Das Product Update v4.33 bringt drei wichtige Verbesserungen: mehr Kontrolle über die Reihenfolge der Zimmerzuweisung, einen klar definierten Lebenszyklus für Veranstaltungen sowie herunterladbare Berichte zur Mahlzeitenstatistik. Jede dieser Funktionen spart Zeit und gibt Hoteliers mehr Kontrolle über ihre täglichen Abläufe.
1. Zimmerzuweisungspriorität – Reihenfolge der Zimmer für die automatische Zuweisung festlegen
Legen Sie die Reihenfolge der Zimmer für die automatische Zuweisung je Zimmertyp per Drag-and-drop in den Reservierungs-Einstellungen fest:
- ● Reihenfolge der Zimmer je Zimmertyp per Drag-and-drop festlegen
- ● Gilt für Gruppenreservierungen und Gästelistenimporte
- ● Standardsortierung aufsteigend (1–9, A–Z), vollständig anpassbar
Bisher gab es insbesondere für größere Betriebe keine Möglichkeit, die Reihenfolge der Zimmer zu verwalten. Dadurch war es für Mitarbeitende an der Rezeption oft mühsam, ein bestimmtes Zimmer in der Auswahlliste schnell zu finden. Gerade in Stoßzeiten verlangsamte das die täglichen Abläufe unnötig. Mit der neuen Funktion Zimmerzuweisungspriorität lässt sich die bevorzugte Reihenfolge einmalig festlegen. Anschließend finden Mitarbeitende bei jeder Reservierung schneller das gewünschte Zimmer und können es effizient zuweisen – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
2. Veranstaltungsstatus – ein klar definierter Lebenszyklus von Entwurf bis Live
Veranstaltungen verfügen jetzt über einen festen Lebenszyklus in den In-House-Einstellungen – mit der neuen Funktion Veranstaltungsstatus:
- ● Entwurf – Standardstatus beim Erstellen; vollständig bearbeitbar, nicht veröffentlicht und noch ohne Reservierungen
- ● Live – veröffentlicht und schreibgeschützt, bis der Status wieder auf Entwurf gesetzt wird
- ● Angebot – für den Versand von Veranstaltungsangeboten an Kunden (die Funktion zum Angebotsversand folgt in einem kommenden Update)
- ● Storniert – endgültig und nicht rückgängig zu machen; zeigt eine Übersicht aller zugehörigen Aufgaben und Reservierungen
Bisher gab es keine klare Unterscheidung zwischen einer laufenden Veranstaltung und einer bereits bestätigten und abgeschlossenen Planung. Dadurch konnten bestätigte Veranstaltungen versehentlich bearbeitet werden, was die Organisation beeinträchtigen konnte. Die neue Funktion Veranstaltungsstatus schafft hier Abhilfe. Veranstaltungen durchlaufen nun einen klar definierten Lebenszyklus. Soll eine Live-Veranstaltung bearbeitet werden, muss sie zunächst wieder in den Status Entwurf zurückgesetzt werden. So bleiben bestätigte Veranstaltungen geschützt und der Angebotsprozess wird transparent nachvollziehbar. Wird eine Veranstaltung storniert, erhalten Sie zusätzlich eine detaillierte Übersicht über alle damit verbundenen Aufgaben und Reservierungen.
3. Bericht zur Mahlzeitenstatistik – Mahlzeitendaten direkt aus dem Dashboard herunterladen
Ab sofort steht in den Berichts-Einstellungen ein herunterladbarer Bericht zur Mahlzeitenstatistik zur Verfügung:
- ● Als PDF direkt aus dem Widget Dashboard Mahlzeiten herunterladen
- ● Gespeichert und jederzeit zur späteren Einsicht verfügbar
Bisher standen diese Daten ausschließlich als Dashboard-Widget zur Verfügung und konnten weder gespeichert noch später erneut aufgerufen werden. Dadurch war es schwierig, Entwicklungen über längere Zeiträume nachzuverfolgen oder Kennzahlen mit anderen Teammitgliedern zu teilen. Der neue Bericht zur Mahlzeitenstatistik löst dieses Problem: Hoteliers können die Daten jederzeit als PDF herunterladen und eine fortlaufende Historie ihrer Berichte anlegen – ideal für spätere Auswertungen, Vergleiche oder Dokumentationszwecke und für eine bessere Übersicht über verschiedene Zeiträume.
Außerdem in diesem Release:
● Verbesserte Notizen in der Reservierungskarte – Ein übersichtlicheres Layout erleichtert das Erfassen der Reservierungsdetails. Das Feld Notizen wird jetzt direkt innerhalb der Reservierungsdetails angezeigt, anstatt in einem separaten Modal-Fenster. Außerdem bleiben Tags, die später in den Reservierungs-Einstellungen gelöscht werden, weiterhin als gelöschte Tags sichtbar, sodass keine Informationen unbemerkt verloren gehen.
● Verbessertes Layout der Reservierungstags – Tags werden jetzt in der Reservierungskarte, an der Rezeption und in der Gästekarte deutlich übersichtlicher dargestellt. Bei einer großen Anzahl von Tags sorgt eine eigene scrollbare Liste für Ordnung und eine einfache Navigation. Zuvor fehlte diese Scrollfunktion, wodurch Reservierungen mit vielen Tags schnell unübersichtlich wurden.
● Küchenplan – Mahlzeiten sind jetzt bereits ab dem Zeitpunkt der Reservierung sichtbar und nicht erst nach dem Check-in. Auf vielfachen Wunsch berücksichtigt der Küchenplan nun auch Reservierungen mit dem Status Neu und Bestätigt. Dadurch können Hotels ihre Verpflegung deutlich langfristiger planen und müssen nicht mehr ausschließlich von Tag zu Tag arbeiten.
Mit dem Product Update v4.33 erhalten Hoteliers die volle Kontrolle über die Reihenfolge der Zimmerzuweisung, einen klar definierten Veranstaltungslebenszyklus von Entwurf bis Live sowie herunterladbare Mahlzeitenberichte zur langfristigen Dokumentation. Diese Neuerungen machen die täglichen Abläufe effizienter, beschleunigen die Zimmerzuweisung in Stoßzeiten, schützen bestätigte Veranstaltungen vor unbeabsichtigten Änderungen und ermöglichen eine deutlich vorausschauendere Planung der Verpflegung.
Die kleineren Verbesserungen bei Notizen, Tags und dem Küchenplan verfolgen dasselbe Ziel: Keine Informationen gehen unbemerkt verloren oder werden überschrieben, und Hoteliers haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Dieses Release basiert auf dem direkten Feedback von Hotels, die HotelFriend täglich nutzen. Auch künftig werden wir diese Funktionen kontinuierlich weiterentwickeln – unter anderem mit der bereits geplanten Funktion zum Versand von Veranstaltungsangeboten.
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