Die Erwartungen der Gäste an den Check-in im Hotel haben sich schnell verändert: 78 % der Hotelgäste wünschen sich mehr Self-Service-Kioske. Das ist Teil eines umfassenderen Trends, bei dem inzwischen rund 80 % der Verbraucher alternative Check-out-Möglichkeiten wie Kioske oder Apps bevorzugen (Samsung Business Insights). Besonders hoch ist die Nutzung bei jüngeren Altersgruppen: 59 % der 18- bis 34-Jährigen nutzen regelmäßig Self-Service-Angebote, gegenüber 39 % der 55- bis 65-Jährigen (HotelTechReport).
Der Markt wächst entsprechend und soll von rund 34,2 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 92,8 Milliarden US-Dollar bis 2034 steigen (Fact.MR). Dieser Leitfaden vergleicht führende Kioske, Apps und Plattformen zur Automatisierung der Rezeption und zeigt, wo sich HotelFriend als All-in-One-Lösung einordnet, damit Sie die passende Lösung für Ihr Hotel finden.

Warum Self-Service-Check-in zum neuen Standard wird
Self-Service-Check-in ist längst kein optionales Extra mehr, sondern ein erwarteter Bestandteil des Gästeerlebnisses im Hotel. Reisende, die mobile Bordkarten, kontaktloses Bestellen und appbasierte Lieferdienste gewohnt sind, erwarten dieselbe Geschwindigkeit und Kontrolle inzwischen auch in der Hotellobby. Gleichzeitig stehen Hotels weiterhin unter dem Druck, ihre Personalkosten im Griff zu behalten, ohne den Service zu den Hauptanreisezeiten zu beeinträchtigen. Self-Service-Technologie erfüllt beide Anforderungen zugleich: Gäste können schneller einchecken, während Hotels die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden effizienter einsetzen.
Erwartungen der Gäste im Jahr 2026
Moderne Reisende betreten ein Hotel mit ähnlichen Erwartungen wie einen Flughafen oder ein Café: Sie möchten schnell vorankommen und den Prozess selbst steuern. Mobile Bordkarten, Bestellungen per QR-Code und appbasierte Lieferdienste haben Reisende daran gewöhnt, Komfort nach ihren eigenen Vorstellungen zu erhalten. Nach einem langen Flug möchten sie daher am wenigsten in einer Warteschlange in der Lobby stehen, während ein Mitarbeitender ihre Reservierung manuell überprüft.
Self-Service-Kioske und mobile Check-in-Prozesse ermöglichen es Gästen bereits heute, ihre Identität zu bestätigen, ein Zimmer auszuwählen und einen digitalen Schlüssel zu erhalten, noch bevor sie das Gebäude betreten. Dies entwickelt sich zunehmend zum erwarteten Standard, insbesondere bei jüngeren Reisenden und Geschäftsreisenden, die Geschwindigkeit und Unabhängigkeit dem persönlichen Kontakt vorziehen. Hotels, die diese Möglichkeit nicht anbieten, fallen zunehmend negativ auf.
Personal- und Zeitersparnis
Neben einem besseren Gästeerlebnis bietet der Self-Service-Check-in auch klare operative Vorteile. Die Personalkosten an der Rezeption gehören zu den bedeutendsten laufenden Ausgaben eines Hotels. Gleichzeitig entstehen zu den typischen Check-in- und Check-out-Zeiten vorhersehbare Nachfragespitzen, deren personelle Abdeckung besonders kostenintensiv ist.
Hotels können:
- ● Routinemäßige und wiederkehrende Aufgaben wie Identitätsprüfung, Zahlungsabwicklung und Schlüsselausgabe an Self-Service-Technologien übertragen.
- ● Den Personalbedarf an der Rezeption während der Haupt-Check-in-Zeiten reduzieren, ohne Abstriche bei der Servicequalität zu machen
- ● Die Arbeitszeit der Mitarbeitenden für wertschöpfendere Gästekontakte nutzen, beispielsweise für Concierge-Anfragen, Upselling oder die Lösung komplexer Probleme
- ● Die durchschnittlichen Wartezeiten deutlich verkürzen und dadurch den Druck auf Mitarbeitende reduzieren, die mit unzufriedenen Gästen in langen Warteschlangen umgehen müssen
- ● Bei hoher Auslastung oder Veranstaltungen problemlos skalieren, ohne die Personalkosten im gleichen Verhältnis erhöhen zu müssen
Für viele Hotels ist die Rechnung einfach: Die anfängliche Investition in Self-Service-Infrastruktur amortisiert sich innerhalb relativ kurzer Zeit durch weniger Personalstunden und eine höhere Effizienz des Teams.
Die fünf besten Self-Service-Check-in-Kioske für Hotels
Die Wahl der richtigen Self-Service-Check-in-Lösung hängt von der Größe des Hotels, dem Gästeaufkommen und dem verfügbaren Budget ab. Physische Kioske übernehmen vor Ort die Identitätsprüfung, Zahlung und Schlüsselausgabe und eignen sich daher besonders für stark frequentierte Hotels oder Walk-in-Gäste. Appbasierte Prozesse laufen dagegen vollständig auf dem eigenen Gerät des Gastes ab und erfordern keine Installation zusätzlicher Hardware. Im Folgenden werden beide Ansätze verglichen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Hotel finden.

Vergleich der Kiosk-Hardware
Self-Service-Kioske sind in vielen verschiedenen Hardware-Konfigurationen erhältlich – von kompakten tabletbasierten Stationen bis hin zu voll ausgestatteten Terminals mit integrierter Zahlungsabwicklung, Ausweisscanner und Schlüsselkartensystem. Die folgende Tabelle vergleicht fünf der führenden Check-in-Kioske für Hotels und zeigt, wie sich ihre Hardware unterscheidet und für welche Unterkunftsarten sie jeweils am besten geeignet sind.
Vergleich der Hardware von Self-Service-Check-in-Kiosken für Hotels
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Kiosk |
Kiosk-Design und Display |
Identitätsprüfung und Zahlungen |
Schlüsselkartenkodierung und Belegdruck |
Ideal für |
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HotelFriend Kiosk |
• Freistehender Full-Service-Kiosk • Integration von Computer und Kamera |
• Reisepass- und Ausweisleser von Thales • Zahlungsterminal von Adyen • Unterstützt Karten- und kontaktlose Zahlungen |
• NFC-/RFID-Schlüsselkartenkodierer • Automatische Ausgabe von Zimmerkarten • Integrierter Belegdrucker • Kompatibel mit Schließsystemen von SALTO, ASSA ABLOY und Dormakaba |
Hotels, die einen Kiosk wünschen, der mit PMS, Zahlungsabwicklung, Zimmerzugang und Gästeservices verbunden ist |
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Roommatik M-201 |
• Freistehendes Stahlgehäuse • Integrierter Touchscreen und Kamera • Ethernet-Verbindung |
• Reisepass- und Ausweisscan sowie QR-Code-Leser • Bankkartenterminal • Optionaler Bargeldakzeptor |
• Gibt standardmäßige Zimmerschlüssel aus • Unterstützt RFID- und Magnetstreifenkarten • Integrierter Beleg- und Dokumentendrucker |
Unbemannte Hotels und Limited-Service-Hotels, die Barzahlungen und mehrere Schlüsselformate unterstützen müssen |
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MYRA Self Check-In Kiosk |
• 15,6-Zoll-Bildschirm • Tiefensensor-Kamera und individuell gestaltbares Gehäuse |
• Ausweisscan mit OCR und Dokumentenprüfung • Chip-und-PIN-Zahlungen sowie kontaktlose mobile Wallets |
• Schlüsselkartenkodierer mit automatischer Ausgabe • Auf geringen Wartungsaufwand ausgelegt |
Designorientierte Hotels, die eine flexible Installation und hochwertige Hardware suchen |
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Ariane DUO 2100 |
• Kompaktes Tischgerät • 15-Zoll-Touchscreen • Integrierter QR-Code-Leser • Individuelle Farben und gebrandete Grafiken |
• Optionales externes Zahlungsterminal • Optionaler Reisepass- und Ausweisleser • Modulare Hardware-Konfiguration |
• Automatische Kodierung von Magnetstreifen- oder RFID-Karten • Integrierte Schlüsselkartenausgabe • Optionaler Drucker für Belege und Meldedokumente |
Hotels, die nach einem Online-Pre-Check-in eine schnelle Abholung der Zimmerkarte ermöglichen möchten |
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Mews Kiosk |
• Tabletbasierte Konfiguration • Keine proprietäre Kiosk-Hardware erforderlich • Freie Wahl von Tablet, Ständer und Gehäuse • Flexible Auswahl an Zubehör |
• Funktioniert mit Zahlungsterminals von Drittanbietern • Optionale Reisepassscanner und Kameras • Hardware abhängig von den gewählten Integrationen |
• Verbindet sich mit kompatiblen Schließsystemen • Unterstützt Schlüsselkartenkodierer und Schlüsselfräsgeräte von Drittanbietern • Drucker werden separat ergänzt |
Hotels, die eine schlanke Lösung bevorzugen und ihre Hardware selbst auswählen möchten |
(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: August 2026.)
Der HotelFriend Kiosk steht in diesem Vergleich nicht wegen einer einzelnen Funktion an erster Stelle, sondern aufgrund dessen, was ein vollständig vernetztes System einem Hotel tatsächlich erspart: weniger Anbieterverträge, die verwaltet werden müssen, weniger Supportanfragen, die im Störungsfall weitergeleitet werden müssen, und kein Rätselraten darüber, welches System verantwortlich ist, wenn Check-in, Zahlungen oder Zimmerzugang nicht korrekt synchronisiert werden.
Für Hoteliers, die ohnehin mit knappen Personalressourcen und begrenzter Aufmerksamkeit arbeiten, liegt genau in dieser Konsolidierung der eigentliche Mehrwert – nicht in einer längeren Funktionsliste, sondern in einer weiteren Aufgabe weniger, um die sie sich kümmern müssen.
Fallstudie: Das Kittchen, Wismar, Deutschland
Unterkunft: Das Kittchen ist ein Hostel mit 35 Zimmern in Wismar, Deutschland. Ein historisches ehemaliges Gefängnis wurde hier in eine moderne Unterkunft mit Self-Service-Konzept umgewandelt.
Herausforderung: Aufgrund des ungewöhnlichen Gebäudegrundrisses und eines kleinen Teams musste die Unterkunft ihren Gästen ermöglichen, jederzeit anzureisen und ihre Zimmer zu betreten, ohne rund um die Uhr auf eine besetzte Rezeption angewiesen zu sein.
Lösung: Das Kittchen installierte in der Lobby einen wandmontierten HotelFriend Kiosk für den Check-in und Check-out, der direkt mit dem PMS der Unterkunft verbunden ist. Um das Self-Service-Erlebnis bis zum Zimmer fortzuführen, wurde der Check-in am Kiosk mit smartphonefähigen Türschlössern kombiniert. Dadurch entfällt die Schlüsselkartenausgabe vollständig und Gäste können ihr Zimmer nach dem Check-in direkt mit dem Smartphone öffnen.
Ergebnis: Mit dieser Lösung können Gäste ihre An- und Abreise vollständig selbstständig durchführen. Gleichzeitig sinkt der Bedarf an einer rund um die Uhr besetzten Rezeption, während der Prozess für die Gäste schnell und eigenständig bleibt (HotelFriend Kunden-Showroom).
Reine Softwarelösungen
Für viele unabhängige und mittelgroße Hotels bietet ein reiner Softwareansatz die schnellste Amortisation. Diese Lösungen laufen über eine mobile App oder einen Webbrowser auf dem eigenen Gerät des Gastes und kommen vollständig ohne zusätzliche Hardware vor Ort aus. Gäste können ihre Identität bestätigen, bezahlen und ihren digitalen Schlüssel erhalten, noch bevor sie im Hotel eintreffen.
Zu den wichtigsten Vorteilen reiner Softwareplattformen gehören:
- ● Schnelle Einführung: Die Implementierung dauert in der Regel nur wenige Tage statt mehrere Wochen
- ● Geringere Kosten: Es muss keine Hardware gekauft, installiert oder gewartet werden.
- ● Einfache Skalierbarkeit: Die Lösung lässt sich ohne neue Hardwareinvestitionen problemlos auf mehrere Hotels ausweiten
- ● Flexibler Einstieg: Ideal für Boutique-Hotels, Limited-Service-Hotels oder Betriebe, die Self-Service-Check-in zunächst testen möchten, bevor sie in Kiosk-Hardware investieren
- ● Erweiterter Funktionsumfang: Viele Plattformen unterstützen neben dem Check-in auch Upselling, Gästekommunikation und Check-out und entwickeln sich damit zu umfassenden Guest-Engagement-Lösungen

Digitale Event-Check-in-Apps und Besuchermanagement
Self-Service-Check-in beschränkt sich nicht auf Übernachtungsgäste. Hotels benötigen ebenso eine zuverlässige Möglichkeit, alle weiteren Personen zu erfassen, die sich im Gebäude bewegen – von Tagesgästen und Lieferanten bis hin zu Dienstleistern und Veranstaltungsteilnehmenden. Digitale Check-in-Apps übertragen dieselbe Geschwindigkeit und Kontrolle auf das Besuchermanagement, während Mobile-First-Lösungen noch einen Schritt weitergehen und den gesamten Prozess auf das eigene Gerät des Gastes verlagern.
Besuchermanagement mit digitalem Check-in
Ein digitales Besuchermanagement-System ersetzt die papierbasierte Besucherliste durch einen strukturierten und nachvollziehbaren Prozess. Besucher können ihre Daten erfassen, den Grund ihres Besuchs angeben und sich innerhalb weniger Sekunden über ein Tablet in der Lobby oder einen QR-Code auf dem eigenen Gerät anmelden. Mitarbeitende erhalten dadurch in Echtzeit einen Überblick darüber, wer sich im Hotel befindet – hilfreich für Compliance, Evakuierungen im Notfall und den Zugang zu gesperrten Bereichen.
Zusätzliche Funktionen wie Ankunftsbenachrichtigungen, gedruckte Besucherausweise sowie Hinweise auf wiederkehrende Besucher oder Treffer in Beobachtungslisten vereinfachen den Ablauf erheblich. Das ist besonders für Hotels relevant, die Konferenzen, Hochzeiten oder andere Großveranstaltungen ausrichten und ein hohes Aufkommen an Personen ohne Übernachtung bewältigen müssen, ohne die Rezeption zu überlasten.
Mobile-First-Lösungen
Mit Mobile-First-Check-in-Lösungen können Gäste die Registrierung abschließen, Dokumente hochladen, Zahlungen durchführen und Hotelservices nutzen – vollständig über ihr Smartphone. Im Folgenden werden führende Plattformen verglichen, die digitale Anreisetools, Gästedatenmanagement und Kommunikation während des Aufenthalts miteinander verbinden.
Vergleich der besten mobilen Check-in-Apps
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Lösung |
Funktionen für den digitalen Check-in |
Gäste- und Besuchermanagement |
Zusätzliche Mobile-First-Funktionen |
Ideal für |
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HotelFriend Guest Concierge Mobile App |
• Mobiler Check-in und Check-out; • Erfassung von Gästedaten und Ausweisdokumenten; • Online-Zahlungsabwicklung; • Unterstützung für digitale Schlüssel und Schlüsselkarten; • Aufenthaltsverwaltung |
• Zentrale Gästeprofile; • Präferenzen und interne Notizen; • Kommunikation in Echtzeit; • Statusverfolgung von Gästen; • Vollständige Aufenthaltshistorie |
• Mobiler Concierge; • Bestellung von Zimmerservice und Hotelleistungen; • Personalisierte Upselling-Angebote; • Digitales Gästebuch; • In-App-Chat und Feedback |
Hotels, die Check-in, Zahlungen, Zimmerzugang, Gästeservices und Hotelbetrieb in einem einzigen System verwalten möchten |
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Duve Guest App |
• Browserbasierter Online-Check-in; • Digitale Meldescheine; • Unterstützung mobiler Schlüssel; • Online-Check-out; • QR-Code-Zugang zur Guest App |
• Personalisierte Gästeprofile; • Datenerfassung vor der Anreise; • Automatisierte Anreiseinformationen; • Zentrale Gästekommunikation; • Individuelle Guest Journeys |
• Gebrandete Web-App; • Personalisierte Upselling-Angebote; • Digitales Hotelverzeichnis; • Lokale Empfehlungen; • Automatisierte Nachrichten |
Hotels, die eine individuell anpassbare Guest Journey ohne App-Installation von der Anreise bis zur Abreise anbieten möchten |
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Canary Contactless Check-In |
• Kontaktloser mobiler Check-in; • Erfassung von Gästeinformationen; • Sichere Zahlungsabwicklung; • Digitale Autorisierungsformulare; • Mobile Zimmerschlüssel |
• Nachverfolgung der Gästeanreise; • Kommunikation vor der Anreise; • Synchronisierung von Reservierungsdaten; • Identitätsprüfung; • Zahlungsprüfung |
• Mobile Schlüssel per NFC und Bluetooth; • Gästekommunikation; • Upselling-Tools; • Digitales Trinkgeld; • KI-gestützte Gästebindung |
Hotels, die kontaktlose Anreisen, mobilen Zimmerzugang, digitale Zahlungen und automatisierte Gästekommunikation in den Mittelpunkt stellen |
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Chekin – Automatisierter Check-in |
• Erhebung der Touristensteuer; • Linkbasierter Online-Check-in; • Ausweisscan; • Digitale Meldescheine; • Self-Service-Check-in und digitale Schlüssel |
• Zentrale Verwaltung von Gäste- und Buchungsdaten; • Automatisierte gesetzliche Meldungen; • Echtzeitverfolgung der Anreise; • Gästeregistrierung; • Dokumentenverwaltung |
• Individuell anpassbare Guest App; • Automatisierte Nachrichten; • Upselling-Tools; • Digitale Reiseführer; • Zentrale Gästeinbox |
Hotels und Beherbergungsbetriebe, die eine automatisierte Gästeregistrierung, Identitätsprüfung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben benötigen |
(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: August 2026.)
Für Gäste bedeutet die HotelFriend Guest Concierge Mobile App, dass ihre Reise bereits bei der Ankunft zu ihren Gunsten beginnt: keine Warteschlangen, keine Abhängigkeit von den Öffnungszeiten der Rezeption und kein Vorzeigen von Dokumenten oder Zahlungskarten am Empfang. Stattdessen läuft alles nach ihrem eigenen Zeitplan und in ihrem eigenen Tempo ab – mit weniger Aufwand und deutlich weniger Stress, wie er bei klassischen Check-in-Prozessen oft entsteht. Es fühlt sich weniger so an, als müssten sich Gäste an die Abläufe des Hotels anpassen, sondern vielmehr so, als würde sich das Hotel auf sie einstellen – alles zentral auf einem Gerät, das sie ohnehin in der Hand haben. Der Aufenthalt wirkt dadurch so, als würden die Gäste ihn selbst steuern, statt sich einem vorgegebenen Ablauf unterordnen zu müssen.

Self-Service für Veranstaltungsteilnehmer in Konferenzhotels
MICE-Hotels (Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions) stehen vor einer besonderen Herausforderung beim Check-in. Innerhalb kürzester Zeit treffen zahlreiche Teilnehmer ein, die häufig Namensschilder, Zugang zu einzelnen Sessions oder eine Registrierung für die Veranstaltung benötigen – statt eines klassischen Zimmerschlüssels. Speziell entwickelte Self-Service-Kioske automatisieren dabei einen Großteil dieser Abläufe, vom QR-Code-Check-in bis zum Druck von Teilnehmerausweisen, und sorgen dank Integration mit Event-Software für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund.
Event-spezifische Check-in-Lösungen
Der Check-in für eine Veranstaltung ist nicht dasselbe wie der Check-in im Hotel. Diese Teilnehmer melden sich für eine Konferenz an oder holen ihren Ausweis ab – keinen Zimmerschlüssel. An speziell dafür entwickelten Kiosken können sie einen QR-Code scannen, diesen mit der Teilnehmerliste abgleichen lassen und anschließend ihren Ausweis ausdrucken – ganz ohne Unterstützung durch Mitarbeitende. Solche Systeme ermöglichen außerdem die Registrierung spontaner Besucher, Zahlungen vor Ort und die Auswahl von Sessions. Für größere Veranstaltungen lassen sie sich auf mehrere Stationen erweitern. Das Ziel bleibt dabei immer dasselbe: kürzere Wartezeiten und Mitarbeitende, die sich um Sonderfälle statt um Routineanmeldungen kümmern können.
Die folgende Tabelle zeigt, wie führende Lösungen für den Event-Check-in diese Funktionen umsetzen.
Tabelle: Check-in-Lösungen für MICE-Veranstaltungen
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Lösung |
Funktionsweise |
Wichtigste Funktionen |
Ideal für |
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Check-in-Kioske mit QR-Code |
Teilnehmer scannen den QR-Code aus ihrer Registrierungs-E-Mail, um ihre Identität zu bestätigen und ihre Teilnahme zu verifizieren. |
• Kontaktloser Check-in • Abgleich mit der Teilnehmerdatenbank • Aktualisierung der Anwesenheitsdaten in Echtzeit • Minimaler Personaleinsatz |
Konferenzen und Fachmessen mit einer großen Zahl vorab registrierter Teilnehmer |
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Self-Service-Stationen für den Ausweisdruck |
Teilnehmer überprüfen ihre Registrierungsdaten und drucken am Kiosk einen personalisierten Veranstaltungsausweis aus. |
• Ausweisdruck auf Abruf • Personalisierte Teilnehmerdaten • Unterstützung von Barcodes und QR-Codes • Weniger manuelle Vorbereitung der Ausweise |
Business-Konferenzen, Ausstellungen und Networking-Veranstaltungen |
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Kioske für spontane Registrierungen |
Nicht registrierte Besucher geben ihre Daten ein, wählen ein Ticket aus, bezahlen vor Ort und erhalten unmittelbar einen Ausweis. |
• Registrierung am Veranstaltungstag • Ticketzahlung vor Ort • Erfassung von Teilnehmerdaten • Sofortiger Ausweisdruck |
Öffentliche Ausstellungen und Veranstaltungen, die spontane Besucher zulassen |
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Check-in-Stationen für Sessions und Workshops |
Teilnehmer wählen oder bestätigen während der Veranstaltung Sessions, Workshops und weitere Programmpunkte. |
• Auswahl von Sessions • Kapazitätsverwaltung • Anwesenheitsverfolgung • Personalisierte Veranstaltungspläne |
Konferenzen mit mehreren Tracks, Schulungsveranstaltungen und Corporate Meetings |
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Schließfach- und Gepäckstationen für Veranstaltungen |
Teilnehmer lagern Gepäck oder persönliche Gegenstände mithilfe von Self-Service-Schließfächern, Gepäckanhängern oder digitalen Zugangscodes. |
• Self-Service-Gepäckkennzeichnung • Sicherer Zugang zum Aufbewahrungsbereich • Abholung per QR-Code oder PIN • Weniger Belastung für Hotel- und Veranstaltungspersonal |
Konferenzen und Veranstaltungen in Hotels mit früh anreisenden oder spät abreisenden Teilnehmern |
Integration mit Event-Software
Der eigentliche Mehrwert eines event-spezifischen Check-ins zeigt sich darin, wie gut er mit den bereits für die Veranstaltung eingesetzten Systemen verbunden ist. Die Integration mit Plattformen für Eventmanagement und Registrierung sorgt dafür, dass Teilnehmerdaten, Session-Pläne und Ausweisinformationen automatisch synchron bleiben, anstatt dass Hotelmitarbeitende Tabellen manuell mit einer Gästeliste abgleichen müssen.
Eine solche Integration schafft außerdem die Grundlage für eine intelligentere Datenerfassung:
- ● Session-Tracking: Automatische Erfassung der Teilnahme über gescannte Ausweise
- ● Mehrwert für Sponsoren: Verifizierte Lead-Daten können Sponsoren zur Verfügung gestellt werden.
- ● Teilnehmerzahlen in Echtzeit: Veranstalter erhalten aktuelle Anwesenheitsdaten, ohne dass zusätzlicher Aufwand für Mitarbeitende entsteht
- ● PMS-Integration: Gäste, die im Hotel übernachten, können sich in einem einzigen Schritt für die Veranstaltung registrieren und in ihr Zimmer einchecken, statt zwei separate Prozesse zu durchlaufen.

Für Hotels, die regelmäßig Konferenzen ausrichten, macht diese Integration aus dem Event-Check-in statt einer logistischen Belastung einen reibungslosen und weitgehend automatisierten Bestandteil des Gästeerlebnisses.
Automatisierung der Rezeptionsabläufe
Self-Service-Check-in ist nur ein Teil eines umfassenderen Wandels an der Rezeption. Hotels automatisieren zunehmend auch die damit verbundenen Aufgaben – von Zimmerzuweisung und Zahlungsabwicklung bis hin zu Check-out und Bereitstellung der Rechnung. Dadurch verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten und können sich stärker auf den direkten Gästeservice konzentrieren.
Hybride Modelle (Personal + Self-Service)
Eine vollständige Automatisierung eignet sich nicht für jedes Hotel und auch nicht für jeden Gast. Für viele Häuser ist ein hybrider Ansatz die beste Lösung: Routinemäßige und vorhersehbare Abläufe werden im Self-Service abgewickelt, während Mitarbeitende weiterhin verfügbar sind, wenn persönliche Unterstützung gefragt ist. In der Praxis bedeutet das, dass Gäste selbst entscheiden können: Sie nutzen einen Kiosk oder eine mobile App für einen schnellen Check-in oder wenden sich bei Fragen, besonderen Wünschen oder Problemen, die das System nicht lösen kann, an die besetzte Rezeption.
Darum eignen sich hybride Modelle für viele Hotels:
- ● Für unterschiedliche Gästetypen geeignet: Geschäftsreisende können schnell und selbstständig einchecken, während Urlaubsgäste weiterhin persönlich begrüßt werden können
- ● Integriertes Sicherheitsnetz: Mitarbeitende können sofort eingreifen, wenn ein Kiosk ausfällt, ein Ausweisdokument nicht erkannt wird oder eine Reservierung manuell angepasst werden muss
- ● Ausgewogenes Gästeerlebnis: Die Effizienz der Automatisierung bleibt erhalten, ohne auf die persönliche Gastfreundschaft zu verzichten, die einen Hotelaufenthalt von einem rein transaktionalen Prozess unterscheidet

Leitfaden zur Implementierung
Für eine erfolgreiche Einführung des Self-Service-Check-ins reicht es nicht aus, lediglich die passende Software oder Hardware auszuwählen. Hotels mit den besten Ergebnissen behandeln die Einführung als strukturiertes Projekt – mit einem klaren Business Case von Beginn an und einem gezielten Plan, um die Mitarbeitenden einzubeziehen.
ROI-Berechnung
Die meisten Hotels möchten vor der Budgetfreigabe wissen, wann sich eine Investition amortisiert. Eine konkrete Formel macht den Nutzen nachvollziehbar und ersetzt die vage Annahme, dass sich die Lösung „irgendwann auszahlen wird“.
ROI = (Jährliche Einsparungen + zusätzlicher Umsatz − Gesamtkosten) / Gesamtkosten
Dabei müssen die Kosten für Hardware oder Softwarelizenzen, die PMS-Integration, Installation sowie laufende Abonnement- oder Wartungsgebühren berücksichtigt werden. Auf der Einsparungsseite ist der Personalaufwand in der Regel der wichtigste Faktor. Ermitteln Sie, wie viele Arbeitsstunden an der Rezeption während der Hauptzeiten für Check-in und Check-out eingespart werden, und übersetzen Sie diese Einsparung in weniger Überstunden, einen geringeren Bedarf an Saisonkräften oder die Möglichkeit, vorhandene Mitarbeitende für wertschöpfendere Aufgaben wie Upselling oder Concierge-Services einzusetzen.
Erfahrungen von HotelFriend
Um die Größenordnung anhand konkreter Zahlen zu verdeutlichen, betrachten wir ein hypothetisches mittelgroßes Hotel mit 80 Zimmern, das eine Plattform wie HotelFriend nutzt. Diese bündelt Online-Check-in und -Check-out, digitale Schlüssel, automatisierte Zahlungen und Rechnungsstellung in einem mit dem PMS verbundenen System.
Die Rezeption benötigte zuvor täglich 3,5 Stunden für die manuelle Durchführung von Check-ins und Check-outs. Durch die Automatisierung werden jährlich rund 1.275 Arbeitsstunden frei – ungefähr das Äquivalent einer Teilzeitstelle im Wert von etwa 18.000 US-Dollar an umverteilten oder eingesparten Personalkosten. Automatisierte Upselling-E-Mails vor der Anreise generieren zusätzlich etwa 4.000 US-Dollar pro Jahr durch Upgrades, Late Check-outs und Zusatzleistungen. Dem stehen jährliche Gesamtkosten von rund 6.000 US-Dollar für Abonnement, Integration und Einrichtung gegenüber.
Jährliche Einsparungen: 18.000 $ (Personalkosten) + 4.000 $ (zusätzlicher Umsatz) = 22.000 $
Jährliche Gesamtkosten: 6.000 $
ROI: (22.000 $ − 6.000 $) / 6.000 $ = 267 %
Amortisationszeit: ca. 4 Monate
Self-Service-Prozesse dienen nicht nur der Einsparung von Personalkosten. Sie generieren auch zusätzliche Umsätze durch Upselling-Angebote, die Gäste in Ruhe durchsehen können. Schnellere Check-ins sorgen zudem häufig für einen besseren ersten Eindruck, der zwar schwieriger zu quantifizieren ist, sich aber oft in wiederkehrenden Buchungen niederschlägt.
Reine Softwarelösungen amortisieren sich typischerweise innerhalb weniger Monate. Kiosk-Hardware benötigt meist länger, bietet langfristig jedoch ein höheres Einsparpotenzial.
Mitarbeiterschulung und Change Management
Technologie allein garantiert noch keine reibungslose Einführung. Die Mitarbeitenden an der Rezeption müssen nicht nur lernen, das neue System zu bedienen, sondern auch verstehen, wie sich ihre Rolle dadurch verändert: Statt jeden Check-in manuell abzuwickeln, überwachen sie das System, bearbeiten Ausnahmen und unterstützen Gäste bei Bedarf. Fehlt dieser Kontext, kann die Technologie als Ersatz statt als Unterstützung wahrgenommen werden, was häufig zu Widerstand oder uneinheitlicher Nutzung führt.
Einige bewährte Maßnahmen erleichtern den Übergang:
- ● Praktische Schulung vor dem Start: Mitarbeitende sollten den Prozess aus Gästesicht selbst durchlaufen, damit sie bei Problemen sicher unterstützen können
- ● Soft Launch oder Pilotphase: Self-Service und klassische Rezeption zunächst parallel anbieten, statt das bisherige Modell sofort vollständig zu ersetzen, damit sich Mitarbeitende und Gäste schrittweise anpassen können
- ● Gute interne Dokumentation: Häufige Probleme wie fehlgeschlagene Ausweisscans oder Kioskfehler sollten klar dokumentiert sein, damit Mitarbeitende in der jeweiligen Situation schnell reagieren können
- ● Frühzeitige Einbindung des Teams: Mitarbeitende sollten bereits in die Auswahl des Anbieters oder die Einrichtung einbezogen werden, statt nur mit einer fertigen Entscheidung konfrontiert zu werden. Das fördert Akzeptanz und bringt Bedenken ans Licht, die der Unternehmensleitung möglicherweise entgehen
Empfehlungen für Self-Service-Kioske: So wählen Sie die passende Lösung
Natürlich profitieren nicht nur Gäste von einem reibungsloseren Check-in. Für viele Hotels bedeutet dies, den mobilen Check-in mit einem Self-Service-Kiosk zu kombinieren. Die richtige Wahl hängt von einigen praktischen Fragen ab.
Wie viel Komplexität bei den Anbietern können Sie bewältigen? Möchten Sie lieber ein vollständig vernetztes System betreiben, statt mehrere Anbieter koordinieren zu müssen, sollten Sie einen Kiosk wählen, der direkt als Einheit mit Ihrem PMS verbunden ist.
Bezahlen Ihre Gäste noch bar? Unbemannte Hotels oder Budgetunterkünfte benötigen möglicherweise eine Bargeldfunktion und Unterstützung für verschiedene Schlüsselformate.
Soll der Kiosk an Ihre Marke angepasst werden? Designorientierte Hotels sollten beispielsweise auf flexible Installationsmöglichkeiten und hochwertig wirkende Hardware achten.
Haben die meisten Gäste den Online-Check-in bereits abgeschlossen? In diesem Fall sollte der Kiosk vor allem auf eine schnelle Schlüsselausgabe ausgelegt sein und nicht primär auf die Identitätsprüfung.
Möchten Sie die Hardware selbst auswählen? Einige Hotels bevorzugen ein eigenes Tablet und individuelles Zubehör. Dann müssen Drucker und Zahlungsterminal jedoch separat beschafft werden.
Fazit: Ein Hotel, das die Anzahl seiner Anbieter möglichst gering halten möchte, benötigt einen völlig anderen Kiosk als ein Haus, das lediglich eine schnelle Schlüsselabholung ermöglichen will. Wer die eigene Kategorie zuerst bestimmt, kann den Anbietervergleich deutlich verkürzen.
Ein digitales Besuchermanagement-System ersetzt die papierbasierte Besucherliste und ermöglicht Besuchern, sich innerhalb weniger Sekunden über ein Tablet in der Lobby oder einen QR-Code zu registrieren und einzuchecken. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende für Compliance- und Sicherheitszwecke in Echtzeit einen Überblick darüber, wer sich im Hotel befindet. Ankunftsbenachrichtigungen und Hinweise auf Beobachtungslisten erleichtern selbst die Verwaltung stark frequentierter Veranstaltungen, ohne die Rezeption zu überlasten.
Erfahren Sie, wie der HotelFriend Self-Check-in-Kiosk und die App dieselbe Struktur in die Gästeanreise bringen, und kontaktieren Sie uns, um die passende Lösung für Ihr Hotel zu entdecken.






