Umstieg von HS3 Hotelsoftware: Der vollständige Leitfaden

Mews gab im Mai 2024 die Übernahme von HS/3 Hotelsoftware bekannt. In den aktuellen FAQ für HS/3-Kunden heißt es, dass die bestehenden Produkte während einer Übergangsphase weiterhin unterstützt werden sollen, die voraussichtlich die drei Jahre nach Mai 2024 umfasst. Außerdem wird dort angegeben, dass HS/3-Kunden ein Wechsel zu Mews angeboten wird. Die FAQ nennen jedoch kein einheitliches, konkretes Abschaltdatum für jedes Produkt, jeden Service, jede Schnittstelle oder jeden Kundenvertrag. Hotels sollten deshalb den Zeitplan bestätigen lassen, der für ihre eigene HS/3-Installation und ihren Vertrag gilt.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie sich auf den Wechsel von der HS3-Hotelsoftware vorbereiten, welche Funktionen ein Nachfolgesystem bieten sollte und wie HotelFriend den Umstieg unterstützt. Für Hotels in der DACH-Region, die nach einer Alternative zu einem Legacy-PMS suchen, verbindet HotelFriend cloudbasiertes Property Management, vernetzte Hotelprozesse, auf die Anforderungen der DACH-Region ausgerichtete Buchhaltungsfunktionen und strukturierte Migrationsunterstützung in einer flexibel konfigurierbaren Plattform.

Warum HS/3-Hotels den Wechsel zu einem neuen PMS jetzt planen sollten

Eine Übergangsphase mag zunächst großzügig erscheinen, doch der Austausch eines zentralen Hotelsystems umfasst weit mehr als die Auswahl einer neuen Software. Hotels benötigen Zeit, um ihre aktuelle HS/3-Umgebung zu analysieren, die Anforderungen an das zukünftige System zu definieren, Daten vorzubereiten, Integrationen neu einzurichten, Mitarbeitende zu schulen und kritische Arbeitsabläufe vor dem Go-live zu testen.

Wer frühzeitig mit der Planung beginnt, schafft außerdem genügend Spielraum, um Probleme zu identifizieren, die sich über Jahre hinweg angesammelt haben können. Dazu gehören beispielsweise doppelte Gäste- oder Firmenprofile, uneinheitliche Tarifcodes, veraltete Arbeitsabläufe oder Schnittstellen, die nicht mehr vollständig dokumentiert sind. Werden diese Punkte bereits vor der Migration geklärt, lässt sich die neue Umgebung besser an den tatsächlichen heutigen Betriebsabläufen des Hotels ausrichten.

Bevor Sie sich für ein Nachfolgesystem entscheiden, sollten Sie sich von HS/3 folgende Punkte für Ihre Installation bestätigen lassen:

• ● den Zeitplan für Support und Wartung der installierten Version;
• ● den Status der Booking Engine, der Schnittstellen und separat vertraglich vereinbarter Services;
• ● die verfügbaren Exportformate und den Prozess zur Bereitstellung von Datenexporten;
• ● den Zugriff auf archivierte Dokumente und steuerrelevante Unterlagen nach der Umstellung;
• ● mögliche vertragliche Kündigungsfristen, Hardware-Abhängigkeiten oder Verpflichtungen gegenüber Drittanbietern.

Produktsupport, Schnittstellen, lokale Infrastruktur, Hardware und vertraglich geregelte Zugriffsrechte können unterschiedlichen Zeitplänen folgen. Der Migrationsplan sollte deshalb auf der tatsächlichen Systemumgebung des Hotels basieren und nicht auf einer allgemeinen Annahme zum End-of-Life.

Was ein Nachfolgesystem für HS/3 abdecken muss

Das passende Ersatz-PMS sollte das gesamte Betriebsmodell des Hotels berücksichtigen. Statt mit einer allgemeinen Funktionsliste zu beginnen, sollten Sie die relevanten Arbeitsabläufe abbilden – vom Eingang einer Reservierung über den gesamten Aufenthalt bis zu dessen Abschluss und der Übergabe der Finanzdaten an die Buchhaltung.

Reservierungen, Verfügbarkeiten und Distribution

Dokumentieren Sie zunächst alle Reservierungsquellen und die damit verbundenen Regeln. Dazu können Direktbuchungen, Online-Reisebüros, Firmenkunden, Gruppen, Kontingente und manuell erfasste Reservierungen gehören. Auch Zimmerkategorien, Tarifpläne, Restriktionen, Arrangements, Anzahlungen und Steuern sollten berücksichtigt werden.

Das Nachfolgesystem muss die erforderliche Bestands- und Preislogik abbilden können, bevor die Vertriebsschnittstellen live geschaltet werden. Ebenso wichtig ist es zu klären, ob das gewählte Paket eine Booking Engine und einen Channel Manager umfasst oder auf separate Systeme angewiesen ist. Beide Modelle können funktionieren. Das Hotel sollte jedoch verstehen, wie Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden, wer für den Support verantwortlich ist, welche zusätzlichen Kosten entstehen und was passiert, wenn die Synchronisierung fehlschlägt.

Gäste-, Firmen- und Reservierungshistorie

Gästeprofile, Firmendaten, Präferenzen, frühere Aufenthalte und zukünftige Reservierungen bilden häufig eine über Jahre gewachsene und wertvolle operative Datenbasis. Eine Migration bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass jedes einzelne Feld aus der bisherigen Datenbank in das neue PMS übernommen werden muss.

Zukünftige Reservierungen erfordern in der Regel die größte Aufmerksamkeit, da sie sich unmittelbar auf bevorstehende Aufenthalte, offene Salden, Zimmerzuweisungen, Preise und die Gästekommunikation auswirken. Historische Informationen können anschließend anhand ihres operativen Nutzens, der Aufbewahrungsanforderungen, der verfügbaren Exportformate und der Struktur des Zielsystems bewertet werden.

Abrechnung, Buchhaltung und Zahlungen

Vor der Migration sollten Rechnungsarten, Zahlungsmethoden, Steuerschlüssel, Erlöskonten, Anzahlungen, Korrekturen und Buchhaltungsexporte dokumentiert werden. Für Hotels in Deutschland verdienen insbesondere DATEV-bezogene Prozesse besondere Aufmerksamkeit und sollten gemeinsam mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater des Hotels geprüft werden.

Eine DATEV-Anbindung bedeutet mehr als das bloße Vorhandensein einer Exportfunktion. Hotels sollten klären, wie Kontenstrukturen, Steuerschlüssel, Debitorendaten, Exportzeiträume, Korrekturen und Abstimmungen in der neuen Systemumgebung funktionieren.

Zahlungsprozesse sollten separat geprüft werden. Terminals, Zahlungsdienstleister, Vorautorisierungen, Rückerstattungen, Abrechnungsberichte und gespeicherte Zahlungstoken können vom Systemwechsel betroffen sein. Der zukünftige Zahlungsprozess sollte daher bereits vor der Umstellung klar definiert werden.

Betriebsabläufe, Reporting und verbundene Systeme

Das PMS steht in der Regel im Zentrum einer deutlich größeren Hoteltechnologie-Landschaft. Housekeeping, Point of Sale, Schließsysteme, Wartung, Telefonanlagen, Event-Tools, Revenue Management, Buchhaltung, Zahlungen und Management-Reporting können alle davon abhängig sein.

Für jede geschäftskritische Integration sollte dokumentiert werden, welche Informationen ausgetauscht werden, wie häufig der Datenaustausch erfolgt, wer die Schnittstelle betreut und welcher Ersatzprozess zur Verfügung steht, falls sie ausfällt. So erhält das Hotel ein realistisches Bild davon, welche Verbindungen im Rahmen der Migration neu eingerichtet oder ersetzt werden müssen.

Warum HotelFriend eine starke HS/3-Alternative für Hotels in der DACH-Region ist

Für Hotels, die von HS/3 wechseln, bietet HotelFriend einen praxisorientierten Weg von einer bestehenden Legacy-PMS-Umgebung zu einer flexibel konfigurierbaren, cloudbasierten Hotelplattform. Das aktuelle Produktportfolio verbindet Property Management mit integrierten Lösungen für Distribution, Direktbuchungen, gästeorientierte Prozesse, Zahlungen, Hotelbetrieb, Reporting und Integrationen.

Dies ist besonders für HS/3-Nutzer relevant, die nicht nur ihr Kern-PMS modernisieren möchten. Statt die Migration als reinen Eins-zu-eins-Austausch einer Software zu betrachten, können Hotels den Wechsel nutzen, um zu überprüfen, wie Reservierungen, Distribution, Buchhaltung, Gästekommunikation, Zahlungen und tägliche Betriebsabläufe zusammenspielen.

Abhängig vom gewählten HotelFriend-Paket und Projektumfang kann die Plattform folgende Bereiche unterstützen:

• ● cloudbasiertes Property Management und Front-Office-Prozesse;
• ● Direktbuchungen über eine Booking Engine;
• ● Distribution über Channel-Manager-Funktionen;
• ● Zahlungen und damit verbundene Abrechnungsprozesse;
• ● Gästekommunikation und digitale Tools für Gäste;
• ● Housekeeping und weitere operative Prozesse;
• ● Reporting und buchhaltungsbezogene Prozesse;
• ● DATEV-orientierte Prozesse für den deutschen Markt;
• ● Integrationen mit angebundenen Hotelsystemen;
• ● Konfigurationen für komplexere Anforderungen und den Multi-Property-Betrieb.

HotelFriend bietet derzeit CORE, die modulare Option FLEX und Signature für individuelle Anforderungen an. Dadurch können Hotels ihre Zielumgebung an ihrem eigenen Betriebsmodell ausrichten, anstatt jede Unterkunft mit demselben starren Paket zu vergleichen.

Der Umfang der Plattform spielt auch beim Vergleich kommerzieller Angebote eine wichtige Rolle. Eine reine PMS-Lizenz lässt sich nicht direkt mit einem Paket vergleichen, das zusätzlich Distribution, Zahlungen, Gästekommunikation, operative Tools oder weitere Module umfasst. Aussagekräftiger ist der Vergleich des gesamten Technologie-Stacks, den das Hotel für seinen Betrieb benötigt – einschließlich Schnittstellen und Abonnements von Drittanbietern.

HotelFriend bietet außerdem ein spezielles HS/3-Migrationsangebot. Nach den aktuellen Angaben des Anbieters umfasst die Migration Bereiche wie Reservierungen, Gästeprofile, Tarifpläne und historische Daten. Der genaue Umfang wird im Rahmen des Projekts auf Grundlage der jeweiligen HS/3-Konfiguration des Hotels, der verfügbaren Exporte, der Datenqualität und der gewünschten Zielkonfiguration festgelegt.

Das Projektteam sollte außerdem betriebliche Spitzenzeiten, kritische Abhängigkeiten sowie die verantwortlichen Personen für Entscheidungen in den Bereichen Front Office, Finanzen, Betrieb, Management und IT identifizieren.

2. Zielkonfiguration in HotelFriend definieren

Die aktuellen Arbeitsabläufe werden mit dem ausgewählten HotelFriend-Paket und den entsprechenden Modulen abgeglichen. In dieser Phase kann das Hotel entscheiden, welche Prozesse weitgehend unverändert bleiben und welche vereinfacht oder neu gestaltet werden sollen.

Auch jede erforderliche Integration sollte dokumentiert werden, einschließlich der Frage, ob sie direkt innerhalb der HotelFriend-Umgebung bereitgestellt, über eine API angebunden oder von einem anderen Anbieter bereitgestellt wird.

3. Datenbestand erfassen

Im nächsten Schritt werden die Daten kategorisiert, die nach der Migration möglicherweise noch benötigt werden. Typische Kategorien sind:

• ● zukünftige Reservierungen;
• ● Gäste- und Firmenprofile;
• ● Zimmer- und Tarifplandaten;
• ● Salden und Zahlungsinformationen;
• ● Rechnungen und buchhaltungsrelevante Unterlagen;
• ● Dokumente und Notizen;
• ● historische Betriebs- und Managementdaten.

Für jede Kategorie sollte klar festgelegt werden, was mit den Daten geschieht: Übertragung in das neue System, Aufbewahrung in einem Archiv, Umwandlung in ein anderes Format oder Löschung, sofern die gesetzlichen und betrieblichen Aufbewahrungsanforderungen dies zulassen.

4. Daten exportieren, bereinigen und zuordnen

Die verfügbaren HS/3-Exporte werden für die Migration vorbereitet und den entsprechenden Feldern in HotelFriend zugeordnet. Doppelte, veraltete oder inkonsistente Informationen können in dieser Phase geprüft werden, anstatt sämtliche Altdaten automatisch in die neue Umgebung zu übernehmen.

Felder, die sich nicht direkt zuordnen lassen, sollten dokumentiert werden, damit das Hotel weiß, ob die entsprechenden Informationen archiviert, umgewandelt oder separat verarbeitet werden.

5. HotelFriend konfigurieren

Anschließend wird die neue Umgebung für das Hotel konfiguriert. Dazu können Zimmer, Tarifpläne, Steuern, Benutzer, Berechtigungen, Rechnungsregeln, Distribution, Zahlungen, Buchhaltungsprozesse und weitere benötigte Module gehören.

Das Ziel besteht nicht darin, jeden Workaround aus dem Altsystem einfach nachzubauen. Die Migration bietet die Möglichkeit, das System auf Grundlage klar definierter Prozesse zu konfigurieren und unnötige Komplexität zu beseitigen, die sich im Laufe der Zeit angesammelt hat.

6. Daten importieren und validieren

Vor der endgültigen Umstellung sollte ein Testimport durchgeführt werden. Das Hotel und das Migrationsteam können die Anzahl der Datensätze vergleichen und besonders kritische Daten prüfen, beispielsweise bevorstehende Anreisen, Zimmerzuweisungen, Salden, Anzahlungen, Firmenrechnungen, Steuern und Kontaktdaten.

Abweichungen sollten dokumentiert, korrigiert und erneut getestet werden, bevor die Produktivdaten endgültig übernommen werden.

7. Mitarbeiter nach Rollen schulen

Schulungen sind am effektivsten, wenn sie sich an realen Aufgaben im Hotel orientieren und nicht lediglich die allgemeine Navigation im System erklären.

• ● Front Office: Reservierungen, Check-in und Check-out, Zimmerwechsel, Zahlungen, Stornierungen und Ausnahmefälle.
• ● Housekeeping: Zimmerstatus, Reinigungsabläufe und Kommunikation bei Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben.
• ● Buchhaltung: Rechnungen, Korrekturen, Buchhaltungsexporte und Abstimmungen.
• ● Management: Reporting, Berechtigungen, Kontrollmechanismen und Eskalationsprozesse.

8. Mit einem Rückfallplan live gehen

Der Umstellungsplan sollte den finalen Datenexport, das Migrationszeitfenster, den Validierungsprozess sowie den Umgang mit Reservierungen oder Änderungen festlegen, die während der Umstellung eingehen.

Die Teams sollten außerdem wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn ein Problem das PMS, eine Integration, die Zahlungsabwicklung, die Buchhaltung oder einen anderen geschäftskritischen Prozess betrifft.

9. Nach dem Go-live prüfen und optimieren

Die Migration endet nicht in dem Moment, in dem das neue System für die Mitarbeiter verfügbar ist. Reservierungen, Schnittstellen, Finanzdaten, Berechtigungen, Reporting und operative Arbeitsabläufe sollten nach dem Go-live erneut überprüft werden.

Fragen und Optimierungsmöglichkeiten, die in den ersten Wochen identifiziert werden, können anschließend in die endgültige Betriebskonfiguration einfließen.

Was passiert mit Ihren HS/3-Daten?

Der genaue Umfang der Datenmigration hängt von der installierten HS/3-Umgebung, den verfügbaren Exporten, der Datenqualität, den Feldzuordnungen und der vereinbarten HotelFriend-Konfiguration ab. Daher sollte im Migrationsplan genau festgelegt werden, welche Daten übertragen werden, bevor der Produktivimport beginnt.

Dokumentieren Sie für jede Datenkategorie:

• ● welche Datensätze und Zeiträume übertragen werden;
• ● welche Felder einbezogen oder ausgeschlossen werden;
• ● wie mit doppelten oder ungültigen Werten umgegangen wird;
• ● wie Notizen, Anhänge und einwilligungsbezogene Informationen behandelt werden;
• ● wie die migrierten Daten geprüft und abgenommen werden;
• ● wo nicht migrierte historische Informationen weiterhin verfügbar bleiben;
• ● wann Informationen gelöscht werden können, nachdem die betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Zukünftige Reservierungen sollten besonders sorgfältig geprüft werden. Es reicht nicht aus, dass eine Reservierung lediglich in der neuen Datenbank erscheint. Auch Preise, Steuern, Leistungen, Salden, Zimmerzuweisungen, Gästedaten und relevante Kanalreferenzen müssen korrekt übernommen werden.

Die Buchhaltung sollte Rechnungen, Salden, steuerliche Behandlung und Buchhaltungsexporte eigenständig validieren, bevor die alte Systemumgebung außer Betrieb genommen wird.

DATEV-Prozesse

Die aktuellen Informationen von HotelFriend zur Buchhaltung beschreiben DATEV-kompatible Exporte und Funktionen zur Kontenzuordnung. Vor dem Go-live sollte das Hotel den tatsächlichen Ablauf gemeinsam mit seiner Buchhaltung oder seinem Steuerberater testen.

Wichtige Punkte sind:

• ● Exportformat;
• ● Kontenrahmen;
• ● Steuerschlüssel;
• ● Behandlung von Debitoren;
• ● Korrekturprozesse;
• ● Exportzeiträume;
• ● Abstimmung zwischen PMS und Buchhaltungsdaten.

Das Testen dieser Abläufe vor der Umstellung trägt dazu bei, dass operative und buchhalterische Prozesse ohne vermeidbare Unterbrechungen fortgeführt werden können.

GoBD

Die aktuellen GoBD basieren auf dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019 sowie auf späteren Änderungen, darunter Aktualisierungen vom März 2024 und Juli 2025. Sie behandeln unter anderem Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung, den Schutz vor undokumentierten Änderungen, elektronische Aufzeichnungen und den Datenzugriff der Finanzverwaltung.

HotelFriend gibt an, dass seine Buchhaltungsfunktionen Bereiche wie Audit-Trails, Dokumentenaufbewahrung und Exportanforderungen unterstützen. Hotels sollten prüfen, welche konkreten Funktionen in ihrer vertraglich vereinbarten Konfiguration enthalten sind, und diese in ihre eigene dokumentierte Buchhaltungsorganisation einbinden.

Die GoBD-bezogenen Pflichten eines Hotels hängen außerdem von korrekt vergebenen Berechtigungen, kontrollierten Korrekturprozessen, einer angemessenen Dokumentation und der konsequenten täglichen Nutzung des Systems ab.

DSGVO und Sicherheit

Für Gäste- und Mitarbeiterdaten sollten während der gesamten Migration sowie im laufenden Betrieb klar definierte Verarbeitungszwecke, Zugriffsregeln und Aufbewahrungsfristen gelten.

Die aktuellen Vertragsbedingungen von HotelFriend enthalten Regelungen zur Auftragsverarbeitung, während die Sicherheitsinformationen des Unternehmens deutsches Hosting und eine ISO-27001-Zertifizierung beschreiben. Hotels, die die Plattform prüfen, können im Rahmen ihrer Anbieterbewertung den aktuellen Geltungsbereich des Zertifikats, die vertraglich vereinbarten Hosting-Bedingungen, Unterauftragsverarbeiter, Backup-Verfahren und Löschprozesse überprüfen.

Verbundene Systeme und externe Migrationsdienstleister sollten in dieselbe Datenschutzprüfung einbezogen werden.

Fiskalisierung und POS

Wenn das Projekt Kassen- oder POS-Funktionen umfasst, sollten Hotels in Deutschland außerdem klären, welche Anforderungen aus KassenSichV, TSE und DSFinV-K für ihren Betrieb gelten.

HotelFriend veröffentlicht Informationen zu Fiskalisierungs- und DSFinV-K-bezogenen Funktionen. Die konkrete Konfiguration sollte entsprechend dem Standort des Hotels, der POS-Konfiguration, der eingesetzten TSE-Lösung und den buchhalterischen Anforderungen abgestimmt werden.

Bereiten Sie Ihr Team auf den Wechsel vor

Ein neues PMS verändert die täglichen Arbeitsabläufe. Deshalb sollte sich die Vorbereitung der Mitarbeiter auf praktische Aufgaben konzentrieren und nicht auf lange Systempräsentationen. Eine kleine Gruppe von Key Usern aus Front Office, Buchhaltung und operativem Bereich kann an den Tests teilnehmen und die Kollegen in der ersten Phase nach dem Go-live unterstützen.

Die Schulungen sollten sich an den Aufgaben orientieren, die die einzelnen Abteilungen im Arbeitsalltag am häufigsten erledigen.

Zusätzliche personelle Kapazitäten rund um den Go-live können den Teams ebenfalls dabei helfen, sich an das neue System zu gewöhnen, ohne den regulären Gästeservice unnötig zu belasten.

Testen Sie das neue System vor dem Go-live

Das Hotel sollte insbesondere diejenigen Arbeitsabläufe testen, deren Ausfall nach dem Go-live die größten operativen oder finanziellen Auswirkungen hätte.

Mindestens folgende Bereiche sollten getestet werden:

• ● Direkt-, OTA-, Firmen- und Gruppenreservierungen;
• ● Aktualisierungen von Verfügbarkeiten und Preisen über alle angebundenen Vertriebskanäle hinweg;
• ● Check-in, Zimmerwechsel, No-Shows, Stornierungen und Check-out;
• ● Anzahlungen, Rückerstattungen, geteilte Zahlungen und fehlgeschlagene Zahlungen;
• ● Rechnungen, Korrekturen, steuerliche Behandlung und DATEV-Exporte;
• ● Housekeeping-Status und Kommunikation bei Wartungsfällen;
• ● Benutzerberechtigungen und Entzug von Zugriffsrechten;
• ● Berichte für die tägliche Kontrolle und den Monatsabschluss;
• ● Verfahren bei Systemausfällen, Notfallprozesse und Eskalationswege.

Die erwarteten und tatsächlichen Ergebnisse sollten dokumentiert werden. Wesentliche Probleme müssen behoben und erneut getestet werden, bevor das System für den produktiven Einsatz freigegeben wird.

Wie sich verschiedene PMS-Ansätze unterscheiden

Hotels, die HS/3 ersetzen, können zwischen verschiedenen technologischen Ansätzen wählen, darunter integrierte Plattformen, API-First-Architekturen und Enterprise-Suiten. Welches Modell am besten geeignet ist, hängt von der Betriebsstruktur des Hotels, den internen Ressourcen, den erforderlichen Integrationen und den zukünftigen Entwicklungsplänen ab.

Integrierte Hotelplattformen

Eine integrierte Plattform bündelt mehrere Hotelfunktionen in einer gemeinsamen Umgebung. Dadurch kann sich die Anzahl separater Schnittstellen, Logins und Datenübertragungen reduzieren, die von den Teams verwaltet werden müssen.

HotelFriend verfolgt diesen Ansatz, indem das PMS mit konfigurierbaren Hotelmodulen und vernetzten operativen Tools kombiniert wird.

API-First-Plattformen

Ein API-First-Ansatz ermöglicht es Hotels, rund um eine zentrale Plattform einen breiteren Technologie-Stack aufzubauen. Dieses Modell kann für Hotelgruppen geeignet sein, die über starke technische Ressourcen verfügen und gezielt spezialisierte Anwendungen von Drittanbietern miteinander kombinieren möchten.

Enterprise-Suiten

Enterprise-Plattformen können eine umfassende Standardisierung in großen Organisationen unterstützen, bringen jedoch häufig auch umfangreichere Anforderungen an Implementierung, Integration und Change Management mit sich.

Für HS/3-Nutzer, die HotelFriend in Betracht ziehen, lautet die entscheidende praktische Frage, ob die gewählte Konfiguration die erforderlichen PMS-, Distributions-, Zahlungs-, Gäste-, Buchhaltungs- und operativen Prozesse des Hotels abdeckt, ohne unnötige Komplexität zu schaffen.

Berücksichtigen Sie bei den Kosten mehr als nur die PMS-Grundgebühr

Preisvergleiche können irreführend sein, wenn Systeme mit unterschiedlichem Leistungsumfang ausschließlich anhand ihrer angegebenen monatlichen Lizenzgebühr verglichen werden.

Ein Hotel, das ein neues PMS auswählt, sollte die Kosten des gesamten Technologie-Stacks über denselben Vertragszeitraum hinweg vergleichen, einschließlich:

• ● PMS-Lizenzen, Zimmer, Benutzer und Hotels;
• ● Booking Engine und Channel Manager;
• ● Zahlungen, POS und Transaktionsgebühren;
• ● Gästekommunikation und operative Module;
• ● Schnittstellen und Abonnements von Drittanbietern;
• ● Datenexport, Migration und Konfiguration;
• ● Schulungen, Unterstützung beim Go-live und Support;
• ● Hardware-, Konnektivitäts- und Sicherheitsanforderungen;
• ● Verlängerungsbedingungen, Datenexport und Unterstützung beim Systemwechsel.

Dieser Ansatz ist bei der Bewertung von HotelFriend besonders wichtig, da die verschiedenen Pakete unterschiedliche Bestandteile des Hotel-Technologie-Stacks umfassen können. Ein Vergleich ausschließlich anhand der Kosten für das Kern-PMS kann daher die Kosten und die Komplexität zusätzlicher Systeme verschleiern, die an anderer Stelle benötigt werden.

HotelFriend bietet derzeit die Optionen CORE, FLEX und Signature an. Auf der aktuellen HotelFriend-Preisseite lässt sich die verfügbare Struktur einsehen. Das endgültige Angebot sollte die ausgewählten Module, den Implementierungsumfang, die Integrationen sowie mögliche Kosten von Drittanbietern eindeutig ausweisen.

Warum eine integrierte Plattform nach HS/3 wichtig ist

Der Wechsel von HS/3 bietet die Gelegenheit zu entscheiden, ob das Hotel weiterhin mit einer Vielzahl voneinander getrennter Systeme arbeiten oder zu einer stärker integrierten Umgebung wechseln möchte.

Wenn Reservierungen, Distribution, Zahlungen, buchhaltungsbezogene Prozesse, Gästekommunikation und Hotelbetrieb zuverlässig Informationen austauschen, verbringen Teams weniger Zeit damit, Daten manuell zwischen verschiedenen Tools zu übertragen und Abweichungen zwischen getrennten Systemen zu korrigieren.

Der Plattformansatz von HotelFriend ist auf dieses vernetzte Modell ausgerichtet. Hotels können die für ihren Betrieb erforderlichen Module auswählen und gleichzeitig das PMS im Zentrum der Arbeitsabläufe behalten. Für größere oder komplexere Organisationen können individuelle und Multi-Property-Konfigurationen im Rahmen des Implementierungsprojekts geprüft werden.

Abschließende Checkliste für die HS/3-Migration

• ● Klären Sie den Support- und Vertragszeitplan für Ihre HS/3-Installation.
• ● Erfassen Sie Module, Integrationen, Hardware und lokale Abhängigkeiten.
• ● Dokumentieren Sie Reservierungs-, Gäste-, Zahlungs-, Buchhaltungs- und Betriebsprozesse.
• ● Definieren Sie die zwingend erforderlichen Funktionen des Nachfolgesystems, bevor Sie Lösungen vergleichen.
• ● Vereinbaren Sie den zu migrierenden Datenbestand und die Feldzuordnung schriftlich.
• ● Entscheiden Sie, welche Daten in das neue PMS übernommen und welche sicher archiviert werden.
• ● Lassen Sie DATEV-, GoBD-, DSGVO- und Fiskalisierungsprozesse von den zuständigen Fachleuten prüfen.
• ● Konfigurieren und testen Sie jede geschäftskritische Integration.
• ● Schulen Sie die Mitarbeiter entsprechend ihrer Rollen und benennen Sie Key User.
• ● Führen Sie eine Testmigration durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse.
• ● Bereiten Sie den Cutover-, Fallback- und Eskalationsplan vor.
• ● Stimmen Sie operative und finanzielle Daten nach dem Go-live ab.

Planen Sie Ihren Wechsel von HS/3 zu HotelFriend

Der nächste Schritt sollte bei der tatsächlichen HS/3-Umgebung des Hotels beginnen: bei den vorhandenen Daten, Integrationen, Buchhaltungsprozessen, betrieblichen Anforderungen und zukünftigen Wachstumsplänen. Auf dieser Grundlage kann das HotelFriend-Team den passenden Plattformumfang und den geeigneten Migrationsansatz für das jeweilige Hotel definieren.

Hotels, die HotelFriend als Nachfolgelösung für HS/3 in Betracht ziehen, können sich das HS/3-Migrationsangebot ansehen, die aktuelle HotelFriend-Plattform kennenlernen und eine Bewertung der Migration und Implementierung für ihr Hotel anfordern.

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