Definition von PMS-Software
PMS steht für "Property Management System", eine Softwa replattform, die die Rationalisierung von Front-Office- und Back-Office-Abläufen ermöglicht, z.B. Reservierungen, schnelles mobiles Einchecken. Rechnungsstellung, Housekeeping, Buchhaltung usw., unabhängig von der Größenordnung. Das Ergebnis ist ein tadelloses Erlebnis für den Gast und ein reibungsloser Arbeitsablauf für das Haus. Moderne PMS-Software erleichtert nicht nur die Arbeit an der Rezeption, sondern umfasst praktisch alle Aspekte des Unterkunftsmanagements und trägt dazu bei, den Umsatz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und die Kundenbindung zu erhöhen.
Was ist der Unterschied zwischen PMS und HMS?
Neben PMS ist Ihnen wahrscheinlich auch schon die Abkürzung HMS begegnet. Es bedeutet "Hotel Management System" - ein System, das auf die speziellen Bedürfnisse von Hotelbetrieben zugeschnitten ist. PMS hingegen ist ein weiter gefasster Begriff, der jede Art von Software beschreibt, die den Menschen bei der Verwaltung von Immobilien aller Art hilft.
Solche Systeme können in Beherbergungsbetrieben, in der Immobilienwirtschaft, in der Logistik und in der Produktion eingesetzt werden. Aber auch in jedem anderen Unternehmen, in dem eine perfekte Kontinuität der Personal- und Bestandsverwaltung gewährleistet werden muss. Diese Systeme ermöglichen es Ihnen, alle täglichen Vorgänge, Transaktionen, Berichte, Kosten und Ausgaben zu organisieren und zu automatisieren.
In diesem Sinne ist HMS ein PMS, das speziell für die Lösung der täglichen Herausforderungen des Hotelmanagements entwickelt wurde. Zu den Hauptkomponenten von HMS gehören ein digitaler Front Desk, eine Booking Engine und ein Channel Manager. Ein gutes HMS ist in der Regel eine umfassende Hotelmanagement-Software, die alle anfallenden Routineaufgaben automatisiert. Es gibt viele Plattformen auf dem Markt, aus denen Sie wählen können, und Sie müssen unbedingt die beste finden.
Das Hotelmanagementsystem, das Ihre Aufmerksamkeit wirklich verdient, ermöglicht Ihnen nicht nur, Buchungen anzunehmen. Es ermöglicht Ihnen auch, die Buchhaltung zu führen, Zahlungen anzunehmen, das Hauspersonal zu verwalten und Marketingkampagnen zu optimieren. Der Hauptvorteil dieser Art von Software ist, dass Sie nicht viele separate Programme mit unterschiedlichen Schnittstellen verwenden müssen. Alles, was Sie brauchen, ist bereits in einer Lösung enthalten, wobei alle Informationen in einer einzigen Datenbank gespeichert sind.
Warum brauchen Sie ein PMS: Hauptmerkmale und Funktionen
Die wichtigste Funktion eines PMS ist die automatische Konsolidierung von Daten aus allen Hotelabteilungen, um eine einheitliche Kontrolle zu gewährleisten, bessere Entscheidungen zu treffen und Papierkram zu vermeiden. Die Programmintegration (oder Schnittstelle) mit externen Systemen von Drittanbietern, wie z.B. Zahlungsabwicklern oder Revenue Managern, ist eine grundlegende Funktion. Daher ist die weitere Integration von digitalen Marketingplattformen, Energieeffizienz, Reputationsmanagementsystemen usw. der evolutionäre Weg für PMS, der noch mehr Wert für Hoteliers schaffen wird.
Hier sind einige der wichtigsten Komponenten, die ein effizientes Property Management System für Hotels haben muss:
● Reservierungs- und Front-Desk-Funktionen ermöglichen es einem Hotel, Online-Buchungen ohne manuelle Eingaben anzunehmen und zu verwalten. Dies ist ein Kernbestandteil eines jeden Hotelmanagementsystems, das in der Regel mit der Booking Engine der Website und anderen Vertriebskanälen zusammenarbeitet. Sie enthält alle wichtigen Informationen über Ihren Zimmerbestand, die Preise und die Belegung.
Die Schnittstelle der Reservierung wurde so konzipiert, dass Sie auf einfache Weise Zahlungen einziehen und automatisch neue Buchungen im Kalender planen können. Darüber hinaus hilft sie Hausverwaltern, den Zimmerstatus einzusehen und zu ändern, Gäste ein- und auszuchecken (über eine App oder einen Self-Check-in-Kiosk) und automatische Bestätigungs- oder Follow-up-E-Mails zu versenden.
● Das Management der Vertriebskanäle gewährleistet die Konsistenz Ihrer Zimmerpreise und -verfügbarkeit über alle angeschlossenen Online-Vertriebskanäle.
Ein Channel Manager wird mit Ihrem Property Management System synchronisiert, um sofortige Aktualisierungen der Zimmerinformationen auf verschiedenen OTAs und GDSs zu ermöglichen. Damit entfällt die Notwendigkeit, Preise, Stornierungsrichtlinien und Inventar auf jedem der vielen Kanäle, die Sie nutzen, zu aktualisieren. Außerdem schützt es Ihr Hotel vor Preisdiskrepanzen, Buchungsfehlern und Überbuchungen.
● Mit der Deal Management-Funktion können Sie ganz einfach Sonderangebote erstellen und den finanziellen Ertrag aus neuen Buchungen steigern. Wussten Sie, dass Gäste, die Angebote buchen, Ihrem Haus im Durchschnitt 30 % mehr ADR zahlen als Gäste, die reguläre Reservierungen vornehmen?
Aus diesem Grund müssen Sie maßgeschneiderte Angebote erstellen und diese regelmäßig den richtigen Gästen zeigen. Dieses Modul hilft Hoteliers dabei, Dienstleistungen mit Übernachtungen zu kombinieren, um in wenigen Minuten passende thematische Angebote zu erstellen. Wenn der Deal Manager in das System integriert ist, können Sie solche Angebote über persönliche Buchungsangebots-E-Mails an bestimmte Gäste richten.
● Mit der Personalverwaltungssoftware können Sie je nach Rolle des Mitarbeiters ein bestimmtes Maß an Zugriff auf das System gewähren. So können Sie beispielsweise spezielle Berechtigungen für Ihren Rezeptionisten einrichten oder Ihrem Reinigungspersonal nur den Zugriff auf die Liste der Aufgaben und den Arbeits-Chat gestatten. Darüber hinaus hilft Ihnen dieses Modul bei der Organisation von Schichten, der Zuweisung von Aufgaben an die Teams oder der Erstellung automatischer Aufgaben in Verbindung mit der Bestellung des Gastes.
● Die Buchhaltungs- und Fakturierungsfunktionalität erleichtert die Finanzprozesse sowohl für Hoteliers als auch für Mitarbeiter. Sie hilft bei der Führung einer steuerkonformen Buchhaltung, der Erstellung von Rechnungen, der Zahlungsverwaltung und der Verfolgung wichtiger finanzieller Leistungsindikatoren. Diese Software kann die Umsatzverwaltung vereinfachen und die Gästekonversionen erhöhen.
● Das Modul Reporting & Analytics ermöglicht Hotels die automatische Erstellung von Berichten zur konsistenten Datenanalyse. Damit lassen sich neue Erkenntnisse über die Hotelleistung gewinnen und wichtige Produktivitätsindikatoren in Echtzeit überwachen. Je nach Anbieter können Hoteliers automatisch erstellte Finanzberichte, Managementberichte, Gästeberichte und Tagesberichte (z.B. über Check-Ins und Check-Outs, No-Shows, Stornierungen) erhalten und wichtige Hotelstatistiken als Kurzübersicht einsehen.
● CRM und Gästemanagement helfen Ihnen, alle Gästedaten zu erfassen und zu speichern. Die Speicherung von persönlichen Daten und Kontaktinformationen oder Notizen zu Allergien hilft Ihnen, den Aufenthalt Ihrer Gäste zu personalisieren. Eine organisierte Datenbank mit Kundeninformationen kann Ihnen helfen, Ihre Marketingstrategien zu verbessern und bestimmte Gästetypen mit speziellen Angeboten anzusprechen. Dieser Teil des Systems muss sich nahtlos in Ihr Rezeptions- und Reservierungssystem integrieren lassen, um Informationen zu sammeln, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen.
● Eine native mobile App, die mit allen Teilen des PMS synchronisiert werden kann, ist ein großer Vorteil für ein Gastgewerbeunternehmen. Nach den Erfahrungen großer Hotelketten zu urteilen, kann sie den Aufenthalt der Gäste erheblich verbessern. Vom Online-Check-in, der nur eine Minute dauert, bis hin zur Möglichkeit, jede beliebige Dienstleistung zu buchen und zu bezahlen, macht es die App viel einfacher, einen erstklassigen Service zu bieten. Darüber hinaus hilft eine Anwendung, die mehrere Sprachen unterstützt, ausländischen Gästen, sich viel wohler zu fühlen, indem sie alle Sprachbarrieren beseitigt, so dass sie alle Vorteile in vollem Umfang genießen können.
● Point-of-Sale & Order Management, um aus den Annehmlichkeiten des Hotels Profit zu schlagen. Um Einnahmen zu erzielen, benötigt das Hotel ein eigenes Point-of-Sale- und Auftragsverwaltungssystem. Wenn diese Komponenten perfekt in die Kernsoftware integriert sind, hat der Hotelier keine Probleme, korrekte Rechnungen auszustellen und kontaktlose Zahlungen sicher zu akzeptieren. Darüber hinaus leitet der Bestellmanager die Bestellung des Gastes sofort an die richtige Abteilung weiter und sorgt so für eine effiziente und gut koordinierte Arbeit aller Hotelteams.
Diese Softwarekomponenten garantieren einen ununterbrochenen Arbeitsablauf in jedem Gastgewerbe. Sie sind ein absolutes Muss für den Betrieb großer Hotelketten und bringen einen Mehrwert für unabhängige Hotels. Da jedoch jeder Betrieb seine eigenen Bedürfnisse und Merkmale hat, müssen Sie selbst entscheiden, welche Art von Software Sie wirklich benötigen. Das Einzige, was Sie im Auge behalten sollten, ist, dass Sie ein Property Management System benötigen, das sich perfekt in Ihre aktuelle oder zukünftige Software integrieren lässt.
Vorteile eines PMS für Hotels
● Fokus auf den Kunden
In allen Phasen - von der Buchung eines Zimmers auf einer Website bis zum Austausch von Feedback - ermöglicht das Property Management System, die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden zu verstehen, ein umfassendes Profil zu erstellen und maßgeschneiderte Dienstleistungen anzubieten. Peer-to-Peer-Unterkünfte werden mit Anbietern wie Airbnb und Couchsurfing International Inc. immer beliebter und stellen eine große Konkurrenz für Hotels dar. Ein professioneller Ansatz und die Personalisierung könnten jedoch ein deutlicher Vorteil für Letztere sein. Mit einer solchen Software lernen Sie die Vorlieben Ihrer Gäste kennen und können sogar deren Wünsche vorhersagen. Ebenso wird Ihr Marketing, z.B. über E-Mails, effektiver, da Sie besser wissen, welche Informationen für Ihre potenziellen oder bestehenden Kunden vor, während oder nach ihrem Aufenthalt relevant sind.
● Effizienz der Mitarbeiter
Ein mobiles PMS entbindet das Hotelpersonal von seinem Schreibtisch, was nicht nur dazu führt, dass es den Gästen überall auf dem Gelände Dienstleistungen anbieten kann, wie z.B. das Auschecken. Effektive Kommunikation ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und die Verwaltung auf mobilen Geräten ermöglicht es, das Personal in Echtzeit über alle Probleme zu informieren, so dass diese sofort behoben werden können. Und nicht zuletzt sind innovative Ansätze für technikbegeisterte Mitarbeiter attraktiv.
Wert für Hoteliers
● Preise auf den Punkt gebracht
Ein PMS kann die finanziellen Ergebnisse eines Hotels durch intelligentes Ertragsmanagement erheblich verbessern. Mithilfe ausgeklügelter Algorithmen analysiert das System Nachfragetrends in Bezug auf Veranstaltungen, Saison, Wetter und andere Faktoren, erstellt Prognosen und ermöglicht eine entsprechende Anpassung der Raten. Durch die Verarbeitung von Umsatz- und Budgetzahlen im Vergleich zum Vorjahr kann die Software zukünftige Umsätze vorhersagen. Sie erstellt regelmäßig Marktsegmentberichte, die mit den Daten der Wettbewerber verglichen werden können. Alle KPIs für einen bestimmten Zeitraum können in einem übersichtlichen Format angezeigt und mit vergangenen Daten oder zukünftigen Zielen verglichen werden.
● Hohe Umsätze
Neben der richtigen Preisstrategie ist der Verkauf von möglichst vielen Zimmern über viele Kanäle entscheidend für die Rentabilität. Der Multi-Channel-Ansatz ermöglicht es auch, verschiedene Zielgruppen zu erreichen. Ein Channel Manager in einem Property Management System synchronisiert Verfügbarkeit und Preise über verschiedene Plattformen hinweg, um Überbuchungen zu vermeiden und späte Stornierungen zu bewältigen, da alle Entwicklungen sofort über eine einzige Schnittstelle zugänglich sind.
Wie Trends im Gastgewerbe Hotel-PMS beeinflussen
● Hochmoderne Technologie
Eifrige Reisende, Technikbegeisterte, schnelle Entscheider und Individualisten - Millennials prägen die Dienstleistungsbranche in hohem Maße, einschließlich des Gastgewerbes. Sie wollen nahtlose und mühelose Technologie, einfach weil sie cool ist und Zeit spart. Omnitasking-Mobil-Apps für das Ein- und Auschecken, das Bestellen von Dienstleistungen, die schnelle Reaktion auf Beschwerden, das Teilen von Eindrücken in sozialen Medien, um nur einige Beispiele zu nennen, sind in vielen Hotels bereits Teil des Gästeerlebnisses geworden. In einigen Hotels arbeiten sogar Roboter, die eine außergewöhnliche Zimmerlieferung vornehmen oder die Gäste über Sehenswürdigkeiten in der Nähe informieren können. Letztendlich könnte dies jedoch zur Verbreitung von unbemannten Hotels führen. Werden sie den traditionellen Hotels den Rang ablaufen? Wahrscheinlich nicht, denn der menschliche Kontakt wird immer gefragt sein. Offensichtlich wird das Gastgewerbe das Beste aus beiden Welten nutzen.
● Komfort und Nachhaltigkeit
Gesundheit und Wellness sowie ein respektvoller Umgang mit den natürlichen Ressourcen werden weiterhin zu den wichtigsten Prioritäten der Millennials gehören. Und das Internet wird das Gastgewerbe weiter revolutionieren, um Win-Win-Lösungen in diese Richtungen zu bieten. Die Sprachsteuerung von Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit, Geräteeinstellungen, Beleuchtung usw. und die PMS-Software, die sich diese Entscheidungen für den nächsten Aufenthalt merkt, können die Kundenzufriedenheit auf ein neues Niveau heben. Außerdem können die Klimaanlage und die Heizung im Zimmer ausgeschaltet werden, während die Gäste draußen sind, und nur über eine App auf ihren Smartphones aktiviert werden, z.B. eine halbe Stunde vor ihrer Rückkehr. Abgesehen von den Kosteneinsparungen kann dieser Ansatz umweltbewusste Kunden gewinnen. Aus der Sicht der Hotelangestellten wird die automatische Benachrichtigung, wenn es Zeit ist, Getränke oder Toilettenartikel nachzufüllen, oder wenn etwas kaputt gegangen ist, die Effizienz noch weiter steigern.
Wie wähle ich das richtige PMS für meine Bedürfnisse?
Sie möchten sich ein neues Hotelmanagementsystem zulegen, wissen aber nicht, worauf Sie achten müssen? Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, haben wir eine kurze Checkliste zusammengestellt, auf die Sie achten sollten. Sehen Sie sie sich an, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen!
Einige der wichtigsten Merkmale des besten PMS sind:
- ● Zugang zu den Daten rund um die Uhr und von überall
- ● Ein multifunktionaler Front Desk
- ● Unterstützung von klassischen und dynamischen Preismodellen
- ● Funktionalitäten, die Ihnen helfen, Stammkunden zu erkennen
- ● Eine Gäste-App für Self-Service-Interaktionen
Bevor Sie jedoch verschiedene PMS-Optionen vergleichen, müssen Sie entscheiden, welche Art von Software für Sie am besten geeignet ist. Brauchen Sie eine cloudbasierte oder eine lokale Software? Sind Sie an einigen spezifischen Modulen oder an einer umfassenden Lösung interessiert? Kommen wir nun zu den Vorteilen jeder dieser Optionen.
Cloud-basiert vs. vor Ort
Cloud-basierte PMS-Lösungen sind im Vergleich zu vor Ort installierter Software vorteilhaft. Zunächst einmal ist das Pay-as-you-go-Modell kosteneffizienter und erfordert keine großen Vorabinvestitionen. Die Preise beginnen bei nur 99 $ (oder noch niedriger) pro Monat für ein komplettes Dienstleistungspaket und hängen in der Regel von der Anzahl der Zimmer in der Immobilie ab. Zweitens ist cloudbasierte Software einfach zu integrieren und einzurichten. Außerdem wird sie automatisch aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht, da sie in der Regel vom Anbieter gehostet wird. Und drittens ist sie, wie bereits erwähnt, über mobile Geräte zugänglich, was den Mitarbeitern mehr Freiheit gibt.
Prozessspezifisch vs. komplex
Moderne Immobilienverwaltungssysteme bestehen aus mehreren Komponenten, und jede Funktion kann als separates Produkt erworben werden. Möchten Sie Reservierungen automatisieren, das digitale Marketingpotenzial ausschöpfen oder die Interaktion mit Ihren Gästen verbessern? Vielleicht ist Ihr gesamtes PMS veraltet und lässt Sie nicht voll wettbewerbsfähig sein. Bei der Vielzahl von Angeboten auf dem Markt, von einfachen Anwendungen bis hin zu hochmodernen All-in-One-Plattformen, ist es einfach, das PMS zu wählen, das Ihren aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht.
Vorteile der HotelFriend-Software
HotelFriend bietet ein einzigartiges Hotelsoftware-Ökosystem mit skalierbaren Lösungen, die sich an Ihr Haus anpassen. Wir bieten einen modularen Ansatz, der es jeder Art von Hotel ermöglicht, alle Geschäftsprozesse effektiv zu verwalten, von Steuer- und Buchhaltungsberichten bis hin zu Tarifmanagement und Marketing. Darüber hinaus können Sie sich Ihr eigenes PMS zusammenstellen und so vermeiden, für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht benötigen. Mit den aufgabenspezifischen und komplexen Software-Tools von HotelFriend können Sie Ihr Unternehmen profitabler machen, Mitarbeiter und Kunden zufriedenstellen und alle Geschäftsabläufe rationalisieren. Mit unserem Voucher Manager können Sie zum Beispiel Ihren Umsatz steigern - erstellen Sie attraktive Angebote und vermarkten Sie diese ganz einfach auf verschiedenen Plattformen. Unsere Mobile Concierge App sorgt für eine reibungslose Interaktion mit Ihren Kunden über einen Instant Messenger und ermöglicht es ihnen, mit nur wenigen Klicks direkte Buchungen vorzunehmen, schnell ein- und auszuchecken, Aktivitäten zu buchen und ihren Aufenthalt zu planen.
Unsere Software ist cloudbasiert, intuitiv und maßgeschneidert, d.h. Sie brauchen keine ganze IT-Abteilung, um sie nahtlos einzusetzen und an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Zu unseren Vorteilen gehören auch die einfache Integration von Drittanbietern, die Vielseitigkeit und die einheitliche, benutzerfreundliche Oberfläche auch für Hotels mit mehreren Häusern.
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