Produkt-Updates v4.38: Automatisierungs-E-Mails erneut senden, Swiss QR-bill, Zahlungseingang & Email Constructor

Die Produkt-Updates v4.38 bringen zehn Verbesserungen für Rezeption, Rechnungsstellung, Berichte und Gästekommunikation. Jede davon wurde entwickelt, um Mitarbeitenden Zeit zu sparen, manuelle Umwege zu reduzieren und für genauere Zahlen zu sorgen.

Reservierungen & Rezeption

1. Automatisierungs-E-Mail erneut senden: beliebige Reservierungs-E-Mails gezielt erneut an Gäste senden

Die bisherige Aktion “Bestätigungs-E-Mail erneut senden” wird durch Automatisierungs-E-Mail erneut senden ersetzt. Sie finden die Funktion unter Reservierung → Aktionen → Automatisierungs-E-Mail erneut senden:

• Wählen Sie den E-Mail-Typ aus: E-Mail vor Ankunft des Gastes, Buchungsbestätigung, Reservierung anlegen / bestätigen / stornieren, “Danke”-E-Mail nach der Abreise, Self-Check-in- / Self-Check-out-E-Mails, E-Mail nach dem Self-Check-in oder Zugangsdaten für einen zusätzlichen Gast
• Senden Sie die E-Mail an einen, mehrere oder alle Gäste der Reservierung
• Es werden nur E-Mail-Typen angeboten, für die in der Reservierung bereits entsprechende Daten vorhanden sind
• Gäste erhalten exakt dieselben Inhalte wie beim ersten Versand, zum Beispiel denselben Tür-PIN
• Ein manueller erneuter Versand erfolgt auch dann, wenn Benachrichtigungs-E-Mails im Gästeprofil deaktiviert sind; im Dialog wird darauf hingewiesen
• Jeder erneute Versand wird im Aktivitätsprotokoll der Reservierung dokumentiert

Bisher konnten Mitarbeitende lediglich eine Bestätigungs-E-Mail erneut versenden. Wenn ein Gast beispielsweise seine E-Mail vor der Ankunft mit dem Tür-PIN verloren hatte oder ein zusätzlicher Gast seine Zugangsdaten nicht erhalten hatte, gab es keine einfache Möglichkeit, dies zu beheben. Mit Automatisierungs-E-Mail erneut senden hat die Rezeption nun eine zentrale Funktion, um die passende E-Mail erneut und gezielt an die richtigen Gäste zu senden – inklusive vollständiger Dokumentation.

Besonders relevant ist das für Hotels mit Self-Check-in, bei denen die E-Mail vor der Ankunft den Tür-PIN enthält. Die Funktion wurde von Hotel Sedes, Hotel Wolbeck und Hotel Everswinkel angefragt. Die bestehenden Sammelaktionen zum erneuten Versand in der Reservierungsliste bleiben unverändert.

2. Kartenvalidierungsstatus: auf einen Blick erkennen, bei welchen Gästen noch eine Karte fehlt

In der Reservierung → Gäste wird jetzt für jeden übernachtenden Gast ein farbiger Statusindikator angezeigt:

• Rot: Keine Karte hinterlegt
• Gelb: Eine Karte ist hinterlegt, wurde von Adyen jedoch noch nicht bestätigt
• Grün: Die Karte wurde von Adyen validiert
• Die Aktion “Kreditkarte tokenisieren” bleibt unverändert

Bisher musste für jeden Gast einzeln geprüft werden, ob eine verwendbare Karte hinterlegt ist. Besonders bei Reservierungen mit mehreren Gästen war das zeitaufwendig.

Die neuen Indikatoren zeigen den Status jedes Gastes direkt in der Reservierung. So erkennt die Rezeption sofort, wer noch eine Karte hinterlegen muss oder bei wem eine erneute Prüfung erforderlich ist, bevor daraus beim Check-out ein Problem entsteht.

Rechnungsstellung, Zahlungen & Buchhaltung

3. Swiss QR-bill: Zahlungsteil auf der Gästerechnung

Für Hotels in der Schweiz und in Liechtenstein kann die Gästerechnung als PDF jetzt den standardisierten Swiss QR-Zahlungsteil auf einer eigenen Seite enthalten. Die Einrichtung erfolgt unter Bankdaten des Rechnungsstellers → QR-IBAN (optional) sowie über den Schalter Rechnungseinstellungen → Swiss QR-bill:

• Gäste scannen den QR-Code mit ihrer Banking-App; Zahlungsempfänger, Konto, Betrag und Referenz werden automatisch übernommen
• Die einmalige Einrichtung enthält eine Statusübersicht, die für jeden Rechnungssteller zeigt, welche Angaben noch fehlen
• Die Funktion kann mit einer regulären IBAN oder einer QR-IBAN verwendet und pro Rechnungssteller konfiguriert werden, sodass mehrere Geschäftseinheiten innerhalb eines Betriebs unterstützt werden
• Der Zahlungsteil wird in der Sprache der Rechnung erstellt
• Er ist beim Download, beim Versand per E-Mail und in der Guest Journey verfügbar
• Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, zum Beispiel bei einem nicht schweizerischen Konto, einer nicht unterstützten Währung oder wenn kein Betrag mehr offen ist, wird die Rechnung einfach ohne QR-Code erstellt

In der Schweiz ist das Bezahlen per QR-Rechnung weit verbreitet. Bankdaten manuell einzugeben kostet Zeit und kann zu Fehlern bei Referenzen oder Beträgen führen.

Mit dem QR-Zahlungsteil auf der Rechnung können Gäste ihre Zahlung mit wenigen Schritten ausführen, und eingehende Zahlungen lassen sich leichter zuordnen. Wenn die erforderlichen Daten nicht passen, wird automatisch das normale Rechnungsformat verwendet, ohne den übrigen Ablauf zu beeinträchtigen.

4. Zahlungseingang: erfassen, wann eine manuelle Zahlung tatsächlich eingegangen ist

Unter Reservierung / Rechnung → Neue Zahlung → Zahlungseingang können Datum und Uhrzeit für manuell erfasste Zahlungen jetzt bearbeitet werden:

• Das Feld ist mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt und kann auch nachträglich angepasst werden
• Der Zahlungseingang wird in Berichten, im Zahlungsfilter und in Buchhaltungsexporten wie DATEV, GoBD und DSFinV-K verwendet
• Der Zeitpunkt, zu dem die Zahlung im System erfasst wurde, bleibt weiterhin gespeichert
• Automatische Zahlungen per Karte, Adyen, Stripe oder POS-Terminal verwenden weiterhin das Systemdatum

Bisher wurde eine manuelle Zahlung mit dem Zeitpunkt datiert, an dem sie im System erfasst wurde, und nicht mit dem tatsächlichen Eingang des Geldes. Eine Zahlung, die am 31.08. eingegangen, aber erst am 01.09. eingetragen wurde, erschien dadurch im September.

Mit dem neuen Feld wird sie nun korrekt dem August zugeordnet. Dadurch stimmen Monatsberichte und Buchhaltungsexporte besser mit den tatsächlichen Zahlungsvorgängen überein. Der ursprüngliche Erfassungszeitpunkt bleibt für eine nachvollziehbare Prüfhistorie weiterhin gespeichert.

5. Vorauszahlungsrechnungen: Standard für jedes neu angelegte Hotel

Ab dem Veröffentlichungsdatum verwendet jedes neu angelegte Hotel standardmäßig die Rechnungsstrategie für Vorauszahlungen. Das gilt für Hotels, die wie folgt erstellt werden:

• aus einem unterschriebenen Verkaufsangebot oder einer kostenlosen Testversion
• im Portal
• über einen Travel-Broker-Deal
• durch einen Hotelimport

Mit dieser Einstellung wird bei einer Vorauszahlung auf eine Reservierung automatisch eine Vorauszahlungsrechnung statt eines Belegs erstellt, ohne dass die Einstellung manuell geändert werden muss.

Neue Hotels starteten bisher mit einer anderen Standardeinstellung und mussten diese selbst ändern, um korrekte Vorauszahlungsrechnungen zu erhalten. Jetzt ist die passende Konfiguration von Anfang an aktiv. Bei bestehenden Hotels bleibt die aktuelle Einstellung unverändert.

Berichte

6. Finanzbericht: gelöschte und stornierte Bestellpositionen werden nicht mehr mitgerechnet

Unter Berichte → Online Berichte → Finanzen → Finanzbericht werden Positionen, die innerhalb einer ansonsten aktiven Bestellung gelöscht oder storniert wurden, jetzt ausgeschlossen:

• Zuvor wurden sie im Umsatz für Leistungen weiterhin als “Gebucht” mitgerechnet
• Außerdem wurden sie als separate Positionen im Bericht ausgegeben
• Dadurch wurden sowohl die Leistungen als auch der Gesamtbetrag des Berichts zu hoch ausgewiesen; im gemeldeten Fall um CHF 1.969,64
• Der Finanzbericht stimmt jetzt mit dem Bericht zum Leistungsumsatz überein

Ein Finanzbericht ist nur dann hilfreich, wenn auf seine Summen Verlass ist. Wenn entfernte Positionen weiterhin als Umsatz gezählt wurden, zeigten Finanzbericht und Bericht zum Leistungsumsatz unterschiedliche Werte, was zu vermeidbaren Rückfragen in der Buchhaltung führte.

Beide Berichte stimmen jetzt überein. Das Problem wurde bei Tests im CAMPUS SURSEE festgestellt.

7. Verpflegungsliste: innerhalb jeder Verpflegungsart nach Zimmernummer sortieren

Unter Berichte → Verpflegungsliste → Generierungsdialog gibt es jetzt die neue Option Sortieren nach:

• Zimmernummer ↑ / ↓
• Gäste werden innerhalb jeder Verpflegungsgruppe in natürlicher Reihenfolge der Zimmernummern sortiert, also zum Beispiel 2 vor 10
• Einträge ohne Zimmer werden am Ende angezeigt
• Ohne Auswahl bleibt die bisherige Reihenfolge erhalten
• PDF-Export und Automatisierung von Berichten übernehmen die gewählte Sortierung

Küchen- und Frühstücksteams arbeiten die Liste meist Zimmer für Zimmer ab. In der bisherigen Reihenfolge mussten Mitarbeitende auf der Seite immer wieder nach dem nächsten Zimmer suchen.

Durch die Sortierung nach Zimmernummer kann die physische Reihenfolge der Zimmer im Gebäude besser nachvollzogen werden. Das spart Zeit und reduziert das Risiko, während eines stark ausgelasteten Frühstücks Gäste zu übersehen.

8. Bericht Abreisen (Gäste): nach Nachname oder Zimmernummer sortieren

Unter Berichte → Online Berichte → Tageslisten → Abreisen (Gäste) → Sortieren nach kann der Bericht jetzt wie folgt sortiert werden:

• Nachname (A→Z / Z→A)
• Zimmernummer (↑ / ↓)
• Die Standardsortierung bleibt Etage und anschließend Zimmer
• Exporte und Automatisierung von Berichten übernehmen die ausgewählte Reihenfolge

Unterschiedliche Teams nutzen die Abreiseliste auf unterschiedliche Weise. Die Rezeption sucht Gäste meist nach Namen, während sich das Housekeeping an den Zimmern orientiert.

Beide Teams können die Liste jetzt direkt in der für sie passenden Reihenfolge erstellen, ohne sie nach dem Export manuell neu sortieren zu müssen.

9. Bericht Anreisen: Sortierung und neue Spalte Belegung

Unter Berichte → Online Berichte → Tageslisten → Anreisen steht dieselbe Option Sortieren nach wie bei Abreisen zur Verfügung. Zusätzlich gibt es in den Berichtseinstellungen → Belegung eine neue Spalte:

• Sortierung nach Nachname (A→Z / Z→A) oder Zimmernummer (↑ / ↓)
• Die neue Spalte Belegung zeigt die tatsächliche Anzahl der Erwachsenen und Kinder in jeder Reservierung
• Exporte und Automatisierung von Berichten übernehmen sowohl die Sortierung als auch die Spalte
• Ist die Spalte deaktiviert, bleibt das bisherige Layout unverändert

Die Spalte Belegung zeigt, wie viele Personen tatsächlich anreisen. So kann die Rezeption Zimmer, Zustellbetten und Begrüßungsleistungen vorbereiten, bevor die Gäste am Empfang eintreffen.

Zusammen mit der flexiblen Sortierung wird der Bericht Anreisen damit zu einer praktischeren Arbeitsliste für die Anreiseschicht.

Kommunikation & E-Mails

10. Email Template Constructor (MJML): individuelle E-Mails visuell erstellen

Unter Kommunikation → Einstellungen → Benutzerdefinierte E-Mails → Vorlage hinzufügen / Bearbeiten steht Hotels jetzt ein visueller Email Constructor zur Verfügung:

• Vollbild-Editor statt eines kleinen Dialogfensters mit eingeschränkten Optionen
• Drag-and-drop-Blöcke
• Platzhalter für Gäste- und Reservierungsdaten
• HTML-Unterstützung
• Individuelle Farben
• Mehrsprachige Vorlagen
• Eigene Vorlagen auf Basis bestehender Vorlagen erstellen

Das Bearbeiten von E-Mails in einem kleinen Dialogfenster schränkte die Möglichkeiten für die Gästekommunikation bisher ein. Mit dem Email Constructor steht Hotels jetzt ein vollwertiger Editor zur Verfügung. Damit lassen sich E-Mails an das eigene Branding anpassen und in der passenden Sprache an Gäste senden – ohne Programmierkenntnisse.

Wer mit einer bestehenden Vorlage startet, spart zusätzliche Zeit. Für Nutzer, die volle Kontrolle benötigen, steht außerdem HTML-Unterstützung zur Verfügung.

Mit den Produkt-Updates v4.38 können Rezeptionsteams beliebige Gäste-E-Mails erneut versenden und den Kartenstatus in Sekunden prüfen. Schweizer Hotels können QR-Zahlungen auf Rechnungen anbieten, während die Buchhaltung Zahlungseingänge mit dem tatsächlichen Datum erfassen kann. Berichte sind genauer und im täglichen Betrieb leichter nutzbar, und der neue Email Constructor schafft deutlich mehr Flexibilität für die individuelle Gästekommunikation.

Dieses Release basiert auf direkten Rückmeldungen von Hotels, die das System täglich nutzen. Wir werden diese Funktionen auch weiterhin auf Grundlage realer Praxiserfahrungen optimieren.

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