Die Einführung exzellenter Begrüßungspraktiken in Ihrem Hotel ist ein wesentlicher Bestandteil eines herausragenden Gästeerlebnisses. Um jedem Gast das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein, sollten Sie bedenken: Die Begrüßung ist der erste Eindruck Ihrer Marke. Die Kunden von HotelFriend erweitern kontinuierlich die Grenzen dessen, was im Gastgewerbe möglich ist – ihre Leidenschaft für technologische Innovationen stärkt nachhaltig die Gästebindung.
In einem stark kundenorientierten Umfeld unterstreichen ein flexibler Begrüßungsstil und der gezielte Einsatz technischer Innovationen die Authentizität Ihres Hotels. Auf diese Weise werden die Werte Ihrer Destination zu einem positiven Eindruck für Ihre Gäste. In diesem Artikel stellen wir 13 bewährte Best Practices vor, wie Sie Hotelgäste willkommen heißen und ihre Aufenthaltserfahrung unvergesslich machen.
1. Sorgen Sie für ein einladendes Lobby-Design
Floristik spielt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung der Markenidentität Ihres Hotels. Frische Blumen mit ausdrucksstarken Texturen, lebendigen Farben und angenehmem Duft schaffen ein exklusives Willkommensgefühl, das durch andere Details kaum zu ersetzen ist. Sie vermitteln stillschweigend Aufmerksamkeit und Herzlichkeit und werden so zu einem festen Bestandteil des Gästeerlebnisses. Durch natürliche Elemente in der Lobby vermitteln Hotels Reisenden ein Gefühl von Entspannung. Florale Arrangements in der Hotellobby, im Gästezimmer oder im Spa verbessern die Luftqualität, steigern die Gästezufriedenheit und sorgen für positive Emotionen.
2. Lächeln Sie Ihre Gäste an
Laut Hospitalitynet.org kann ein freundliches Lächeln das Gästeerlebnis um bis zu 22 % verbessern, es nachhaltiger machen und das Gefühl des Willkommenseins um 51 % steigern. Ihre Herzlichkeit kann die Aufenthaltsdauer verlängern und das Gesamterlebnis positiv beeinflussen — sogar bis hin zur Wahrnehmung von Speisen. Wenn Sie Ihre Gäste wie persönliche Besucher behandeln, wirkt Ihr Lächeln ganz natürlich und authentisch.
3. Bieten Sie eine Willkommens-Erfrischung an
Begrüßen Sie Ihre Gäste bei der Ankunft mit einem kleinen Snack und einem Getränk und berücksichtigen Sie dabei individuelle Ernährungspräferenzen. Über das Angebot von Verpflegung im HotelFriend PMS können Gäste ihre Essensvorlieben bereits vor der Anreise angeben, sodass Sie sie gezielt überraschen können. Ein wohltuendes Getränk zur Begrüßung hilft Ihren Gästen, nach der Reise anzukommen und zu entspannen.
4. Fördern Sie eine Willkommenskultur in Ihrer Destination
Um Ihre touristischen Botschafter zu begeistern, sollte kontinuierliche Mitarbeiterschulung höchste Priorität haben. Durch schnelle Reaktionen auf Gästewünsche und einen personalisierten Service positionieren Sie Ihr Hotel als Botschafter hoher kultureller Standards. Das Erfassen und Zuweisen von Gästewünschen sowie die Verwaltung über das HotelFriend Mitarbeitermanagement-System sparen Ihrem Team wertvolle Zeit. Insbesondere erhalten Hoteladministratoren über diese Plattform Zugriff auf alle Systemmodule. Die Rezeption kann tägliche Abläufe und Zimmerreservierungen verwalten, einschließlich Mitarbeiterdaten, Zimmerpreisen und Dokumenten. Zudem informiert das Tool das Personal über den aktuellen Zimmerstatus, sodass sich Gäste jederzeit wohl und gut betreut fühlen.
5. Begegnen Sie Ihren Gästen mit aufrichtigem Interesse
Die Kommunikation mit Ihren Gästen ist der beste Weg, um sie emotional zu erreichen. Menschen sprechen gern über sich selbst – daher sollte Ihr Team aufmerksam zuhören. Gleichzeitig kann intensive Kommunikation Zeit für administrative Aufgaben kosten. Die HotelFriend Property-Management-Software entlastet Ihr Personal erheblich, indem sie den Hotelbetrieb über die Booking Engine, den Channel Manager, den OTA MessageHub sowie die Gästekommunikation per E-Mail und Nachrichten zentral steuert. Diese Software eröffnet neue Möglichkeiten für die nachhaltige Weiterentwicklung Ihres Hotels.
6. Erklären Sie besondere Hotelrichtlinien und Abläufe
Um Ihren Gästen einen stressfreien Aufenthalt zu ermöglichen, sollten Sie sie transparent über die Richtlinien und Abläufe Ihres Hotels informieren. Klare Hausregeln tragen zu einem angenehmen Aufenthalt bei – etwa durch festgelegte Ruhezeiten (z. B. 21:00–07:00 Uhr), ergonomische Arbeitsbereiche im Zimmer oder schnelles WLAN. Studien zeigen, dass sich Reisende wohler fühlen, wenn besondere Regelungen klar kommuniziert werden. Eine frühzeitige Erklärung von Richtlinien und Abläufen hilft Gästen, ihre Erwartungen während des Aufenthalts besser zu steuern.
7. Mobile Concierge App für personalisierten Service
Die Bedürfnisse Ihrer Gäste zu antizipieren, noch bevor sie Fragen stellen, ist ein Erfolgsfaktor in der Hotellerie. Gerade bei der Ankunft zögern Gäste manchmal, Fragen zu stellen, während an der Rezeption weitere Anreisen betreut werden. Die HotelFriend Mobile Concierge App vermittelt Gästen das Gefühl, jederzeit Unterstützung zu erhalten. Da die App mit der Booking Engine integriert ist, können Gäste ihr Aufenthaltserlebnis bereits vor der Anreise aktiv gestalten. Check-in und Check-out lassen sich bequem über Laptop oder Smartphone erledigen – ganz ohne Warteschlangen an der Rezeption. Diese Guest App ist eine wertvolle Investition in die Weiterentwicklung Ihres Hospitality-Betriebs.
8. Digitale Registrierung & ID-Scan zur Identitätsprüfung
Die digitale Registrierung und der ID-Scan gehören zu den operativ anspruchsvolleren Phasen der Guest Journey. Mit der Mobile Hotel Check-In App können Gäste einen kontaktlosen Check-in nutzen, indem sie ihren Reisepass oder Ausweis scannen und Dokumente digital ausfüllen. Auch Hotels profitieren von dieser Lösung: Warteschlangen werden reduziert, Papierarbeit entfällt und der Check-in-Prozess wird deutlich beschleunigt. Gäste erleben einen sicheren, schnellen Ablauf und gewinnen vom ersten Moment an einen positiven Eindruck.
9. Stärken Sie das Ökosystem Ihrer Destination
Kulinarischer Tourismus ist zu einem festen Bestandteil der globalen Hotellerie geworden. Dabei geht es längst nicht mehr nur um das Genießen lokaler Speisen. Essen ist ein Ausdruck der kulturellen Identität Ihres Hotels. Reisende möchten die Traditionen und Geschichten hinter den Gerichten kennenlernen. Gastro-Tourismus bedeutet heute mehr als Geschmack – er steht für kulturelle Vielfalt und Authentizität.
Mit dem HotelFriend POS-Ökosystem stärken Sie Ihr Hotel- und Restaurantangebot nachhaltig. Das System sammelt Bestellungen und individuelle Essenspräferenzen der Gäste zentral in der Cloud und verknüpft sie intelligent. Gäste können bequem vom Zimmer aus Zimmerservice, Restaurantbesuche oder Take-away bestellen. Zudem wählen sie Zutaten oder den gewünschten Gargrad selbst – für ein rundum individuelles Genusserlebnis. Catering war noch nie so flexibel!
10. Schulen Sie Ihr Team in kultureller Sensibilität
Um die Gästebindung zu stärken, sollten Sie Ihr Team gezielt in kultureller Sensibilität schulen. Das Anbieten von Gerichten aus verschiedenen Länderküchen ist ein erster Schritt, um Ihr Hotel zu einem Ort positiver Gästeerlebnisse zu machen. Das Erkennen und Respektieren kultureller Unterschiede Ihrer Gäste ist entscheidend, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und angemessen darauf einzugehen.
Schulungen zur kulturellen Sensibilität in der Hotellerie bieten Gästen erhebliche Vorteile. Sie sorgen für ein persönlicheres und respektvolleres Erlebnis, bei dem sich Gäste wertgeschätzt und verstanden fühlen. Diese positiven Eindrücke führen zu höherer Zufriedenheit und mehr positiven Bewertungen.
11. Feiern Sie besondere Anlässe in Ihrem Hotel
Wenn Ihre Gäste einen besonderen Anlass feiern – etwa ein Jubiläum, einen Geburtstag oder eine Hochzeit – sollten Sie diesen Moment unvergesslich gestalten. Ein romantisches Dinner, ein privater Ausflug oder eine Spa-Behandlung vermitteln besondere Wertschätzung. Die HotelFriend Event-Management-Lösungen sind darauf ausgelegt, unvergessliche Erinnerungen für Hotelgäste zu schaffen. Über den Chat in der HotelFriend Booking Engine können Gäste ihre individuellen Wünsche äußern – sei es eine private Tour, eine exklusive Spa-Anwendung oder ein romantisches Dinner. Diese Lösung vereint die Erfahrung professioneller Eventplaner, um Ihre Vision Wirklichkeit werden zu lassen.
12. Automatisierte Zahlungen für einen schnellen Check-out
Moderne Payment-UX in der Hotellerie setzt auf sichere, reibungslose und flexible Transaktionen. Durch die Integration digitaler Wallets wie Google Pay und Apple Pay mit kontaktlosen Zahlungstechnologien und automatisierten Systemen wird der Zahlungsprozess deutlich vereinfacht. Gäste können Hotelservices bequem direkt von ihrem Zimmer aus über Tablet oder Smartphone bezahlen. HotelFriend Payments unterstützt mehr als 50 Zahlungsmethoden – darunter Mastercard, Visa, PayPal, iDEAL und viele weitere – und macht Transaktionen so einfach wie nie zuvor. Die Lösung ermöglicht nahtlose Zahlungen beim Check-in sowie an allen Verkaufsstellen. Integriert in Ihr PMS vereinfacht sie den Zahlungsprozess, fördert Upselling und sorgt für eine durchgängig positive Guest Journey.
13. Gästeprofile: Personalisierter Service für jeden Gast
Moderne Hospitality-Betriebe können das Gästeerlebnis deutlich verbessern, indem sie digitale Gästeprofile anlegen, die relevante Informationen zur individuellen Betreuung enthalten. Dazu gehören:
● Buchungen und Zahlungen: Speicherung der Buchungs- und Zahlungshistorie der Gäste
● Servicepräferenzen: Ernährungsgewohnheiten, Fitnessstudio, Spa und weitere Angebote für einen rundum gelungenen Aufenthalt
● Ausgabenanalyse: Nachverfolgung der Ausgaben jedes einzelnen Gastes im Hotel
Auf Basis dieser Daten können Hotels gezielte, personalisierte Angebote planen:
● Gäste mit höherem Umsatz profitieren von exklusiven Premium-Services.
● Gäste mit geringerem Umsatz erhalten gezielte Rabatte und Promotionen, um zusätzliche Buchungen zu fördern.
Durch die Erstellung von Gästeprofilen steigert das Hotel die Kundenbindung und entwickelt eine flexible, datenbasierte Preisstrategie.
Fazit
Menschliche Nähe ist das Herzstück echter Gastfreundschaft. Apps optimieren Prozesse, doch erst der persönliche Kontakt hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Technologie unterstützt Abläufe – aber nur Mitarbeitende können Gäste herzlich willkommen heißen und jeden Check-in unvergesslich machen. Die Kombination aus einem menschenzentrierten Ansatz und modernen technologischen Lösungen ist der effektivste Weg, neue Gäste zu gewinnen und langfristig zu begeistern.
