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Nachtaudit in einem Hotel: Alles zusammenbringen

Night audit at a hotel: Bringing it all together

Der Hotelbetrieb kann je nach Größe, Funktion und Komplexität unterschiedlich sein und beschränkt sich nicht nur auf exzellenten Service. Es gibt eine Reihe weiterer wichtiger Aufgaben, an die sich Hoteliers halten müssen. In dieser Hinsicht sind eine solide Rechnungslegung und Abschlussprüfung nicht nur erforderlich, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

Wenn es um Finanzgeschäfte geht, gehört die Nachtprüfung zur Kategorie „Must-Have“ und wird als obligatorisch angesehen. Was ist das und wie kann man es effektiv im Hotel organisieren? Lassen Sie es uns unten herausfinden.

Was ist ein Nachtaudit in einem Hotel?

In der Hotellerie ist der Begriff Nachtaudit, oder auch Night Audit, vorherrschend. Es bezieht sich auf das Kontrollverfahren, bei dem verschiedene Einnahmen nach dem Ende der normalen Geschäftszeiten überprüft werden.

Es ist auch der Prozess der Bewertung der finanziellen Aktivitäten des Hotels und ein Instrument zur Verhinderung von Einnahmeverlusten.

Ein solcher Kontrollprozess, bei dem der Nachtprüfer, bzw. Night Auditor, alle finanziellen Aktivitäten überprüft, hilft Hotelmanagern, den täglichen Cashflow auf dem Hotelkonto zu überprüfen, zukünftige Ziele zu planen und die Ausgaben zu kontrollieren.

Der Prüfungsprozess für die Hotelnacht kann je nach Größe und Art des Hotels unterschiedlich sein und den Kundendienst, die Verwaltungsaufgaben an der Rezeption und die Wartungsaufgaben umfassen.

Die Hotelnachtprüfer spielen eine wichtige Rolle für ein effizientes Funktionieren des Hotels. Lassen Sie uns also tiefer in ihre Verantwortung eintauchen, um zu verstehen, was sie tun, was ihre Rollen sind und welche Fähigkeiten benötigt werden.

Wer ist Night Auditor und was sind seine / ihre Aufgaben?

Der Nachtprüfer führt den täglichen Prüfungsprozess durch, stimmt finanzielle Aktivitäten ab und schließt sie auf der Grundlage der Betriebsstandards, -verfahren und -richtlinien des Hotels ab. Dieser Prozess umfasst, ohne darauf beschränkt zu sein, das Ausfüllen und Übertragen von täglichen Berichten, die Gesamteinnahmen, Forderungen, Bargeld, Kredite, Raumstatistiken und mehr.

Traditionell beginnt die Arbeitsschicht, nachdem die meisten Hotelangestellten für den Tag abgereist sind, und endet, bevor die Morgenschicht eintrifft. Es kann einen oder mehrere Nachtprüfer im Hotel geben.

Der Nacht-Auditor kann auch als Front Desk-Vertreter des Hotels fungieren und dafür verantwortlich sein, Gäste nach 23:00 Uhr oder in den frühen Morgenstunden ein- und auszuchecken, neue Gäste in ihren Zimmern einzurichten, ihre Anfragen oder Beschwerden zu bearbeiten, Rabatte zu gewähren, oder Upgrades durchzuführen. In einer Notfall-Situation kann er / sie sich um Reinigungs- und Wartungsprobleme kümmern.

Die Zuständigkeiten für den Kundendienst oder die Wartung werden normalerweise dort übernommen, wo Anfragen und Kundeninteraktionen minimal sind und nicht vom Abschluss der Finanzprüfung vom Vortag ablenken. Im Folgenden stellen wir eine Liste der Schlüsselrollen des Nachtprüfers zusammen:

● Stimmt alle Bargeldtransaktionen, Hausberichte und Reservierungen des Vortages ab, schließt finanzielle Aktivitäten für einen Tag ab, empfängt und erfasst Bankeinzahlungen, erstellt Kassiererberichte aus dem Restaurant und den Einzelhandelsgeschäften und überträgt Kreditkartentransaktionen, wobei Unstimmigkeiten und Abweichungen festgestellt werden.

● Überträgt alle Gebühren in das Hauptbuch;

● Bereitet Sicherungsdateien vor und schließt Schicht und Tag im Reservierungssystem, einschließlich der Vorbereitung des Systems für den nächsten Geschäftstag.

● Bereitet Quittungen für die Einzahlung vor;

● Gleicht Raumstatusdiskrepanzen aus;

● Überprüft die Zimmerpreise;

● Überprüft No-Show-Reservierungen.

● Kontrolliert das Hotelpersonal, um Einnahmen und Finanztransaktionen korrekt zu melden, und deckt Unstimmigkeiten auf, die vom Management am folgenden Tag gemeldet und beigelegt werden.

● Überprüft Unterkunft und Steuerbelastungen;

● Sammelt Gebühren und Zahlungen für den Gästeservice.

● Gleicht alle Abteilungskonten aus;

● Überprüft die Übereinstimmung aller Unterlagen mit den Konten im PMS;

● Löscht und erstellt eine Sicherungskopie der PMS-generierten Berichte.

● Erstellt Listen der erwarteten Gastankünfte;

● Bereitet Berichte vor und verteilt sie;

● Startet die finanziellen Aktivitäten für den nächsten Tag.

● Bietet allen Gästen erstklassigen Kundenservice, informiert über Sehenswürdigkeiten in der Umgebung und die Annehmlichkeiten des Resorts.

● Führt alle Aktivitäten eines Front Desk-Angestellten aus und füllt die Checkliste für die Nachtprüfung aus.

● Generiert Housekeeping-Berichte und druckt Folios-Abfahrten.

● Pflegt einen sauberen Arbeitsbereich;

● Erledigt andere angemessene Pflichten wie gewünscht.

Wie Sie sehen können, erfüllt der Nachtprüfer eine Vielzahl von Aufgaben und ist für die Übermittlung einer Reihe von Berichten verantwortlich, von denen einige wie folgt sind

Night audit at a hotel

Andere Berichte umfassen

Manager-Bericht
Eine statistische Liste der Belegung des Vortages, einschließlich Details zu verfügbaren Unterkünften, belegten Unterkünften, verkauften und frei gewordenen Unterkünften, Rack-Rate, Anzahl der Gäste im Hotel, Anzahl der No-Shows, usw.

● Bericht des General Managers
Generiert für die Beurteilung des General Managers. Basierend auf dem täglichen Verkaufsbericht, der von jeder Abteilung erhalten wird, bestimmt der General Manager die gewinnbringenden Abteilungen und bewertet den Erfolg von Vertrieb und Marketing.

● Ledger Balance Summary Report
Die Eröffnungs- und Schlusssalden für das Vorauszahlungsbuch, das Gästebuch und das Stadtbuch.

● Auditbericht zum Zimmerpreis
Alle Preise, die auf jeden Gast angewendet werden, und die Differenz zum Rack-Tarif mit dem vorgegebenen Rack-Code.

Die Entwicklung realistischer Finanzberichte für ein Hotelunternehmen ist ein wichtiger Prozess. Um Ausgaben, Verkäufe und Einnahmen genau abzuschätzen, verwenden Nachtprüfer Formeln. Schauen wir uns einige davon an:

● Die Formel für den Ausgleich von Bankeinlagen

Gesamteinlagen
- Total Cash Sales
- Kreditkarte erhalten A / R.
- Bargeld erhalten A / R.
= 0

● Die Formel für den Ausgleich des Gästebuchs

Gesamtumsatz
- Auszahlungen und nicht eingezogene Verkäufe
= Täglicher Umsatz
- Gesamteinkommen
- Das heutige ausstehende A / R-Einkommen
= 0

● Die Formel für das Balancing City Ledger

Das ausstehende A / R von gestern
+ Das heutige ausstehende A / R-Einkommen
= Insgesamt ausstehende A / R.
- Kreditkarte erhalten und bei A / R beantragt
- Bargeld erhalten und auf A / R angewendet
= Saldo von A / R.

Vor dem Betreten des technischen Bereichs haben Hotels viele Nachtprüfer mit der Durchführung von Nachtprüfungen beauftragt. Nach der Einführung von Hotelmanagementsystemen wurde der Bedarf an solchen Aktivitäten jedoch verringert. Werfen wir einen Blick auf weitere technische Lösungen, die den Nachtprüfungsprozess vereinfachen können.

Wie kann der Nacht-Audit-Prozess einfacher und genauer gestaltet werden?

Dank der neuesten technologischen Fortschritte können Nachtprüfer alle Aufgaben ausführen und in kürzerer Zeit genaue Berichte erstellen. Da die meisten Hotels jetzt das Hotelmanagementsystem (PMS) verwenden, wurde der Bedarf an Nachtprüfungen auf mehr Einkommensprüfungen während des Tages verlagert.

Das System führt unterdessen einen automatischen Ausgleich von Umsatzbuchungen, Buchungen am nächsten Tag und Schließungen von Kassierern durch, verbessert die Nachverfolgung und Buchung von Gebühren für Gastkonten und automatisiert Gastfolien.

Darüber hinaus können Hoteliers PMS um zusätzliche Module erweitern, mit denen der Nacht-Audit-Prozess noch effizienter organisiert werden kann

 

Revenue Management

Das Verwalten des Finanzstatus verschiedener Abteilungen, das Verfolgen von Rechnungen und das gleichzeitige Erstellen von Berichten kann eine mühsame und langwierige Aufgabe sein. Hier können Abrechnungs- und Rechnungssoftware helfen, dies schneller und einfacher zu machen. Es verfolgt alle Finanztransaktionen des Tages und korrigiert alle Fehler, die aufgrund manueller Eingaben aufgetreten sind. Es hilft auch, doppelte Einträge zu entfernen, die die genauesten Datenberichte liefern. Außerdem werden verschiedene Steuern und Sondergebühren automatisch dargestellt.

Raumverwaltung

Für Nachtprüfer kann es schwierig sein, mit den ständigen Änderungen des Raumstatus Schritt zu halten. Das Room Management-Modul aktualisiert alle Check-Ins und Check-Outs des Hotels, wodurch die Gefahr von Überbuchungen oder Doppelbuchungen ausgeschlossen ist. Der Nacht-Auditor kann unerwarteten Gästen problemlos Zimmer zuweisen, alle stornierten Reservierungen oder Nichterscheinen verwalten und angemessene Gebühren für sie erheben.

Kassenbücher

HotelFriend Cash Books wurden speziell für Hoteliers entwickelt. Wenn der Nachtprüfer die Gebühreneinnahmen überwachen, Geldeingänge aufzeichnen und Transaktionen in Sekundenschnelle finden muss, ohne Dutzende von Excel-Tabellen zu überprüfen, hilft Cash Books sehr.

Mitarbeiterführung

Kein Hotel kann ohne kompetentes Personalmanagement funktionieren. Der Nachtprüfer kann die Erfüllung aller Aufgaben steuern, die von verschiedenen Abteilungen während des Arbeitstages ausgeführt werden, und anschließend entsprechende Berichte erstellen. Es wird viel einfacher, Änderungen in Schichten, gelegentlichem Personal, anstehenden und erledigten Aufgaben zu verfolgen. All dies beseitigt jegliche Verwirrung, die durch manuelle Eingaben entstanden ist.

Berichtsmodul

Das Berichtsmodul bietet genaueste Analyse und generiert Berichte mit wenigen Klicks. Ein wesentlicher Teil dieses Moduls ist dem Tagesabschlussbericht gewidmet, der Nachtprüfern helfen soll, alle Einnahmen und Betriebe des Hotels aus der Vogelperspektive zu betrachten. Der Bericht kombiniert alle erforderlichen Daten und präsentiert Schlussfolgerungen in einem zugänglichen digitalen Format. Auf diese Weise kann jede verantwortliche Person in einem Hotel auf die relevanten Informationen zugreifen und fundierte datengesteuerte Entscheidungen treffen.

Reinigungsmodul

Nachtprüfer können den Abteilungsbetrieb in Echtzeit anzeigen und steuern und die Leistung des Reinigungspersonals optimieren. Sie können den Status von Raumaktualisierungen in Echtzeit verfolgen, um sicherzustellen, dass kein Raum übersehen wird, und den Raumabgleich so effizient wie möglich gestalten.

Zahlungsmanagement

Manuelle Zahlungsfehler wirken sich negativ auf den Ruf eines Hotels und folglich auf seine Einnahmen aus. Zahlungsunterschiede können ein Hotel auch die Zeit kosten, die ein Nachtprüfer benötigt, um sie zu überprüfen und zu beheben. Eine automatisierte und integrierte Zahlungslösung kann helfen, indem sie menschliches Versagen und Zahlungsdiskrepanzen drastisch reduziert und Zeit bei nächtlichen Zahlungsstapelabstimmungen spart.

Die Hotellerie ist ständig von zahlreichen Aktivitäten überwältigt. In dieser Hinsicht stellt der am Ende des Tages durchgeführte Nachtprüfungsprozess sicher, dass eine konkrete Aufzeichnung aller täglichen Vorgänge geführt wird.

Um diese zahlreichen und langwierigen Aktivitäten zu vereinfachen, verwenden die meisten Hoteliers bereits digitale Tools von HotelFriend. Sie helfen bei der Optimierung und Automatisierung aller Funktionen, wodurch Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung menschen- und papierlos sowie zeitsparender, genauer und schneller werden.

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