Virtual Office - Ihr Remote Front Desk

Das Virtual Office ist eine Reihe von Instrumenten, die Ihnen helfen, ein Hotel oder ein Appartement vollständig aus der Ferne zu verwalten. Wir lagern Rezeptionstätigkeiten aus, damit Sie Ihr Geschäft ohne Bindung an einen bestimmten Standort betreiben können.

Virtual Office ist ein digitales Frontdesk und Backoffice auf Ihrem Laptop

Wir stellen Ihnen unser Fachwissen und unsere Erfahrung als Dienstleister zur Verfügung, damit Sie Ihre Verwaltungsabläufe aus der Ferne steuern können

Nutzen Sie die vollständige Automatisierung von Buchungen, Zahlungen und Check-ins mit dem Remote Front Desk und unserer virtuellen Assistenz

Sie erhalten Ihre eigene App mit der Möglichkeit, mobile Zimmerschlüssel hinzuzufügen, um die Erwartungen der Gäste zu übertreffen

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Automatisieren Sie alle Prozesse, die ursprünglich manuell durchgeführt wurden

Gewinnen Sie den Luxus der Flexibilität

Sie haben keine Zeit, Ihr Unternehmen ständig vor Ort zu überwachen? Haben Sie einen Mangel an qualifizierten Mitarbeitern? Oder wollen Sie einfach ein Hotel ohne Personal vor Ort führen?

Automatisieren Sie alle Prozesse, die ursprünglich manuell durchgeführt wurden, wie das Einchecken oder die Bearbeitung von E-Mails. Unser Remote Hospitality Team kümmert sich um den Rest - wir können die Kernaufgaben der Rezeption effektiv für Sie organisieren. Es ist kein Personal vor Ort erforderlich.

So automatisieren wir die einzelnen Phasen der Guest Journey

Inspiration & Forschung

Marketing. Wir wecken das Interesse der potenziellen Gäste an Ihrer Unterkunft. Lagern Sie alles, was mit Marketing zu tun hat, an uns aus, einschließlich der Erstellung von Inhalten, der Entwicklung einer Website, Bestätigungs-E-Mails und Social Media Marketing.

Google-Rankings. Wir bewerten Ihre Website auch in Bezug auf SEO und helfen Ihnen, sie bei Google auf die vorderen Plätze zu bringen.

Interaktion vor dem Aufenthalt

Live-Chat. Sie müssen keine Anrufe mehr entgegennehmen. Jetzt können Gäste alle Details per Live-Chat in der App klären.

Automatisierte E-Mails. Wir helfen Ihnen, alle E-Mails zu automatisieren, einschließlich der Buchungsbestätigung. Die Gäste erhalten automatisch eine Erinnerung an den Online-Check-in, gleich nachdem sie bei Ihnen gebucht haben.

Buchung & Bezahlung

Online-Reservierung. Lassen Sie Ihre Gäste rund um die Uhr und ohne Einschränkungen Reservierungen vornehmen. Alle Buchungsanfragen von Ihrer eigenen Website, Booking.com oder Airbnb werden an einem Ort gespeichert.

Sofortige Zahlungen. Legen Sie Ihre Preise fest, ohne Angst vor Fehlern. Die Preise und die Verfügbarkeit werden automatisch über alle Kanäle hinweg aktualisiert. Die Gäste können mit der Online-Zahlungsabwicklung von Stripe sofort für den Aufenthalt bezahlen.

Check-in & Ankunft

Schnelles Einchecken. Diese Funktion ermöglicht es den Gästen, per Smartphone oder an einem Check-in-Kiosk vor Ort einzuchecken. Sie müssen lediglich ein Formular ausfüllen, ein Foto ihres Personalausweises anhängen und digital unterschreiben - das war's.

Zugang zum Zimmer. Mit Hilfe unserer App können Sie das Smartphone des Gastes in einen mobilen Schlüssel verwandeln. Generieren Sie Schlüssel, die die elektronischen Zimmertürschlösser von Salto KS öffnen.

In-Hotel-Erlebnis

Zentrale Informationsstelle. Gewähren Sie Zugang zu allen Informationen über Freizeitaktivitäten und andere Inhalte in der Concierge-App. Die App informiert Ihre Gäste über alles, was sie wissen müssen - vom WLAN-Passwort bis zum Standort des nächsten Fahrradverleihs.

Servicebestellung. Ihr Kunde möchte eine Tasse Kaffee bestellen oder für einen Wellness-Service bezahlen? Lassen Sie ihn das kontaktlos in der App erledigen. Steigern Sie Ihren Umsatz, indem Sie lukrative Pakete anbieten und für Sonderangebote werben.

Back-Office-Aktivitäten

Zimmerreinigung. Wenn das Reinigungspersonal das Zimmer als "gereinigt" markiert, können Sie dies in Echtzeit sehen. So wissen Sie immer, welche Zimmer für neue Gäste bereit sind.

Analytik. Alle Informationen über Ihr Hotel werden an einem Ort gesammelt und mit visuellen Diagrammen angezeigt. Ein Blick genügt und Sie wissen Bescheid über Ihre Einnahmen oder die Anzahl der Gäste, die heute bei Ihnen eingecheckt haben.

Buchhaltung. Unsere Buchhaltungstools sind Ihre Rettung, wenn es darum geht, Ihre Finanzen zu organisieren und pünktlich zu bezahlen. Ersparen Sie sich das mühsame Erstellen von Rechnungen oder Berichten - wir haben unser Bestes getan, um diese Dinge zu automatisieren.

Benötigen Sie fachkundige Hilfe bei der Fernverwaltung von Immobilien?

Fordern Sie einen Virtual-Office-Service an, und wir kümmern uns um Ihren Hotelbetrieb

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Was Sie mit Virtual Office erhalten

Eine Schnittstelle für die Verwaltung

+ Komplettlösung zu einem Pauschalpreis

Wir bieten Ihnen eine Reihe von Programmen, mit denen Sie sowohl Ihre Buchungen als auch Ihre Back-Office-Aktivitäten von einem Ort aus verwalten können.

Rezeption rund um die Uhr

+ 0 Kosten für Personal an der Rezeption

Jetzt können Gäste ohne Ihre Hilfe über die App von überall aus einchecken, jederzeit vor der Ankunft.

Online-Hilfe

+ Ausgelagerter Betrieb bei Spitzenauslastung

Wir sind bereit, Sie in allen möglichen Angelegenheiten zu unterstützen, abgesehen von der direkten Kommunikation mit den Gästen.

Website- und SEO-Überprüfung

+ Verbesserte Hotelbuchungen

Unsere Online-Experten prüfen die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website und helfen Ihnen, bei Google besser zu ranken.

Digitale Zimmerschlüssel

+ Verbesserte Sicherheit und keine verlorenen Schlüssel

Wir verwandeln das Smartphone Ihrer Gäste in ein kontaktloses Mittel zur Interaktion mit Ihrem Hotel.

Individueller Ansatz

+ Flexibilität bei Ihren Arbeitszeiten

Wir bieten eine spezielle Kombination von Tools, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

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Erfolgsgeschichten

HotelFriend F.A.Q.

Für wen ist das Virtuelle Büro konzipiert?

Das Virtuelle Büro ist für Hotels konzipiert, die möglicherweise mit Personalmangel zu kämpfen haben. Unsere Software automatisiert wesentliche tägliche Abläufe und ist daher besonders nützlich für Unternehmen, die keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen können, um hohe Arbeitsbelastungen zu bewältigen, sowie für diejenigen, die Objekte aus der Ferne verwalten.

Wie wird HotelFriend mir helfen, Kosten zu senken?

Durch die Verwendung des HotelFriend Property Management Systems können Sie Ihr Hotel vollständig remote verwalten, ohne Front-Desk-Personal einstellen zu müssen. Dadurch können Sie Geld für das Schulen neuer Mitarbeiter und die Durchführung administrativer Aufgaben sparen und letztendlich Ihre Gesamtbetriebskosten senken.

Muss ich die ganze Zeit am Computer verbringen, um alles im Griff zu haben?

Obwohl das Virtuelle Büro Flexibilität und Automatisierung bietet, um Ihnen bei der Fernverwaltung Ihres Hotels zu helfen, ist eine gewisse Kontrolle immer noch erforderlich. Sie müssen jedoch nicht die ganze Zeit am Computer verbringen, um alles im Blick zu behalten. Zum Beispiel aktualisiert der Channel Manager automatisch Preise und Verfügbarkeiten auf OTAs, und Buchungsbestätigungs-E-Mails werden ebenfalls automatisch gesendet. Darüber hinaus dauert die Erstellung von Berichten höchstens 10 Minuten. Bei Bedarf können Sie auch Teilzeitkräfte einstellen, um Ihnen bei der Verwaltung des Hotels mit unserem System zu helfen.

Ist die HotelFriend-Lösung sicher für mich und meine Gäste?

Wir halten uns an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), um sicherzustellen, dass sowohl Ihre persönlichen Daten als auch die Ihrer Gäste geschützt sind. Darüber hinaus ist die Kreditkarteninformation des Gastes verschlüsselt, um Betrug zu verhindern. Wenn es um die Frage der Vor-Ort-Sicherheit geht, müssen Sie möglicherweise in ein Sicherheitssystem investieren, um die körperliche Sicherheit Ihrer Gäste zu gewährleisten.

Können Sie mein Hotel für mich verwalten?

Unser Hauptziel ist es, die Hotelverwaltung mithilfe unseres Property-Management-Systems zu vereinfachen und zu automatisieren. Wir optimieren verschiedene Prozesse wie Check-in und Check-out, erleichtern die Gästekommunikation durch automatisierte E-Mails und Live-Chat, bieten Tools zur Verwaltung von Housekeeping-Aufgaben und mehr. Obwohl wir keine umfassenden Managementdienstleistungen anbieten, können wir helfen, verschiedene Abläufe zu optimieren, um den Betrieb Ihres Hotels reibungsloser und effizienter zu gestalten.

Wird diese Lösung für mein Unternehmen geeignet sein?

Auf jeden Fall. Wir verstehen, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat, weshalb wir maßgeschneiderte Pakete für verschiedene Arten von Immobilien anbieten, von Hotelketten und B&Bs bis hin zu Kreuzfahrtschiffen. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um die benötigten Funktionen zu identifizieren und sicherzustellen, dass Sie alle haben. Unsere Partner sind innovative Unternehmen mit modernsten digitalen Lösungen, wie SALTO für elektronische Türschlösser und Stripe für die Online-Zahlungsabwicklung.

Wofür zahle ich?

Sie zahlen für das HotelFriend Property Management System, das den Workflow Ihres Hotels optimiert und die Leistung verbessert. Unser System automatisiert viele manuelle Prozesse, um Ihre Zeit und Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freizusetzen.

Unser Preismodell ist transparent und einfach: Sie zahlen eine monatliche Gebühr, die alle notwendigen Tools, Hosting-Dienste und Updates abdeckt. Unsere Software beseitigt die Notwendigkeit für mehrere Rollen im Hotelteam, wie z. B. IT-Spezialisten oder Rezeptionsmitarbeiter, was dazu beitragen kann, die Kosten niedrig zu halten, ohne die Leistung Ihres Hotels zu beeinträchtigen.

HotelFriend Features

Hotel Management

Front Desk - Reservierungsmanagement

Abteilungsverwaltung

Mitarbeiterverwaltung

Zimmerverwaltung

Hotel Dashboard

Housekeeping

Hotelwartungsmanagement

Mobiler Hotel Gäste-Chat

Operations Outsourcing

Task Management

Finanzen & Zahlungen

Buchhaltung PMS-Modul

Zahlungsmanagement

Berichterstellung

Kundenkonto

Digitales Kassenbuch

Umsatzmanagement

Zimmertarife

Serviceverwaltung

Gästebetreuung

Gästemanagement

Buchungsanfrage, Angebot

Self Check-In

Hotelgastkommunikation

Gästekommunikation

Digitales Marketing

Hotelwebsiten-Entwicklung

Destination Management

Deal, Paket-Composer

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