Neue Rechnungsszenarien reduzieren manuellen Aufwand im Backoffice und sorgen für planbare, termingerechte Monatsabrechnung bei Langzeitbuchungen.
Berlin, 23. Juni 2026 – Die HotelFriend AG, Berliner Anbieter einer All-in-one-Hotelsoftware für den DACH-Markt, erweitert ihr Feature „Monatliche Abrechnung“ um neue Rechnungsszenarien für Langzeitaufenthalte. Hotels können damit die wiederkehrende Abrechnung von Monats- und Langzeitgästen weitgehend automatisieren und gleichzeitig selbst bestimmen, wie viel Kontrolle sie über jeden einzelnen Abrechnungsschritt behalten möchten.
Langzeitbuchungen stellen die Hotelbuchhaltung regelmäßig vor besondere Herausforderungen: wiederkehrende Rechnungen, anteilige Berechnung von Teilmonaten sowie die laufende Nachverfolgung offener Zahlungen. Das Update setzt genau hier an – es soll verpasste Abrechnungszeitpunkte vermeiden, den manuellen Aufwand senken und für eine vorhersehbare Rechnungsstellung sorgen.
Flexibel zwischen Automatisierung und manueller Kontrolle
Hotels bestimmen künftig bereits im Buchungsdialog über das Feld „Rechnungsstrategie“, wie die Abrechnung ablaufen soll. Die erste Rechnung kann direkt bei der Buchung erstellt und alle weiteren Perioden automatisch abgerechnet werden. Wer den gesamten Prozess aus der Hand geben möchte, aktiviert die vollständige Automatisierung. Häuser mit höherem Kontrollbedarf speichern Rechnungen zunächst als Entwurf und geben sie nach interner Prüfung manuell frei. Für Konfigurationsfälle ohne hinterlegten Rechnungszyklus greifen automatische Regeln, die einen durchgängigen Abrechnungsprozess sicherstellen.
Gäste bleiben automatisch informiert: Aktualisierte E-Mail-Benachrichtigungen bestätigen die Buchung und weisen auf neu erstellte offene Rechnungen hin, ohne dass das Rezeptionsteam manuell nachfassen muss.
Eine konsolidierte Rechnung pro Abrechnungsperiode
Pro Abrechnungsperiode erstellt HotelFriend automatisch eine Rechnung, die alle relevanten Leistungen bündelt: Zimmer- oder Suitekosten, Verpflegung, Reinigung, Vorauszahlungen sowie Zusatzleistungen wie Spa- oder Sportangebote. Den Versandzeitpunkt steuert das Hotel individuell, abgestimmt auf interne Zahlungs- und Reportingprozesse. Vorabpreise für zukünftige Aufenthalte lassen sich ebenfalls hinterlegen.
Präzise Preislogik für Teilmonate
Das Update verbessert auch die Berechnung angebrochener Monate. Hotels wählen zwischen zwei Modellen: Bei der monatlichen Abrechnung wird pro Kalendermonat der volle Monatspreis berechnet. Bei der anteiligen Abrechnung werden Teilmonate proportional berechnet – ein Aufenthalt vom 1. Februar bis zum 10. März kostet den vollen Februarpreis plus zehn von 31 Tagen des Märzpreises. Ob die Perioden dem Check-in-Datum oder dem Kalendermonat folgen, legt das Haus selbst fest.
„Langzeit- und Monatsgäste sind für viele Häuser ein wachsendes Geschäft, doch die Abrechnung dafür war bisher aufwändig und fehleranfällig. Mit den neuen Rechnungsszenarien geben wir Hotels die Wahl: Sie können den gesamten Prozess automatisieren oder an den entscheidenden Stellen selbst eingreifen. Das spart Zeit im Backoffice und sorgt für verlässliche, planbare Einnahmen.“
– Igor Hladchenko, CTO, HotelFriend AG
Verfügbarkeit
Das Feature „Monatliche Abrechnung“ mit den neuen Rechnungsszenarien wird derzeit schrittweise für Hotels innerhalb der HotelFriend-Plattform ausgerollt. Eine ausführliche Anleitung zu allen Szenarien und Einstellungen steht im HotelFriend Help Center zur Verfügung.
Über HotelFriend
Die HotelFriend AG mit Sitz in Berlin entwickelt seit 2017 innovative Software- und Hardwarelösungen zur Automatisierung von Hotelprozessen. Die Plattform vereint Reservierungen, Abrechnung, Serviceverkauf, Gästekommunikation, Reporting und operative Abläufe in einem System – entwickelt und betrieben in Deutschland, konform mit GoBD, RKSV und den Datenschutzanforderungen des DACH-Raums.
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Jenny Shymon
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