umfasst regelmäßige Updates und lässt sich einfach skalieren, wenn das Geschäft wächst.
Dennoch können sich laufende Zahlungen im Laufe der Zeit summieren und es potenziell langfristig teurer machen.
Grundlegende monatliche Abonnements kosten zwischen $50 und $150 pro Terminal, während fortgeschrittene Versionen zwischen $150 und $300 pro Terminal liegen. Jahresabonnements bieten oft einen Rabatt von 10-15% auf den monatlichen Tarif.
Pay-as-you-go
Das Pay-as-you-go-Modell berechnet Gebühren basierend auf der Nutzung, wie etwa der Anzahl der Transaktionen oder der spezifisch genutzten Funktionen. Es bietet Flexibilität und niedrigere anfängliche Kosten, wodurch es ideal für saisonale Unternehmen oder solche mit schwankenden Umsätzen ist.
Dennoch können variable Kosten die Budgetierung erschweren, und hohe Transaktionsvolumen können zu erheblichen Gebühren führen.
Dieses Modell bietet Vorteile für saisonale Unternehmen, die in stark frequentierten Zeiten mehr zahlen und in langsamen Perioden weniger, sowie für kleine oder neue Unternehmen, die anfangs die Kosten niedrig halten können und ihre Ausgaben mit dem Wachstum skalieren können.
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Alle versteckten Kosten aufdecken
Versteckte Kosten können sich erheblich auf die Gesamtbetriebskosten auswirken und sollten in Ihren Entscheidungsprozess einbezogen werden. Hier sind einige weniger offensichtliche Ausgaben, die berücksichtigt werden sollten.
Wartungskosten
Auch nach dem ersten Kauf und der Einrichtung ist eine fortlaufende Wartung erforderlich, um sicherzustellen, dass das POS-System reibungslos funktioniert. Regelmäßige Wartung und Service sind notwendig, um die Hardware und Software in optimaler Verfassung zu halten, einschließlich Updates und kleinere Reparaturen.
Kosten für Upgrades
Es ist wichtig, Ihr POS-System auf dem neuesten Stand zu halten, um von neuen Funktionen zu profitieren und die Sicherheit zu gewährleisten. Einige Anbieter bieten kostenlose Software-Updates an, jedoch können für größere Upgrades oder neue Versionen zusätzliche Gebühren anfallen.
Mit dem Fortschritt der Technologie kann es notwendig sein, Hardware-Komponenten zu aktualisieren, um Kompatibilität und Effizienz sicherzustellen. Die geschätzten Kosten dafür liegen bei $500 bis $2,000 alle paar Jahre.
Potenzielle Ausfallzeiten
Ausfallzeiten können aufgrund von Systemausfällen, Updates oder Wartungsarbeiten auftreten und zu Umsatzeinbußen sowie Betriebsunterbrechungen führen.
Regelmäßige Wartungsarbeiten können erfordern, dass das System für kurze Zeiträume offline ist. Obwohl dies in der Regel geplant wird, um Störungen zu minimieren, kann es dennoch den Betrieb beeinträchtigen. Die geschätzten Kosten können je nach Unternehmensgröße und Dauer der Wartungsarbeiten variieren.
Budgetierungstipps für die Auswahl eines POS-Systems im Jahr 2024
Wir haben einige praktische Budgetierungstipps zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, im Jahr 2024 eine kluge Investition zu tätigen. Nachfolgend finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie den besten Wert erhalten, ohne dabei auf wesentliche Funktionen zu verzichten.
Tipp Nr. 1 |
Entscheiden Sie sich für cloudbasierte Systeme |
Die Wahl eines cloudbasierten POS-Systems bietet viele Vorteile. Diese Systeme haben in der Regel geringere anfängliche Kosten, da sie keine großen Hardware-Investitionen erfordern. Sie sind auch skalierbar und ermöglichen es Ihnen, Ressourcen anzupassen, wenn Ihr Unternehmen wächst. |
Tipp Nr. 2 |
Verhandeln Sie mit den Anbietern |
Sie können auf jeden Fall Rabatte für langfristige Verträge, Großeinkäufe oder Empfehlungen verhandeln. Nutzen Sie auch kostenlose Testphasen und Demos, um das System vor einer Bindung zu testen. Es ist ratsam, Angebote von verschiedenen Anbietern zu vergleichen, um die kosteneffektivste Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. |
Tipp Nr. 3 |
Nutzen Sie vorhandene Geräte |
Um Hardwarekosten zu sparen, erwägen Sie die Verwendung Ihrer aktuellen Tablets oder Computer als POS-Terminals, sofern sie mit der ausgewählten POS-Software kompatibel sind. Beginnen Sie mit den grundlegenden Komponenten des POS-Systems und fügen Sie nach und nach weitere Funktionen oder Terminals hinzu, wenn es Ihr Budget erlaubt und Ihr Unternehmen wächst. |
Tipp Nr. 4 |
Konzentrieren Sie sich auf Online-Schulungen |
Nutzen Sie die Online-Schulungsressourcen und Tutorials, die vom POS-Anbieter bereitgestellt werden. Diese Ressourcen bieten eine kosteneffiziente Möglichkeit, Ihr Personal zu schulen, da sie auf persönliche Schulungssitzungen verzichten. |
Tipp Nr. 5 |
Überwachen und optimieren Sie die Nutzung |
Eine proaktive Optimierung Ihres POS-Systems ist entscheidend für die Verbesserung der Geschäftsleistung. Nutzen Sie die Berichtsfunktionen Ihres POS-Systems, um Verkaufs-, Lager- und Kundentrends zu analysieren und Bereiche für Verbesserungen und Kostenreduzierungen zu identifizieren. Regelmäßige Audits können Ihnen helfen, die Kosten für ungenutzte Funktionen zu vermeiden. |
Top-Anbieter von POS-Systemen und ihre Preisgestaltung
Am heutigen Markt bieten beliebte POS-Systemanbieter eine Vielzahl von Funktionen und Preisstrukturen, die auf verschiedene Arten von Restaurants zugeschnitten sind. Hier sind die Preise der führenden POS-Systemanbieter im Jahr 2024, laut Forbes Advisor.
Square POS
Square ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und erschwingliche Preise, weshalb es eine beliebte Wahl für kleine bis mittelgroße Restaurants ist. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Zahlungsabwicklung, Lagerverwaltung und Online-Bestellungen.
Preisgestaltung
Hardware-Kosten |
Registrierkasse: Die Preise beginnen bei $149 für einen iPad-Ständer (iPad nicht inbegriffen) und reichen bis zu $799 für die Square Register Mobiles Lesegerät: Kosten variieren von kostenlos bis $49 pro Lesegerät |
Software-Kosten (Monatliches Abonnement) |
Square Plus: Liegt zwischen $29 und $69 pro Monat, inklusive erweiterter Funktionen für Einzelhandel, Restaurantmanagement, Termine und Mitarbeiterverwaltung |
Zahlungsabwicklungsgebühren |
Die Gebühren liegen zwischen 2,5% + $0,10 und 3,5% + $0,15 und variieren je nach Abonnementplan und Art des Verkaufs |
Toast
Toast ist ein umfassendes POS-System, das speziell für die Restaurantbranche entwickelt wurde. Es bietet robuste Funktionen wie detaillierte Berichterstellung, Küchenanzeigen und integrierte Online-Bestellungen.
Preisgestaltung
Hardware-Kosten |
Registrierkasse: Die Preise werden je nach Plan angegeben, mit geschätzten Kosten von $1.350 für ein Bundle mit Thekenregistrierung Mobiles Lesegerät: Das Starter-Kit ist kostenlos und umfasst ein Terminal, zusätzliche Einheiten kosten geschätzt $450 pro Stück |
Software-Kosten (Monatliches Abonnement) |
Variiert von kostenlos bis $165 pro Monat, mit optionalen Erweiterungen. Die höchste Stufe umfasst Unterstützung für Online-Bestellungen und eine Abhol-App |
Zahlungsabwicklungsgebühren |
Die Interchange-Gebühren variieren je nach Kartentyp und Verkaufsart |
Clover POS
Clover bietet ein flexibles POS-System, das mit verschiedenen Apps an die Bedürfnisse unterschiedlicher Restauranttypen angepasst werden kann. Es bietet Funktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Kundenbindungsprogramme und umfangreiche Berichterstattung.
Preisgestaltung
Hardware-Kosten |
Registrierkasse: Die Preise beginnen bei $1.349 für Thekenregistrierungen und reichen bis zu $3.647 für vollständige Restaurantsysteme, mit der Möglichkeit, ein unterstütztes Kartenterminal anzuschließen. Mobiles Lesegerät: $49 pro Lesegerät und $499 pro mobiles Terminal. |
Software-Kosten (Monatliches Abonnement) |
Liegt zwischen $14,95 und $94,85 pro Monat für POS-Funktionen, die auf Unternehmen wie Restaurants, Dienstleister, Einzelhändler und mobile Verkäufer zugeschnitten sind. |
Zahlungsabwicklungsgebühren |
Die Gebühren liegen zwischen 2,3% + $0,10 und 3,5% + $0,10, abhängig vom Plan und der Art des Verkaufs, oder die Möglichkeit zur Nutzung eines unterstützten Drittanbieter-Zahlungsanbieters. |
Lightspeed
Lightspeed ist ideal für kleine und große Restaurants und bietet fortgeschrittene Funktionen wie Lagerverwaltung, Analyse und Unterstützung für mehrere Standorte. Es zeichnet sich durch einen starken Kundensupport und eine anpassbare Benutzeroberfläche aus.
Preisgestaltung
Hardware-Kosten |
Registrierkasse: Die Preise werden bei der Anmeldung angegeben oder Sie können ein unterstütztes Kartenterminal anschließen. Mobiles Lesegerät: Die Preise werden ebenfalls bei der Anmeldung angegeben. |
Software-Kosten (Monatliches Abonnement) |
Liegen zwischen $39 und $289 pro Monat bei jährlicher Zahlung, abhängig vom Plan, zzgl. $39 pro zusätzliche Registrierkasse pro Monat. Höhere Stufen umfassen zusätzliche Funktionen wie E-Commerce, Treueprogramme, Spezialfunktionen, Buchhaltung und erweiterte Berichterstattung. |
Zahlungsabwicklungsgebühren |
Die Gebühren liegen zwischen 2,6% + $0,10 und 3,5% + $0,10, abhängig vom Kartentyp und Verkauf, oder Sie können einen unterstützten Drittanbieter-Zahlungsanbieter nutzen. |
HotelFriend POS
HotelFriend POS bietet eine rationalisierte und bequeme Lösung für die Verwaltung der Umsätze Ihres Restaurants. Ganz gleich, ob Sie Bestellungen über ein Tablet oder einen Self-Service-Kiosk entgegennehmen, das POS-System von HotelFriend integriert alle Bestellungen in eine einzige, cloudbasierte Plattform und gewährleistet so einen effizienten Betrieb in Ihrem gesamten Unternehmen.
Hardware-Kosten |
Die Terminals kosten zwischen $86 und $1.200. |
Software-Kosten (Monatliches Abonnement) |
Integriert mit HotelFriend PMS liegen die Kosten für die POS-Software zwischen $13,58 und $16,30 pro Zimmer pro Monat. |
Zahlungsabwicklungsgebühren |
Die Gebühren liegen zwischen 0,20% + $0,13 und 4,15% + $0,13, abhängig vom Kartentyp und Verkauf. |
Fazit
Die Auswahl des richtigen POS-Systems für Ihr Restaurant ist entscheidend für seine Produktivität und seinen Erfolg. Über die bloße Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen hinaus integrieren erstklassige POS-Systeme alle Aspekte des täglichen Betriebs in eine effiziente Plattform.
Denken Sie daran, dass Sie mit der Investition in das richtige POS-System Ihr Restaurant effizienter machen und es für das Wachstum im Jahr 2024 und darüber hinaus vorbereiten. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus diesem Artikel, um das System auszuwählen, das Ihrem Unternehmen zu neuen Höhen verhelfen wird.
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