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HOTELBUCHHALTUNG & RECHNUNGSSTELLUNG

Automatisierte Hotel-Rechnungssoftware

Optimieren Sie die Abrechnung, stellen Sie Steuerkonformität sicher und reduzieren Sie Buchhaltungsfehler um bis zu 90%. Schließen Sie sich 68% der Hotels an, die 2025 cloudbasierte Buchhaltungslösungen nutzen.

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Hotel Abrechnungs- und Rechnungssoftware
68%
Hotels nutzen Cloud-Buchhaltung
90%
Reduzierung von Abrechnungsfehlern
10+
Zahlungsmethoden
SO FUNKTIONIERT ES

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Rechnungen in unter 60 Sekunden erstellen

Unser automatisiertes Abrechnungssystem eliminiert die manuelle Dateneingabe. Keine Tabellenkalkulationen, keine Vorlagen-Websites, keine Fehler.

  • Gast aus Ihrer Datenbank auswählen oder neue Daten eingeben
  • Zimmergebühren, Dienstleistungen und Extras mit einem Klick hinzufügen
  • Zahlungsmethode wählen und Fälligkeitsdatum festlegen
  • Rechnung per E-Mail senden oder PDF sofort generieren
  • Zahlungsstatus verfolgen und automatische Erinnerungen senden
Mehr erfahren

Deutsche & EU-Steuerkonformität integriert

Erfüllen Sie alle regulatorischen Anforderungen mit automatisierten Compliance-Funktionen. Von GoBD-konformer Buchführung bis zu EU-E-Rechnungspflichten.

DEUTSCHE STEUERKONFORMITÄT

GoBD-konforme Buchhaltung

Vollständige Konformität mit den deutschen GoBD-Vorschriften (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

  • Unveränderliche Prüfpfade für alle Finanztransaktionen
  • Manipulationssichere Rechnungsnummerierungssequenzen
  • 10-jährige digitale Archivierung mit vollständiger Nachverfolgbarkeit
  • Vollständige Dokumentation für Steuerprüfungen
  • Verifizierbare Datenexporte in konformen Formaten

GoBD-Anforderungen Checkliste

✓ Nachverfolgbarkeit

✓ Vollständigkeit

✓ Richtigkeit

✓ Zeitgerechtheit

✓ Ordnung

✓ Unveränderlichkeit

✓ Maschinelle Lesbarkeit

✓ Zugriffskontrolle

BUCHHALTUNGSINTEGRATION

Nahtloser DATEV-Export

Exportieren Sie Finanzdaten direkt nach DATEV - Deutschlands führende Buchhaltungssoftware, die von 90% der Steuerberater verwendet wird.

  • Automatische Kontenzuordnung für jede Zahlungsart
  • Ein-Klick-Generierung DATEV-kompatibler Dateien
  • Monatliche oder benutzerdefinierte Stapelverarbeitung
  • Automatische MwSt.-Kategorisierung und Steuerschlüssel-Integration

Kompatibel mit: DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen, DATEV Mittelstand

DATEV-Export-Funktionen

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Automatische Kontenzuordnung

Konfigurieren Sie Buchhaltungs-IDs für jede Zahlungsart

→

Ein-Klick-Export

DATEV-kompatible Dateien sofort generieren

→

Stapelverarbeitung

Monatliche oder benutzerdefinierte Zeiträume exportieren

EU E-RECHNUNGSPFLICHT

E-Rechnung bereit

E-Rechnungen sind jetzt in der gesamten EU verpflichtend. Deutschland verlangt von Hotels, E-Rechnungen ab Januar 2025 zu empfangen und ab 2027 zu versenden.

Unterstützte Formate:

  • XRechnung - Deutscher Behördenstandard
  • ZUGFeRD 2.0 - Hybrides PDF/XML-Format
  • EN16931 - EU-Standardkonformität
  • Peppol - Grenzüberschreitendes Rechnungsnetzwerk

E-Rechnungs-Zeitplan für deutsche Hotels

Jan 2025

Muss E-Rechnungen empfangen können

Jan 2027

Muss E-Rechnungen senden (Umsatz > 800k)

Jan 2028

Verpflichtend für alle B2B-Rechnungen

Komplettes Rechnungs-Lebenszyklusmanagement

Verwalten Sie jeden Rechnungstyp im Hotel - von Vorauszahlungen bis Stornierungen, alles in einem System.

✓

Anzahlungsrechnungen

Erstellen Sie Anzahlungsrechnungen für Vorausbuchungen. Verfolgen Sie Teilzahlungen und wenden Sie diese automatisch auf Endrechnungen beim Checkout an.

  • Konfigurierbare Anzahlungsbeträge
  • Automatische Saldenberechnung
  • Verknüpfung mit Endrechnung
⊞

Proforma-Rechnungen

Erstellen Sie Proforma-Rechnungen für Firmenkunden, Reisebüros oder Gäste, die vorab Dokumentation benötigen.

  • Angebot-zu-Rechnung-Konvertierung
  • Gültigkeitszeitraum-Einstellungen
  • Firmenfreigabe-Workflows
↻

Stornorechnungen

Erstellen Sie ordnungsgemäße Stornorechnungen, die den deutschen Steueranforderungen entsprechen. Vollständige Prüfpfade garantiert.

  • Referenz zur Originalrechnung
  • Automatische Umkehrbuchungen
  • Steuerkonforme Formatierung
⇐

Erstattungsabwicklung

Bearbeiten Sie Erstattungen schnell und präzise. Verfolgen Sie den Status, erstellen Sie Gutschriften und pflegen Sie klare Finanzunterlagen.

  • Mehrere Erstattungsmethoden
  • Teilerstattungs-Unterstützung
  • Automatische Abstimmung
⚙

Zahlungs-Buchungsnummern

Konfigurieren Sie Buchungsnummern für jede Zahlungsmethode. Gewährleisten Sie automatische Kategorisierung für nahtlose Exporte.

  • Benutzerdefinierte Kontenzuordnung
  • Steuerkategorie-Zuweisung
  • Kostenstellen-Zuordnung
☇

Gruppen- & Firmenabrechnung

Verwalten Sie komplexe Abrechnungen für Firmenkonten, Reisebüros und Gruppenbuchungen mit Master-Billing.

  • Master-Folio-Verwaltung
  • Abteilungs-Kostenweiterleitung
  • Konsolidierte Auszüge

BRAUCHEN SIE HILFE BEI DER DEUTSCHEN STEUERKONFORMITÄT?

Unsere Experten begleiten Sie durch GoBD, DATEV und E-Rechnungs-Einrichtung

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Warum Hotels HotelFriend Buchhaltung wählen

Schließen Sie sich Hotels an, die Abrechnungsfehler um 90% reduziert und Stunden bei täglichen Buchhaltungsaufgaben gespart haben.

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Automatisierte Abläufe

Eliminieren Sie Papierkram und reduzieren Sie Berechnungsfehler durch Systemautomatisierung.

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Pünktliche Zahlungen

Setzen Sie Rechnungs-Fälligkeitsdaten und automatische Erinnerungen für verbesserte Inkassoquoten.

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Einfachere Prüfung

Zentralisiertes Dashboard für schnellen Zugriff auf Auszüge, sortierbar nach beliebigen Kriterien.

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Genaue Aufzeichnungen

Reduzieren Sie interne Diskrepanzen mit automatischer Zahlenübernahme und Transaktionserfassung.

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Globale Zahlungen

Akzeptieren Sie Zahlungen in jeder Währung und nehmen Sie am globalen Marktplatz teil.

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Mobiler Zugriff

63% der Hotel-CFOs priorisieren Mobile-First-Funktionen. Verwalten Sie Finanzen unterwegs.

HotelFriend F.A.Q.

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Wie erstelle ich eine Rechnung?
Bitte gehen Sie zum Modul “Buchhaltung” und suchen Sie den Reiter „Gastrechnungen“, um eine Rechnung zu erstellen. Hier müssen Sie Gästedaten, Dienstleistungen oder Artikel eingeben und die Zahlungsart auswählen. Für detailliertere Anweisungen klicken Sie hier.
Wie kann ich Zahlungen akzeptieren und Informationen im System speichern? Kann ich einen Zahlungsaufschub angeben?
Sie können das Stripe-Zahlungssystem anschließen, da HotelFriend die Integration mit Stripe bietet. Nachdem Sie das Zahlungssystem verbunden haben, können Sie die Kreditkarteninformationen des Gastes in die Reservierungskarte eingeben. Sicher, unter Einhaltung aller Sicherheits- und Vertraulichkeitsbedingungen werden diese Karten tokenisiert. Außerdem werden beim Zahlungseingang von einem Gast über das Stripe-System die Informationen auf der Reservierungskarte automatisch angezeigt.

Sie können auch ein POS-Terminal anschließen und Zahlungen zum System hinzufügen, sobald Sie die Zahlung per Kreditkarte akzeptieren. Wenn Sie Barzahlung akzeptieren, sollten Sie dem System über die Funktion Zahlung hinzufügen eine Zahlung hinzufügen.
Wie verbinde ich Stripe mit dem System?
Stripe ist ein bequemes Zahlungssystem, das Zahlungen online empfangen und verarbeiten kann. Wenn Stripe mit dem HotelFriend-System verbunden ist, müssen die Zahlungsdetails nicht manuell eingegeben werden – alle Daten werden automatisch aktualisiert. Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Stripe mit Ihrem PMS verbinden.
Kann ich einen Betrag in das System einzahlen, der geringer ist als der Betrag der Bestellung des Gastes? Wenn ich eine Rechnungszahlung erstelle, werden automatisch die Gesamtkosten der Bestellung angezeigt.
Ja, Sie können eine Vorauszahlung auf das Guthaben des Gastes vornehmen. Wählen Sie dazu bei der Zahlung die Funktion Zahlung an den Saldo aus. Wenn Sie eine Zahlung auf der Rechnung vornehmen, berechnet das System automatisch den Betrag, der bereits auf dem Konto des Gastes ist, und es gibt 2 Felder in der Zahlung (Vorauszahlung auf den Restbetrag und Zahlung auf der Rechnung).
Ich habe versehentlich einem anderen Gast eine Zahlung hinzugefügt. Kann eine Zahlung gelöscht werden?
Nutzen Sie in solchen Situationen die Cashback-Funktion. Generieren Sie für die abgeschlossene Zahlung eine Rückerstattung und erstellen Sie eine Zahlung für Ihren Gast. Sie finden grundlegende Schritte zum Verkauf Ihrer Zimmer auf einem beliebigen OTA mit dem HotelFriend Channel Manager.
Lässt sich HotelFriend in andere Systeme integrieren?
Ja, es gibt eine Reihe von Systemen, mit denen HotelFriend die Integration unterstützt. Außerdem helfen die Mitarbeiter von HotelFriend, alles richtig zu integrieren und zu konfigurieren. Sie müssen nur die notwendigen Informationen bereitstellen. Hier können Sie eine Integration beantragen.
Bieten Sie Unterstützung?
Ja. Bei Fragen oder Problemen können Sie sich jederzeit per Live-Chat oder E-Mail an support@hotelfriend.com an unser Support-Team wenden. Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen gerne weiter. Basis-Support ist in jedem Paket enthalten. Anfragen werden werktags innerhalb von 24 Stunden bearbeitet. Um Support am Wochenende zu erhalten, können Sie ein 24/7-Supportpaket erwerben.
Wie wechsle ich von meinem alten System zu HotelFriend?
Sie können Daten aus dem aktuellen System exportieren und in das System importieren, die notwendigen Einstellungen mit Hilfe von HotelFrind-Mitarbeitern vornehmen.

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