Produkt-Updates v4.36 & v4.37: Intelligentere Reservierungen, Zahlungen, Automatisierungen & Buchhaltung

1. Reservierungen & Rezeption

Tourism Tax bleibt bei Verwendung eines angepassten Preises erhalten

Bei der Anpassung eines Reservierungspreises muss die Tourism Tax nicht mehr manuell wiederhergestellt werden.

Wenn Sie den Tarif bei der Bearbeitung einer Reservierung auf Angepasster Preis umstellen, bleibt die bestehende Tourism Tax der Reservierung zugeordnet und wird auch unter den Posten beibehalten.

• Die bestehende Tourism Tax bleibt beim Wechsel zu einem angepassten Preis unverändert.
• Die Tourism Tax wird direkt neben dem Feld Angepasster Preis angezeigt.
• Beim Wechsel zurück zu einem regulären Zimmertarif wird die Tourism Tax entsprechend ihrer Konfiguration neu berechnet.
• Ein neuer Hinweis erklärt, wie der Zimmerpreis und die Tourism Tax auf die einzelnen Übernachtungen verteilt werden.

Damit lassen sich Preise an der Rezeption schneller und sicherer anpassen, ohne dass die Tourism Tax dabei unbeabsichtigt verändert wird.

Gäste und Zahler in separaten Spalten anzeigen

Im Reservierungsraster können die übernachtende Person und die Person oder das Unternehmen, das für die Zahlung verantwortlich ist, jetzt getrennt angezeigt werden.

Die Spalte Gäste enthält ausschließlich die tatsächlich im Zimmer übernachtenden Gäste, während die neue Spalte Zahler zeigt, wer für die Zahlung verantwortlich ist.

• Die neue Spalte Zahler kann in den Spalteneinstellungen aktiviert werden.
• Hotels können Gast und Zahler weiterhin gemeinsam anzeigen, indem sie die Einstellung Zahler mit Gästen anzeigen verwenden.
• Bestehende Konfigurationen bleiben nach dem Update unverändert.

So erhalten Rezeptionsteams einen klareren Überblick darüber, wer tatsächlich im Hotel übernachtet und wer die Rechnung übernimmt – besonders bei Firmenbuchungen oder Reservierungen, die für eine andere Person vorgenommen wurden.

Neue Reservierungen und Gästeprofile in einem neuen Tab öffnen

Neu erstellte Reservierungen und Gästeprofile können jetzt automatisch in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden, während die ursprüngliche Seite geöffnet bleibt.

So lassen sich neu angelegte Einträge direkt prüfen, ohne die aktuelle Ansicht oder den bestehenden Arbeitsablauf zu verlassen.

Reservierungen werden jetzt zuverlässig auf mobilen Geräten angezeigt

Das Reservierungsraster wird nun auch auf mobilen Geräten bei unterschiedlichen Hotelkonfigurationen zuverlässig geladen.

Damit können Hotelteams Reservierungsinformationen einfacher über Smartphones aufrufen, ohne dass ein leeres Reservierungsraster angezeigt wird.

Frühen Check-in und späten Check-out gesammelt bearbeiten

Früher Check-in und später Check-out können jetzt für eine ganze Gruppe oder für mehrere ausgewählte Reservierungen in einem Schritt angepasst werden.

Über eine neue Sammelaktion können Hotelteams für mehrere Reservierungen gleichzeitig eine neue Check-in- oder Check-out-Zeit festlegen und eine Option für frühen Check-in oder späten Check-out anwenden.

• Check-in- und Check-out-Zeiten für mehrere Reservierungen gleichzeitig aktualisieren.
• Verfügbare Optionen für frühen Check-in oder späten Check-out gesammelt anwenden.
• Kostenpflichtige Optionen werden entsprechend dem hinterlegten Preis jeder Reservierung hinzugefügt.
• Kostenlose Optionen können angewendet werden, ohne zusätzliche Posten zu erstellen.

Das ist besonders bei Gruppenbuchungen praktisch, da nicht mehr Dutzende Reservierungen einzeln angepasst werden müssen.

Zuverlässigere Aktionsmenüs

Drei-Punkte-Aktionsmenüs in Reservierungskarten und anderen Systemansichten lassen sich jetzt zuverlässiger bedienen.

Zuvor konnte sich ein Menü gelegentlich schließen, während der Mauszeiger vom Aktionssymbol zu einer der verfügbaren Optionen bewegt wurde. Der Interaktionsbereich wurde verbessert, sodass das Menü während der Auswahl geöffnet bleibt.

Diese kleine Änderung reduziert unnötige Klicks bei häufig verwendeten Arbeitsabläufen.

Übersichtlichere Auswahl des Reservierungsstatus auf Deutsch

Auch das Dropdown-Menü für den Reservierungsstatus wurde für längere deutsche Bezeichnungen optimiert.

Die Statusoptionen bleiben nun unabhängig von der Länge der Bezeichnung sauber ausgerichtet und sorgen damit für eine übersichtlichere und konsistentere Darstellung für deutschsprachige Teams.

2. Zahlungen, Rechnungsstellung & Buchhaltung

Zahlungsinformationen auf einen Blick

Wir haben den Zahlungsbereich überarbeitet, damit offene Beträge einfacher zu erfassen sind.

Der bisherige Wert Balance wird in der deutschen Benutzeroberfläche jetzt als Offener Betrag angezeigt.

• 0,00 € wird grün dargestellt, wenn kein Betrag mehr offen ist.
• Noch offene Beträge werden gelb hervorgehoben.
• Bei einer Überzahlung wird der entsprechende Betrag zusammen mit einem klaren Hinweis angezeigt.

Dadurch wird die Zahlungsübersicht deutlich verständlicher und Mitarbeitende erkennen sofort, ob eine Reservierung vollständig bezahlt ist, noch ein Betrag offen ist oder eine Überzahlung vorliegt.

Pakete in E-Mails und Rechnungen als eine Position anzeigen

Hotels haben jetzt mehr Kontrolle darüber, wie Pakete gegenüber Gästen dargestellt werden.

Mit der neuen Einstellung Paketleistungen als separate Positionen anzeigen lässt sich festlegen, ob alle im Paket enthaltenen Leistungen einzeln aufgeführt oder als eine Paketposition mit einem Gesamtbetrag dargestellt werden.

Wenn die Einstellung deaktiviert ist:

• zeigen Buchungsbestätigungen und Angebote nur den Paketnamen und den Gesamtpreis statt jeder einzelnen enthaltenen Leistung;
• verwenden auch Bestätigungs-E-Mails nach erfolgter Zahlung diese vereinfachte Darstellung;
• erscheint auf Rechnungen nur eine Paketposition statt der einzelnen Paketbestandteile;
• werden separat bestellte Leistungen weiterhin einzeln aufgeführt.

Die Änderung betrifft ausschließlich die Darstellung des Pakets. Preise, Folio-Einträge, Steuerberechnungen und die MwSt.-Zusammenfassung bleiben unverändert.

Kassenbücher für DATEV exportieren

Daten aus dem Kassenbuch können jetzt direkt in HotelFriend für DATEV aufbereitet werden.

Hotels können ein Kassenbuch und einen Datumsbereich auswählen und ein Exportpaket mit den für die Buchhaltung benötigten Dateien erstellen.

Der Export kann Folgendes enthalten:

• einen DATEV-Buchungsstapel im CSV-Format;
• eine druckbare Kassenbuchübersicht mit Anfangsbestand, laufendem Bestand und Endbestand;
• angehängte Beleg-PDFs sowie die zugehörige DATEV-Beschreibungsdatei für Unternehmen online.

Für jedes Kassenbuch kann zudem ein eigenes DATEV-Kassenkonto hinterlegt werden. Konfigurierte Steuerschlüssel und Kostenstellen werden, sofern vorhanden, automatisch berücksichtigt.

Jeder erstellte Export wird separat in der Berichtsliste gespeichert. Dadurch lassen sich Buchhaltungsdaten für den Steuerberater vorbereiten, ohne vorherige Exporte zu überschreiben.

Hotelbranding wird jetzt einheitlich auf Rechnungen verwendet

Rechnungen und Bestellübersichten verwenden jetzt das unter Kommunikationseinstellungen → E-Mail-Anpassung hinterlegte Hotellogo anstelle des HotelFriend-Logos.

Wenn kein Hotellogo hochgeladen wurde, wird das Dokument ohne Logo erstellt.

Dadurch entsprechen gastbezogene Dokumente durchgängig dem eigenen Markenauftritt des Hotels.

Zuverlässigere Rechnungsvorschau und PDF-Erstellung

Rechnungsvorschau und Rechnungserstellung funktionieren jetzt zuverlässiger, wenn ein Hotel sehr große Logo- oder Footer-Bilder verwendet.

Das System verarbeitet besonders große Bilddateien nun sicherer und verhindert, dass diese die Erstellung von Rechnungs-PDFs blockieren.

Auch Fehler bei rechnungsbezogenen Aktionen werden verständlicher dargestellt: Statt technischer Rohmeldungen erscheinen gut lesbare Fehlermeldungen, sodass Hotelteams schneller erkennen können, warum eine Aktion nicht ausgeführt werden konnte.

3. Kommunikation & Automatisierungen

Anreise-E-Mails bei Buchungen am selben Tag sofort versenden

Die Kommunikation bei kurzfristigen Reservierungen ist jetzt zuverlässiger.

Für die Automatisierungen Vor Ankunft des Gastes und E-Mail zum Self Check-in steht eine neue optionale Einstellung zur Verfügung:

„E-Mail sofort senden, wenn der Sendezeitpunkt bereits verstrichen ist.“

Wenn die Option aktiviert ist, wird die E-Mail sofort versendet, wenn:

• der Gast heute eincheckt und
• die Reservierung nach dem ursprünglich konfigurierten Sendezeitpunkt erstellt wurde.

Dieselbe Logik gilt, wenn eine bestehende Reservierung so geändert wird, dass das Check-in-Datum auf den heutigen Tag fällt.

Wenn beispielsweise eine Self-Check-in-E-Mail normalerweise um 14:00 Uhr versendet wird und ein Gast erst um 17:00 Uhr für denselben Abend bucht, kann HotelFriend die Nachricht jetzt sofort versenden, anstatt das Automatisierungsfenster zu verpassen.

Das ist besonders für Self-Service-Hotels hilfreich, deren Gäste vor der Anreise auf Informationen zum Check-in, Zugangsdaten oder Türcodes angewiesen sind.

Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Bestehende Automatisierungen bleiben daher unverändert, solange Sie die Einstellung nicht aktivieren.

Klareres Feedback beim Versand von E-Mails an mehrere Kontakte

Beim Versand von E-Mails an mehrere Empfänger lassen sich Kontakte ohne hinterlegte E-Mail-Adresse jetzt deutlich einfacher erkennen.

Wenn Gäste oder Unternehmen für eine E-Mail ausgewählt werden:

• werden Kontakte ohne E-Mail-Adresse eindeutig gekennzeichnet, statt stillschweigend ausgeschlossen zu werden;
• zeigt eine Benachrichtigung, welche Kontakte die Nachricht nicht erhalten können;
• weist das Feld für ausgewählte Kontakte vor dem Versand deutlich auf fehlende E-Mail-Adressen hin;
• werden Unternehmen mit Name und E-Mail-Adresse angezeigt, sodass sie leichter zugeordnet werden können.

Hotelteams erhalten dadurch einen besseren Überblick über die Empfängerliste und können leichter vermeiden, davon auszugehen, dass eine Nachricht an einen Kontakt ohne E-Mail-Adresse versendet wurde.

Booking-Engine-Reservierungen behalten die E-Mail-Einstellungen des Gastes bei

Bestehende Einstellungen zur Gästekommunikation bleiben jetzt erhalten, wenn ein Gast erneut über die Booking Engine reserviert.

Zuvor konnten die Optionen für Marketing-E-Mails und Benachrichtigungs-E-Mails bei einem bestehenden Gast nach einer neuen Reservierung über die Booking Engine automatisch deaktiviert werden.

Die bestehenden Einstellungen des Gastes bleiben nun unverändert, sofern sie nicht ausdrücklich durch die Buchung aktualisiert werden. Dadurch können wichtige Nachrichten wie Anreiseinformationen und Self-Check-in-Anweisungen den Gast weiterhin zuverlässig erreichen.

Sonderzeichen werden bei E-Mail-Empfängern korrekt dargestellt

Namen von Unternehmen und Gästen mit Zeichen wie &, Apostrophen, Anführungszeichen oder spitzen Klammern werden im E-Mail-Versand jetzt korrekt dargestellt.

Die Namen erscheinen so, wie sie im System hinterlegt wurden, anstatt als HTML-Code angezeigt zu werden. Dadurch sind Empfängerlisten und Warnmeldungen leichter lesbar.

4. Deutsche Sprache & Terminologie

Wir haben die deutsche Terminologie in HotelFriend umfassend überarbeitet, um Bezeichnungen im täglichen Hotelbetrieb klarer und konsistenter zu gestalten.

Die Änderungen betreffen Systemansichten, E-Mail-Vorlagen, PDFs, Widgets und Berichte.

Zu den Anpassungen gehören:

• Gebühren → Posten
• Buchungsbeschränkungen → Restriktionen
• Due In / Due Out → Anreise erwartet / Abreise erwartet
• Herkunftsland → Adresse, wenn sich das Feld auf die Adresse des Gastes bezieht
• Hotel/Booking Tags → Reservation Tags / Reservierungs-Tags
• Balance / Einzahlung → Amount Due / Offener Betrag
• Channel manager → Channel Manager

Auch die Bezeichnungen für Gästetypen wurden angepasst: Private guest / Company auf Englisch und Privatgast / Firma auf Deutsch.

Diese Änderungen sorgen für eine natürlichere deutschsprachige Benutzeroberfläche und eine konsistentere Terminologie in den verschiedenen Bereichen der Plattform.

5. Berichte

Vollständigere Check-in-Berichte

Der Check-in-Bericht bietet jetzt einen genaueren Überblick über bevorstehende Aufenthalte.

• Der Bericht zeigt das Abreise-Datum des Gastes an, anstatt das Anreisedatum erneut aufzuführen.
• Reservierungen ohne bereits zugewiesenes Zimmer werden jetzt ebenfalls berücksichtigt.

Hotelteams erhalten dadurch eine vollständigere Tagesübersicht, auch wenn die Zimmerzuweisung noch nicht abgeschlossen ist.

6. Ressourcenplaner

Beliebige Daten als Zeitraum auswählen

Bestellungen für mehrere beliebige Daten lassen sich jetzt deutlich schneller anlegen.

Anstatt jeden einzelnen Tag manuell auszuwählen, können Sie im Kalender ein Start- und ein Enddatum festlegen. Alle dazwischenliegenden Tage werden automatisch ausgewählt.

Einzelne Tage innerhalb des ausgewählten Zeitraums können weiterhin abgewählt und zusätzliche Tage bei Bedarf hinzugefügt werden.

Dadurch sind für längere Bestellungen deutlich weniger Klicks erforderlich, während die bestehende Bestell- und Preislogik unverändert bleibt.

7. Veranstaltungen

Stabilere Validierung des Veranstaltungstyps

Wir haben die Validierung in Veranstaltungsfeldern und Feldern des Veranstaltungsplans verbessert.

Beim Öffnen der Auswahl für den Typ ändert sich die Größe des Formulars nicht mehr unerwartet und die Seite springt nicht mehr von dem Bereich weg, in dem Sie gerade arbeiten.

Dadurch bleibt die Einrichtung von Veranstaltungen stabiler und übersichtlicher, insbesondere beim Erstellen oder Bearbeiten umfangreicherer Veranstaltungskonfigurationen.

8. Self-Check-in-Kiosk

Flexiblerer und transparenterer Self Check-in

Der Check-in-Kiosk erhält mehrere Verbesserungen, die den Self-Service-Ablauf für Hotels und Gäste transparenter gestalten.

Mit der neuen Hoteleinstellung Gastunterschrift beim Self Check-in erforderlich können Hotels festlegen, ob während des Self Check-ins eine Unterschrift des Gastes erforderlich ist.

• Die Unterschrift ist standardmäßig erforderlich, sodass sich für bestehende Hotels zunächst nichts ändert.
• Hotels können den Unterschriftsschritt deaktivieren, wenn er nicht benötigt wird.
• Der Meldeschein wird auch dann erstellt, wenn keine Unterschrift erfasst wird.
• Hinweise zur Zimmerkarte können automatisch an das im Hotel verwendete Kartengerät angepasst werden.
• Beim Kodieren der Zimmerkarte kann der Status als in Bearbeitung, erfolgreich oder fehlgeschlagen angezeigt werden.

Diese Verbesserungen machen den Self Check-in flexibler für unterschiedliche Hotelkonfigurationen und geben Gästen klareres Feedback, während ihre Zimmerkarte vorbereitet wird.

Mit den Produkt-Updates v4.36 und v4.37 vereinfacht HotelFriend die täglichen Hotelabläufe weiter – mit übersichtlicheren Reservierungs- und Zahlungsprozessen, gezielterer Gästekommunikation, stärkeren Buchhaltungsfunktionen, effizienterer Gruppenverwaltung und flexibleren Self-Service-Prozessen.

Zusammen reduzieren diese Verbesserungen wiederkehrende manuelle Aufgaben, machen wichtige Informationen leichter verständlich und geben Hotelteams mehr Kontrolle – von der Erstellung einer Reservierung und der Anreise des Gastes bis hin zu Rechnungsstellung, Berichten und Check-in.

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