Ähnlich wie beim Autokauf, bei dem die Kosten von der Ausstattung abhängen, geht der Preis für Hotelsoftware über die Anfangsinvestition hinaus. Da die Eigentümer bestrebt sind, den Betrieb und die Gästezufriedenheit zu verbessern, fragen sie sich unweigerlich: Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten für ein PMS?
In diesem Artikel gehen wir auf alle Kosten ein, die mit einem Immobilienverwaltungssystem verbunden sind. Von den anfänglichen Kosten bis hin zu versteckten Einrichtungsgebühren erfahren Sie hier alles, was Sie wissen müssen.
Was ist ein Property Management System wirklich?
Ein Property Management System (oder PMS) ist das Rückgrat des Hotelbetriebs, das eine effiziente Verwaltung von Verwaltungsaufgaben und Reservierungen über Ihren Computer ermöglicht.
Diese Systeme sind alle unterschiedlich und haben ihre eigenen Merkmale, Vorteile und Zielmärkte. Aber wenn es um die Kernfunktionalitäten geht, umfassen sie in den meisten Fällen:
- ● Modul Reservierung
- ● Front-Office-Modul (für effizientes Ein- und Auschecken in Hotels)
- ● Booking Engine
- ● Channel Manager
- ● Revenue management
- ● Customer Relationship Management (CRM)
- ● Housekeeping
- ● Point of Sale (POS)
- ● ...und mehr
Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass diese Funktionen alles sind, wofür man bezahlt. Aber ein gutes PMS geht über diese Grundlagen hinaus.
Gut konzipierte Module sind zwar wichtig, aber was ein gutes Hotelmanagementsystem wirklich auszeichnet, ist die dahinter stehende Support-Infrastruktur. Ein reaktionsschnelles Kundenbetreuungsteam, die Verfügbarkeit von Mitarbeiterschulungen und regelmäßige Systemaktualisierungen sind wichtige Komponenten für eine reibungslose Benutzererfahrung.
Außerdem ist es praktisch, wenn Ihr PMS mit anderen Apps zusammenarbeiten kann, die Sie täglich nutzen, z. B. Türschlösser oder Selbstbedienungskioske. Plötzlich geht es nicht mehr nur um Funktionen - es geht um eine Lösung, die perfekt zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.
PMS-Kosten-Rechner
Mit unserem interaktiven PMS-Kostenrechner können Sie schnell die Kosten für ein Property Management System abschätzen, das auf die spezifischen Anforderungen Ihres Hotels zugeschnitten ist. Geben Sie einfach die Spezifikationen für Ihre Immobilie oder die Funktionen ein, die Sie für ein PMS in Betracht ziehen.
Weitere Hinweise zur Auswahl von Hotelsoftware finden Sie in unserer Kurzanleitung: Was ist ein Hotel-PMS? Wie findet man die beste Software?.
Faktoren, die die Kosten für ein Hospitality-Management-System beeinflussen
Doch all dieser Komfort hat seinen Preis. Die ständige Pflege und Aktualisierung eines komplexen Systems erfordert Ressourcen, was sich in seinem Preis niederschlägt.
Hier müssen Sie es als eine Investition betrachten. Wenn Sie sich für ein erstklassiges PMS entscheiden, sorgen Sie für reibungslosere Abläufe und letztlich für eine hohe Rendite auf lange Sicht.
Keine Sorge, es wird Sie kein Vermögen kosten. Wir haben beschlossen, uns genauer anzusehen, warum die Preise für einige Immobilienverwaltungssysteme höher sind als für andere, und wir haben Folgendes herausgefunden.
Der Preis für ein PMS kann von einigen zehn bis zu mehreren tausend Dollar pro Monat variieren und hängt weitgehend von den folgenden Faktoren ab:
Größe und Umfang des Objekts
Die Anzahl der Zimmer, die Komplexität des Betriebs und die Gesamtgröße des Objekts wirken sich direkt auf die Kosten aus. Größere Objekte mit mehr Zimmern und komplexen Abläufen erfordern in der Regel höherstufige Pläne oder individuelle Funktionen.
Ein einfaches PMS kostet in der Regel etwa 40 bis 50 € pro Monat und steigt mit zunehmender Belegung oder Zimmerzahl. Fortschrittlichere PMS-Optionen beginnen bei kleineren Objekten bei etwa 200-300 € pro Monat und steigen je nach Belegung oder Zimmerzahl.
Erforderliche Merkmale und Funktionalitäten
Die "Breite und Tiefe" der vom Hotel benötigten Funktionen sind weitere wichtige Komponenten.
Grundlegende PMS-Pakete bieten Kernfunktionen wie Reservierungsmanagement und Rechnungsstellung, während erweiterte Funktionen wie Spa-Management oder Veranstaltungsplanung mit einer zusätzlichen Gebühr verbunden sein können.
Wenn für Ihr Unternehmen größere Anpassungen an der Software erforderlich sind, z. B. das Hinzufügen mehrerer benutzerdefinierter Berichtstypen oder eine Umstrukturierung der Systemstruktur, erhöht sich der Preis ebenfalls.
Aber zum Beispiel die Implementierung einer White-Label-Hotel-Applikation kann als zusätzliches Projekt betrachtet werden, das in der Regel auf der Basis von Entwicklungsstunden abgerechnet wird. Bei HotelFriend haben wir ein solches Projekt für einen erstaunlichen Apartmentkomplex in Engelberg übernommen und die A&A Concierge White-Label-Anwendung entwickelt.
Heute profitieren die Gäste des Komplexes von der Check-in und Check-out Funktion in der App, tätigen sofortige Zahlungen für Dienstleistungen und buchen Zimmer direkt von ihren mobilen Geräten aus. Die App hilft den Gästen außerdem, auf ihre Zimmer zuzugreifen und den Kühlschrank über das Smartphone zu öffnen.
Wenn Sie mehr über dieses Projekt und seine Auswirkungen auf die Gastfreundschaft erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere Fallstudie: Die Story der A&A Liegenschaften-Gruppe: Die ultimative Erfolgsformel für gastorientierte Digitalisierung.
Bereitstellungsmodell (Cloud-basiert vs. Vor-Ort)
Das gewählte Bereitstellungsmodell - vor Ort oder in der Cloud - wirkt sich am stärksten auf die Kosten aus.
Lokal gehostete PMS- oder On-Premises-Systeme sind oft mit erheblichen Vorabinvestitionen verbunden, einschließlich Hardwarebeschaffung und Installationskosten. Darüber hinaus tragen laufende Ausgaben wie Wartung, Upgrades und Gehälter für IT-Personal im Laufe der Zeit zu höheren Gesamtbetriebskosten bei.
Cloud-basierte PMS hingegen arbeiten in der Regel mit einem abonnementbasierten Preismodell und bieten mehr Flexibilität in Bezug auf Skalierbarkeit und Zahlungsstruktur. Die Nutzer zahlen eine wiederkehrende Gebühr auf der Grundlage der Nutzung, die Faktoren wie die Anzahl der verwalteten Objekte, das Volumen der verarbeiteten Transaktionen und den Umfang des erforderlichen Supports umfassen kann.
Cloud-basierte Lösungen machen teure Hardware-Upgrades und -Wartung oft überflüssig, da sich der Dienstanbieter um diese Aufgaben kümmert.
Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen
Die Integration mit bestehenden Systemen wie Point-of-Sale (POS), Customer Relationship Management (CRM) und Buchhaltungssoftware ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb.
PMS-Lösungen, die umfassende Integrationsmöglichkeiten bieten, haben zwar höhere Anschaffungskosten, können aber langfristig zu Effizienzsteigerungen führen.
Auch für die Anbindung von Channel-Management-Systemen fällt eine regelmäßige Gebühr an, ähnlich wie bei anderen Drittanbieterdiensten. Die meisten Channel Manager-Anbieter bieten ein einfaches Preismodell an, das sich nach der Zimmerzahl des Hotels richtet. Für kleinere Hotels können die monatlichen Kosten bei nur 9,99 € beginnen und mit steigender Zimmerzahl steigen.
Die beliebtesten Preismodelle
Property Management Software wird in der Regel nach einem von drei Hauptpreismodellen angeboten: monatliche Zahlung pro Zimmer, gestaffelte Preise oder eine einmalige Lizenz.
Um einen tieferen Einblick in die Kosten von Property Management Software zu erhalten, wollen wir diese drei primären Preisstrukturen untersuchen. Wir werden Ihnen auch einige konkrete Beispiele von Anbietern nennen und die Preisspanne für jedes Modell überprüfen.
● Monatliche Zahlung pro Zimmer
Bei diesem Preismodell wird eine monatliche Gebühr erhoben, die sich nach der Anzahl der vom PMS verwalteten Zimmer oder Einheiten richtet. Es bietet einen unkomplizierten und skalierbaren Ansatz, der die Kosten an das Unternehmenswachstum anpasst.
Hotels mit schwankender Auslastung oder saisonalen Schwankungen finden dieses Modell oft vorteilhaft, da sie nur für die genutzten Ressourcen zahlen. Die günstigste Property Management Software finden Sie bei dieser Variante.
Dennoch ist es wichtig, das Potenzial für erhöhte Ausgaben zu berücksichtigen, wenn Ihre Immobilie wächst, da jeder zusätzliche Raum zusätzliche Kosten verursacht.
Preisspanne: In der Regel zwischen ein paar Euro und mehreren zehn Euro pro Zimmer und Monat, je nach Ausstattung und Anbieter.
Beispiel: HotelFriend, mit Preisen ab 6,40 € pro Zimmer/Monat.
● Preisstaffelung
Das abgestufte Preismodell unterteilt Immobilien in verschiedene Stufen oder Ebenen, die auf Faktoren wie Größe, Funktionen oder Nutzungsvolumen basieren. Jede Stufe entspricht einem vordefinierten Satz von Funktionen und Preisen. Dieses Preismodell kann sich auch mit der Pay-per-room-Variante überschneiden.
Diese Option bietet Flexibilität und ermöglicht es Unternehmen, eine Stufe zu wählen, die ihren Anforderungen und Budgetvorgaben entspricht. Kleinere Betriebe können sich für Basis-Tiers mit grundlegenden Funktionen entscheiden, während größere Objekte durch die Wahl höherer Tiers Zugang zu erweiterten Funktionen erhalten.
Der mögliche Nachteil ist, dass Sie prüfen müssen, ob die in Ihrer Stufe enthaltenen Funktionen mit den Anforderungen Ihrer Immobilie übereinstimmen, damit Sie nicht zu viel für unnötige Funktionen bezahlen.
Preisspanne: Von einem Basispaket mit grundlegenden Funktionen bis hin zu höheren Stufen mit fortgeschrittenen Funktionen, wobei die Preise zwischen einigen hundert und mehreren tausend Euro pro Monat liegen.
Beispiel: Cloudbeds PMS, mit seinen gestaffelten Preisen ab 95 € pro Monat.
● Einmalige Lizenz
Im Gegensatz zu abonnementbasierten Modellen beinhaltet das Preismodell für Einmal-Lizenzen eine einmalige Vorauszahlung, um die PMS-Software dauerhaft zu erwerben.
Dieses Modell ist für Unternehmen interessant, die langfristige Kosteneinsparungen und eine bessere Kontrolle über ihre Softwarebestände anstreben. Sie sollten jedoch bedenken, dass einmalige Lizenzgebühren im Vergleich zu anderen Abonnements in der Regel mit höheren Anfangsinvestitionen verbunden sind.
Darüber hinaus können für die laufende Wartung und den Support zusätzliche Kosten anfallen, so dass eine sorgfältige Prüfung der Gesamtbetriebskosten über den Lebenszyklus der Software erforderlich ist.
Preisspanne: Je nach Größe und Komplexität der Immobilie liegen die Vorlaufkosten in der Regel zwischen einigen Tausend und mehreren Zehntausend Euro.
Beispiele: Laut Capterra beginnt der einmalige Preis für Oracle OPERA Cloud PMS für Hotel Property Management bei 14000 € und kann bis auf fast 250000 € ansteigen.
● Kundenspezifische Optionen
Zusätzlich zu den oben erwähnten primären Preismodellen bieten einige PMS-Anbieter personalisierte Preise an, die auf die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der einzelnen Unternehmen zugeschnitten sind.
Dieser Ansatz ermöglicht es den Hotels, die Preise auf der Grundlage der gewünschten Funktionen, des Umfangs des Betriebs oder der Integrationsanforderungen auszuhandeln.
Die Entscheidung für einen individuellen Preisplan ist sicherlich vorteilhaft für Objekte, die nicht in die Standardpreismodelle passen.
Aufdeckung der oberflächlichen und versteckten Kosten eines PMS
Einige Anbieter stellen auf ihren Websites zwar Kostenrechner zur Verfügung, um eine transparente Preisgestaltung zu ermöglichen, doch sollten Sie bedenken, dass häufig nicht angegebene Kosten, wie z. B. für Installation und Schulung, anfallen.
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Zusätzlich zu den monatlichen Gebühren pro Wohneinheit sind typische Ausgaben zu berücksichtigen wie: |
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Für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität ist es unerlässlich, dass die Mitarbeiter im Umgang mit Ihrem neuen PMS geschult werden. Es ist auch notwendig, die zusätzliche Hardware zu berücksichtigen, die zur Unterstützung Ihres PMS benötigt wird, daher sollten diese Dienste immer in Ihre Kostenüberlegungen einbezogen werden.
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Zusätzlich zu den offensichtlichen Ausgaben gibt es oft versteckte Kosten, die Hoteliers unvorbereitet treffen: |
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Einige PMS-Anbieter berechnen für den technischen Support, der über die grundlegende Unterstützung hinausgeht, z. B. für Anpassungen oder die Behebung bestimmter Probleme.
Abhängig von der Rechtsprechung und den spezifischen regulatorischen Anforderungen sind auch die mit der Einhaltung der Vorschriften verbundenen Kosten, wie z. B. die Implementierung von Lösungen zur Einhaltung der Steuervorschriften, zu berücksichtigen.
Ein genauerer Blick auf die Kostenberechnung für verschiedene Hotels
Wenn Hotelbesitzer auf der Suche nach dem perfekten PMS sind, bleibt der endgültige Preis immer ein Rätsel. Wie bereits erwähnt, müssen sowohl die einmaligen Einrichtungsgebühren als auch die laufenden monatlichen Zahlungen berücksichtigt werden.
Lassen Sie uns alle Kosten anhand einiger hypothetischer Szenarien aufschlüsseln und dabei die Preisgestaltung von HotelFriend als Beispiel heranziehen.
Szenario 1: Kleines Boutique-Hotel mit 10 Zimmern
Ein kleines Hotel zu führen bedeutet oft, mit wenig Personal und einem knappen Budget jeden Tag viele Aufgaben zu bewältigen. Für solche Unternehmen ist es wichtig, ein PMS zu wählen, das ihren Bedürfnissen entspricht, ohne zusätzliche Kosten für unnötige Funktionen. Wenn Sie eine geringere Gewinnspanne haben, kann die Zahlung für Funktionen, die Sie nicht benötigen, Ihre finanzielle Leistung erheblich beeinträchtigen.
Bei einem solchen Hotel mit 10 Zimmern stehen Einfachheit und Effizienz des Betriebs im Vordergrund. In diesem Fall reichen grundlegende Funktionen aus, um die alltäglichen Aufgaben effektiv zu bewältigen.
Monatliche Kosten |
Hotel-Software: Bei 8 € pro Zimmer/Monat beläuft sich die monatliche Gesamtgebühr auf 80 € und deckt wesentliche Funktionen wie ein cloudbasiertes PMS mit Drag-and-Drop-Frontdesk, Gästemanagement, Zimmerverwaltung, Personalverwaltung, Housekeeping und Berichterstattung ab. |
Einmalige Kosten |
Einrichtung der Booking Engine: Eine Gebühr von 200 €, um eine nahtlose Integration mit der Hotelwebsite sicherzustellen. Erstmalige Einrichtung des Hotels: Für eine einmalige Gebühr von 400 € richtet der PMS-Anbieter eine vollständige PMS-Infrastruktur ein. Datenimport: Für die Übertragung bestehender Daten fallen einmalige Kosten in Höhe von 250 € pro Datensatz an, so dass ein reibungsloser Übergang zur neuen Plattform gewährleistet ist. Mitarbeiterschulung: Wenn Sie 400 € in 2 bis 4 Stunden umfassende Schulung investieren, erhalten Ihre Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten, um das PMS effektiv zu nutzen. |
Gesamtschätzung: Eine einmalige Zahlung von 1250 € + wiederkehrende Zahlungen von ca. 80 € pro Monat.
Szenario 2: Gehobenes Stadthotel mit 180 Zimmern
Ein fortschrittliches PMS-System ist für größere Hotels unverzichtbar. Angesichts der Buchungen über verschiedene Kanäle und des kontinuierlichen Zustroms von Gästen ist es für die effektive Bewältigung der täglichen Herausforderungen unerlässlich. Diese Software rationalisiert den Hotelbetrieb, indem sie die Verwaltungsaufgaben minimiert und Buchungskonflikte verhindert.
Nehmen wir zum Beispiel ein Hotel mit 180 Zimmern, das verschiedene Arten von Gästen empfängt, von Urlaubern bis hin zu Geschäftsreisenden. Aufgrund seiner Größe benötigt dieses Hotel fortschrittliche Funktionen in seinem PMS-System, wie z. B. einen Channel Manager, eine Booking Engine, POS und Buchhaltungstools, damit alles reibungslos funktioniert.
Monatliche Kosten |
Hotel-Software: Mit einem Preis von 12,50 € pro Zimmer/Monat kostet die umfassende PMS-Lösung 2.250 € pro Monat und umfasst Funktionen, die auf den umfangreichen Betrieb des Unternehmens zugeschnitten sind. POS-System-Integration: Die Verbesserung des F&B-Betriebs durch integrierte Point-of-Sale-Funktionen bringt monatliche Kosten von 50 € mit sich. |
Einmalige Kosten |
Erstmalige Hoteleinrichtung: Die Konfiguration des PMS für einen großflächigen Betrieb erfordert eine einmalige Investition von 800 €, um eine nahtlose Implementierung zu gewährleisten. Channel Manager Einrichtung: Die Einrichtung der Konnektivität mit mehreren Vertriebskanälen erfordert eine einmalige Gebühr von 99 €. Einrichtung einer Booking Engine: 200 € zur Optimierung von Direktbuchungen und zur Verbesserung des Gästeerlebnisses. Datenimport: Ähnlich wie bei der kleineren Einrichtung fallen bei der Datenmigration einmalige Kosten in Höhe von 250 € pro Datensatz an. Mitarbeiterschulung: Um eine größere Anzahl von Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten auszustatten, ist eine einmalige Investition von 400 € für maßgeschneiderte Schulungen erforderlich. |
Gesamtschätzung: Eine einmalige Zahlung von 1749 € + wiederkehrende Zahlungen von etwa 2300 € pro Monat.
Wie in diesem Szenario dargestellt, benötigen große Organisationen oft umfassende Anpassungen, um das PMS an ihre Arbeitsabläufe und speziellen Anforderungen anzupassen.
Dies kann die Gesamtkosten erheblich beeinflussen, da es zusätzliche Entwicklungsarbeiten, Integrationsmaßnahmen oder maßgeschneiderte Schulungsprogramme erfordern kann.
Hinweis: Die angegebenen Berechnungen sind ungefähre Angaben und dienen als allgemeine Richtwerte. Die tatsächlichen Preise können je nach Verhandlung, spezifischen Anforderungen, zusätzlich benötigten Dienstleistungen und laufenden Supportvereinbarungen variieren.
Die 5 besten Tipps für eine kosteneffiziente PMS-Auswahl
In diesem Abschnitt unseres Leitfadens finden Sie praktische Ratschläge, die speziell für Hoteliers gedacht sind. Wir haben fünf Schlüsselstrategien zusammengefasst, die Ihnen bei der Auswahl eines PMS helfen.
Tipp 1 |
Treten Sie zurück, um die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Unterkunft zu bewerten |
Jedes Hotel hat individuelle Anforderungen, die von der Größe, dem Standort, dem Zielmarkt und der vorhandenen Infrastruktur abhängen. Ermitteln Sie die Funktionen, die für die Rationalisierung Ihres Betriebs und die Verbesserung des Gästeerlebnisses wichtig sind. Wenn Sie Ihre Bedürfnisse im Voraus kennen, können Sie die Optionen eingrenzen und unnötige Ausgaben vermeiden. |
Tipp 2 |
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter |
Sobald Sie Ihre Anforderungen geklärt haben, führen Sie einen gründlichen Anbietervergleich durch. Prüfen Sie die von den verschiedenen PMS-Anbietern angebotenen Funktionen und vergewissern Sie sich, dass sie mit Ihren bereits ermittelten Anforderungen übereinstimmen. Prüfen Sie die Preisstrukturen, um die Logik der Preisgestaltung zu verstehen. Prüfen Sie Kundenrezensionen, um den Grad der Zufriedenheit Ihrer Mitbewerber zu beurteilen. |
Tipp 3 |
Wählen Sie eine skalierbare Lösung |
Das Wachstum eines erfolgreichen Unternehmens ist immer unvermeidlich. Wählen Sie ein PMS, das Ihre zukünftige Expansion unterstützen kann. Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und sich an die zunehmende Größe der Immobilie, das Gästeaufkommen und die betriebliche Komplexität anpassen lässt. Skalierbarkeit garantiert, dass Ihre Investition langfristig rentabel bleibt. |
Tipp 4 |
Schätzen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) |
Versuchen Sie, neben den Anschaffungskosten auch die Gesamtbetriebskosten (TCO) für Ihr Hotelmanagement-System zu berechnen. Berücksichtigen Sie dabei die Kosten für Implementierung, Schulung, Wartung und mögliche Upgrades. Die Bewertung der TCO bietet einen umfassenden Überblick über die finanziellen Auswirkungen und unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung, die mit den Budgetvorgaben vereinbar ist. |
Tipp 5 |
Integrationfähigkeiten priorisieren |
Die nahtlose Integration mit wichtigen Systemen wie Point-of-Sale, Online-Booking-Engines und Buchhaltungssoftware ist entscheidend für die betriebliche Effizienz. Entscheiden Sie sich für ein PMS, das robuste Integrationsoptionen oder APIs für einen reibungslosen Datenfluss und einheitliche Erlebnisse über Plattformen hinweg bietet, um fragmentierte Erlebnisse zu minimieren. |
Fazit
Bei der Auswahl des richtigen Property-Management-Systems für Ihr B&B, Ihr Apartment oder Ihre Hotelkette geht es nicht nur darum, den günstigsten Preis zu finden. Es geht darum, eine Lösung zu finden, die Ihren Bedürfnissen und langfristigen Plänen entspricht.
Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie zunächst Ihre geschäftlichen Anforderungen bewerten, verschiedene Anbieter und die von ihnen angebotenen Lösungen vergleichen, Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten in den Vordergrund stellen und die Gesamtbetriebskosten über die gesamte Lebensdauer des Systems sorgfältig prüfen.
Wir hoffen, dass dieser Preisleitfaden Ihnen dabei helfen kann, häufige Fehler bei der Auswahl neuer Software zu vermeiden und Ihre technischen Kosten besser zu verstehen.
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