12 Must-Have-Funktionen eines Property Management Systems

14 Must-Have Features of a Property Management System

Das Gastgewerbe hat sich schon lange vor der Pandemie in Richtung Technologie und digitale Innovationen bewegt. Heute jedoch wünschen sich sowohl Mitarbeiter als auch Kunden noch mehr Komfort, eine verbesserte Erfahrung und eine Personalisierung, die es ihnen ermöglicht, auf Fernarbeit umzustellen und Social Distancing zu wahren. Dies erfordert die schnelle Einführung neuer Prozesse und das Überdenken der alten, um den neuen Gegebenheiten Rechnung zu tragen.

Genau das sehen wir in der Hotelbranche. Die Digitalisierung ist zu einem grundlegenden Element für das Überleben des Unternehmens und den Weg zum Aufschwung geworden. Darüber hinaus geben die Forscher von PhocusWire an, dass 86 % der Hotelbetreiber die Automatisierung von Abläufen als oberste Priorität für die nächsten drei Jahre nennen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Hoteliers multifunktionale Property-Management-Systeme, die auf der Investitionsliste ganz oben stehen (basierend auf der Umfrage des HotelTech Reports).

Die Wahl eines geeigneten Property Management Systems ist heutzutage eine ziemlich schwierige Aufgabe. Cloud-basierte Lösungen haben sich bereits an die Spitze gesetzt und sind in Zeiten der COVID-19-Pandemie noch beliebter geworden. Die neue Arbeitsethik für Hoteliers beinhaltet die Notwendigkeit, Bedingungen für die Fernverwaltung von Unternehmen zu schaffen. Und die Einführung der neuesten Technologien ist zur wichtigsten Maßnahme geworden, um Social Distancing in den Betrieben zu gewährleisten.

Die steigende Nachfrage nach PMS hat zu einer Sättigung des Marktes und folglich zu höheren Erwartungen der Nutzer geführt. Infolgedessen stellt sich die Situation wie folgt dar: Die große Mehrheit der Hoteliers hat die Notwendigkeit erkannt, digital zu werden. Sie sind auf der Suche nach einer hochmodernen Software, die alle ihre Bedürfnisse erfüllt, indem sie sowohl die Prozesse automatisiert als auch den Schutz ihrer Gäste gewährleistet. Doch was ist diese "perfekte Software" in unserer "neuen Normalität"? Und welche Eigenschaften sollte sie haben?

In diesem Artikel haben wir eine Checkliste mit Must-Haves zusammengestellt, die Ihnen bei der Suche helfen soll.

12 unverzichtbare PMS-Funktionen, um die wichtigsten Anforderungen von Hoteliers zu erfüllen

1. Es ist Cloud-basiert

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Daten auf den Cloud-Servern von überall und zu jeder Zeit. Das Einzige, was Sie brauchen, um den Ball ins Rollen zu bringen, ist eine stabile Internetverbindung, und schon können Sie loslegen! Diese Technologie ist nicht nur bequem und trendy, sondern auch perfekt für digitale Nomaden geeignet. So wird die Umstellung auf die Fernarbeit während der Pandemie absolut "schmerzlos" sein, und der gewohnte Arbeitsablauf wird nicht beeinträchtigt. Auf diese Weise haben Sie alle notwendigen Daten immer zur Hand. Ein cloudbasiertes PMS ermöglicht ein schnelles und zuverlässiges Arbeiten und sichert alle Informationen durch automatische Backups.

HotelFriend hotel management solutions

Natürlich muss das System auf einem PC, Tablet oder Smartphone verfügbar sein. Alle Vorgänge sollten übersichtlich auf der Seite dargestellt werden, unabhängig von dem Gerät, das Sie für die Arbeit gewählt haben. Ein effektives Hotelmanagement ist nur möglich, wenn sowohl Sie als auch das Personal verstehen, wie man mit Hilfe des PMS gemeinsame Ziele erreicht und die täglichen Aufgaben bewältigt. Eine gut konzipierte Software zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass sie wenig oder keine zusätzliche Schulung erfordert.

2. Es kann nahtlos mit anderer Software integriert werden

Das bedeutet, dass die Hotelsoftware offen für die Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen und Erweiterungen sein sollte. Diese können für bestimmte Aspekte zuständig sein, z. B. Marketing, Datenanalyse, Ertragsmanagement, Verkauf, Apps für Hotelgäste oder Reputationsmanagement.

Noch besser ist es, wenn ein Property Management System ein "modulares" Konzept hat, also aus Modulen besteht. Es kann sowohl für kleine Hotels als auch für große Hotelketten geeignet sein. Sie können wählen, welche Module Sie benötigen und welche Sie nicht in Ihr System aufnehmen möchten. So können kleine Hotels an den Modulen sparen, die sie nicht benötigen, und große Hotels können einige Teile der alten Software beibehalten. Wenn Sie zum Beispiel kein Housekeeping-Modul oder keinen Abteilungsmanager benötigen, können Sie einfach darauf verzichten, diese in Ihr Paket aufzunehmen!

All das ist sehr hilfreich für Ihre Arbeit als Hotelbetreiber. Außerdem ist unsere Welt immer noch sehr schnelllebig, und mit einem offenen System sind Sie immer zukunftsorientiert. Sie können jederzeit notwendige Anwendungen in Ihr PMS integrieren oder ein benötigtes Modul hinzufügen!

3. Es bietet einen multifunktionalen Front Desk

Front Desk

Das intelligente Design in Form eines Kalenders ermöglicht eine schnellere Navigation und eine bessere Kontrolle über alle Buchungen, Preise und den Status der Zimmer. Hier können Sie Reservierungen hinzufügen oder ändern, Zimmerdetails anpassen, alle Check-ins im Auge behalten oder die Aufenthaltsdauer des Gastes mit einem einzigen Klick verlängern. Und wenn das System über Tools für die kanalübergreifende Verwaltung verfügt, sind Ihre Möglichkeiten wirklich unbegrenzt, da Sie direkt vom Front Desk aus Daten über alle Vertriebskanäle aktualisieren können.

4. Es hilft bei der Organisation und Kontrolle von Hotelabläufen dank Aufgabenmanagement

Task management

Das Property Management System allein reicht nicht aus, um alle Abteilungen eines großen oder mittleren Hotels erfolgreich zu steuern. Sie müssen in der Lage sein, neue Aufgaben zuzuweisen, die laufenden Aufgaben Ihrer Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zu kennen, Erinnerungen zu versenden, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu kontrollieren und zu verfolgen usw. Die beste Option ist die Integration des Aufgabenmanagement-Tools in Ihr System.

Auf diese Weise können Sie ganz einfach Aufgaben für verschiedene Abteilungen erstellen und verteilen: Front Office, Restaurant, Wartung, Housekeeping, Konferenz usw. Legen Sie einfach den Aufgabentitel, die Beschreibung, das Datum und die Uhrzeit fest und wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter aus. Außerdem können Sie Ihre Kollegen per E-Mail über neue Aufgaben benachrichtigen. Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, müssen Sie nur das entsprechende Kästchen ankreuzen - und schon erhält der Mitarbeiter eine automatische Erinnerung. Durch die ständige Kommunikation verpassen Sie keine Aufgabe und halten Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden.

5. Es enthält eine Gäste-App für Selbstbedienungsinteraktionen

Guest App for self-service

Heutzutage verkaufen Hoteliers mehr als nur Zimmer. Sie wollen ein einzigartiges Erlebnis in einem modernen Hotel bieten, indem sie mobile Check-in- und Check-out-Optionen, schlüssellosen Zimmereingang, Essens- oder Servicebestellungen über die Smartphones der Gäste sowie einfache, bequeme, kontaktlose und sichere Zahlungsmöglichkeiten mit Apple Pay und Google Pay anbieten.

Um die Integrität dieses Erlebnisses zu gewährleisten, muss das PMS Ihrer Wahl mit dem speziellen Modul für Online-Bestellungen kompatibel sein. Auf diese Weise verbessern Sie nicht nur die Einkaufsmöglichkeiten in Ihrem Haus, sondern schützen auch Mitarbeiter und Gäste vor unnötigen persönlichen Interaktionen. Diese Bedingung ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Umfelds in Ihrem Hotel unerlässlich.

Außerdem bleiben Sie unter diesen schwierigen Umständen mit Ihren Kunden in Kontakt, warnen Ihre Gäste über Änderungen ihrer Buchungen und bieten saisonale Sonderangebote über Benachrichtigungen und E-Mails an.

Um eine noch engere Beziehung zu Ihren Gästen aufzubauen, können Sie ihnen ein Buchungsangebot schicken. Dies ist ein bequemer Weg, um mehr Zimmeroptionen in Ihrem Hotel vorzustellen. Eine E-Mail mit einem Angebot enthält alle wichtigen Angaben zum Zimmertyp und zu eventuellen Sonderwünschen. Bieten Sie ein Höchstmaß an Unterstützung mit dem geringsten Aufwand!

6. Mit einem digitalen Kassenbuch läuft Ihre Buchhaltung reibungslos

digitalen Kassenbuch

Die Buchhaltung ist ein sich ständig ändernder und ziemlich schwieriger Prozess. Daher sollten Sie nach Buchhaltungstools Ausschau halten, die Ihnen dabei helfen, nicht mit veralteter Software festzusitzen und gleichzeitig die sich entwickelnden Vorschriften einzuhalten.

In dieser Hinsicht ist HotelFriend Cash Book eine optimale Lösung für eine intelligente Buchhaltung, die speziell für Hotelunternehmen und Fachleute entwickelt wurde. Es hilft, Bareinnahmen zu erfassen, Gebühreneinnahmen zu überwachen, jede Transaktion in einer Sekunde zu finden und Dutzende von Excel-Tabellen zu vergessen. Nicht weniger wichtig ist, dass es alle Anforderungen der Grundsätze zur elektronischen Buchführung (GoBD) erfüllt.

7. Es arbeitet in Verbindung mit seiner ursprünglichen Booking Engine

Ob der Gast bei Ihnen bucht oder nicht, hängt weitgehend von der Leistung der Booking Engine ab. Die besten Ergebnisse können erzielt werden, wenn das PMS perfekt mit ihr kompatibel ist. Je kürzer die Wartezeit für eine Reservierung ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Kunden verlieren. Diese Funktion unterstützt Ihre potenziellen Kunden, indem sie ihnen Informationen über die Art des Zimmers, seine Verfügbarkeit, Frühstücksoptionen usw. liefert. Alles, was sie wissen müssen, sollte auf dem Bildschirm angezeigt werden, sobald sie die Buchungstaste drücken.

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8. Einfache Reservierung und Upselling-Prozesse

Upselling-Prozesse

Erstens benötigen Sie einen Belegungskalender, der eine Übersicht über die freien Zimmer und die entsprechenden Preise anzeigt. Zweitens sollten Ihre Gäste die Buchungsschaltfläche auf der Website leicht finden können. Wenn der Buchungsprozess reibungslos und problemlos verläuft, wird die Zufriedenheit Ihrer Kunden wahrscheinlich steigen. Und dann ist es Zeit für den nächsten Schritt: Upselling!

Mit dieser Funktion können Sie Ihre Ertragsmanagementstrategie optimieren und neue Meilensteine bei den wichtigsten KPIs erreichen. Der Channel Manager, der mit einem Property Management System verbunden ist, ist eine entscheidende Komponente in dieser Strategie. Die Zusammenarbeit mit OTAs ist der Schlüssel zum Erfolg, und mit dieser Software können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Online-Vertriebskanälen gleichzeitig verwalten. Dadurch erhalten Sie mehr Reservierungen, was günstige Bedingungen für eine höhere Auslastung schafft.

9. Es werden klassische und dynamische Preismodelle unterstützt

Die Preisberechnungen moderner Revenue-Management-Methoden sind sehr bequem. Für die Fans der alten Preisstrategien sollte es jedoch die Möglichkeit geben, ihre bevorzugte Methode zu wählen. Daher sollte das "perfekte" PMS auch über ein spezielles Tool verfügen, mit dem Sie bei der Wahl des Preisansatzes flexibel bleiben. Die Funktion "Hotelzimmerpreise" ist dafür unverzichtbar, da sie Ihnen nicht nur erlaubt, Ihre eigene Preisstrategie zu entwickeln, sondern auch wertvolle Informationen über das Kaufverhalten der Kunden liefert.

Hotelzimmerpreise Hotelzimmerpreise

10. Es kann mit einem Constructor verbunden werden, um Deals und Sonderangebote zu erstellen

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig das Upselling für das Gedeihen Ihres Unternehmens ist. Um sicherzustellen, dass der Prozess der Erstellung von Angeboten schnell und einfach abläuft, sollten Sie prüfen, ob das in Frage kommende PMS die Integration mit dem Deal Manager unterstützt. Wenn dies der Fall ist, können Sie Ihren Kunden einzigartige Werbeaktionen anbieten. Mit dieser Art von Software brauchen Sie nur einen attraktiven Preis für das Zimmer festzulegen, einen bestimmten Service hinzuzufügen und zu sehen, wie Ihre Einnahmen steigen!

11. Es hilft Ihnen, potenzielle Stammkunden zu erkennen

Eine weitere Notwendigkeit ist die Verfügbarkeit von Möglichkeiten für ein effektives Gästemanagement. Mit dieser Option sind Sie in der Lage, die Vorlieben Ihrer Kunden zu verstehen, ein Empfehlungssystem aufzubauen und das Gesamterlebnis Ihrer Gäste zu verbessern. Außerdem entfallen die Warteschlangen an der Rezeption, da alle für den Check-in benötigten Daten bereits im System vorhanden sind!

Gästemanagement Gästemanagement

12. Es vereinfacht und rationalisiert alle täglichen Reinigungsroutinen mit dem Housekeeping-System

Housekeeping-System

Dieses PMS-Add-on ist von entscheidender Bedeutung, da es perfekt auf die Bedürfnisse der Hoteliers zugeschnitten ist. Es bietet einen vollständigen Überblick über den Status und die Prioritäten der Zimmer und hilft Ihnen, sich ein vollständiges Bild von allen Aktivitäten im Bereich Unterkunft und Verpflegung zu machen.

Mit diesem System können Sie alle Reparaturen rechtzeitig durchführen. Wenn das Housekeeping-Personal ein Wartungsproblem feststellt, kann es dem Zimmer den Status "Außer Betrieb" zuweisen und Einzelheiten zu dem mitteilen, was vor der Ankunft des Gastes repariert werden muss. Dadurch wird die Servicequalität in Ihrem Hotel verbessert.

Fazit

Moderne Technologien für das Gastgewerbe erobern weiterhin den Markt und Hoteliers können sich der Digitalisierung nicht mehr entziehen. Vor nicht allzu langer Zeit bestand die einzige Möglichkeit, ein Hotel zu führen, in der Verwendung von Papier, Stift und vor Ort installierter Software, doch heute hat sich das geändert. Die Zukunft liegt in der Bequemlichkeit und Verfügbarkeit von Cloud-Technologien.

Jetzt können sich Unternehmen jeder Größe die neuesten technischen Innovationen leisten und die Freuden der Automatisierung genießen. Darüber hinaus ist die Cloud zu einer unverzichtbaren Erfindung geworden, wenn es darum geht, Geschäfte während der Pandemie sicher abzuwickeln.

Wir hoffen, dass unser Artikel Ihnen dabei geholfen hat, herauszufinden, auf welche Eigenschaften Sie bei der Auswahl einer PMS-Software achten sollten. Und was noch viel spannender ist, das Cloud Property Management System von HotelFriend bietet alle oben genannten Optionen und darüber hinaus.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie hochwertige Software einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft und die Abläufe in Ihrem Hotel vereinfacht, zögern Sie nicht, eine Demo anzufordern. Unser reaktionsschneller Kundenservice steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und ist bereit, Ihnen zu helfen. So werden Ihre Geschäftsprozesse nicht durch kleine Unklarheiten gestört und laufen effizient ab.

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