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14 Must-Have-Funktionen eines Property Management Systems

14 Must-Have Features of a Property Management System

Die Auswahl eines geeigneten Immobilienverwaltungssystems ist heutzutage eine ziemliche Herausforderung. Cloud-basierte Lösungen haben bereits die führenden Positionen erobert und wurden in Zeiten der COVID-19-Pandemie noch beliebter. Hoteliers sehen heutzutage die Notwendigkeit, auch aus der Ferne oder von zu Hause Unternehmensverwaltung zu ermöglichen. Die Einführung der neuesten Technologien ist zur wichtigsten Maßnahme geworden, um Social Distancing auf dem eigenen Gelände zu gewährleisten.

Der Anstieg der Nachfrage nach PMS hat zu einer Sättigung des Marktes und folglich zu höheren Benutzererwartungen geführt. Infolgedessen ist die Situation wie folgt: Die überwiegende Mehrheit der Hoteliers hat die Notwendigkeit einer Digitalisierung erkannt. Sie suchen nach modernster Software, um alle ihre Anforderungen zu erfüllen, indem sie sowohl Prozesse automatisieren als auch ihre Gäste schützen. Was ist diese „perfekte Software“ des 21. Jahrhunderts? Und welche Eigenschaften sollte sie haben

In diesem Artikel haben wir eine Checkliste mit unverzichtbaren Funktionen zusammengestellt, die Ihnen bei Ihrer Suche helfen sollen.

1. Die Software hat eine intuitive Benutzeroberfläche

Zunächst muss das System auf PC, Tablet, Smartphone und iPad verfügbar sein. Alle Vorgänge sollten auf der Seite klar angeordnet sein, unabhängig davon, an welchem ​​Gerät Sie arbeiten möchten. Ein effektives Hotelmanagement ist nur möglich, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter verstehen, wie Sie gemeinsame Ziele erreichen und tägliche Aufgaben mit Hilfe des PMS erledigen können. Das Hauptmerkmal einer gut gestalteten Hotel Software ist, dass sie nur wenig oder gar keine zusätzliche Schulungen erfordert.

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2. Die Software ist Cloud-basiert

Mit dieser Funktion können Sie von überall und jederzeit auf die Daten auf den Cloud-Servern zugreifen. Das einzige, was Sie brauchen, um den Ball ins Rollen zu bringen, ist eine stabile Internetverbindung und Sie können loslegen! Diese Technologie ist nicht nur praktisch und trendy, sondern passt auch perfekt zu sogenannten Digital Nomads. Somit ist die Umstellung auf Fernarbeit während der Pandemie absolut „schmerzlos“ und es gibt keine Beeinträchtigung des üblichen Arbeitsablaufs. Mit dieser Option haben Sie alle erforderlichen Daten zur Hand. Ein Cloud-basiertes PMS ermöglicht schnelles und zuverlässiges Arbeiten und sichert alle Informationen durch automatische Sicherungen.

3. Sie hat einen jederzeit ansprechbaren Kundenservice

Zeit ist Geld, und jeder Hotelier weiß das mit Sicherheit. Der Kundendienst muss immer verfügbar und hilfsbereit sein. Auf diese Weise werden Ihre Geschäftsprozesse nicht durch geringfügige Unsicherheiten gestört und laufen effizient. Rufen Sie unseren Kundenservice an, um zu erfahren, wie schnell Ihr Problem gelöst werden kann!

4. Sie kann nahtlos in andere Softwares integriert werden

Dies bedeutet, dass die Hotelsoftware offen sein sollte, um mit anderen möglichen Apps und Erweiterungen zu funktionieren. Diese können für bestimmte Aspekte wie Marketing, Datenanalyse, Ertragsmanagement, Verkauf, Apps für Hotelgäste oder Reputationsmanagement verantwortlich sein. All dies ist sehr hilfreich für Ihre Arbeit als Hotelbetreiber. Darüber hinaus setzt unsere Welt ihre rasante Entwicklung fort und mit einem offenen System sind Sie immer zukunftsorientiert. Sie können die erforderlichen Anwendungen jederzeit in Ihr PMS integrieren!

5. Die Software hat ein "modulares" Konzept

Wenn ein Property Management System aus Modulen besteht, kann es sowohl für kleine Hotels als auch für große Hotelketten geeignet sein. Sie können auswählen, welche Module Sie benötigen und welche Sie nicht in Ihr System aufnehmen möchten. Auf diese Weise sparen kleine Objekte Geld bei den Modulen, die nicht für sie geeignet sind, und die großen können einige Teile der alten Software verlassen. Wenn Sie beispielsweise kein Housekeeping-Modul oder keinen Abteilungsleiter benötigen, können Sie einfach darauf verzichten, diese in Ihr Paket aufzunehmen!

6. Sie bietet einen multifunktionalen Front Desk

Intelligent in Form eines Kalenders gestaltet, hilft der Front Desk bei der schnelleren Navigation und besseren Kontrolle aller Buchungen, Preise und Zimmerstatus. Hier können Sie Reservierungen hinzufügen oder ändern, Zimmerdetails anpassen, alle Check-ins verfolgen oder die Aufenthaltsdauer des Gastes mit einem einzigen Klick verlängern. Und wenn es Tools für die kanalübergreifende Verwaltung haben, sind Ihre Möglichkeiten nahezu unbegrenzt, da Sie die Daten über alle Vertriebskanäle direkt vom Front Desk aus aktualisieren können.

Front Desk

7. Die Software sorgt für einfache Reservierungs- und Upselling-Prozesse

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Zunächst benötigen Sie den Belegungskalender, der eine Aufteilung der freien Zimmer und der relevanten Preise anzeigt. Zweitens sollte es für Ihre Gäste einfach sein, einen Buchungsbutton auf Ihrer Webseite zu finden. Wenn der Reservierungsprozess reibungslos und problemlos verläuft, steigt mit hoher Wahrscheinlichkeit die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Und dann kommt die Zeit für Ihren nächsten Schritt - Upselling! Mit dieser Funktion können Sie Ihre Revenue-Management-Strategie optimieren und neue Meilensteine ​​in den wichtigsten KPIs erreichen. In Verbindung mit einem Property Management System ist der Channel Manager eine wichtige Komponente dieser Strategie. Die Zusammenarbeit mit OTAs ist der Schlüssel zum Erfolg. Mit dieser Software können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Online-Vertriebskanälen gleichzeitig verwalten. Infolgedessen erhalten Sie mehr Reservierungen, was günstige Bedingungen für eine ausgelastete Belegung schafft.

8. Die Software unterstützt klassische und dynamische Preismodelle

Die Preisberechnungen moderner Revenue-Management-Methoden sind sehr bequem. Für die Fans alter Preisstrategien sollte es jedoch die Möglichkeit geben, ihre bevorzugte Methode zu wählen. Daher sollte das „perfekte“ PMS auch über ein spezielles Tool verfügen, mit dem Sie bei der Auswahl eines Preisansatzes flexibel bleiben können. Die Funktion "Hotelzimmerpreise" ist dafür unverzichtbar, da Sie damit nicht nur Ihre eigene Preisstrategie erstellen, sondern auch wertvolle Informationen über das Kaufverhalten Ihrer Kunden erhalten können.

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9. Sie arbeitet in Verbindung mit einem eigenen Booking Engine

Ob ein Gast bei Ihnen bucht oder nicht, hängt weitgehend von der Leistung des Booking Engine ab. Die besten Ergebnisse können erzielt werden, wenn das PMS perfekt damit kompatibel ist. Je kürzer die Wartezeit für die Reservierung ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Kunden verlieren. Mit dieser Funktion erhalten Ihre potenziellen Kunden Informationen zum Zimmertyp, zur Verfügbarkeit, zu den Frühstücksoptionen und vielem mehr. Alles, was die Gäste wissen müssen, sollte direkt nach dem Drücken des Booking Button auf dem Bildschirm angezeigt werden.

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10. Sie kann mit einem Deal Constructor verbunden werden, um Angebote und Sonderangebote zu erstellen

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig Upselling für das Gedeihen Ihres Unternehmens ist. Überprüfen Sie, ob das betreffende PMS die Integration mit dem Deal Manager unterstützt, um sicherzustellen, dass das Erstellen von Deals schnell und einfach ist. In diesem Fall können Sie Ihren Kunden einzigartige Werbeaktionen anbieten. Mit dieser Art von Software müssen Sie lediglich einen attraktiven Preis für das Zimmer festlegen, einen bestimmten Service hinzufügen und Ihren Umsatz steigern!

11. Die Software verfügt über ein Tool zur Raumanpassung

Die Zimmer sind die Essenz des Hotels und daher erfordert ihre Präsentation besondere Aufmerksamkeit. Um sowohl kurze als auch informative Beschreibungen der verschiedenen Zimmertypen in Ihrem Hotel bereitzustellen, müssen Sie alle Besonderheiten auf einer Seite präsentieren. Wenn Ihr PMS über eine Zimmerverwaltungsoption verfügt, können Sie das Interesse der Gäste wecken, indem Sie Details zu den wichtigsten Vorteilen und Annehmlichkeiten der verfügbaren Zimmer hinzufügen.

12. Sie kann in das Service Management Module integriert werden, um Online-Bestellungen zu ermöglichen

Service Management Module

Heutzutage verkaufen Hoteliers mehr als nur Zimmer. Sie möchten ein einzigartiges Erlebnis in einem modernen Hotel bieten. Um die Integrität dieser Erfahrung zu gewährleisten, muss das PMS Ihrer Wahl mit dem speziellen Modul für Online-Bestellungen kompatibel sein. So verbessern Sie nicht nur das Einkaufen in Ihrer Immobilie, sondern schützen auch Mitarbeiter und Gäste vor unnötigen persönlichen Interaktionen. Dieser Zustand ist wichtig für die Aufrechterhaltung einer gesunden Umgebung in Ihrem Hotel. Aber wie ist es möglich, unter diesen rauen Umständen mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben? Das Gastkommunikationsmodul kann auch in diesem Fall ein großer Helfer sein. Warnen Sie Ihre Gäste vor Änderungen in ihren Buchungen und bieten Sie saisonale Aktionen per Push-Benachrichtigung und E-Mail an. Bieten Sie mit geringstem Aufwand ein Höchstmaß an Unterstützung!

13. Die Software automatisiert die Prozesse der Abteilungsverwaltung

Das Property Management System allein reicht nicht aus, um alle Abteilungen eines großen oder mittleren Hotels erfolgreich zu steuern. Es ist von entscheidender Bedeutung, über zusätzliche Tools zu verfügen, mit denen die Arbeitsbelastung der Abteilungen gesteuert und verfolgt werden kann. Am besten integrieren Sie den Abteilungsleiter in Ihr System. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Aufgaben für Abteilungen wie Rezeption, Bar oder Spa erstellen und verteilen. Schreiben Sie einfach eine Nachricht in den Arbeitschat des Maintenance Moduls und wandeln Sie diese durch Klicken auf das Glockensymbol in eine Aufgabe um. Die ständige Kommunikation mit den Mitarbeitern über den direkten Chat schützt Sie davor, auch nur eine Bestellung zu verpassen.

14. Die Software hilft Ihnen, potenzielle Stammkunden zu erkennen

Eine weitere Notwendigkeit ist die Verfügbarkeit von Möglichkeiten für ein effektives Gästemanagement. Mit dieser Option können Sie die Vorlieben Ihrer Kunden verstehen, ein Empfehlungssystem erstellen und das Gesamterlebnis Ihrer Gäste verbessern. Außerdem werden Sie an der Rezeption Warteschlangen los, da sich alle zum Einchecken benötigten Daten bereits im System befinden!

Guest Management Guest Management

Fazit

Moderne Technologien für das Gastgewerbe erobern weiterhin den Markt, und Hoteliers können der Digitalisierung nicht länger widerstehen. Vor nicht allzu langer Zeit war die einzige Möglichkeit, ein Hotel zu betreiben, die Verwendung von Papier, Stift und lokaler Software. Heute hat sich dies geändert. Die Zukunft liegt in der Bequemlichkeit und Verfügbarkeit von Cloud-Technologien. Jetzt können sich Unternehmen jeder Größe die neuesten technischen Neuheiten leisten und die Freuden der Automatisierung genießen. Darüber hinaus ist es zu einem Muss geworden, während der Pandemie sicher Geschäfte zu machen.

Wir hoffen, dass Ihnen unser Artikel dabei geholfen hat, herauszufinden, auf welche Eigenschaften Sie bei der Auswahl einer PMS-Software achten sollten. Und was noch aufregender ist, das Cloud Property Management System von HotelFriend bietet alle oben genannten Optionen. Wenn Sie herausfinden möchten, wie hochwertige Software Ihrem Unternehmen einen Mehrwert verleiht und den Betrieb in Ihrem Hotel vereinfacht, können Sie jederzeit eine Demo anfordern. Übrigens ist die Testversion des PMS von HotelFriend jetzt KOSTENLOS. Beeilen Sie sich und laden Sie es herunter!

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