Hotelsoftware wechseln: So gelingt der Datenimport schnell und sicher

Der Wechsel ist vor allem ein Planungsthema. Mit sauberer Vorbereitung dauert der eigentliche Import oft nur Stunden bis Tage. Dieser Leitfaden zeigt, wie es schnell und sicher geht. Ein eigener Abschnitt richtet sich an alle, die noch mit HS3 Hotelsoftware arbeiten und vor dem angekündigten Support-Ende im April 2027 wechseln müssen.

1. Entscheiden Sie, welche Daten wirklich mitmüssen

Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn Sie weniger importieren. Nicht alles im alten System ist die Übernahme wert.

Muss mit:

• Zukünftige und aktuelle Reservierungen. Sie bilden die Grundlage des Geschäfts. Ebenso wichtig sind Gästeprofile, vor allem von Stammgästen und Firmenkunden. hotelfriend
• Stammdaten: Zimmertypen, aktuell gültige Preispläne, Firmenverträge.
• Kanalzuordnungen: Dokumentieren Sie, wie jede OTA-Verbindung eingerichtet ist.

Kann mit:

• Gästehistorie und Vorlieben, für persönlichen Service und Wiederkehrer-Angebote.
• Stornierungen der letzten Zeit. Ein Leitfaden empfiehlt, auch stornierte Reservierungen der letzten 90 Tage zu exportieren, weil Erstattungsanfragen erst nach dem Systemwechsel eintreffen können. smartorder

Kann zurückbleiben:

• Vergangene Reservierungen müssen im neuen PMS nicht aktiv sein. Sie lassen sich extern archivieren und bei einem Streit mit Gästen heranziehen.
• Alte Saisonpreise. Es genügen die aktuell gültigen Preispläne, denn entscheidend sind die Preise der kommenden Reservierungen.

Faustregel: erst zukünftige Reservierungen, dann der Rest.

2. Alles exportieren, auch was Sie nicht importieren

Bevor Sie etwas ändern, sichern Sie das alte System vollständig. Mitnehmen sollten Sie Reservierungen, Gästeprofile, Zahlungen, Rechnungen, Zimmerkonfigurationen und historische Berichte.

Praktische Tipps:

• Fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter nach den möglichen Exportformaten (meist CSV oder Excel), der Dauer und den Kosten, und tun Sie das früh.
• Notieren Sie die Gesamtzahl der Datensätze (Gäste, Reservierungen, Zimmer). Diese Zahlen vergleichen Sie nach dem Import.
• Bewahren Sie den Export sicher auf, mindestens für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 8).

3. Daten bereinigen, bevor Sie importieren

Ein neues PMS repariert keine schlechten Daten, es speichert sie nur schneller. Ein Import behebt nichts. Eine Tabelle mit doppelten Gästen, uneinheitlichen Zimmernamen und fehlenden Reservierungsfeldern erzeugt im PMS dieselben Fehler, nur schneller.

Ein Tag Bereinigung spart später oft eine Woche Korrekturen:

• Dubletten: Führen Sie doppelte Gästeprofile zusammen und kennzeichnen Sie sie vor dem Export, nicht danach. Ein Beispiel: Ein Hotel in München fand und verschmolz bei der Migrationsvorbereitung über 3.000 doppelte Gästeprofile. smartorderhotelfriend
• Zimmernamen und -typen: ein einheitliches Schema (zum Beispiel „Doppelzimmer Standard“ statt „DZ“, „Doppel Std.“ und „DZ standard“).
• Formate: einheitliche Datumsangaben, Telefonnummern mit Ländervorwahl, Ländernamen.
• Preise: veraltete Tarife löschen, den Rest auf Richtigkeit prüfen.
• Fehlende Felder: Reservierungen ohne Abreisedatum, Zimmertyp oder Preis scheitern beim Import.

4. Import-Vorlage nutzen und mit kleiner Menge testen

Raten Sie das Format nicht. Holen Sie sich vor der Bearbeitung Ihrer Tabelle die Importvorlage oder die Feldanforderungen des PMS. Die meisten Systeme liefern eine Muster-CSV oder eine Importanleitung mit Pflicht- und optionalen Feldern.

Empfohlene Reihenfolge:

1. Zimmer und Zimmertypen
2. Preispläne und Tarife
3. Gästeprofile und Firmenkonten
4. Zukünftige Reservierungen, verknüpft mit Gästen und Zimmern

Und machen Sie einen Testlauf: Importieren Sie nicht alle Datensätze auf einmal. Starten Sie mit einer Testmenge und prüfen Sie, ob die Daten richtig fließen, ob Formatierungsfehler auftreten und ob Verknüpfungen zwischen Gästeprofilen und Reservierungen brechen. 20 bis 50 Datensätze reichen meist, um systematische Fehler zu erkennen, etwa vertauschte Spalten oder zerstörte Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß, é, ł). roommaster

5. Prüfen, bevor Sie das alte System abschalten

Mit dem Import sind Sie nicht fertig. Bevor Sie umschalten, bestätigen Sie, dass jede künftige Reservierung mit korrekten Daten und Beträgen übertragen wurde, prüfen Sie Preise und Gebühren stichprobenartig und testen Sie, ob jeder Kanal die Verfügbarkeit in beide Richtungen abgleicht. redawning

Ihre Prüfliste:

• ✅ Datensatzzahlen stimmen mit den vorab notierten Zahlen überein
• ✅ 20 bis 30 zukünftige Reservierungen von Hand geprüft (Datum, Zimmer, Gast, Preis, Anzahlung)
• ✅ Anzahlungen und Vorauszahlungen korrekt übernommen
• ✅ Anreiseliste der nächsten 7 Tage identisch mit dem Altsystem
• ✅ Sonderwünsche und Notizen (Allergien, späte Anreise, VIP) sichtbar
• ✅ Testbuchung erstellt, geändert und storniert

6. Kanäle in der richtigen Reihenfolge anbinden

Dieser Schritt birgt das größte Risiko für Doppelbuchungen. Beginnen Sie die Neuzuordnung der OTAs erst, wenn der Datenimport geprüft ist.

So gehen Sie sicher vor:

1. Preis- und Verfügbarkeitsänderungen einfrieren. Vermeiden Sie Preisänderungen während des Umstellungsfensters.
2. Dokumentieren Sie alle OTA-Verbindungen (Booking.com, Airbnb, Expedia, eigene Website), bevor Sie etwas trennen.
3. Binden Sie den neuen Channelmanager an und ordnen Sie Zimmer und Tarife je Kanal zu.
4. Testen Sie: Sperren Sie ein Datum im neuen PMS und prüfen Sie, ob es auf allen Kanälen schließt.
5. Erst dann trennen Sie die Kanalverbindungen des alten Systems.

Danach gilt: Neue Buchungen kommen automatisch über die Kanalanbindung ins PMS, und der manuelle Import ist eine einmalige Aufgabe für den Bestand.

7. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Beim Zeitpunkt zählt die Planung so viel wie die Technik. Wählen Sie das Fenster mit der geringsten Buchungsdichte, damit Probleme möglichst wenige künftige Reservierungen betreffen.

In der Praxis heißt das: nicht in den Wochen vor Weihnachten und Silvester, sondern in einer ruhigen Phase, zum Beispiel:

• Anfang November bis Anfang Dezember (vor der Hochsaison)
• Nach der Wintersaison, im Februar oder März
• Vor der Sommersaison, im April oder Mai

Wer jetzt im Spätherbst plant und im Dezember volle Auslastung erwartet, startet sinnvollerweise mit Export, Bereinigung und Anbieterwahl und legt die Umstellung in eine ruhigere Zeit.

8. Gästedaten schützen: DSGVO, GoBD und DATEV

Bei einer Migration werden personenbezogene Daten bewegt, daher gilt der Datenschutz. Der Schutz von Gästedaten erfordert die strikte Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO und CCPA während des gesamten Migrationsprozesses.

In der Praxis:

• Übertragen Sie Dateien nur verschlüsselt, nie per einfacher E-Mail.
• Schließen Sie mit dem neuen Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
• Importieren Sie keine Daten, die Sie ohne Grund nicht mehr speichern dürfen, etwa sehr alte Gästeprofile.
• Löschen Sie temporäre Exporte von Laptops und Netzlaufwerken, sobald die Migration abgeschlossen ist.

Buchhaltung: Für deutsche Hotels kommen GoBD und DATEV hinzu. Die GoBD betreffen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung, Schutz vor undokumentierten Änderungen, elektronische Belege und den Zugriff der Finanzverwaltung. Klären Sie deshalb mit Ihrem Steuerberater vorab: hotelfriend

• Exportformat und Kontenrahmen
• Steuerschlüssel und Debitorenführung
• Korrekturprozesse und Exportzeiträume
• Wie Rechnungen und Belege des Altsystems nach der Abschaltung weiter lesbar und prüfbar bleiben

Wer ein Kassensystem betreibt, prüft zusätzlich die Anforderungen aus KassenSichV und TSE. (Das ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Belegart.)

9. Kosten und Fragen an die Anbieter

Migrationskosten sind selten ein einzelner Posten. Ein Anbieterleitfaden nennt für einen unabhängigen Betrieb typischerweise 500 bis 2.500 US-Dollar, abhängig von Datenmenge, Exportformat, Importgebühren und der Unterstützung bei der OTA-Neuzuordnung. Die Zahl stammt von einem US-geprägten Anbieter und ist nur ein grober Richtwert. smartorder

Fragen Sie beide Anbieter vor Vertragsabschluss:

• Altes System: In welchen Formaten kann ich exportieren, wie lange dauert es und was kostet es?
• Neues System: Welche Datenkategorien importieren Sie, in welchen Formaten, zu welchem Preis, und ist die OTA-Neuzuordnung im Einführungspreis enthalten?
• Wer führt den Import durch: Sie selbst oder das Onboarding-Team?
• Gibt es eine Parallelphase, und was passiert, wenn der Import fehlschlägt?

Eine Warnung aus derselben Quelle: Ein Anbieter, der Fragen zur Datenübertragbarkeit auf die Zeit „nach der Einrichtung“ verschiebt, schafft sich später einen Hebel gegenüber Ihnen.

Sonderfall: Datenimport aus HS3 Hotelsoftware (Support-Ende April 2027)

Wenn Sie mit HS3 Hotelsoftware (auch HS/3 geschrieben) arbeiten, ist die Frage nach dem Wechsel kein „Irgendwann“ mehr.

Die Ausgangslage

• Mews gab im Mai 2024 die Übernahme der HS3 Hotelsoftware bekannt, eines in Deutschland gegründeten On-Premise-PMS. mews
• Mehrere Marktquellen nennen April 2027 als Ende des Supports für HS3. hotelfriend
• Wichtig: Eine dieser Quellen weist selbst darauf hin, dass die HS3-Kunden-FAQ von einer Übergangszeit von voraussichtlich drei Jahren ab Mai 2024 spricht, aber kein einheitliches Abschaltdatum für alle Produkte, Dienste, Schnittstellen und Kundenverträge nennt. Prüfen Sie daher den Stichtag für Ihre Installation und Ihren Vertrag schriftlich. hotelfriend

Wer von heute an (Ende Oktober 2026) rechnet, hat bis April 2027 rund fünf Monate. Das ist machbar, aber nicht üppig, vor allem mit Weihnachten, Silvester und der Skisaison dazwischen.

Warum HS3 eine besondere Planung braucht

HS3 ist eine On-Premise-Lösung. Das bedeutet in der Regel: Die Daten liegen auf Ihrem eigenen Server oder Arbeitsplatzrechner, nicht in der Cloud. Ein Beispielhotel berichtet, dass sein HS3-Betrieb an einen einzelnen Arbeitsplatz gebunden war: Nach dem Umstieg auf Mews konnte das Personal erstmals auch aus der Ferne arbeiten. Das hat Folgen für Ihre Migrationsplanung: mews

• Die Datenbank und Sicherungen liegen bei Ihnen. Sie müssen sie selbst sichern und aufbewahren.
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Kasse, Schließsystem und Telefonanlage sind einzeln eingerichtet. HS3 bietet Schnittstellen zum Datenaustausch, etwa für Check-in-Terminals, digitale Gästeverzeichnisse und die Finanzbuchhaltung, außerdem zu Kassen-, Schließ- und Telefonsystemen. Jede dieser Verbindungen muss im neuen System neu aufgebaut werden. getapp
• Hardware, Server und Lizenzen können eigene Laufzeiten haben.

Schritt für Schritt: HS3-Daten sichern und importieren

Schritt 1: Stichtag und Vertragslage klären. Lassen Sie sich von HS3 schriftlich bestätigen, was für Ihre Installation gilt. Fragen Sie nach dem Support- und Wartungszeitplan für Ihre installierte Version, dem Status von Booking-Engine, Schnittstellen und separat beauftragten Diensten, den verfügbaren Exportformaten, dem Zugriff auf archivierte Dokumente und Steuerunterlagen nach der Umstellung sowie nach Kündigungsfristen und Hardware-Abhängigkeiten. hotelfriend

Schritt 2: Bestandsaufnahme. Dokumentieren Sie:

• HS3-Version (Basic, Professional oder Premium) und eingesetzte Module
• Anzahl der Arbeitsplätze, Server und Drucker
• Alle Schnittstellen (Channelmanager, Booking-Engine, Kasse, Schlüsselsystem, Telefon, Buchhaltung)
• Eigene Vorlagen für Rechnungen, Bestätigungen und Serienbriefe

Schritt 3: Vollständige Sicherung. Erstellen Sie eine komplette Datensicherung des HS3-Systems und bewahren Sie sie getrennt vom Produktivsystem auf. Diese Sicherung ist Ihre Versicherung, falls später Fragen zu Rechnungen, Anzahlungen oder Gästedaten auftauchen.

Schritt 4: Exportdateien erzeugen. Lassen Sie sich von HS3 oder Ihrem Systembetreuer bestätigen, welche Daten sich in welchem Format ausleiten lassen. Üblich sind Listen (CSV oder Excel) für:

• Gäste- und Firmenstammdaten
• Zukünftige Reservierungen inklusive Zimmer, Preis, Leistungen und Anzahlungen
• Zimmer- und Tarifstammdaten
• Offene Posten, Salden und Anzahlungen
• Rechnungen und Buchhaltungsdaten der Vergangenheit

Was das System im Einzelfall exportieren kann, hängt von Edition, Version und Modulen ab. Klären Sie das früh, denn hier entscheidet sich, ob die neue Software importieren kann oder ob Daten manuell aufbereitet werden müssen.

Schritt 5: Bereinigen und zuordnen (Mapping). Gleichen Sie die HS3-Felder mit den Feldern des neuen PMS ab. Bereinigen Sie Dubletten, vereinheitlichen Sie Zimmernamen und Tarifcodes und halten Sie fest, was nicht direkt übernommen werden kann. Felder, die sich nicht direkt zuordnen lassen, sollten dokumentiert werden, damit klar ist, ob die Information archiviert, umgewandelt oder gesondert behandelt wird. hotelfriend

Schritt 6: Testimport und Abnahme. Importieren Sie zuerst eine kleine Menge und prüfen Sie besonders genau: kommende Anreisen, Zimmerzuordnungen, Salden, Anzahlungen, Firmenrechnungen, Steuersätze und Kontaktdaten.

Schritt 7: Buchhaltung gesondert prüfen. Lassen Sie Ihren Steuerberater die Rechnungs- und Saldenübernahme sowie den DATEV-Export im neuen System abnehmen, bevor das alte System außer Betrieb geht.

Schritt 8: Umstellung mit Rückfallplan. Legen Sie den Zeitpunkt des letzten Exports fest, klären Sie, wie Reservierungen behandelt werden, die während der Umstellung eingehen, und halten Sie HS3 bis zum Abschluss der Prüfung als Referenz bereit.

Schritt 9: Altdaten archivieren. Auch nach dem Wechsel müssen Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen für die gesetzlichen Fristen lesbar und prüfbar bleiben. Klären Sie mit dem Steuerberater, in welcher Form das Archiv geführt wird, und löschen Sie nichts, bevor die Fristen abgelaufen sind.

Wie lange dauert der Umstieg von HS3?

Das hängt von Datenqualität, Schnittstellen und Hotelgröße ab. Als Orientierung: Ein Hotel berichtet von vier Wochen bis zum Go-live. Dabei handelt es sich um eine Anbieter-Erfolgsgeschichte, nicht um eine Garantie. Planen Sie realistisch, gerade mit Schnittstellen, Schulung und Buchhaltungsabnahme. hoteltechreport

Welche Nachfolger kommen in Frage?

Die Auswahl ist groß. Von Anbieterseite werden unter anderem Mews (der Käufer von HS3) und HotelFriend aktiv für HS3-Umsteiger beworben. Beide bieten laut eigenen Angaben Migrationsunterstützung und Webinare oder Beratung für HS3-Kunden. Prüfen Sie jedes Angebot nach denselben Kriterien:

• Welche HS3-Daten werden konkret übernommen (Gäste, Reservierungen, Preispläne, Historie)?
• Ist die Migration im Preis enthalten, oder wird sie extra berechnet?
• Wie sind DATEV, GoBD, Kasse und TSE abgedeckt?
• Sind Channelmanager und Booking-Engine enthalten oder kostenpflichtige Zusatzmodule?
• Wie sind Support und Reaktionszeiten, und gibt es Referenzen von anderen HS3-Umsteigern?

Holen Sie Referenzen ein und sprechen Sie mit Hotels, die den Umstieg bereits gemacht haben. Online-Bewertungen zeigen, dass die Erfahrungen unterschiedlich ausfallen, besonders beim Support und bei laufenden Zusatzkosten. Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit, nicht nur den Monatspreis.

Zeitplan für HS3-Hotels (Beispiel)

Zeitraum	Aufgabe
November 2026	Vertrags- und Stichtagsklärung, Bestandsaufnahme, Anbieter anfragen und Demos ansehen
Dezember 2026	Entscheidung treffen, Vertrag unterschreiben; Daten bereinigen (Hochsaison möglichst nicht mit Umstellungsarbeit belasten)
Januar 2027	Einrichtung, Mapping, erster Testimport, Schnittstellen planen
Februar 2027	Zweiter Testimport, Schulung, Steuerberater-Abnahme, Kanalumstellung vorbereiten
März 2027	Go-live in einer ruhigen Woche, Parallelbetrieb mit Rückfallplan
April 2027	Nachkontrolle, Archivierung, endgültiger Abschluss mit HS3

Beachten Sie, dass Ostern 2027 auf Ende März fällt. Legen Sie die Umstellung deshalb nicht in die Osterwoche.

Zeitplan für einen normalen PMS-Wechsel

Phase	Was passiert	Typische Dauer
Vorbereitung	Bestandsaufnahme, Export, Bereinigung	2 bis 5 Tage
Einrichtung	Zimmer, Preise, Benutzer, Steuern	1 bis 3 Tage
Testimport	Kleine Menge, Fehler beheben	1 Tag
Vollimport	Gäste und zukünftige Reservierungen	Stunden bis 1 Tag
Prüfung	Zahlen und Stichproben	1 bis 2 Tage
Kanalumstellung	Zuordnung, Sperrtests	1 bis 2 Tage
Schulung und Go-live	Team geschult, Altsystem als Reserve	1 bis 3 Tage

Das sind Schätzwerte. Betriebe mit vielen Firmenverträgen, Gruppen oder Tarifen brauchen mehr Zeit.

Fazit

Ein PMS-Wechsel ist viel weniger riskant, wenn Sie die Daten als Projekt mit klaren Prioritäten behandeln: zukünftige Reservierungen zuerst, vor dem Import bereinigen, mit einer kleinen Menge testen, vor dem Umschalten prüfen und Kanäle zuletzt anbinden. Wählen Sie eine ruhige Phase, stellen Sie beiden Anbietern die richtigen Fragen und bewahren Sie Ihre Altdaten sicher auf.

Für HS3-Hotels gilt zusätzlich: Klären Sie den genauen Stichtag für Ihre Installation, sichern Sie die Datenbank vollständig und beginnen Sie jetzt, nicht erst im Frühjahr. Wer rechtzeitig plant, startet mit korrekten Datensätzen und ohne Zeitdruck ins neue System.