Der Weg des Wandels ist immer lang. Das gilt besonders für das Gastgewerbe. In unserer Branche haben sich in letzter Zeit bedeutende technologische Fortschritte ergeben. Doch wie oft denken Sie über die tatsächlichen Kosten nach, die entstehen, wenn Sie an der alten Technologie festhalten?
Nehmen wir als Beispiel Windows 7, das Microsoft seit 2020 nicht mehr unterstützt. Viele Unternehmen setzen dieses Betriebssystem noch immer täglich ein. Laut Techradar kostet der erweiterte Support für Windows Pro-Nutzer im Zeitraum von 2020 bis 2023 rund 350 US-Dollar pro Computer. Das ist viel teurer als ein einfaches Upgrade auf Windows 10 und der regelmäßige Bezug von kostenlosen Updates.
Das Gleiche gilt für ältere On-Premise-Hotelmanagementsysteme. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) eines solchen Systems können viel höher erscheinen, als man denkt. Schließlich bergen sie hohe Risiken, derer Sie sich vielleicht gar nicht bewusst sind. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie Altsysteme Ihr Budget belasten können und wie die Cloud helfen kann.
Was ist der Unterschied zwischen einem lokalen und einem cloudbasierten PMS?
Lassen Sie uns zunächst einmal über diese beiden Arten von Immobilienverwaltungssoftware sprechen. Wie Sie bereits wissen, gibt es Cloud-Systeme und On-Premise-Systeme. Die erste Art ist innovativ, die zweite ist ein "guter alter Klassiker".
Vor-Ort-Immobilienverwaltungssysteme
Damit diese Software funktioniert, müssen Sie sie auf jedem Computer in Ihrem Hotel installieren und für jede Einheit eine Lizenz erwerben. Nur über diese Geräte können Sie dann auf das System zugreifen. Dabei werden alle Daten auf einem Server gespeichert, der sich auf Ihrem Grundstück befindet. Es ist mit vielen Kosten verbunden, z.B. mit regelmäßigen Zahlungen für die Wartung des Systems.
Cloud-basierte Immobilienverwaltungssysteme
Solche Systeme erfordern einen Webbrowser-Zugang und eine Internetverbindung. Der Anbieter hostet alles für Sie. Alle Gäste- und Hoteldaten werden verschlüsselt und in der Cloud gespeichert. Das bedeutet, dass Sie von jedem Gerät oder Standort auf der Welt online darauf zugreifen können. Cloud-basierte PMS funktionieren in der Regel auf Abonnementbasis und erfordern keine Vorlaufkosten. Diese Art von Software kann mit minimalem Zeit- und Geldaufwand implementiert werden.
Cloud-basierte Hotelmanagementsysteme haben zahlreiche Vorteile. Dazu gehören relativ niedrige Kosten, eine intuitive Benutzeroberfläche und die neuesten kostenlosen Updates. Dennoch verwenden viele unabhängige Hotels und Ketten weiterhin ältere Systeme, die kostspielig sind.
Warum wird noch immer Altsoftware verwendet?
Schließlich bedeutet die Tatsache, dass das System veraltet ist, nicht, dass es nicht funktioniert. In der Tat können Hotels jahrelang mit Altsoftware arbeiten. Die Hauptgründe, warum Hotels weiterhin Altsysteme verwenden, können sein:
- ● Die hohe Summe, die die Hoteliers von Anfang an in dieses System investiert haben
- ● Die Gewohnheit, jahrelang dieselbe Software zu verwenden und sich deshalb nicht zu beschweren
- ● Die Befürchtung, dass die Kosten für die Umstellung auf eine neue Software zu hoch sein werden
Die Vorstellung, dass der Wechsel zu einem cloudbasierten Hotelmanagementsystem komplex und teuer ist, ist jedoch ein Mythos. Es stellt sich heraus, dass die Wartung Ihrer alten Software in vielerlei Hinsicht viel kostspieliger ist. Tatsächlich können die versteckten Kosten Ihrer Altsysteme vor Ort der Grund für die Stagnation Ihres Unternehmens sein.
Fünf versteckte Kosten für Ihr Altsystem
Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen benötigen lokale Systeme eine Menge Hardware. Die ziemlich lange Liste umfasst einen Datenserver, Computer mit einer Lizenz, Backup-Systeme und so weiter. Diese technischen Anforderungen erhöhen die Kosten für die Wartung lokaler Systeme erheblich und bedeuten, dass Sie Ihr eigenes IT-Team im Hotel halten müssen.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die fünf wichtigsten nicht offensichtlichen Kosten, die mit vor Ort installierten Hotelmanagementsystemen verbunden sind:
1. Sicherheitskosten
Alle Altsysteme bergen ein erhöhtes Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenlecks. Dies kann Sie nicht nur Geld, sondern auch Ihren Ruf kosten. Sicherheitslücken entstehen aus den folgenden Gründen:
- ● Die älteren Versionen der Systeme werden von den Anbietern nicht mehr unterstützt und gewartet, was zu einer erhöhten Anfälligkeit für Cyberangriffe führt.
- ● Veraltete Technologien entsprechen nicht den neuen komplexen Sicherheitsvorschriften.
Eines der jüngsten Beispiele für eine solche Vorschrift ist die DSGVO, die regelt, wie personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet und weitergegeben werden. Die Einführung eines Systems, das diese Vorschriften bereits erfüllt, ist viel einfacher als der Versuch, Ihre bestehende Infrastruktur zu aktualisieren.
Alles, was Sie für die Sicherheit sensibler Daten benötigen (System-Updates, Anti-Malware-Programme und professionelle Hilfe), erhöht die Gesamtbetriebskosten. Die potenziellen Kosten von Datenschutzverletzungen, wie z.B. Auditkosten und Geldstrafen, müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
2. Personalkosten
Ein weiteres Problem ist, dass veraltete Systeme auch die Möglichkeit verringern, schnell neue Mitarbeiter einzustellen. Schließlich müssen Sie diejenigen finden, die bereits über spezifische Kenntnisse des Systems verfügen, mit dem Ihr Unternehmen funktioniert.
Dann kann es für Sie schwierig sein, neue Mitarbeiter zu gewinnen, die sich erst mühsam an Ihre veraltete Software gewöhnen müssen. Es ist auch unwahrscheinlich, dass sie Zeit damit verbringen wollen, Fähigkeiten zu erlernen, die in der modernen Welt nicht mehr relevant sind.
Je älter Ihr System ist, desto mehr Kosten sind damit verbunden. Schließlich müssen Sie den Mitarbeitern, die über die seltenen Fähigkeiten zur Bedienung einer solchen Software verfügen, mehr Geld zahlen, da sie als Mentoren für neue Teammitglieder fungieren müssen.
Hinzu kommt, dass mit der Veralterung der Technologie auch die Zahl der Ingenieure, die sie warten können, drastisch abnimmt. Der Grund dafür ist offensichtlich. Die Arbeit mit veralteten Technologien verringert ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt. Und diejenigen, die sich auf neue Technologien spezialisieren, gewinnen immer.
3. Backups, Upgrades und Integrationen
Die alte Software auf dem neuesten Stand zu halten und selbst Backups zu erstellen, bereitet den Hoteliers ebenfalls Kopfzerbrechen. Jede Systemaktualisierung wird zu einer zeitaufwändigen Angelegenheit, bei der Sie auf die Profis warten müssen, die ihre Arbeit erledigen. Und wenn Sie daran denken, Integrationen von Drittanbietern hinzuzufügen, müssen Sie sich auf Fehlfunktionen und Fehler einstellen. Man weiß nie, wie sich die alte Software in Verbindung mit neuen Programmen verhält!
Im Gegensatz zur Cloud lässt sich Hotelsoftware vor Ort nicht aus der Ferne reparieren und warten. Ihr Team braucht Zeit und Mühe, um Upgrades zu planen und durchzuführen. Und um alle Ihre Daten zu sichern, müssen Sie Geld für zusätzlichen Speicherplatz ausgeben und freie Zeit finden, um eine solche Kopie zu erstellen.
4. Kosten für Lizenzen
Einer der größten Kostenpunkte ist der Kauf einer Lizenz. Dies ist ein traditionelles Merkmal älterer Hotelverwaltungsprogramme. Der Anbieter bietet Ihnen an, eine Lizenz für die Nutzung seiner Software zu kaufen, und das ist eine ziemlich hohe Summe, die Sie gleich bei der Installation bezahlen müssen.
Sie müssen für jeden Computer, den Sie für Ihre Arbeit benötigen, eine Lizenz kaufen. Die Kosten für die Lizenzierung umfassen die Anzahl der Benutzer, die Art des Zugriffs und ihre Rollen. Aber auch nach dem Kauf müssen Sie die Kosten für System-Updates und eine jährliche Wartungsgebühr einkalkulieren.
5. Opportunitätskosten
Solche Kosten lassen sich erst nach einiger Zeit und im Vergleich zu einer Alternative feststellen. Daher ist die einzige Möglichkeit, die wahre Höhe dieser Kosten herauszufinden, der Versuch, sie selbst zu berechnen. Was sind Opportunitätskosten im Allgemeinen? Das ist der Preis, den Sie zahlen, wenn Sie eine Option einer anderen vorziehen.
Wann immer Sie eine Entscheidung treffen, entscheiden Sie sich für eine Sache und opfern dafür eine andere. Wenn Sie sich also für die Beibehaltung von Altsoftware entscheiden, verpassen Sie eine Gelegenheit, Ihrem Unternehmen dringend benötigtes Wachstum und Entwicklung zu ermöglichen. Die Investition in die Anpassung Ihres Hotels an veraltete Software ist eine Sackgasse. Im Gegenteil, eine gute Software ist diejenige, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann!
Warum gibt es bei cloudbasierter Software keine dieser versteckten Kosten?
All die oben genannten Kosten sind überhaupt nicht typisch für Cloud-Hotelmanagementsysteme. Denn die wichtigste Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung, und um den Rest kümmert sich Ihr Systemanbieter. Hier erfahren Sie, wie Sie mit einer Cloud-basierten Infrastruktur Ihre Zeit und Ihr Budget sparen können:
✔️ Nahtloser Workflow ohne Verzögerungen (der besondere Vorteil von HotelFriend)
HotelFriend verdient Ihre besondere Aufmerksamkeit als Cloud-basiertes System, das alle nativen Tools bietet, die Sie für den täglichen Betrieb Ihres Hotels benötigen. Der All-in-One-Tech-Stack umfasst einen Buchungsmanager, einen Channel Manager, eine App für den Selbst-Check-in der Gäste, Analysen und vieles mehr. Sie müssen Ihr System nicht mehr wie einen Frankenstein aus verschiedenen Programmen und Schnittstellen zusammensetzen. Das bedeutet, dass Sie die Kosten einsparen können, die durch die Verwendung verschiedener unzusammenhängender Lösungen und Ihre Versuche, diese miteinander zu verbinden, entstehen.
✔️ Erhöhte Sicherheit und GDPR-Konformität
Alle Informationen über die Daten Ihrer Gäste, wie Name, Adresse oder Kartennummer, werden verschlüsselt und sicher in der Cloud gespeichert. Moderne Cloud-Systeme wie das von HotelFriend erfüllen die strengsten Datenschutz- und Sicherheitsgesetze, einschließlich GDPR.
✔️ Intuitive Benutzeroberfläche
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der übersichtlichen Navigation nimmt die Einarbeitung der Mitarbeiter nicht viel Zeit in Anspruch. Und Mitarbeiter, die bereits Erfahrung mit anderen Cloud-Technologien haben, werden keine Probleme bei der Anpassung an die neue und bequeme Arbeitsweise haben.
✔️ Automatische Updates und Online-Fehlerbehebung
Die Aktualisierung des Systems ist mit der Cloud-Technologie kein Problem mehr. Tatsächlich werden Sie es nicht einmal bemerken! Regelmäßige System-Updates werden automatisch und ohne Ihr Zutun installiert. Sie brauchen auch keine Backups, da alle Daten im Internet und nicht auf Ihrem Computer gespeichert sind. Aber das Beste ist - moderne Systeme unterstützen die Integration mit so ziemlich allem, von elektronischen Türschlössern bis zu Online-Zahlungsgateways.
✔️ Keine erweiterten Hardware-Anforderungen
Die gute Nachricht ist, dass alle technischen Ressourcen (wie Server oder Backup-Systeme) vom Anbieter vorgehalten und gewartet werden. Alles, was Sie brauchen, um loszulegen, ist ein Computer oder Smartphone, eine stabile Internetverbindung und ein Webbrowser.
✔️ Nachhaltiges Abo-Modell
Nachdem Sie den Vertrag unterschrieben haben, berechnet Ihnen der Anbieter einen festen jährlichen oder monatlichen Betrag ohne versteckte Gebühren. Und dieser Betrag wird wahrscheinlich viel niedriger sein als die Kosten, die Sie früher in ein Vor-Ort-System investiert haben. Darin enthalten sind auch Server-Hosting, Datensicherung, Support-Dienste, Malware-Schutz und vieles mehr.
Innovieren oder nicht innovieren?
Zunächst mag es den Anschein haben, dass die Beibehaltung von Altsystemen weniger kostspielig ist als die Einführung eines modernen Systems. In der Tat muss man bei der Umstellung von einem System auf ein anderes genügend Aufwand, Zeit und Ressourcen aufwenden. Darüber hinaus sollte jede Umstrukturierung dieser Art nach einem gut ausgearbeiteten Plan erfolgen.
Angesichts der finanziellen und sicherheitstechnischen Risiken, die mit Altsystemen verbunden sind, sind solche Software-Upgrades jedoch absolut notwendig. Sie helfen Ihnen, Datenverluste oder Schwierigkeiten bei der Wartung des Systems zu vermeiden und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, die neuesten Technologien zu integrieren, um der Zeit voraus zu sein.
HotelFriend kann Ihnen dabei helfen. Wir bieten alle Vorteile von Cloud-Software und unterstützen Sie bei der Integration unseres Systems in Ihr Hotel-Ökosystem. Darüber hinaus kann unser Team ein einzigartiges Produkt entwickeln, das Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen Rechnung trägt. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir werden unser Fachwissen nutzen, um das Wachstum Ihres Hotels zu fördern!
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