Mit dem Fortschreiten der Technologie und steigenden Kundenanforderungen müssen Hotels ihre Property Management Systeme aktualisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den neuen Trends Schritt zu halten.
Eine Umfrage von Statista ergab, dass 58% der Führungskräfte in der Reise- und Hotelbranche glauben, dass der Wechsel zu cloudbasierter Software ihrem Unternehmen eine größere Flexibilität und Agilität bringt. Zusätzlich erkannten 35% den positiven Einfluss auf die Umwelt und die Widerstandsfähigkeit von cloudbasierten Lösungen.
Wenn Sie auch die Vorteile eines Upgrades auf ein neueres PMS erkennen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Schritte der Umstellung auf ein cloudbasiertes System und hebt die Vorteile hervor, die es für Hotelbesitzer, Manager und Mitarbeiter bietet.
Schritt 1: Nach Warnsignalen in Ihrem aktuellen Hotel PMS suchen
Bevor Sie sich auf eine Migrationsreise begeben, ist es entscheidend, die Probleme Ihres aktuellen Systems zu untersuchen. Dies gibt Ihnen solide Gründe für eine Veränderung und hilft Ihnen dabei, herauszufinden, was Sie tatsächlich von der neuen Software benötigen.
Ihre Mitarbeiter beschweren sich darüber
Wenn Ihre Mitarbeiter das System als schwierig zu bedienen empfinden, regelmäßig auf Probleme stoßen oder durch Einschränkungen behindert werden, die ihre Produktivität beeinträchtigen, ist das ein klares Zeichen dafür, dass Ihr PMS nicht funktioniert. Auch wenn übermäßig viel Zeit und Mühe für manuelle Aufgaben aufgewendet werden müssen, die automatisiert werden könnten, ist dies ein Hinweis darauf, dass Ihr derzeitiges System veraltet ist.
Sie erleben einen Mangel an Funktionalität
Hotelsoftware sollte mit einem umfassenden Funktionsumfang ausgestattet sein, der den spezifischen Anforderungen Ihrer Unterkunft gerecht wird. Im Laufe der Zeit können Hotels feststellen, dass ihr aktuelles System nicht mehr ausreicht oder die erforderlichen Grundfunktionen fehlen, um die Abläufe effektiv zu optimieren. Dazu können ein Hotelbuchungssystem, Tools für die Rezeption, Zimmerverwaltung, Umsatzmanagement und mehr gehören.
Sie können notwendige Integrationen nicht hinzufügen
Integrationen sind in der Hotelbranche entscheidend, da Hotelteams auf mehrere Systeme und Plattformen angewiesen sind, um alle Aspekte ihres täglichen Arbeitsablaufs zu verwalten. Ein weiterer Warnhinweis ist, dass Ihre bestehende Hotelsoftware nicht reibungslos mit anderen wichtigen Systemen wie Buchhaltung, Point-of-Sale (POS), Channel Managern oder Online-Reisebüros (OTAs) zusammenarbeitet.
Sie erhalten keinen qualitativ hochwertigen Support und zeitnahe Updates
Ein rechtzeitiger Support und regelmäßige Updates sind für die Geschäftskontinuität unerlässlich. Wenn Ihr bestehender Anbieter keinen prompten Kundensupport bietet, Probleme nicht effizient behebt oder keine regelmäßigen Updates mit Fehlerkorrekturen und neuen Funktionen veröffentlicht, können Sie Probleme bei den Hotelabläufen und der Datensicherheit erwarten.
Schritt 2: Anforderungen definieren und Ziele festlegen
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Anforderungen zu definieren und klare Ziele für den Migrationsprozess festzulegen. Als Erstes sollten Sie Inputs von verschiedenen Abteilungen in Ihrem Hotel sammeln, einschließlich der Rezeption, der Hauswirtschaft, der Finanzabteilung und des Vertriebs.
Das Zuhören der Mitarbeiter wird Ihnen helfen, die genauen Bedürfnisse und Prioritäten zu identifizieren, die das neue System erfüllen sollte. Wenn beispielsweise die Rechnungsstellung jeden Monat zu viel Zeit in Anspruch nimmt, könnten Sie sich darauf konzentrieren, ein PMS zu finden, das diese Aufgabe vollständig automatisieren kann.
Setzen Sie realistische Zeitpläne und Ziele, um unnötige Störungen des Hotelbetriebs zu vermeiden. Um Ziele und Zielsetzungen zu definieren, die wirklich mit der Gesamtstrategie Ihres Hotels übereinstimmen, sollten Sie angemessen über folgende Fragen nachdenken:
- ● Welche Kernfunktionen sind für das neue System erforderlich?
- ● Welches Budget steht für die Implementierung des neuen Systems zur Verfügung?
- ● Gibt es spezifische Vorschriften, die das neue System erfüllen muss?
- ● Wie wird das neue System mit bestehenden Systemen oder anderen Softwarelösungen zusammenarbeiten?
- ● Welche Vorteile und Ergebnisse erwarten Sie vom neuen System?
Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen dabei helfen, konkrete Anforderungen zu formulieren, die Sie dem Systemanbieter mitteilen können. Erstellen Sie hierfür ein Dokument, in dem alle wichtigen Punkte festgehalten werden, und besprechen Sie diese mit den ausgewählten Hotelsoftware-Unternehmen.
Schritt 3: Forschung und Bewertung neuer Systeme
Bei der Auswahl eines Property Management Systems für Ihr Hotel sollten Sie über oberflächliche Funktionen hinausgehen und prüfen, ob das System Ihre spezifischen Kriterien erfüllen kann. Hier sind einige Dinge, die Sie jetzt tun können:
● Erkunden Sie PMS-Anbieteroptionen. Beginnen Sie mit der Recherche potenzieller PMS-Anbieter und prüfen Sie, ob sie Ihre Hauptanforderungen und Ihr Budget erfüllen. Suchen Sie nach einer allgemeinen Übersicht über ihre Software und prüfen Sie, ob sie zeigen, was das System leisten kann. Schauen Sie sich Videos an, die das System in Aktion zeigen.
● Fordern Sie eine Live-Demonstration an. Verlassen Sie sich nicht nur auf Werbematerialien, sondern vereinbaren Sie eine Live-Demo der Hotelsoftware mit dem Anbieter. Bitten Sie das Support-Team, zu demonstrieren, wie ihr System die tatsächlichen Herausforderungen Ihres Unternehmens bewältigt.
Zum Beispiel, wenn Sie sich um das Housekeeping-Management sorgen, bitten Sie um eine Demonstration, wie das System die Teamkommunikation und Terminplanung handhabt
● Suchen Sie nach Kundenreferenzen. Online-Bewertungen bieten möglicherweise nicht immer eine unvoreingenommene Sicht. Um das Kundenerlebnis besser zu verstehen, fragen Sie den PMS-Anbieter nach Fallstudien ähnlicher Kunden und deren Kontaktdaten. Auf diese Weise können Sie die Erfahrungen anderer Benutzer unabhängig überprüfen und sicherstellen, dass der Anbieter eine nachgewiesene Erfolgsbilanz hat.
Unser Blog enthält mehrere verwandte Artikel, die hilfreich sein könnten. "Wie Sie die richtige Hotelsoftware von einem zuverlässigen Anbieter auswählen. Bewährte HotelFriend-Lösungen, die funktionieren" beschreibt ausführlicher, worauf Sie bei der Bewertung des Anbieters achten sollten. Und in "12 Must-Have-Funktionen eines Property Management Systems" finden Sie Inspiration für Ihre eigene Checkliste der wesentlichen PMS-Funktionen.
Schritt 4: Hauptplanung und Vorbereitung
Eine erfolgreiche Migration erfordert sorgfältige Planung und proaktives Handeln, um potenzielle Probleme vorherzusehen. Beginnen Sie damit, ein engagiertes Projektteam zusammenzustellen, bestehend aus Personen aus verschiedenen Abteilungen, die von der Migration betroffen sind (IT, Buchhaltung, Betrieb) und setzen Sie die richtige Person als Verantwortlichen ein.
Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und das Datenvolumen, das übertragen werden muss. Wählen Sie einen geeigneten Zeitrahmen, der ausreichende Ressourcen ermöglicht und vermeiden Sie Spitzenbuchungszeiten oder Zeiten, in denen Ihr Team mit anderen Aufgaben überlastet ist.
Vor der Migration sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um Ihre Daten aufzuräumen. Entfernen Sie veraltete oder irrelevante Informationen, wie alte Tarife, um den Prozess zu optimieren. Die Übertragung nur wesentlicher und aktueller Daten hilft Ihnen, die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens mit dem neuen PMS optimal zu nutzen.
Es ist auch wichtig, einen Backup-Plan zu haben, falls unerwartete Herausforderungen während der Migration auftreten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Daten-Backup und Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind, um die wertvollen Informationen Ihres Hotels zu schützen.
Schritt 5: Erfolgreiche Datenmigration und Integration
Beim Übertragen von Daten von alten Systemen auf neue reicht ein einfaches "Kopieren" und "Einfügen" nicht aus. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Um einen reibungslosen Softwarewechsel sicherzustellen, müssen Sie einen umfassenden Migrationsplan erstellen.
Nachfolgend finden Sie unsere Datenmigrations-Checkliste, der Sie während des Übergangs von einem PMS zu einem anderen folgen können.
Datenmigrations-Checkliste
- ● Bewertung der Daten: Identifizieren und beheben Sie etwaige Probleme, Fehler und Relevanzprobleme.
- ● Bestimmung der Infrastruktur- und Budgetanforderungen für die Migration.
- ● Festlegung von Erfolgskriterien zur Bewertung der Ergebnisse der Migration.
- ● Definition von Zielen, Verantwortlichkeiten, Fristen und Zuweisung von Teamrollen.
- ● Vorbereitung eines Notfallplans für den Fall von Problemen.
- ● Erstellen von Duplikaten der Daten oder Speicherung an beiden Standorten, Cloud und On-Premises.
- ● Einrichtung der neuen Umgebung, um Kompatibilität mit der Datenbank sicherzustellen.
- ● Überprüfung der Datenintegrität, Verschlüsselung und korrekten Formatierung.
- ● Überprüfung auf Datenprobleme oder Systemfehler.
- ● Test aller Dateninteraktionen und Behebung von Problemen.
- ● Überwachung des Migrationsprozesses und Überprüfung der Ausgabe.
- ● Analyse von Fehlerberichten zur Fehlerbehebung.
- ● Notwendige Anpassungen basierend auf Leistung und gewünschten Ergebnissen vornehmen.
Arbeiten Sie eng mit Ihrem PMS-Anbieter zusammen, um alle Datenübertragungsverfahren festzulegen. Ihr Anbieter wird Sie durch den Migrationsprozess führen und die erforderlichen Tools und Unterstützung bereitstellen. Der Anbieter sollte Ihnen bei der Zuordnung der Datenfelder von Ihrem alten System zum neuen System helfen, um einen minimalen Datenverlust zu gewährleisten.
Schritt 6: Schulung und Mitarbeiterübernahme
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter muss nicht langweilig sein; sie kann ansprechend und effektiv gestaltet werden. Wenn Sie sich für ein modernes und benutzerfreundliches PMS entschieden haben, sollte Ihr Team die Grundlagen intuitiv innerhalb weniger Stunden erfassen können.
Um jedoch tiefer in das System einzutauchen, gibt es zwei empfohlene Schulungsansätze:
● Selbstgesteuertes Training
Jedes Teammitglied hat individuelle Lernmethoden, und einige bevorzugen eigenständiges Lernen. Daher ist es wichtig, einen PMS-Anbieter auszuwählen, der verschiedene Lernmaterialien wie Benutzerhandbücher und ansprechende Schulungsvideos bereitstellt. Diese Ressourcen sollten auf spezifische Rollen zugeschnitten sein, damit Mitarbeiter sich auf die für ihre Aufgaben wichtigsten Funktionen konzentrieren können.
● Echtzeit-Trainingsworkshops
Fördern Sie Zusammenarbeit und Lernen durch interaktive Online-Schulungssitzungen. Diese ermöglichen es Ihrem Team, Erfahrungen auszutauschen und Ideen zu teilen und sowohl von Trainern als auch von Kollegen zu lernen. Es ist auch sinnvoll zu überprüfen, ob die Schulungssitzungen in mehreren Sprachen angeboten werden, um Ihr vielfältiges Personal zu unterstützen.
Obwohl das System zu 100 % benutzerfreundlich ist, ist es wichtig anzuerkennen, dass es dennoch einige Aspekte geben kann, die ein tieferes Verständnis erfordern. Hier liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer Kombination aus geleiteten Schulungssitzungen, praktischen Übungen in einer Online-Umgebung und reaktiver Unterstützung.
Schritt 7: In Betrieb gehen und Post-Migrationsunterstützung
Wenn Sie sich dem endgültigen Schritt der Migration zu einem neuen Hotelverwaltungssystem nähern, hier ist, was Sie tun können:
Feiern Sie Erfolge und analysieren Sie Misserfolge
Nehmen Sie sich Zeit, um Erfolge, Meilensteine und Erfolge während des Migrationsprozesses zu feiern. Anerkennen und würdigen Sie die harte Arbeit Ihres Teams. Führen Sie außerdem gründliche Rückblicke durch, um eventuelle Misserfolge oder Herausforderungen zu analysieren. Lernen Sie aus diesen Erfahrungen und identifizieren Sie Bereiche zur Verbesserung.
Suchen Sie nach Unterstützung nach der Migration
Auch nach dem Start ist es entscheidend, Zugang zu zuverlässiger Unterstützung durch den PMS-Anbieter zu haben. Erkundigen Sie sich nach den Support-Angeboten nach der Migration, wie dedizierte Kundensupport-Kanäle, Dokumentation und Schulungsmaterialien.
Holen Sie sich Expertenrat
Wenn Sie Zweifel haben oder Hilfe bei der Auswahl des richtigen PMS oder der Optimierung Ihrer Cloud-Services benötigen, sollten Sie in Betracht ziehen, Expertenrat einzuholen. Konsultieren Sie Fachleute, die ein fundiertes Verständnis für die Hotellerie und Cloud-Plattformen haben. Sie werden Ihren spezifischen Fall analysieren, maßgeschneiderte Lösungen anbieten und Sie zu den besten Optionen führen.
Abschließende Worte
Der Wechsel zu einem neuen Hotelmanagementsystem mag keine einfache Aufgabe sein, kann aber erhebliche Vorteile für die Betriebsabläufe Ihres Hotels, die Produktivität des Personals und das Gästeerlebnis bringen. Befolgen Sie die Schritte in diesem Artikel, um den Migrationsprozess reibungsloser zu gestalten und das volle Potenzial Ihres Hotels zu entfalten.
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Über HotelFriend
HotelFriend ist ein in Deutschland ansässiger Softwareanbieter, der seit 2016 umfassende Property Management Software für Unternehmen in der Hotellerie anbietet. Unsere All-in-One Cloud-basierte Lösung richtet sich an eine Vielzahl von Einrichtungen, darunter Hotelketten, Apartments und Kreuzfahrtlinien.
Bei HotelFriend ist unser Hauptziel, das wahre Potenzial Ihres Unternehmens schnell und effektiv zu maximieren. Um dies zu erreichen, sind wir bestrebt, Sie bei der Implementierung Ihres neuen Property Management Systems in jeder Phase zu unterstützen. Unser erfahrenes Team wird Sie während des gesamten Prozesses begleiten und sicherstellen, dass Ihr Personal sich reibungslos an die Veränderungen anpasst.
Wir stellen sicher, dass unser System gut mit allen wichtigen Tools, die Sie benötigen, wie POS-Systemen, zusammenarbeitet, um eine umfassende Lösung zu bieten, die alle Ihre Anforderungen erfüllt. Hier ist ein schrittweiser Überblick über unseren Implementierungsprozess:
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