Verknüpfung von POS und PMS zur Umsatzsteigerung und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen

Connecting POS and PMS for increasing revenue and being legally compliant

Für Hoteliers kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über die technologischen Trends und Fortschritte zu behalten. Es gibt zu viele Dinge, die täglich Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Von der Einarbeitung von Mitarbeitern bis hin zur Lösung von Gästeproblemen haben Sie in der Regel eine Menge zu tun.

Doch wenn man weiß, welche Technologie man einsetzen sollte, kann man sich eine Menge Arbeit ersparen. Dies führt zu betrieblicher Effizienz, die Ihnen wiederum ein höheres Einkommen verschafft. Wenn das Ihr Ziel ist, erklären wir Ihnen die wichtigsten Tools für das Hotelmanagement.

Wir haben uns bereits mit der Auswahl des besten POS-Systems für Ihr Hotel befasst. Jetzt ist es an der Zeit herauszufinden, wie Sie dieses System mit dem PMS zusammenarbeiten lassen können. Auf diese Weise können Sie Zahlungen sowohl online als auch in bar akzeptieren und Ihren Gästen ein effizientes Kauferlebnis bieten. Möchten Sie die Zufriedenheit Ihrer Gäste steigern? Sehen wir uns an, wie Sie das mit Hilfe von Technologie erreichen können!

Verstehen Sie den Unterschied zwischen POS und PMS

Akronyme wie PMS und POS kommen Ihnen vielleicht schon bekannt vor. Das eine ist für den reibungslosen Betrieb Ihrer Immobilie zuständig. Das andere kümmert sich um die finanzielle Seite Ihres Unternehmens.

Sie müssen kein Technik-Guru sein, um das alles zu verstehen. Diese allgemeinen Informationen reichen aus, um loszulegen:

PMS steht für "Property Management System" und dessen Hauptaufgabe ist die Verwaltung von Reservierungen in Gastgewerbebetrieben wie Hotels, Herbergen, B&Bs usw.

Es handelt sich dabei um eine ganze Reihe von Programmen, die es Ihnen ermöglichen, Buchungen zu empfangen und den täglichen Betrieb zu organisieren. Es hilft bei der Verwaltung von Check-Ins, Housekeeping, Gästeinformationen, Buchhaltung, Rechnungsstellung und vielem mehr. Im Grunde ist dies das Herzstück Ihres gesamten Hotelbetriebs.

Mobiles POS-Hotelsystem

Zu den wichtigsten Merkmalen eines guten PMS gehören:

• Verwaltung der Rezeption und des Back-Office
• Verwaltung von Inventar und Einträgen 
• Preisverwaltung, Marketing und so weiter

POS steht für "Point-Of-Sale"-System und die Hauptfunktion ist es, Ihnen zu helfen, Zahlungen für die von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus Software und Hardware, die zur Zentralisierung Ihrer Finanzvorgänge dient.

Jedes Mal, wenn Ihre Gäste einen Kauf tätigen, schließen sie eine POS-Transaktion ab. Sie können zum Beispiel Ihre Gäste über ein Terminal mit einer Kreditkarte für ihre Spa-Behandlung bezahlen lassen. Sie können auch Geld in bar oder als Online-Überweisung entgegennehmen. Alle diese Arten von Zahlungen sind POS-Transaktionen.

Zu den wichtigsten Merkmalen eines effizienten POS-Systems gehören:

• Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung
• Erstellung von Rechnungen (digital oder in gedruckter Form)
• Umsatzüberwachung und Echtzeit-Berichterstattung

Wie Sie sehen, handelt es sich um zwei unterschiedliche Systeme, die sich in Ihrem täglichen Arbeitsablauf gegenseitig ergänzen. Während das PMS dazu beiträgt, dass Ihr Geschäft ohne Unterbrechungen läuft, ist das POS-System das Mittel zur Erzielung von Gewinnen.

Es gibt viele Arten von POS-Systemen auf dem Markt. Wir konzentrieren uns jedoch hauptsächlich auf flexible, cloudbasierte Lösungen, die sich leicht in Ihr Hotelmanagementsystem integrieren lassen.

Welchen Nutzen haben sie für Ihr Unternehmen

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie in Ihrem Hotel bereits ein Property Management System und ein POS-System haben. Noch größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie nicht wirklich zusammenarbeiten. Warum ist das so wichtig?

Zahlungen, Kassenbücher und fiskaly cloud TSS

Nun, eine erfolgreiche Integration zwischen Ihrem Hotel Property Management System (PMS) und Ihrem Point-Of-Sale-System (POS) hat einen tieferen Wert als nur die Verwaltung von Transaktionen. Sie hilft Ihnen dabei, die Zahlungen Ihrer Gäste effizienter und genauer zu verwalten. Wenn diese Systeme getrennt voneinander arbeiten, laufen sowohl Sie als auch Ihre Kunden Gefahr, Zeit und Geld zu verlieren.

Zu den wichtigsten Vorteilen einer nahtlosen Integration von POS und PMS gehören:

✅ Verbessertes Gästeerlebnis
✅ Genaue Berichterstattung
✅ Garantierte Sicherheit 
✅ Verbesserte Zahlungskontrolle
✅ Mehr Upselling-Möglichkeiten

Wenn Ihre Gäste an mehreren Berührungspunkten wie einem Geschenkeladen, einem Spa, einer Bar oder einem Restaurant bezahlen, möchten Sie auf jeden Fall ein klares Bild von der Gesamtleistung Ihres Unternehmens haben. Nahtlos integrierte Systeme gewährleisten die Konnektivität zwischen zahlreichen Abteilungen, verbessern die Leistung und bieten Ihren Gästen das ultimative Erlebnis.

Diese Konnektivität zwischen, beispielsweise, dem Restaurant, dem Zimmerservice und der Wellnessabteilung ermöglicht es Ihnen, eine vollständige Rechnung mit allen von den Gästen getätigten Einkäufen zu erstellen. Ihr Gast muss seine Kreditkarte nicht mehr ständig bei sich haben und fühlt sich freier. Gleichzeitig haben sie den Eindruck, dass sie weniger ausgeben, was eine gute Voraussetzung für Upselling ist.

POS und PMS miteinander "sprechen" lassen

Warum sind wir der Meinung, dass cloudbasierte POS-Systeme am besten geeignet sind? Weil der Cloud Point of Sale (POS)-Markt im Jahr 2021 mehr als 3 Milliarden Dollar beträgt. Und es wird erwartet, dass er von 2022 bis 2028 in allen Branchen, einschließlich des Gastgewerbes, eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von über 20 % erreichen wird.

Making POS and PMS “talk” to each other

Quelle: bit.ly

Cloud-basierte und mobile POS-Lösungen haben sich durchgesetzt, da sie kostengünstig sind und keine Installation erfordern. Weitere Vorteile sind Fernzugriff, erschwingliche Preise, Sicherheit und Vertriebsmanagement.

Cloud-basierte Systeme sind flexibel und können sogar mit Ihrer vorhandenen Software wie einem Computer, Tablet oder Smartphone genutzt werden. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Funktionalität für weniger Geld, und die Integration mit Software von Drittanbietern ermöglicht es Ihnen, Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Schauen wir uns an, wie PMS und POS zusammenarbeiten sollen. Es gibt drei Hauptaktionspunkte:

1. Zunächst "bittet" Ihr POS das PMS um eine Abbuchung.
2. Dann gleicht das PMS-System die Gästekarte mit der Zimmernummer in der Datenbank ab.
3. Schließlich ordnet das PMS die Gebühr dem jeweiligen Gästekonto zu. Der Gast muss dann beim Auschecken alle Leistungen mit einer einzigen Transaktion bezahlen.

Wenn diese beiden Lösungen in Ihrem System nicht miteinander integriert sind, müssen Sie sich auf ein Chaos einstellen. Jede Ihrer Abteilungen muss dann manuell Rechnungen an die Rezeption schicken. Dies führt zu einem hohen Risiko von Fehlberechnungen und einem verdorbenen Gästeerlebnis.

Mit HotelFriend müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, wie Sie POS und PMS verbinden oder Ihr PMS mit externer Software synchronisieren, indem Sie eine API-Konnektivität zwischen allen digitalen Tools entwickeln. Unsere All-in-One-Produkte und -Integrationen funktionieren von Anfang an perfekt und unterstützen Ihre täglichen Abläufe und beseitigen Verbindungsprobleme.

Wie es bei HotelFriend funktioniert

Es wird traditionell angenommen, dass die Verbindung von konformen PMS- und POS-Systemen komplex und teuer ist. Bei HotelFriend haben wir das jedoch bereits für Sie erledigt. Dank unseres eigenen integrierten mobilen POS oder der sofort einsatzbereiten Verbindung mit Gastronovi und fiskaly ist es einfach geworden, die Transaktionen Ihres Hotels korrekt, geschützt und rechtskonform zu halten.

Hier finden Sie weitere Details zu den Integrationen, die am besten mit unserem System funktionieren:

1. Das integrierte Mobile POS von HotelFriend - eine Lösung, die das Smartphone des Gastes in eine mobile Verkaufsstelle verwandelt

Mobile Bestell-App

Mobile Point of Sale Software (mPOS) hat sich zu einem großen Trend im Gastgewerbe und Einzelhandel entwickelt. Laut Statista wird erwartet, dass der durchschnittliche mobile Transaktionswert in den USA von 7 Billionen US-Dollar im Jahr 2020 auf 11 Billionen US-Dollar im Jahr 2025 ansteigen wird. Die Möglichkeit, mit dem Smartphone zu bezahlen, gilt mittlerweile branchenübergreifend als "neue Normalität".

Mit dem Mobile POS von HotelFriend können Ihre Gäste über eine App von jedem Gerät aus Bestellungen aufgeben und bezahlen. Sie können Online-Zahlungen von Kunden akzeptieren und sie mit unserem cloudbasierten POS verarbeiten. Es handelt sich dabei um eine native Solution, die einwandfrei mit einem Immobilienverwaltungssystem zusammenarbeitet. Sie können sicher sein, dass Ihre täglichen Abläufe schnell und reibungslos ablaufen werden.

● Verarbeiten Sie Zahlungen von unterwegs aus. Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, mit PayPal, mobilen Geldbörsen oder jeder gängigen Kreditkarte zu bezahlen. Akzeptieren Sie Zahlungen jederzeit, egal wo Sie sind.

● Binden Sie Ihre Kunden mit Cross-Sell-Vorschlägen ein. Ermutigen Sie Ihre Gäste, mehr auszugeben, indem Sie ihnen nützliche Zusatzprodukte in der App anbieten. Beobachten Sie, wie Ihr Umsatz steigt!

● Eliminieren Sie Warteschlangen mit der virtuellen Kasse. Schaffen Sie schnellere Kassenerlebnisse mit Online-Zahlungen. Vermeiden Sie lange Warteschlangen für Ihre Gäste und entlasten Sie Ihr Personal in der Hochsaison.

2. Integration mit Gastronovi - ein All-in-One-Einkaufssystem für Bars, Restaurants und Hotels

Eliminieren Sie mögliche menschliche Fehler

Gastronovi ist ein cloudbasiertes POS-System, das hauptsächlich in Hotelrestaurants und Bars eingesetzt wird. Es wurde entwickelt, um die Verbindung zwischen dem Service und der Küche zu optimieren. Diese Lösung geht weit darüber hinaus und ermöglicht es Ihnen, eine digitale Speisekarte zu erstellen, Online-Bestellungen entgegenzunehmen und Ihren treuesten Gästen Rabatte zu gewähren.

Durch die Integration mit Gastronovi wird Ihr Restaurant-POS zu einer weiteren Möglichkeit zur Umsatzsteigerung. Ihre Gäste können direkt von der Kasse aus einen Tisch reservieren und Bestellungen aufgeben. In der Zwischenzeit kann Ihr Personal die aktuellen Gäste betreuen, Rechnungen und Berichte organisieren und von der Kasse aus übertragen.

Hier sehen Sie, wie Sie Ihr Hotel & Restaurant mit der Gastronovi-Integration ausstatten können:

● Akzeptieren Sie alle Arten von bargeldlosen Zahlungen. Sie können alle gängigen Kreditkarten, spezielle Gutscheine und mobile Transaktionen über Apple Pay, Google Pay oder PayPal akzeptieren.

● Werden Sie flexibler bei Abrechnungen und Stornierungen. Mit Gastronovi können Sie Stornierungen von Bestellungen einfach verwalten und jede Rechnung auf mehrere Gäste aufteilen.

● Sehen Sie alle Reservierungen, Statistiken und Umsätze. Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Grundlage aktueller Analysen und exportieren Sie Ihre Buchhaltungsdaten mit einem Klick in ein PMS.

Dieses Kassensystem ist GoBD-zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen des Finanzamtes. Alle sensiblen Daten werden in zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert, was Sicherheit und Ruhe garantiert.

3. Integration mit fiskaly - ein zuverlässiges Finanzbuchhaltungssystem für Registrierkassen

Zahlungen von unterwegs aus abwickeln

Hier müssen wir den Begriff "Fiskalisierung" klären. Fiskalisierung ist ein Steuergesetz, das darauf abzielt, Betrug im Einzelhandel zu vermeiden. Es bezieht sich auf Registrierkassen und die obligatorische Meldung von Transaktionen an die Behörden.

Die Integration mit fiskaly Cloud TSS macht Ihr POS-System auch ohne Hardware rechtskonform. Es hilft Ihnen, gemäß den steuerlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und anderen Ländern zu arbeiten. Mit einfachen Worten: fiskaly garantiert, dass Ihre digitalen Finanzunterlagen vor Unstimmigkeiten geschützt sind.

Mit fiskaly Cloud TSS sind Sie in der Lage:

Vertrauenswürdige Finanzaufzeichnungen in Ihrem Hotel zu ermöglichen. Die Integration mit fiskaly Cloud TSS hilft Ihnen, die Legitimität Ihrer Rechnungen zu gewährleisten, indem Sie die Daten in einem unveränderlichen Protokoll speichern.

Werden Sie konform mit den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und Österreich. Diese Integration ermöglicht eine vollautomatische und gesetzeskonforme Fiskalisierung an Ihrem Point of Sale.

Machen Sie sich unabhängig von Hardwarekomponenten. Sie benötigen keine physischen Registrierkassen: Alle Hoteldaten werden automatisch im System ausgetauscht. Ohne zusätzliche Hardware sparen Sie Zeit und Geld für Wartung und Installationen vor Ort.

Solche Lösungen müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein, um die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. fiskaly wiederum ist nicht nur mit jedem mobilen oder Desktop-Gerät kompatibel, sondern auch TSS-zertifiziert bis 2029.

Die Vorteile einer idealen POS-PMS-Integration liegen auf der Hand. Sie vereinfacht nicht nur die tägliche Zahlungsabwicklung, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Gäste mit einem tadellosen Hotelaufenthalt zu belohnen. Wir hoffen, dass Sie diesen kurzen Leitfaden nützlich fanden und dass diese Technologien Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen werden!

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