Von On-Premise PMS zur Cloud: Mit Zuversicht durch die Umstellung navigieren

Wenn Sie sich in einer dieser beiden Situationen befinden, soll Ihnen dieser Artikel helfen. Wir gehen der Frage nach, warum die Umstellung auf die Cloud in der Hotelbranche immer wichtiger wird, und geben praktische Ratschläge für eine reibungslose Umsetzung dieser Umstellung.

Reden wir über „On-Premise vs. Cloud“.

Der Markt für Property Management Software für das Gastgewerbe wächst rasant und bietet Hoteliers eine größere Vielfalt an Optionen. Im Jahr 2023 wird dieser Markt auf 7,15 Mrd. USD geschätzt.

Bis 2030 soller sich auf 14,71 Mrd. USDverdoppeln und mit einer beeindruckenden jährlichen Wachstumsrate von 10,77 % wachsen. Dies bedeutet, dass in naher Zukunft noch mehr Property Management Systemlösungen verfügbar sein werden.

Bei der Vielzahl der Möglichkeiten ist es wichtig, den Unterschied zwischen den beiden Haupttypen von PMS zu kennen, d. h. zwischen Vor-Ort- und Cloud-basierten Systemen.

Was ist eine vor Ort installierte Hotelsoftware?

Vor Ort installierte PMS-Lösungen sind seit langem eine gute Wahl für viele Unternehmen, insbesondere für diejenigen, die eine direkte Kontrolle über ihre Software und Daten bevorzugen.

Sie erfordern eine lokale IT-Infrastruktur, einschließlich Server und Speicher, und müssen lokal auf der Hardware Ihres Unternehmens installiert werden. Die folgende Einrichtung ist in der Regel mit hohen Vorlaufkosten für Hardware und Softwarelizenzen verbunden.

Bei Vor-Ort-Lösungen ist Ihr Unternehmen für die Wartung der Geräte und Software-Updates verantwortlich, was spezielle IT-Mitarbeiter und Ressourcen erfordern kann. Für die Handhabung von Sicherheitsmaßnahmen, Backups und Datenwiederherstellungsprozessen ist in der Regel Ihr IT-Team zuständig.

Was ist cloudbasierte Hotelsoftware?

Die Cloud-Systeme arbeiten mit webbasierten Plattformen, d. h. alle Daten und Software-Ressourcen werden von einem Dienstanbieter extern gehostet und über das Internet zugänglich gemacht. Dies bedeutet, dass keine umfangreiche lokale IT-Infrastruktur erforderlich ist.

In der Regel handelt es sich auch um ein Abonnementmodell, bei dem die Unternehmen die Dienste auf monatlicher oder jährlicher Basis bezahlen können. Da sie skalierbar sind, können sie Wachstum und Expansion ohne größere Investitionen problemlos bewältigen.

Ein schneller Vergleich von On-Premise- und Cloud-PMS

Zum besseren Verständnis der gegensätzlichen Elemente dieser beiden Lösungen haben wir eine Tabelle erstellt, in der wir die wichtigsten Merkmale auf einen Blick vergleichen.

Kurz gesagt, bei lokalen Systemen ist das Unternehmen für die gesamte Wartung, Aktualisierung und Sicherheit verantwortlich. Cloud-Lösungen verlagern diese Verantwortung auf den Anbieter und bieten automatische Updates, regelmäßige Wartung und Support, die im Servicepaket enthalten sind.

Warum wechseln die Unternehmen in die Cloud?

Angetrieben von ihren Plänen zur digitalen Transformation oder von dringenden Bedürfnissen entdecken die Unternehmen des Gastgewerbes, dass cloudbasierte Systeme überzeugende Vorteile bieten. Hier sind einige Gründe, warum die Cloud für viele Hoteliers zur bevorzugten Wahl wird.

● Ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten

Einer der größten Vorteile von Cloud-basierten Systemen ist die Möglichkeit, von praktisch jedem Ort mit Internetzugang aus zu arbeiten. Diese Flexibilität ist von unschätzbarem Wert, vor allem in der heutigen Zeit, in der Remote-Arbeit fast schon zur Normalität geworden ist.

Mit Cloud-Lösungen können Teams auf wichtige Tools und Informationen zugreifen und eine effektive Zusammenarbeit fördern, ohne dass sie an einen physischen Büroraum gebunden sind.

● Passt sich dem Unternehmenswachstum an

Im Gegensatz zu On-Premise-Systemen lassen sich Cloud-Lösungen mühelos erweitern, wenn Ihre Anforderungen steigen. Egal, ob Sie neue Standorte eröffnen oder neue Dienstleistungen für Gäste anbieten möchten, Cloud-Plattformen können diese Änderungen mit minimalen Unterbrechungen und ohne zusätzliche Investitionen bewältigen.

● Macht Ihre monatlichen Ausgaben besser vorhersehbar

Cloud-PMS bieten in der Regel ein Preismodell, das sich nach dem Wachstum richtet. Dieser Ansatz bedeutet, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie nutzen, was dazu beiträgt, dass die monatlichen Ausgaben vorhersehbar bleiben. Dies macht Cloud-Optionen finanziell attraktiver.

● Entspricht den gesetzlichen Anforderungen

Die Einhaltung von Branchenvorschriften ist für Unternehmen eine Priorität. Cloud-Anbieter kümmern sich um Systemaktualisierungen, um die neuesten rechtlichen Standards zu erfüllen, und entlasten die Unternehmen von der Last, diese komplexen Vorgänge intern zu verwalten.

Das Beste aus einem obligatorischen Wechsel machen

In manchen Fällen ist der Wechsel von einem lokalen Property Management-System zu einer cloudbasierten Alternative keine freiwillige Entscheidung.

Wenn Ihr bisheriger Anbieter Ihnen vorschreibt, auf seine Cloud-Dienste umzusteigen, kann das beunruhigend sein und Sie darüber nachdenken lassen, ob dies die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist. Diese unerwartete Änderung kann jedoch auch eine Gelegenheit sein, alle Ihre Optionen zu prüfen und möglicherweise eine Lösung zu finden, die Ihren Bedürfnissen besser entspricht.

Wir werden sehen, was zu tun ist, wenn Sie sich in dieser Situation befinden:

1. Bewerten Sie Ihre aktuelle Situation

Beginnen Sie damit, die Auswirkungen eines Verbleibs bei Ihrem bisherigen Anbieter zu bewerten, wenn dieser auf einem Wechsel zu seinen Cloud-Diensten besteht. Prüfen Sie sorgfältig die Bedingungen, Kosten und Vorteile der vorgeschlagenen Lösung, um festzustellen, ob sie mit Ihren betrieblichen Zielen und finanziellen Beschränkungen übereinstimmt. Auf diese Weise können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob Sie bei Ihrem bisherigen Anbieter bleiben oder andere Optionen prüfen wollen.

2. Erwägen Sie alternative Lösungen

Wenn Teile des Cloud-Angebots des Anbieters nicht Ihren Anforderungen entsprechen, ist es vielleicht an der Zeit, sich nach anderen Anbietern umzusehen.

3. Andere Cloud-Anbieter prüfen

Untersuchen Sie andere Cloud-PMS-Anbieter, die speziell auf die Bedürfnisse von Hotels ausgerichtet sind. Vergleichen Sie deren Funktionen, Preise und Skalierbarkeit, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen. Dieser Vergleich kann Optionen aufzeigen, die möglicherweise flexibler oder kostengünstiger sind.

4. Bewertung von Funktionalität und Support

Neben den technischen Möglichkeiten sollten Sie auch die Support- und Schulungsoptionen potenzieller neuer Anbieter prüfen. Ein zuverlässiger, leicht zugänglicher Support kann während der Umstellung und des laufenden Betriebs eine wichtige Rolle spielen und sicherstellen, dass sich Ihr Team reibungslos an das neue System anpassen kann.

Der erzwungene Übergang kann viele Herausforderungen mit sich bringen, aber er öffnet auch die Tür zu einem möglicherweise besser abgestimmten System, das Ihre Abläufe verbessern könnte. Nehmen Sie diese Veränderung aufgeschlossen als Beitrag zu Ihrem Unternehmenswachstum an.

Bewältigung der Herausforderungen bei der Umstellung auf ein neues System

Betrachten Sie die Umstellung nicht als Belastung, sondern als Chance, den Betrieb zu verbessern. Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Umstellung mit minimalen Unterbrechungen und maximaler Nutzung des neuen Systems.

Hier werden wir die wichtigsten Schritte skizzieren, die Sie unternehmen können, um diesen Übergang effektiv zu erleichtern (was wir normalerweise in HotelFriend tun). Für einen umfassenderen Leitfaden lesen Sie bitte unseren ausführlichen Artikel „Eine Anleitung zum Wechseln von PMS-Software: 7-Schritte-Migrationsplan für Fachleute in der Hotellerie Share in“.

Schritt 1: Bereiten Sie den Übergang vor

Planung ist alles. Die Erstellung eines gut strukturierten Migrationsplans ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Übergang von On-Premise- zu Cloud-PMS.

● Entwickeln Sie einen detaillierten Plan, in dem jeder Schritt der Umstellung, von der Ersteinrichtung bis zur endgültigen Implementierung, beschrieben wird. Legen Sie die wichtigsten Meilensteine fest und weisen Sie die Verantwortlichkeiten zu, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Migration abgedeckt sind.

● Legen Sie einen vernünftigen Zeitrahmen fest, der Ausfallzeiten und Unterbrechungen minimiert. Planen Sie Zeit für Datenmigration, Tests und Mitarbeiterschulungen ein, um einen umfassenden und reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

● Beziehen Sie IT-Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Endbenutzer von Anfang an mit ein. Ihre Erkenntnisse werden dazu beitragen, die Umstellung mit Ihren Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und potenzielle Probleme frühzeitig zu beseitigen.

Schritt 2: Durchlaufen des Übergangsprozesses

Im Mittelpunkt der Umstellung auf ein neues PMS steht die Datenmigration. Wie kompliziert dies sein wird, hängt von mehreren Faktoren ab.

So kann beispielsweise der Wechsel von einem kundenspezifischen System zu einer vorgefertigten SaaS-Lösung eine besondere Herausforderung darstellen. Selbst wenn Sie nur auf die Cloud-Version Ihres derzeitigen Anbieters umsteigen, ist eine sorgfältige Planung erforderlich, um alle benutzerdefinierten Funktionen Ihrer bestehenden Einrichtung zu berücksichtigen.

Wählen Sie Ihren Datenmigrationsansatz

Bei der Migration Ihrer PMS-Daten haben Sie zwei Hauptoptionen:

● Übertragen Sie alle historischen Daten: Dieser Ansatz gewährleistet Kontinuität, da alle Gäste- und Umsatzdaten intakt bleiben. Allerdings ist dies ein zeitaufwändigerer Prozess, der zu längeren Ausfallzeiten führen kann, was für Hotels, die rund um die Uhr arbeiten, schwierig sein kann. Wenn Ihre Kette bestimmte Systeme standardisiert hat, kann sich die Komplexität weiter erhöhen.

● Neuanfang ohne historische Daten: Der Verzicht auf historische Daten kann die Migration beschleunigen und die Kosten senken. Außerdem können Sie so neue Systeme leichter standardisieren. Der Nachteil ist, dass Sie in der Cloud keinen Zugriff auf frühere Daten haben und die alte Anwendung vor Ort als historische Referenz beibehalten müssen.

Andere Dinge, die zu beachten sind

● Beginnen Sie mit einer kleinen Anzahl von Benutzern, um mögliche Probleme zu erkennen. Nutzen Sie dieses Feedback, um notwendige Anpassungen vor einer vollständigen Einführung vorzunehmen.

● Arbeiten Sie mit Ihrem Cloud-Anbieter zusammen, um eine klare Migrationsstrategie zu entwickeln. Nutzen Sie alle verfügbaren Migrationstools oder -dienste, um diesen Prozess zu vereinfachen.

● Führen Sie umfassende Schulungsprogramme ein, die auf die verschiedenen Bedürfnisse der Nutzer eingehen. Die Schaffung einer offenen Umgebung, in der Feedback willkommen ist, wird den Anpassungsprozess erleichtern.

Schritt 3: Eingewöhnung in die Cloud-Umgebung

Sobald die Migration abgeschlossen ist, müssen Sie das neue System vollständig in Ihre tägliche Routine integrieren. Danach sind Sie bereit, die Vorteile Ihres Cloud-PMS zu nutzen.

● Cloud-Anbieter verwalten Updates und Sicherheits-Patches in der Regel automatisch, aber es ist wichtig, über diese Änderungen informiert zu bleiben. Überprüfen Sie regelmäßig die Update-Protokolle und Sicherheitsberichte, um sicherzustellen, dass Ihr System auf dem neuesten Stand bleibt und vor neuen Bedrohungen geschützt ist.

● Nutzen Sie die von Ihrem Cloud-Anbieter angebotenen Support-Dienste und -Ressourcen in vollem Umfang. Ganz gleich, ob es um die Behebung technischer Probleme oder das Kennenlernen neuer Funktionen geht, ein reaktionsschneller Kundensupport kann Ihre Erfahrungen nach der Migration erheblich verbessern.

● Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre Erfahrungen und Vorschläge bezüglich des Cloud-PMS mitzuteilen. Nutzen Sie diese, um künftige Aktualisierungen und Verfeinerungen voranzutreiben und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder in diesen komplexen Prozess eingebunden fühlt.

HotelFriend-Unterstützung bei der PMS-Umstellung

Während dieser Reise kann die Unterstützung, die Sie erhalten, den Unterschied ausmachen, und das ist der Punkt, an dem sich HotelFriend PMS von der Konkurrenz unterscheidet.

Mit einem Schwerpunkt auf benutzerfreundlichem Design und Kundensupport führen wir Hoteliers durch alle Schritte des Migrationsprozesses. Ganz gleich, ob Sie Ihre aktuellen Bedürfnisse evaluieren oder sich an ein neues System anpassen, HotelFriend sorgt für einen reibungslosen Übergang und eine effektive Integration in Ihren täglichen Arbeitsablauf.

Einpacken

Die Umstellung von einem lokalen PMS auf eine Cloud-basierte Lösung ist ein wichtiger Schritt, der viele Vorteile für Ihren Hotelbetrieb bringen kann.

Denken Sie bei Ihren Überlegungen daran, dass sorgfältige Vorbereitung, strategische Planung und die richtige Unterstützung den Unterschied ausmachen. Nutzen Sie die Cloud als das, was sie wirklich ist: eine intelligentere Möglichkeit, die Anforderungen Ihres Hotels heute und morgen zu erfüllen.

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Inna Chalenko

Content-Autorin bei HotelFriend

Als Content-Autorin ist Inna bestrebt, den HotelFriend-Blog zu einer zentralen Ressource für Fachleute im Gastgewerbe zu machen. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, zu verdeutlichen, wie Technologie der Branche dabei hilft, trotz neuer Herausforderungen und Trends erfolgreich zu sein. Neben ihrer Arbeit findet Inna Freude am Reisen, was ihre Leidenschaft für das Entdecken neuester Innovationen in der Welt des Gastgewerbes beflügelt.