Wie man das beste POS-System für Hotels im Jahr 2024 auswählt: Ein umfassender Leitfaden

Die heutigen POS-Systeme gehen über die einfache Aufzeichnung von Transaktionen hinaus. Sie unterstützen eine breite Palette von Vorgängen, einschließlich bargeldloser Zahlungen, Echtzeit-Verkaufs- und Bestandsverfolgung und datengestützter Optimierung der Verkaufsstrategie - insbesondere in Branchen wie dem Gastgewerbe und der Gastronomie.

Diese Vielseitigkeit der Systeme hat ihre Akzeptanz gefördert. Laut dem Bericht zur Analyse des Marktgrößen, -anteils und -trends für Point-of-Sale-Software 2021 - 2028 erreichte der globale POS-Softwaremarkt im Jahr 2020 eine Größe von 9,26 Milliarden US-Dollar und wird voraussichtlich bis 2028 19,56 Milliarden US-Dollar erreichen.

Quelle: grandviewresearch.com

Es gibt derzeit viele POS-Optionen auf dem Markt, was verwirrend sein kann. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, sich auf dem überfüllten POS-Markt zurechtzufinden, indem er die wichtigsten Funktionen hervorhebt und die besten Systeme vergleicht, um das perfekte System für Ihr Hotel zu finden.

Was ist POS-Software für Hotels?

Ein Point-of-Sale-System (POS) ist ein Werkzeug, mit dem Ihre Kunden für Produkte oder Dienstleistungen bezahlen können, während Ihr Hotel Zahlungen annehmen kann. Jedes Mal, wenn sie bezahlen, schließen sie eine POS-Transaktion ab.

Im Allgemeinen lassen sie sich in zwei Kategorien einteilen: traditionelle (herkömmliche) POS-Systeme und cloudbasierte POS-Systeme, auf die wir uns im Folgenden konzentrieren werden.

Was sollte ein effektives digitales POS-System beinhalten?

Ein Kassensystem besteht in der Regel aus Software- und Hardwarekomponenten. Das Vorhandensein bestimmter Teile oder Funktionen in POS-Systemen hängt in der Regel von den Bedürfnissen eines bestimmten Unternehmens ab.

So reicht beispielsweise für ein Café ein Kreditkartenlesegerät aus, während ein Einzelhandelsgeschäft auch einen Barcode-Scanner und ein Bestandsverwaltungssystem benötigt. Im Falle eines Hotels können Zahlungen online über die Booking Engine akzeptiert werden. Und die Synchronisierung des PMS mit dem POS hilft, alle notwendigen Informationen über die Vorlieben der Gäste zu speichern.

Zu den gängigsten POS-Hardwarekomponenten gehören:

• ● Barcode- oder QR-Code-Scanner
• ● Touchscreen
• ● Tastatur
• ● POS-Terminal-Display (PC-Bildschirm, Tablets oder App für Mobiltelefone)
• ● Kredit-/Debitkartenleser
• ● Quittungsdrucker
• ● Kassenschublade

Mit der Weiterentwicklung der POS-Technologie hat sich der Funktionsumfang herkömmlicher Registrierkassen über die reine Annahme von Zahlungen hinaus erweitert.

Zu den Hauptmerkmalen einer effizienten POS-Software gehören heute zum Beispiel

• ● Zugriff zu jeder Zeit;
• ● Geschäftswachstum;
• ● Rückgaberecht;
• ● Bestandskontrolle;
• ● Fast Check-Out.

Heutzutage werden sie häufig in Einzelhandelsgeschäften, aber auch in Restaurants und Hotels eingesetzt. Im Gastgewerbe können Kassensysteme zur Verfolgung der Verkäufe und zur Vereinfachung der Buchführung eingesetzt werden. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch eine Reihe von Vorteilen aus, wie z. B. eine erhöhte Effizienz, ein hochwertiges Bestandskontrollsystem und eine erhebliche Optimierung der Kassiervorgänge. Zahlreiche Hotelbesitzer betonen, dass POS-Systeme für die Kundengewinnung und die Genauigkeit der Buchhaltung von Vorteil sind.

Die neuesten Kassensysteme sind in der Lage, Ihre Erfolgschancen zu verbessern, indem sie Werkzeuge bereitstellen, die Geschäftsprozesse wie folgt rationalisieren können:

• ● Abrechnungs- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie Ihre Umsätze im Auge behalten, Berichte erstellen und schnelle Übersichten und Diagramme über Ihre Leistung erstellen können.
• ● Funktionen zur Bestandsverwaltung, mit denen Sie alle Produkte im Blick behalten, um Produkte rechtzeitig zu bestellen oder abzubestellen, Lagerbestände zu verwalten, Lagerbestände an verschiedenen Standorten zu verfolgen usw.
• ● Kundenverwaltungsfunktionen, um enge Beziehungen zu Ihren Gästen aufzubauen und Geschäftskontinuität zu schaffen, alle Kundendetails zu verfolgen, einen Verkauf/eine Transaktion einem Kunden zuzuordnen, die Kaufhistorie Ihrer Gäste zu verfolgen und E-Mail-Marketing zu nutzen, um mit Kunden in Kontakt zu treten, den Kontakt zu halten und ein Treueprogramm zu erstellen.
• ● Mitarbeitermanagement, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, Verkaufsziele festzulegen und zu analysieren, wer Ihre Top-Performer sind, Zeitpläne für Mitarbeiter auf der Grundlage der prognostizierten Aktivität zu erstellen und zu ändern und Abschlüsse an Mitarbeiter zu senden, deren Wochen- und Überstunden zu verfolgen.
• ● Add-ons und Integrationen bieten eine Reihe von Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie nicht eingeschränkt werden, wenn Ihr Gastronomiebetrieb wächst.

5 POS-Software-Trends, die Sie 2024 kennen sollten

So wie sich das Gastgewerbe weiterentwickelt, so entwickeln sich auch die Technologien, die es unterstützen. Im Jahr 2024 werden mehrere wichtige Trends die Zukunft der POS-Systeme in Hotels prägen und sowohl die betriebliche Effizienz als auch das Gästeerlebnis verbessern.

KI-gestützte Funktionen

Künstliche Intelligenz wird immer mehr zu einem integralen Bestandteil von POS-Systemen und bietet fortschrittliche Analyse- und Personalisierungsfunktionen. Durch die Analyse von Transaktionsdaten, Gästepräferenzen und Kaufverhalten bieten KI-gestützte POS-Systeme personalisierte Angebote und Empfehlungen, die Upsells fördern und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Mobile und kontaktlose Zahlungen

Die Verlagerung hin zu mobilen und kontaktlosen Zahlungen wird 2024 weiter an Dynamik gewinnen. Gäste ziehen es zunehmend vor, mit Smartphones oder Wearables zu bezahlen, sei es über digitale Geldbörsen, QR-Codes oder NFC-Technologie. POS-Systeme, die diese Zahlungsmethoden unterstützen, bieten mehr Komfort und Schnelligkeit, was für die Rationalisierung des Check-out-Prozesses entscheidend ist.

Integration mit IoT-Geräten

Das Internet der Dinge (IoT) verändert den Hotelbetrieb, und die Kassensysteme stehen an der Spitze dieses Wandels. Es wird erwartet, dass sich POS-Systeme nahtlos in IoT-Geräte wie intelligente Zimmer, vernetzte Küchengeräte und automatische Inventarsysteme integrieren lassen. 

Umweltfreundliche Betriebsabläufe

Nachhaltigkeit wird im Gastgewerbe immer wichtiger, und die POS-Systeme passen sich diesem Trend an. Im Jahr 2024 werden mehr POS-Systeme Funktionen enthalten, die umweltfreundliche Praktiken fördern, wie z. B. digitale Quittungen und Tools zur Verfolgung und Reduzierung von Abfall.

Einheitlicher Handel

Die Zukunft der POS-Systeme liegt im einheitlichen Handel, bei dem alle Verkaufskanäle, ob online, auf dem Zimmer oder im Hotelrestaurant, in ein einziges System integriert werden. In diesem Jahr werden POS-Systeme zunehmend Omnichannel-Funktionen unterstützen, die es Hotels ermöglichen, ein nahtloses und konsistentes Erlebnis über alle Touchpoints hinweg zu bieten.

Traditionelle vs. Cloud-basierte POS-Systeme: Welches soll man wählen?

Herkömmliche Kassensysteme speichern Informationen in der Regel in einer lokalen Datenbank und arbeiten auf der Grundlage eines geschlossenen Netzwerks. Derzeit machen sie mit mehr als 70 % den größten Teil des Marktes aus.

Quelle: grandviewresearch.com

Gleichzeitig sind diese traditionellen Systeme zunehmend veraltet und werden den modernen Anforderungen an Flexibilität und Zugänglichkeit von jedem Ort und zu jeder Zeit nicht mehr gerecht. Diese beiden Hauptvorteile führen zu einer Verlagerung hin zu cloudbasierten Lösungen.

Bei cloudbasierter Kassensoftware werden die Daten sicher auf Online-Servern gespeichert, so dass bei Bedarf von mehreren Geräten aus darauf zugegriffen werden kann. Dieser moderne Ansatz vereinfacht auch die Bestandsverwaltung und bietet verbesserte Sicherheitsfunktionen, was ihn zu einer effizienteren und zuverlässigeren Option macht.

Bei der Auswahl eines Kassensystems ist es wichtig, sich über die unten aufgeführten gemeinsamen Merkmale zu informieren.

Die beste POS-Software: Welches Hotel-POS-System im Jahr 2024 zu wählen ist

Die besten Hotel-Kassensysteme können Ihre alltäglichen Aktivitäten in nahtlose Aufgaben verwandeln. Hier sind verschiedene Arten von Software, über die Sie Bescheid wissen sollten:

Eucasoft

Website: www.eucasoft.de

Egal ob Sie eine kleine Bar oder eine Kette von Restaurants an verschiedenen Standorten betreiben, EUCASOFT kann ein hervorragendes Kassensystem für Ihr Unternehmen sein. Neben der Unterstützung des Bestellvorgangs bietet die deutsche Software die Möglichkeit, das Gastronomiesystem sowie die Informations- und Verwaltungssysteme zu verbessern.

Heutzutage gibt es mehrere Versionen dieses Kassensystems, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Es wird empfohlen, Ihre täglichen Bedürfnisse zu analysieren, um die für Sie am besten geeignete Software zu bestimmen.

Ursprünglich wurde dieses Kassensystem von einem deutschen Anbieter namens Itas entwickelt, um die Bedürfnisse des Gastgewerbes zu erfüllen. Wenn Sie sich für eine bestimmte Version von EUCASOFT entscheiden, können Sie die Vorteile dieser Software auch mit Hilfe von Zusatzmodulen nutzen, die Unterstützung bieten für:

• ● Barcode-Leser
• ● Terminals (Android- oder iOS-Geräte mit Zugang zu Google Play oder App Store)
• ● Drahtlose Bestellterminals (mit optionalem Gürteldrucker und Kartenleser)
• ● Kassenbuchmodul mit DATEV-Abrechnung
• ● Bargeldloses Bezahlen über EMV-konforme elektronische Lesegeräte
• ● Bondrucker
• ● Hausinternes Kundenbindungssystem
• ● Integrationen in Hotelverwaltungssoftware (HotelFriend, Micros Fidelio (mind. Suite 8), Velox, Protel, Hope, ASA)
• ● Küchenmonitor
• ● Kaffeemaschinen und elektronische Ausgabesysteme (WMF, Trippen, Hogaton, Reisenzaun)

Es ist auch möglich, mehrere Filialen mit EUCASOFT Backoffice zentral zu verwalten. Durch den Wechsel der Benutzeroberfläche greifen Sie nur auf die Schlüsselfelder zu, die für eine bestimmte Aufgabe tatsächlich benötigt werden. Durch die übersichtliche Gestaltung der Oberfläche werden Fehlerquellen vermieden, die die Qualität der erbrachten Leistungen erheblich beeinträchtigen können.

Als innovatives Buchungs- und Informationssystem ist EUCASOFT europaweit für einen Mix aus verschiedenen Vorteilen bekannt, darunter:

1. Einfache Eingabe über Touch-Display
2. Intuitives und einfaches Bedienkonzept
3. Fernwartung
4. Lagerverwaltung (RopIT und andere)
5. Die Möglichkeit, wertvolle Zeit für Ihr Personal durch die kurze Einarbeitungszeit zu sparen
6. Einhaltung der GoBD

Da Itas über Kompetenzzentren in ganz Europa verfügt, bedient das Unternehmen erfolgreich den internationalen Markt.

Vectron

Website: www.vectron-systems.com

Aus Sicht des deutschsprachigen Raums ist Vectron einer der besten europäischen Hersteller von Kassensystemen. Tatsächlich können nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen auf ein umfangreiches Angebot an Kassensystemen und Peripheriegeräten von Vectron zurückgreifen. So setzen beispielsweise die britische Kinokette Odeon Cinemas und der Prager Flughafen auf dieses System, um den Schwung zu halten und schnelle Umsätze zu generieren.

Als Marktführer für das Gastgewerbe und das Bäckerhandwerk hat Vectron am Hauptsitz in Münster fast 180 Mitarbeiter eingestellt, um Forschung und Entwicklung zu verbessern. Das bedeutet, dass zahlreiche hochqualifizierte Fachleute regelmäßig entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung dieses Systems ergreifen.

Insgesamt 25 Jahre Erfahrung haben Vectron geholfen, die Fähigkeit zu entwickeln, den Umsatz zu steigern, die Abläufe effizienter zu gestalten und die Kontrolle zu vereinfachen. Darüber hinaus zeichnet sich dieses System durch weitere Vorteile aus, wie zum Beispiel:

• ● Genaue stündliche Berichterstattung
• ● Mehrschichtige Kassierersicherheit
• ● Niedrige Ausfallrate
• ● Reduzierter Papierkram (Quittungen können digital ausgestellt werden)
• ● Individuelles Programm und schnellere Abläufe
• ● Verbesserte Kundenbetreuung und -zufriedenheit
• ● Native Hardware
• ● Möglichkeit, es auf jedem Gerät zu starten
• ● Unterstützung von Bar- und Kartenzahlungen
•  ● Support of cash and card payments
• ● Anbindung an verschiedene Software-Schnittstellen (Hotelmanagement, Eventmanagement, ERP, etc.)

Gleichzeitig ist es wichtig, die Hauptmerkmale von Vectron zu kennen, bevor Sie sich für ein Kassensystem für Ihr Unternehmen entscheiden. Zum Beispiel:

1. Vectron verfügt über mehrere Terminals, darunter wasserdichte und Handheld-Terminals.
2. Die mobile App dieses Systems kann sowohl von Android- als auch von IOS-Besitzern verwendet werden.
3. Es gibt eine große Preisspanne, je nachdem, welche Art von Abonnement Sie wählen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, können Sie Geld sparen, indem Sie sich für ein Basispaket von Dienstleistungen entscheiden.
4. Ob Sie in einer Bäckerei, im Gastgewerbe oder im Hotel arbeiten, Sie können Vectron in verschiedenen Bereichen nutzen.

Wenn Sie einen direkten Draht zum Support-Netzwerk des Unternehmens wünschen, können Sie das bonVito-Treueprogramm nutzen.

Gastronovi

Website: www.gastronovi.com

Wenn Sie auf der Suche nach einem flexiblen, cloudbasierten Kassensystem sind, das intuitiv zu bedienen und schnell zu verwalten ist, sollten Sie sich unbedingt mit Gastronovi beschäftigen. Dieses System speichert heute alle benötigten Informationen mit täglichen Backups auf Servern, die sich in zertifizierten deutschen Rechenzentren befinden. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bremen erfüllt seine Aufgaben bereits seit 2008.

Zu den wichtigsten Funktionen von Gastonovi POS gehören:

• ● Checkout-System für Service und Küche
• ● Tischreservierungsübersicht in Echtzeit
• ● Automatische Erstellung von mehrsprachigen Speise- und Getränkekarten
• ● Modul zur Zeiterfassung der Mitarbeiter
• ● Digitaler Küchenmonitor
• ● Tägliche Auswertung der Kassendaten
• ● Echtzeit-Übersicht der Umsätze pro Standort/Filiale
• ● Individuelle Gutschein- und Rabattkartenerstellung
• ● Erweiterung des Selbstbestellsystems
• ● Zentrale Verwaltung von Betrieben mehrerer Größen

Wenn Sie sich für Gastronovi als Hauptkassensystem für Ihr Unternehmen entscheiden, können Sie von folgenden Vorteilen profitieren:

1. Intuitive Bedienung, die Ihnen helfen kann, die Einarbeitungszeit des Personals zu reduzieren, da die Oberfläche dieses cloudbasierten Kassensystems sehr benutzerfreundlich ist. Daher können Ihre Mitarbeiter die Bestellung aufnehmen und ohne zusätzliche Hilfe direkt an die entsprechende Einheit weiterleiten.
2. Flexible Abrechnungsprozesse, da das System zur Verbesserung der Abrechnungssoftware verwendet werden kann. Zum Beispiel ist es mit diesem Kassensystem sehr einfach, mit Stornierungen und Rechnungssplitting zu arbeiten.
3. Effiziente Installation, da es leicht installiert und in Ihr bestehendes System integriert werden kann. Außerdem gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Geräte, die angeschlossen werden können. Das bedeutet, dass Sie von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Daten Ihres Unternehmens zugreifen können.

In der Hotellerie können mit diesem cloudbasierten System alle Gebühren direkt im Zimmer des Gastes abgerechnet werden. Dadurch wird die Qualität aller betrieblichen Abläufe verbessert.

Hotel-POS-Systeme im Vergleich

Auf der Grundlage von Informationen von SoftwareSuggest.com, Hotelhero.tech und den Websites der Unternehmen haben wir eine Vergleichsmatrix der oben genannten Kassensysteme erstellt:

Jedes der oben genannten Kassensysteme bietet eine breite Palette von Funktionen, die Ihrem Hotel helfen, alle Herausforderungen des Hotelmanagements zu meistern. Dennoch ist es besser, sich für ein System zu entscheiden, das Teil der Property Management Software (PMS) ist oder das sich leicht in ein PMS eines Drittanbieters integrieren lässt.

Die Vorteile des Mobile POS-Systems von HotelFriend

Das HotelFriend Mobile POS ist eine Software für die Annahme von Transaktionen, die nahtlos in ein natives PMS integriert ist. Dank der perfekten Verbindung zwischen dem Point of Sale und einem Hotelmanagementsystem können Gäste schnell und einfach für alles im Hotel bezahlen.

Reservierungen, Getränke oder Massagen - all das kann jederzeit und direkt über das Smartphone des Kunden gekauft werden. Auch die Endabrechnung kann der Gast beim Auschecken bezahlen, ohne dass er eine Sekunde seiner kostbaren Zeit an der Rezeption verbringen muss.

Da Mobile POS die Cloud-Technologie nutzt, benötigen Sie nur ein Smartphone und eine stabile Internetverbindung, um mit dem schnellen Bezahlen zu beginnen. Darüber hinaus bietet Mobile POS von HotelFriend eine Reihe weiterer Vorteile, wie zum Beispiel:

Es erfordert minimale Kosten

Das beste Merkmal von Mobile POS ist, dass es auf tragbaren Geräten wie Smartphones oder Tablets funktioniert. In der Zwischenzeit müssen Sie für eine traditionelle Kasse eine komplette Hardware-Infrastruktur anschaffen, die Belegdrucker, Kundendisplays, Durchzugsautomaten usw. umfasst. All dies ist mit hohen Kosten verbunden, sowohl für die Installation als auch für die Wartung der Software- und Hardwarekomponenten.

Bei HotelFriend sind die Kosten für die Software-Nutzung aufgrund der Abonnement-Preise minimal. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob das System den brandneuen Anforderungen, wie den neuesten GoBD-Grundsätzen, gerecht wird. Sie können das System über Wi-Fi aktualisieren und ohne zusätzliche Kosten an neue Vorschriften im Bereich der Besteuerung anpassen.

Es ist einfach zu installieren

Einer der Hauptvorteile ist, dass die Einführung einer mobilen Kasse in einem Hotel nicht viel Zeit und Mühe erfordert. Alles, was Sie brauchen, um alles einzurichten, ist, Ihren Kunden vorzuschlagen, die Concierge-App herunterzuladen, und sie in den Genuss aller Vorteile von Sofortzahlungen kommen zu lassen.

Darüber hinaus erlaubt die App den Gästen, die volle Kontrolle über ihren Aufenthalt zu übernehmen, da sie in der Lage sein werden, Essenslieferungen zu bestellen, einen Tisch in einem Restaurant zu reservieren, eine Buchung zu verlängern oder mit dem Personal zu kommunizieren - all das ist mit der HotelFriend App möglich.

Die App lässt sich problemlos in bestehende POS-Systeme integrieren

Für den Fall, dass Sie bereits ein traditionelles POS-System haben, aber dessen Funktionalität erweitern möchten, ist das HotelFriend POS-PMS-Paket mit den oben in unserem Vergleich aufgeführten Optionen kompatibel. So können Sie die Funktionen Ihrer bestehenden Software erweitern, ohne mühsam und zeitaufwändig von einem Anbieter zum anderen wechseln zu müssen.

Es kann sensible Daten sichern

Alle Informationen über Zahlungen und sensible Kundeninformationen sind durch Verschlüsselung sicher geschützt und können nur von Ihnen eingesehen werden. Diese Art der Datenspeicherung ist nicht nur vor dem Zugriff Dritter, sondern auch vor Hardwareausfällen sicher. Da alle Daten in der Cloud gespeichert sind, gibt es immer ein Backup, auf das Sie jederzeit von jedem Computer, Telefon oder Tablet aus zugreifen können.

Es ist auf das Gastgewerbe zugeschnitten

Im Gegensatz zu vielen anderen gängigen Kassensystemen wurde die Lösung von HotelFriend speziell für das Hotel- und Gaststättengewerbe entwickelt. Sie lässt sich in die Buchhaltungssoftware integrieren und hilft Ihnen außerdem, Ihren Gästen einen personalisierten Service zu bieten.

Zusätzlich zu den Zahlungen bietet die Anwendung die Möglichkeit, selbstständig einzuchecken, den Aufenthalt zu verlängern oder das Personal zu kontaktieren. All dies verbessert die Geschwindigkeit des Service im Hotel und erhöht die Anzahl der Verkäufe.

Mobile POS von HotelFriend macht es für Hotels einfach, bargeldlose Zahlungen unterwegs zu akzeptieren. Es geht aber auch darüber hinaus und bietet verbesserten Kundenservice, Sicherheit und sogar erfolgreiches Upselling.

Was Sie wissen müssen, wenn Sie ein POS-System einführen wollen

Mit Hilfsmitteln wie einem POS-System kann Ihr Hotel wettbewerbsfähig bleiben. Daher ist die Anschaffung eines modernen Kassensystems eine der wichtigsten Investitionen für Ihre Geschäftsentwicklung.

Sobald Sie sich für die Art der benötigten Software, den passenden Preis und den Anbieter entschieden haben, besteht der nächste Schritt darin, sie ordnungsgemäß mit Ihrem Hotel-Ökosystem zu verbinden. Im Folgenden finden Sie zwei Szenarien, wie dies geschehen könnte:

1. Einrichten des Kassensystems von Grund auf

Richten Sie zum ersten Mal ein Kassensystem in Ihrem Hotel ein und hatten bisher noch keine solche Software? In diesem Fall sollten Sie einen Anbieter wählen, der die Integration mit Ihrem Property Management System sicherstellt, da Sie bereits wissen, dass es eine einwandfreie Verbindung zu Ihren Abrechnungs- und Buchhaltungsmodulen benötigt.

Das Fehlen einer nahtlosen Verbindung zwischen POS und PMS wird höchstwahrscheinlich zu Abrechnungsfehlern, verlorenen Rechnungen und verspäteten Zahlungen führen. All dies kann zu unnötigem Ärger führen. In diesem Fall ist es am besten, ein Hotelmanagementsystem mit integrierter POS-Software zu wählen, das kontaktlose Zahlungen sowohl über die Website als auch über die App unterstützt.

2. Umstieg von einem POS-System auf ein anderes

Wenn Sie von einem Kassensystem auf ein anderes umsteigen, wird es schon etwas schwieriger. Hier sind die folgenden Optionen möglich:

● Wenn Sie von einem Altsystem auf ein cloudbasiertes System umsteigen

Obwohl Sie wahrscheinlich viel Geld und Mühe in Ihr altes Kassensystem gesteckt haben, wird früher oder später der Zeitpunkt kommen, an dem Sie es wechseln müssen. Meistens ist der Grund dafür, dass das System schwer zu bedienen ist, dass Ihre digitalen Daten in der Cloud gesichert werden müssen oder dass die Wartung des Systems zu teuer geworden ist.

Wenn Sie festgestellt haben, dass Ihr Unternehmen ein veraltetes Kassensystem auf eine modernere Version aufrüsten muss, finden Sie hier eine allgemeine Beschreibung, wie dies geschehen kann:

1. Exportieren Sie Daten aus dem veralteten Kassensystem und speichern Sie sie lokal

Bei den meisten Anbietern können Sie wichtige Daten wie Lagerbestände, Kundeninformationen und Rechnungen exportieren. Als Ergebnis des Datenexports erhalten Sie eine Datei im XML-, CSV-, Excel- oder einem anderen Format, das normalerweise von der Kassensoftware unterstützt wird. Nachdem Sie solche Dateien auf Ihrem Computer oder in der Cloud gespeichert haben, stellen Sie sicher, dass niemand außer Ihnen Zugriff darauf hat.

2. Importieren Sie Daten in ein cloudbasiertes POS-System

Installieren und starten Sie Ihre neue POS-Software. Nachdem Sie ein Konto registriert haben, können Sie die Daten, die Sie zuvor in einem der Dateiformate gespeichert haben, hochladen.

3. Wenden Sie sich an das Support-Team, um Hilfe zu erhalten

In jedem Fall ist es am besten, wenn Sie sich an den Kundensupport des Anbieters wenden, zu dem Sie wechseln möchten. Die Experten helfen Ihnen in jeder Phase der Anbindung des Systems und des Datenimports. Sie können sowohl über einen Live-Chat als auch über einen direkten Anruf Hilfe erhalten.

● Umstieg von einem modernen System auf ein anderes

In diesem Fall sollten Sie vor der Installation eines neuen cloudbasierten Systems prüfen, ob das neue und das alte Kassensystem kompatibel sind. In der Regel ist der Übergang von einem Cloud-System zu einem anderen relativ problemlos. Bevor Sie sich jedoch für die neue Software entscheiden, sollten Sie überlegen, welche Integrationen Sie benötigen, wie viel Sie zu investieren bereit sind, mit welcher Hardware sie kompatibel ist, und eine Checkliste der erforderlichen Funktionen erstellen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Einige andere Dinge, die Sie beachten sollten:

● Entscheiden Sie sich für die POS-Zahlungsmethoden, die Sie benötigen

Wenn Sie eine Liste der erforderlichen POS-Funktionen erstellen, müssen Sie auch überlegen, welche Zahlungsmethoden das System unterstützen sollte. Hier sind die wichtigsten Zahlungsarten, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt:

Bargeld - dies ist die klassische Form der Zahlung, die von jedem Unternehmen akzeptiert wird. Sie ist sehr praktisch, wenn Kunden einen relativ kleinen Betrag für mehrere Waren bezahlen müssen. Diese Zahlungsart ist für kleine Unternehmen geeignet und kann für den Kunden bequem sein, da keine Bankgebühren anfallen.

Sie bietet jedoch keine große Flexibilität, birgt ein höheres Diebstahlsrisiko und kann zur Übertragung von Krankheiten wie Covid beitragen.

Kontaktlose Zahlungen (Kredit-/Debitkarten, digitale Geldbörsen) - diese Art der Zahlung ist heute eine der beliebtesten und wird in Restaurants, Supermärkten, Online-Shops, Hotels usw. verwendet. Dies ist ihrer Flexibilität zu verdanken, denn die kontaktlose Zahlung kann sowohl im Hotel vor Ort als auch auf der Website oder über die Anwendung erfolgen.

Diese Art des Bezahlens ist sicher, geschützt und bequem. Allerdings funktioniert sie nicht offline, und manchmal kann es zu Hardware-Fehlfunktionen kommen.

Geteilte Zahlungen - diese Art der Zahlung ist sowohl mit elektronischen als auch mit Barzahlungen verbunden. Sie kann möglich sein, wenn das Programm die Möglichkeit bietet, eine Rechnung für verschiedene Gäste und für verschiedene Zahlungsarten aufzuteilen.

Gutscheine für Treueprogramme - diese Methode ermöglicht es den Gästen, für Dienstleistungen oder Aufenthalte im Rahmen von Treueprogrammen zu bezahlen. Sie ist nicht so populär wie andere Zahlungsmethoden, aber sie kann Kunden dazu bewegen, mehr auszugeben und mehr von ihnen zu Stammkunden zu machen.

● Suchen Sie nach einem POS-System mit einer Testversion

Um sicherzugehen, dass Ihre neue POS-Software das Richtige für Sie ist, suchen Sie nach Anbietern, die eine kostenlose Testversion anbieten. Während der Testphase können Sie herausfinden, ob alle Funktionen für Sie geeignet sind, und Sie riskieren kein Geld. Sollte sich das System nicht als das herausstellen, was Sie erwartet haben, können Sie die Testphase beenden, ohne die Geschäftskontinuität zu gefährden.

● Befolgen Sie die wichtigsten POS-Wartungsregeln

Damit das von Ihnen gewählte Kassensystem Ihnen länger dient, sollten Sie die Grundregeln für die Wartung einhalten:

✅ Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Verwendung des gewählten Systems
✅ Führen Sie regelmäßig Systemüberprüfungen durch
✅ Sichern Sie alle wichtigen Daten
✅ Aktualisieren Sie Ihre Software täglich
✅ Wischen Sie die Hardwarekomponenten ab und reinigen Sie sie
✅ Verwenden Sie nur die Finger zur Eingabe von Informationen über Touchscreens
✅ Achten Sie auf die Abnutzung von Kabeln und Netzkabeln

Wichtige Erkenntnisse

Fazit

POS-Systeme spielen eine wesentliche Rolle bei der Geschäftsentwicklung, da sie zu einem besseren Kundenservice beitragen und Umsatzverluste verringern. Bei den vielen Kassensystemen, die derzeit auf dem Markt sind, sollten Sie darauf achten, dass Sie das beste Kassensystem für das Wachstum Ihres Unternehmens auswählen, und zwar im Hinblick auf die Zugänglichkeit, die Analysen und die Integration, die jedes System bietet.

Unabhängig davon, für welches System Sie sich entscheiden, kann die HotelFriend-Software bei Bedarf mit jedem dieser Systeme verbunden werden. Darüber hinaus bieten wir Mobile POS für Hotels an, das mit jedem tragbaren oder Desktop-Gerät kompatibel ist und keine Installation erfordert. Darüber hinaus benötigen Sie keinerlei Ausrüstung, spezielle Geräte oder POS-Terminals.

Mit unserer Software können Sie an eine große Zielgruppe verkaufen, ihre Verkaufsströme verbessern, verpasste Bestellungen eliminieren, die volle Kontrolle über die Bestell- oder Lieferprozesse gewinnen und vieles mehr. In der Zwischenzeit können Ihre Kunden sofort auf alle Ihre Dienstleistungen oder Angebote zugreifen und diese ohne Registrierung und ohne großen Aufwand bezahlen.

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Inna Chalenko

Content-Autorin bei HotelFriend

Als Content-Autorin ist Inna bestrebt, den HotelFriend-Blog zu einer zentralen Ressource für Fachleute im Gastgewerbe zu machen. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, zu verdeutlichen, wie Technologie der Branche dabei hilft, trotz neuer Herausforderungen und Trends erfolgreich zu sein. Neben ihrer Arbeit findet Inna Freude am Reisen, was ihre Leidenschaft für das Entdecken neuester Innovationen in der Welt des Gastgewerbes beflügelt.