HS/3 Alternative: Die 20 besten Lösungen 2026

Warum ein Wechsel von HS3 Hotelsoftware jetzt notwendig ist

Mordor Intelligence Research schätzt, dass cloudbasierte Lösungen im Jahr 2025 bereits rund 65 % des Marktes für Property-Management-Software im Gastgewerbe ausmachen. Hotels achten zunehmend darauf, welche Möglichkeiten Cloud-Technologie und KI für die tägliche Effizienz und die Qualität des Gästeerlebnisses bieten. Genau diese Entwicklung ist einer der Hauptgründe, warum die Suche nach Alternativen zu HS/3 branchenweit immer dringlicher wird. Auch unabhängige Hotels und kleinere Beherbergungsbetriebe erhalten inzwischen Zugang zu Funktionen, die früher vor allem großen Hotelketten vorbehalten waren – weshalb ein detaillierter Vergleich von Cloud-PMS-Systemen heute unerlässlich ist.

Für viele Hotels ist der Wechsel von HS3 zu einer cloudbasierten Lösung ein sinnvoller Schritt, um den täglichen Betrieb zu optimieren und zukünftiges Wachstum zu unterstützen. Um die Auswahl zu erleichtern, zeigt der nächste Abschnitt eine Übersicht von HS/3-Alternativen, mit denen Hotels Funktionen und langfristigen Mehrwert besser vergleichen können.

HS3 Software-Alternativen

Wenn Ihr Betrieb HS/3-Preise, Supporteinschränkungen und zukünftige Migrationsanforderungen prüft, ist ein direkter Vergleich verschiedener Anbieter der beste Weg, um die passende Lösung zu finden. Die hier aufgeführten Plattformen reichen von All-in-one-PMS-Lösungen und webbasierten Hotelmanagementsystemen bis hin zu spezialisierten Tools für bestimmte Unterkunftsarten und Geschäftsmodelle. Ob Sie nach Hotelsoftware für kleine Hotels suchen oder ein System für komplexe, unternehmensweite Strukturen benötigen – die folgenden Optionen decken das gesamte Spektrum an Betriebsgrößen und Anforderungen ab.

1. HotelFriend: All-in-one Hotelmanagementlösung zur Unterstützung moderner Hotelbetriebe

Beschreibung: HotelFriend ist eine Cloud-Plattform, die alles, was Hotels benötigen, an einem Ort vereint. Sie ist darauf ausgelegt, mit Betrieben unterschiedlicher Größen zu arbeiten. Deutsche Hotels, die von HS/3 wechseln, erhalten genau das, was sie brauchen: GoBD-Konformität von Anfang an, native DATEV-Anbindung sowie transparente Preise von Beginn an.

Wichtigste Vorteile:

• ● Zukunftssichere Cloud-Plattform: Im Gegensatz zu Software am Ende ihres Lebenszyklus ist HotelFriend auf kontinuierliche Weiterentwicklung, Innovation und langfristige Skalierbarkeit ausgelegt. Für Hotels, die einen Cloud-PMS-Vergleich durchführen, hebt sich HotelFriend als einzige Plattform im internationalen Maßstab hervor, die ISO 27001, GoBD-Konformität und Hosting in Deutschland in einer Lösung vereint.
• ● Das HotelFriend-Team kann Ihre bestehende HS/3-Umgebung prüfen, die Abläufe Ihres Hotels analysieren und einen maßgeschneiderten Migrationsplan erstellen. Ihr HS3-Team kann sich bis zum Supportende im April 2027 weiterhin auf den täglichen Betrieb konzentrieren. Nach dem Supportende kann HotelFriend vollständig für den Hotelbetrieb eingesetzt werden.
• ● Sicherer Migrationsprozess: HotelFriend übernimmt die Datenübertragung strukturiert und sicher, gewährleistet die Datenintegrität und unterstützt die Einhaltung der DSGVO während des gesamten Prozesses. Dadurch wird der Wechsel von HS3 zu einem Cloud-PMS deutlich geordneter und weniger störanfällig.
• ● Unsere Spezialisten strukturieren und übertragen Gästedaten, Reservierungen, Abrechnungen, Housekeeping-Daten und Berichte in das HotelFriend-System.
• ● Nach der Migration überprüft das HotelFriend-Team alle übertragenen Daten auf Genauigkeit und Funktionalität.
• ● Hohe Integrationsfähigkeit: HotelFriend ist darauf ausgelegt, sich nahtlos mit anderen Hospitality-Tools und Services zu verbinden und so effizientere Arbeitsabläufe zu ermöglichen. HotelFriend-Experten konfigurieren das PMS, die Booking Engine, das POS und weitere angebundene Systeme entsprechend den Anforderungen Ihres Hotels.
• ● Geringere Abhängigkeit von lokalen Servern: Durch den Cloud-Ansatz reduziert HotelFriend Risiken im Zusammenhang mit instabilen lokalen Servern und Wartungsaufwand.
• ● Bessere Unterstützung moderner Hotelanforderungen: HotelFriend ist optimal auf die Erwartungen moderner Hospitality-Betriebe abgestimmt, einschließlich digitaler Prozesse, mobiler Nutzung und optimierter Gästekommunikation.

Art der Software: Hotels, die HS3 nutzen, können von einem Wechsel zu HotelFriend profitieren, da es sich um eine cloudbasierte All-in-one-PMS-Lösung handelt, die besser auf die Anforderungen moderner Hotelbetriebe abgestimmt ist. HotelFriend bietet eine intuitivere und modernere Benutzeroberfläche, die die Arbeit erleichtert und die Einarbeitungszeit reduziert.

2. Mews: Entwickelt für die Abwicklung komplexer Hotelabläufe

Beschreibung: Mews eignet sich für jede Art von Unterkunft, einschließlich kleiner Hotels, Hostels und Aparthotels. Für Betriebe, die HS/3 mit HotelFriend vergleichen, ist Mews die am ehesten vergleichbare cloud-native Alternative, verfügt jedoch nicht über native DATEV-Anbindung und GoBD-Konformität.

Hauptvorteil: Die größte Stärke liegt in der Automatisierung der cloud-nativen Plattform. Mews gibt an, darauf ausgelegt zu sein, Hotelabläufe in den Bereichen Front Office, Housekeeping, Zahlungen und Gästetools zu automatisieren, zu vernetzen und zu modernisieren. Über den Marketplace stehen zahlreiche Integrationen zur Verfügung.

Art der Software: Cloudbasiertes PMS, keine Desktop-Software. Mews beschreibt sich als browserbasiert, automatisch aktualisiert und serverlos.

3. Cloudbeds: Entwickelt für die Anforderungen unabhängiger Hotels

Beschreibung: Geeignet für unabhängige Hotels, Hotelgruppen, Hostels, Resorts, Motels, Serviced Apartments und Campingplätze, die eine einheitliche Hospitality-Plattform nutzen möchten.

Hauptvorteil: Das wichtigste Alleinstellungsmerkmal besteht darin, dass PMS-Funktionen, Distribution, Guest Experience, Revenue-Tools und KI-gestützte Funktionen in einer einzigen Plattform vereint werden. Cloudbeds positioniert sich als „intelligenter Wachstumsmotor“, der Hotels dabei unterstützt, Prozesse zu automatisieren, manuellen Aufwand zu reduzieren und effizienter zu wachsen. Besonders relevant ist die Lösung für Hotels, die Wert auf Reichweite in der Distribution und starke OTA-Anbindung legen.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelmanagement-Software, keine Desktop-Software. Cloudbeds ist webbasiert und als einheitliche Online-Plattform konzipiert.

4. apaleo: Maximale Flexibilität durch einen API-first-Ansatz

Beschreibung: Geeignet für moderne Hospitality-Unternehmen wie unabhängige Hotels, Serviced Apartments, Ketten und Hotelgruppen, die flexible, digital ausgerichtete Abläufe wünschen. Apaleo hebt Lösungen für Ketten & Gruppen, unabhängige Hotels und Serviced Apartments hervor.

Hauptvorteil: Das wichtigste Alleinstellungsmerkmal ist die API-first, KI-gestützte offene Hospitality-Plattform. apaleo setzt auf Flexibilität, Automatisierung, cloud-native Architektur und starke Integrationsmöglichkeiten und ist damit besonders attraktiv für Betriebe, die einen individuell zusammengestellten Tech-Stack aufbauen und Vendor Lock-in vermeiden möchten. Als webbasiertes Hotelmanagementsystem bietet apaleo die größte API-Offenheit im Vergleich dieser Lösungen.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelsoftware, keine Desktop-Software. Apaleo beschreibt seine Plattform als cloud-native und basiert auf der MACH-Architektur mit APIs und Microservices.

5. ibelsa: Reibungsloser Betrieb für kleinere Betriebe

Beschreibung: Geeignet für Hotels, Pensionen, Hostels und Ferienwohnungen, die ein zentrales Hotelmanagementsystem für Reservierungen und den täglichen Betrieb benötigen. ibelsa zählt zu den praktischsten Hotelsoftware-Lösungen für kleine Hotels im deutschsprachigen Markt und bietet eine cloudbasierte Lösung zu einem zugänglichen Preis.

Hauptvorteil: Die größte Stärke liegt in einem cloudbasierten, benutzerfreundlichen PMS mit umfangreicher Konnektivität und Fokus auf die Digitalisierung von Hotelprozessen. ibelsa hebt insbesondere den webbasierten Zugriff, Integrationsmöglichkeiten und reibungslosere automatisierte Abläufe hervor.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelmanagement-Software und Software-as-a-Service-Lösung.

6. WebRezPro: Ein leistungsstarkes PMS zur Verwaltung von Buchhaltung und Front-Office-Prozessen

Beschreibung: Geeignet für Hotels, Motels, Resorts, Pensionen, B&Bs, Hostels, Ferienunterkünfte, Campingplätze und Multi-Property-Betriebe, die ein flexibles PMS für den täglichen Hotelbetrieb benötigen. WebRezPro gibt an, alle Unterkunftsarten zu bedienen – von Budget-Motels bis hin zu Luxusresorts.

Hauptvorteil: Ein funktionsreiches Cloud-PMS, das Front Office, Back Office und Buchhaltung in einem System vereint. WebRezPro legt besonderen Wert auf Automatisierung, konfigurierbare Tools, integrierte Buchungen, Housekeeping, Reporting sowie umfassende Unterstützung für verschiedenste Unterkunftsarten.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelmanagement-Software, keine Desktop-Software. WebRezPro beschreibt seine Lösung ausdrücklich als Cloud-PMS mit browserbasiertem Zugriff.

7. ResNexus: Ein cloudbasiertes System mit Fokus auf reibungslose tägliche Abläufe

Beschreibung: Geeignet für Hotels, Ferienunterkünfte, Campingplätze, Glamping-Anlagen, Marinas und andere reservierungsbasierte Hospitality-Betriebe.

Hauptvorteil: Eine All-in-one-Hospitality-Plattform mit Fokus auf die Steigerung von Direktbuchungen, Automatisierung von Abläufen und Anbindung an OTAs. ResNexus legt Wert auf Reservierungsmanagement, integrierte Buchungstools, synchronisierte OTA-Verbindungen sowie Funktionen zur Umsatzsteigerung und Zeitersparnis für das Personal.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelmanagement-Software, keine Desktop-Software.

8. Little Hotelier: Ein All-in-one-PMS speziell für kleine Hotels, Pensionen und B&Bs

Beschreibung: Geeignet für kleinere Betriebe mit einfacheren Anforderungen und begrenztem Personal. Für Hotels, die gezielt nach Hotelsoftware für kleine Häuser suchen, gehört Little Hotelier zu den am besten zugeschnittenen Lösungen.

Hauptvorteil: Eine benutzerfreundliche All-in-one-Plattform, die speziell für kleine Beherbergungsbetriebe entwickelt wurde. Little Hotelier setzt auf vereinfachte Abläufe, bessere Distribution, mehr Direktbuchungen und weniger administrativen Aufwand – ohne die Komplexität großer Enterprise-PMS-Systeme.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelmanagement-Software, keine Desktop-Software. Zugriff ist über Mobilgeräte, Tablets und Desktop möglich.

9. RoomRaccoon: Ein PMS, das Hotelbetrieb, Booking Engine und Channel Manager kombiniert

Beschreibung: Geeignet für unabhängige Hotels, Boutiquehotels, B&Bs, Serviced Apartments sowie kleine bis mittelgroße Beherbergungsbetriebe, die Reservierungen, Preisgestaltung, Gästekommunikation und tägliche Abläufe in einem System verwalten möchten.

Hauptvorteil: Die Kombination aus PMS, Channel Manager, Booking Engine und Zahlungsabwicklung in einer einzigen Plattform. Dadurch können Hotels Prozesse automatisieren, Überbuchungen reduzieren und mehr Direktbuchungen generieren. RoomRaccoon hebt zudem Umsatzsteigerung und Effizienz durch Automatisierung hervor.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelmanagement-Software, keine Desktop-Software. RoomRaccoon beschreibt seine Plattform als cloudbasiertes PMS, das von jedem Gerät aus zugänglich ist.

10. eZee Absolute: Ein cloudbasiertes Hotelmanagementsystem mit umfangreicher Modulfunktionalität

Beschreibung: Geeignet für Hotels, Motels, Gästehäuser, B&Bs, Serviced Apartments, Boutique-Apartments, Hostels und Hotelgruppen, die ein umfassendes PMS benötigen.

Hauptvorteil: Eine vollumfängliche Hotelmanagement-Plattform, die PMS-Funktionen mit automatisiertem Check-in und Check-out, Reservierungen, Abrechnung, Housekeeping, Reporting und Integrationen kombiniert. Dadurch können Hotels effizienter arbeiten und ihre Umsätze steigern. eZee Absolute ist besonders relevant für Betriebe, die eine breite Modulfunktionalität zu einem attraktiven Preis suchen.

Art der Software: eZee Absolute wird auf der offiziellen Website als cloudbasiertes Hotel-PMS und Online-Hotelmanagementsystem beschrieben.

11. StayNTouch: Mobile-first-PMS für mehr Flexibilität und ein besseres Gästeerlebnis

Beschreibung: Geeignet für Hotels, unabhängige Betriebe, Managementgesellschaften und Multi-Property-Portfolios, die ein modernes PMS mit hoher Mobilität und operativer Flexibilität suchen. Stayntouch hebt Lösungen sowohl für einzelne Hotels als auch für Hotelketten und Eigentümergruppen hervor.

Hauptvorteil: Ein Mobile-first-Cloud-PMS, das es dem Personal ermöglicht, über die klassische Rezeption hinaus zu arbeiten, während es gleichzeitig mobile Check-in- und Check-out-Funktionen für Gäste, Automatisierung und umfangreiche Integrationen unterstützt. Stayntouch legt zudem großen Wert auf offene Schnittstellen und vielfältige Integrationsmöglichkeiten.

Art der Software: Modernes cloudbasiertes Hotel-PMS mit mobilem Zugriff.

12. RMS Cloud: Leistungsstarkes PMS für effizientes Hotelmanagement

Beschreibung: Eine einheitliche Hospitality-Plattform zur Verwaltung von Gästen in einem System.

Hauptvorteil: Eine cloud-native PMS-Plattform, die Betriebsabläufe, Distribution, Guest Experience, Zahlungen, Reporting und offene API-Anbindungen in einem System vereint. RMS legt den Fokus auf Automatisierung, Umsatzsteigerung und operative Effizienz für leistungsstarke Hospitality-Betriebe.

Art der Software: RMS beschreibt sich ausdrücklich als cloud-native PMS-Plattform.

13. SiteMinder: Eine globale Hotel-Commerce-Plattform zur effizienteren Steuerung von Distribution, Buchungen und Umsatz

Beschreibung: Geeignet für Hotels, Hotelgruppen und Ketten, die ihre Distribution, Direktbuchungen und Umsatzentwicklung über eine vernetzte Hospitality-Plattform verbessern möchten.

Hauptvorteil: Starker Fokus auf Distribution und Gästegewinnung. SiteMinder hebt eine zentrale Plattform hervor, mit der Preise und Verfügbarkeiten über Hunderte von Buchungskanälen verwaltet werden können, einschließlich Direktbuchungen, Metasearch, GDS, Revenue-Tools und weiteren integrierten Lösungen.

Art der Software: Cloudbasierte Hotelsoftware-Plattform, keine Desktop-Software. SiteMinder präsentiert seine Produkte als vernetzte Online-Plattform zur Verwaltung von Distribution, Buchungen und damit verbundenen Prozessen.

14. Oracle OPERA Cloud: Ein Enterprise-PMS für große Hotels und Hotelketten

Beschreibung: Geeignet für Hotels unterschiedlicher Größe und Komplexität – von unabhängigen Betrieben bis hin zu großen Hotelgruppen, die ein umfassendes PMS für Betrieb, Distribution, Mobilität und zentralen Datenzugriff benötigen.

Hauptvorteil: Ein Enterprise-Cloud-PMS mit starker zentraler Steuerung, mobilen Workflows, offenen APIs und umfangreichen Integrationsmöglichkeiten. Oracle hebt zentrale Datenverwaltung, integrierte Services und eine offene Architektur hervor, die Hotels dabei unterstützt, Prozesse zu optimieren und das Gästeerlebnis zu verbessern. Für große Betriebe zählt Oracle OPERA Cloud regelmäßig zu den bestbewerteten PMS-Lösungen 2026 im Enterprise-Segment.

Art der Software: Cloudbasiertes, mobil nutzbares und webbasiertes Hotel-PMS.

15. RoomKeyPMS: Cloudbasiertes PMS zur Verbesserung des Gästeerlebnisses und zur Unterstützung des Umsatzwachstums

Beschreibung: Vor allem geeignet für unabhängige Hotels und andere Beherbergungsbetriebe, die eine zentrale Plattform für Front-Office-Prozesse, Reservierungen, Housekeeping, Gästemanagement und Reporting benötigen.

Hauptvorteil: Ein funktionsreiches All-in-one-Cloud-PMS mit umfassender operativer Abdeckung und zahlreichen Integrationen. RoomKeyPMS hebt Front-Office-Tools, Folio-Management, Reporting, Rechteverwaltung und direkte Anbindungen an zahlreiche Drittanbieter-Systeme hervor, um manuellen Aufwand zu reduzieren.

Art der Software: Cloudbasiertes PMS.

16. Hop PMS: Cloudbasiertes PMS mit Fokus auf mobile Nutzung und effiziente Hotelabläufe

Beschreibung: Geeignet für Hotels und Multi-Property-Betriebe, die Reservierungen, Inventarverteilung, Gästemanagement, Vertrieb und Planung in einem System verwalten möchten. Hop bietet mit HopLite zudem eine Lösung für kleinere Betriebe wie Pubs mit Zimmern, B&Bs, Pensionen, Self-Catering-Unterkünfte und kleine Boutiquehotels.

Hauptvorteil: Ein All-in-one-Cloud-PMS zur Optimierung täglicher Hotelprozesse. Hop deckt ein breites Spektrum operativer Funktionen innerhalb einer Plattform ab. Gleichzeitig bietet HopLite ein vereinfachtes Dashboard, einen integrierten Channel Manager, eine provisionsfreie Booking Engine, automatisierte Gäste-E-Mails sowie dynamische Preisgestaltung für kleinere Betriebe.

Art der Software: Umfassendes cloudbasiertes System. HopLite ist ebenfalls ein cloudbasiertes Managementsystem.

17. SIHOT: Robustes PMS mit Analyse- und Eventmanagement-Tools

Beschreibung: Geeignet für eine Vielzahl von Betrieben, darunter Stadthotels, Resorts, Wellnesshotels, Hostels, Tagungshotels, Campingplätze sowie Hotelgruppen, die ein flexibles PMS benötigen, das sich an unterschiedliche Geschäftsmodelle anpassen lässt.

Hauptvorteil: Ein modulares All-in-one-PMS, das Flexibilität mit umfassender operativer Funktionalität verbindet. SIHOT hebt Individualisierbarkeit, Automatisierung, Partnerintegrationen sowie die Möglichkeit hervor, das System durch Module entsprechend wachsender Anforderungen zu erweitern.

Art der Software: Die aktuelle Positionierung von SIHOT legt einen starken Fokus auf Cloud-Lösungen und betont Cloud-Zugriff, Skalierbarkeit, einfachere Updates sowie die Zusammenarbeit aus der Ferne als zentrale Vorteile.

18. ASA HOTEL: Umfassende Hospitality-Lösung mit PMS- und POS-Funktionalität für den täglichen Hotelbetrieb

Beschreibung: Geeignet für eine breite Palette von Betrieben, darunter Hotels, Multi-Property-Gruppen, Campingplätze, Ferienwohnungen und Pensionen. ASA-Software unterstützt sowohl kleine Beherbergungsbetriebe als auch größere Hospitality-Unternehmen.

Hauptvorteil: Eine modulare Hotelmanagement-Plattform, die sich flexibel an unterschiedliche Geschäftsanforderungen anpassen lässt. ASA hebt seine flexible Konfiguration, die umfassende operative Abdeckung sowie die Anbindung an Hunderte von Softwarelösungen hervor. Besonders geeignet für Betriebe, die eine individuell zugeschnittene Lösung statt eines Standard-Systems suchen.

Art der Software: Cloudbasiert / webbasiert, mit Unterstützung für Cloud-Nutzung sowie – über Partner – auch für lokal installierte Lösungen.

19. Easy2Res: Benutzerfreundliches PMS mit Fokus auf tägliche Hotelprozesse

Beschreibung: Entwickelt für Hotels, Resorts und andere Hospitality-Betriebe, die Unterstützung bei der täglichen Betriebsführung benötigen.

Hauptvorteil: Die zentrale Stärke liegt darin, Betrieben die Verwaltung von Reservierungen, Zimmerverfügbarkeiten, Online-Buchungen, Zahlungen, Rechnungsstellung und operativen Abläufen in einem System zu ermöglichen, ergänzt durch Integrationen mit Drittanbieter-Plattformen.

Art der Software: Easy2Res ist eine Front-Office-Hotelmanagement-Software.

20. Hotelkit: Obwohl kein vollständiges PMS, optimiert es interne Arbeitsabläufe

Beschreibung: Geeignet für Hotels und Hotelgruppen, die ihre interne Kommunikation, Housekeeping-Koordination, Wartung, Aufgabenverwaltung und tägliche Betriebsabläufe verbessern möchten. Hotelkit ist besonders hilfreich für Betriebe, die ihre Back-of-House-Prozesse digitalisieren wollen.

Hauptvorteil: Eine All-in-one-Plattform für Hotelabläufe mit Fokus auf Teamzusammenarbeit und effiziente Workflows. Hotelkit bündelt Kommunikation, Aufgaben, Housekeeping, Facility Management und Wissensaustausch in einem System und lässt sich mit PMS-Plattformen integrieren, um operative Updates in Echtzeit zu ermöglichen.

Art der Software: Cloudbasierte Hotel-Operations-Software. Hotelkit ist kein vollständiges PMS, sondern eine operative Plattform, die ergänzend zu einem PMS eingesetzt wird.

Vorbereitung: Den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung wählen

Der richtige Zeitpunkt für die Umstellung auf eine neue Hotelsoftware ist ebenso eine unternehmerische Entscheidung wie die Wahl der Software selbst. Gutes Timing ersetzt keine saubere Umsetzung, aber schlechtes Timing gehört zu den häufigsten Gründen, warum Umstellungen scheitern.

• ● Planen Sie die Umstellung in der Nebensaison oder in einer Phase mit geringerer Auslastung.
• ● Vermeiden Sie die Implementierung während Feiertagen, besonderen Veranstaltungen oder anderen stark ausgelasteten Betriebsphasen.
• ● Planen Sie ausreichend Zeit im Voraus für die Systemkonfiguration, Datenmigration und Schulung Ihres Teams ein.
• ● Stellen Sie sicher, dass wichtige Teammitglieder für die Einführung verfügbar sind.
• ● Planen Sie Tests vor dem Go-live ein, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• ● Reduzieren Sie den Druck auf das Team, indem Sie das neue System in einer ruhigeren Phase einführen.

Durch die Wahl des richtigen Zeitpunkts kann der Wechsel zu neuer Software deutlich reibungsloser und weniger störanfällig verlaufen. Eine gut geplante Einführung in einer ruhigeren Phase reduziert operative Risiken, gibt dem Team Zeit zur Anpassung und schafft optimale Voraussetzungen für eine langfristig erfolgreiche Systemumstellung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gelingt der Wechsel von HS3

Die Migration von HS3 ist ein praktischer Prozess und weit mehr als nur ein Softwarewechsel. Hotels, die sich noch nicht für ein neues System entschieden haben, sollten diese Phase nutzen, um einen fundierten Cloud-PMS-Vergleich durchzuführen.

Wichtige Schritte umfassen:

• ● Führen Sie eine strukturierte Analyse Ihrer aktuellen HS3-Umgebung durch, um Funktionslücken, fehlende Features und Optimierungspotenziale in den Workflows zu identifizieren.
• ● Definieren Sie klare Anforderungen für Reservierungsmanagement, Zahlungsabwicklung, Reporting, Housekeeping, Integrationen und Gästekommunikation.
• ● Wählen Sie ein PMS, das zur Größe Ihres Hotels, Ihren Abläufen und Ihren zukünftigen Zielen passt.
• ● Planen Sie die Migration sensibler Daten in einer ruhigeren Phase, um den Druck auf Mitarbeitende und Gäste zu reduzieren.
• ● Bereinigen Sie Ihre Daten vor der Übertragung — entfernen Sie Duplikate, korrigieren Sie Fehler und löschen Sie veraltete Datensätze.
• ● Testen Sie alle Workflows, Integrationen und Zahlungsprozesse vor dem Go-live, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
• ● Schulen Sie Ihr Team vor dem Start, damit alle Mitarbeitenden von Anfang an sicher mit dem System arbeiten können.
• ● Überwachen Sie die Systemleistung nach dem Go-live und beheben Sie Probleme schnell, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Richtig umgesetzt ist der Wechsel von HS3 mehr als nur ein Systemwechsel – er bietet die Chance, Ihre Abläufe zu modernisieren, Reibungsverluste im Team zu reduzieren und das Gästeerlebnis nachhaltig zu verbessern.

Bestandsaufnahme: Welche Daten müssen migriert werden?

Vor dem Wechsel von HS3 sollten Hotels genau definieren, welche Daten für die Migration erforderlich sind. Eine gut strukturierte Bestandsaufnahme sorgt für einen reibungsloseren Übergang, minimiert das Risiko von Datenverlusten und bietet die Möglichkeit, veraltete Datensätze zu bereinigen, sodass nur relevante und korrekte Informationen in das neue System übernommen werden.

• ● Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechte
• ● Integrationseinstellungen für Channel Manager, Zahlungssysteme, Buchhaltungstools und andere angebundene Plattformen
• ● Gästedaten und Kontaktdetails
• ● Buchungs- und Reservierungshistorie
• ● Zimmerkonfiguration und Verfügbarkeitssteuerung
• ● Preisstrukturen, Tarifpläne und Pakete
• ● Rechnungsdetails, Abrechnungsdaten und Zahlungsinformationen
• ● Firmenkonten, Reiseagenturen und Partnerprofile
• ● Housekeeping-Pläne und operative Aufgabenprotokolle
• ● Berichte, historische Leistungskennzahlen und Finanzdaten

Wenn der Umfang der Datenmigration frühzeitig klar definiert wird, lassen sich spätere Unklarheiten vermeiden und sicherstellen, dass das neue System mit genau den Daten eingerichtet wird, die Ihr Hotel tatsächlich benötigt.

Datenexport aus HS3: Wichtige Aspekte

Der Datenexport aus HS3 ist einer der entscheidendsten Schritte im Migrationsprozess. Die exportierten Daten müssen vollständig, korrekt und mit dem neuen System kompatibel sein. Ein sauber durchgeführter Export reduziert Fehler und erleichtert alle nachfolgenden Schritte erheblich.

Wichtige Punkte, die berücksichtigt werden sollten:

• ● Legen Sie vorab fest, welche Daten exportiert werden müssen
• ● Prüfen Sie die Exportformate auf Kompatibilität mit dem neuen System
• ● Überprüfen Sie die Datenqualität und entfernen Sie veraltete, doppelte oder unvollständige Datensätze
• ● Verifizieren Sie Reservierungs-, Gäste-, Abrechnungs- und Preisdaten auf Richtigkeit
• ● Prüfen Sie Beispielexporte, bevor Sie die vollständige Migration durchführen
• ● Schützen Sie sensible Gäste- und Zahlungsdaten während des Exportprozesses
• ● Stimmen Sie sich mit dem neuen PMS-Anbieter ab, um Importanforderungen frühzeitig zu klären
• ● Erstellen Sie Sicherungskopien aller exportierten Dateien, falls eine Wiederherstellung oder spätere Überprüfung erforderlich ist

Eine gründliche Planung in dieser Phase reduziert das Risiko von Migrationsproblemen und ermöglicht es, das neue System mit sauberen, strukturierten und praxisrelevanten Daten zu starten.

Checkliste zur Auswahl Ihres neuen PMS

Ein neues PMS sollte nicht nur die täglichen betrieblichen Anforderungen Ihres Hotels erfüllen, sondern auch zukünftiges Wachstum ermöglichen, Automatisierung verbessern und nahtlos mit den anderen Systemen Ihres Betriebs zusammenarbeiten. Für Hotels, die HS/3-Preise verschiedener Anbieter vergleichen, stellt diese Checkliste sicher, dass die Bewertung über die monatlichen Kosten hinausgeht und auch Einrichtungsgebühren, Integrationskosten sowie langfristigen Support berücksichtigt.

Bei der Bewertung eines neuen PMS sollten Sie auf folgende Funktionen achten:

• ● Cloudbasierter Zugriff für mehr Flexibilität, Remote-Management und einfachere Software-Updates
• ● Integrationsmöglichkeiten mit Channel Managern, Booking Engines, Payment-Gateways, Buchhaltungsplattformen und weiteren Hoteltools
• ● Zahlungsfunktionen wie Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden, Pre-Autorisierung und automatisierte Abbuchungen
• ● Automatisierungsfunktionen zur Reduzierung manueller Aufgaben und zur Steigerung der operativen Effizienz
• ● Reporting und Analysen zur Überwachung von Umsatz, Auslastung und finanzieller Performance
• ● Benutzerfreundlichkeit für Front-Office-Teams, Management und weiteres Personal
• ● Skalierbarkeit zur Unterstützung von Wachstum oder Multi-Property-Betrieb
• ● Migrationssupport, um den Wechsel von HS3 reibungsloser und risikoärmer zu gestalten
• ● Schulung und Kundensupport während der Implementierung und nach dem Go-live
• ● Sicherheits- und Compliance-Funktionen zum Schutz von Gästedaten und zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
• ● Transparente Preisstruktur inklusive Einrichtungsgebühren, Abonnementkosten und möglicher Zusatzkosten für Support oder Integrationen

Mit einer solchen Checkliste können Hotels PMS-Lösungen objektiver vergleichen und eine Entscheidung treffen, die langfristigen Erfolg unterstützt. Für Hotels, die eine kostengünstige HS/3-Alternative suchen, hebt sich HotelFriend mit einem Preismodell ab etwa 80 EUR pro Zimmer und Monat deutlich von Anbietern ab, bei denen bereits für ein Angebot ein Verkaufsgespräch erforderlich ist.

Schnittstellen-Check: DATEV, Channel Manager und Türschließsysteme

Bei der Auswahl eines neuen PMS sollten Hotels genau prüfen, wie gut es sich mit den Systemen verbinden lässt, die sie täglich nutzen. Integrationen mit Tools wie DATEV, Channel Managern und Türschließsystemen sind entscheidend, um reibungslose, präzise und effiziente Abläufe sicherzustellen. Wenn diese Schnittstellen nicht zuverlässig funktionieren, können zusätzlicher manueller Aufwand, Verzögerungen, Fehler oder Störungen in wichtigen Abteilungen entstehen.

Wichtige Bereiche, die geprüft werden sollten:

• ● DATEV-Integration für den Datentransfer in der Buchhaltung und finanzielle Workflows
• ● Anbindung an Channel Manager, um Preise, Verfügbarkeiten und Buchungen über alle Plattformen hinweg zu synchronisieren
• ● Integration von Türschließsystemen für ein sicheres und effizientes Zugangsmanagement
• ● Echtzeit-Datenaustausch zwischen dem PMS und angebundenen Systemen
• ● Kompatibilität mit bereits im Hotel eingesetzten Tools
• ● Einrichtungs- und Wartungsaufwand für jede Integration
• ● Fehlerhandling und Systemstabilität zur Minimierung operativer Risiken

Ein gründlicher Schnittstellen-Check stellt sicher, dass sich das neue PMS nahtlos in die bestehende Systemlandschaft Ihres Hotels integriert und einen reibungslosen Übergang von HS3 ermöglicht, ohne unnötige Komplikationen zu verursachen.

Mitarbeiterschulung: Ihr Team auf die neue Software vorbereiten

Selbst die beste Hotelsoftware bringt keinen Mehrwert, wenn das Team sie nicht sicher anwenden kann. Mitarbeiterschulungen sind ein zentraler Bestandteil einer erfolgreichen PMS-Einführung, da sie dabei helfen, neue Abläufe zu verstehen, Fehler zu vermeiden und Sicherheit im Umgang mit dem System zu gewinnen. Gut vorbereitete Teams passen sich schneller an, arbeiten effizienter und bieten während der gesamten Implementierungsphase einen besseren Service.

Wichtige Schwerpunkte der Schulung:

• ● Frühzeitige Einführung des neuen Systems, damit sich das Team damit vertraut machen kann
• ● Rollenbasierte Schulungen für Front Office, Housekeeping, Management und Buchhaltung
• ● Schulung zu neuen Abläufen bei Reservierungen, Zahlungen, Check-in, Check-out und Reporting
• ● Praktische Übungen vor dem Go-live
• ● Bereitstellung klarer Anleitungen und Hilfsmaterialien für den täglichen Einsatz
• ● Zeit für Fragen und Problemlösungen während der Schulung einplanen
• ● Bestimmen von Key Usern oder internen Ansprechpartnern, die das Team nach dem Start unterstützen

Eine fundierte Schulung reduziert Unsicherheiten, verbessert die Akzeptanz und sorgt dafür, dass der Wechsel zu einer neuen Hotelsoftware für das gesamte Team deutlich reibungsloser verläuft.

GoBD und rechtliche Anforderungen bei der Systemmigration in Deutschland

Für Hotels in Deutschland ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kein Punkt, den man erst am Ende einer PMS-Migration berücksichtigt. Finanz- und Gästedaten müssen während des gesamten Übergangs vollständig, korrekt, nachvollziehbar und sicher gespeichert bleiben, damit keine Lücken in der Buchhaltung oder bei Prüfungen entstehen. Unter den in diesem Vergleich betrachteten All-in-one-PMS-Lösungen ist HotelFriend die einzige Plattform, die GoBD-Konformität, ISO-27001-Zertifizierung und Hosting in Deutschland in einem einzigen Abonnement vereint.

Wichtige Aspekte, die geprüft werden sollten:

• ● GoBD-Konformität für die ordnungsgemäße Verarbeitung, Speicherung und Nachvollziehbarkeit steuerrelevanter digitaler Daten
• ● Revisionssichere Archivierung von Finanz- und Transaktionsdaten
• ● Aufbewahrungspflichten für rechtlich relevante Buchhaltungs- und Geschäftsdaten
• ● Zugriffskontrollen und Benutzerrechte zum Schutz sensibler Daten
• ● Dokumentation der Migrationsschritte zur Sicherstellung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• ● Einhaltung der DSGVO bei der Übertragung und Speicherung personenbezogener Gästedaten
• ● Sicherstellung, dass das neue PMS konforme Buchhaltungsprozesse und erforderliche Exportformate unterstützt

Eine gut geplante Migration sollte sich nicht nur auf den technischen Erfolg konzentrieren. Sie muss auch sicherstellen, dass alle rechtlichen, steuerlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen vor, während und nach dem Wechsel erfüllt werden.

Häufige Fehler beim Wechsel der Hotelsoftware vermeiden

Betriebe, die einen Cloud-PMS-Vergleich durchführen, ohne Compliance, Integrationstiefe oder Migrationssupport ausreichend zu berücksichtigen, laufen besonders häufig in vermeidbare Probleme.

Typische Fehler sind:

• ● Ein neues PMS zu schnell auswählen, ohne die operativen Anforderungen vollständig zu analysieren
• ● Die Komplexität der Datenmigration unterschätzen und Daten vor der Übertragung nicht bereinigen
• ● Wichtige Integrationen wie DATEV, Channel Manager, Zahlungssysteme oder Türschließsysteme ignorieren
• ● Den Wechsel in der Hochsaison oder in anderen stark belasteten Betriebsphasen durchführen
• ● Auf umfassende Tests vor dem Go-live verzichten
• ● Zu wenig Schulung für das Team vor der Einführung bereitstellen
• ● Wichtige Abteilungen nicht frühzeitig in Entscheidungs- und Umstellungsprozesse einbeziehen
• ● Keine Backups wichtiger Daten vor der Migration erstellen
• ● Rechtliche und Compliance-Anforderungen wie GoBD oder DSGVO übersehen
• ● Sofortige Ergebnisse erwarten, ohne Zeit für Anpassung und Optimierung einzuplanen

Das Vermeiden dieser Fehler erleichtert den Wechsel zu neuer Hotelsoftware erheblich und stellt sicher, dass sich die Investition langfristig sowohl für das Team als auch für die Gäste auszahlt.

Erfolgreiche Datenmigration: Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Eine erfolgreiche Datenmigration ist einer der wichtigsten Schritte beim Wechsel zu einem neuen Hotelmanagementsystem. Eine korrekte Datenübertragung in der richtigen Struktur hilft Hotels, Unterbrechungen zu vermeiden, manuelle Nacharbeiten zu reduzieren und mit mehr Sicherheit auf das neue PMS umzusteigen. Ein reibungsloser Migrationsprozess basiert auf sorgfältiger Vorbereitung, enger Abstimmung und gründlichen Tests von Anfang bis Ende.

Für einen möglichst reibungslosen Übergang sollten Hotels folgende Punkte beachten:

• ● Definieren Sie den Umfang der Migration klar, bevor Daten übertragen werden
• ● Bereinigen Sie veraltete, doppelte oder unvollständige Datensätze vor dem Export
• ● Priorisieren Sie wichtige Daten wie Gästedaten, Reservierungen, Preise, Abrechnungsdaten und operative Einstellungen
• ● Prüfen Sie Datenformate und die Kompatibilität mit dem neuen PMS im Voraus
• ● Erstellen Sie sichere Backups aller wichtigen Daten, bevor die Migration beginnt
• ● Testen Sie Migrationen, um Formatierungsprobleme oder fehlende Daten frühzeitig zu erkennen
• ● Überprüfen Sie die importierten Daten sorgfältig nach jedem Test und nach der finalen Übertragung
• ● Stimmen Sie sich eng mit dem neuen PMS-Anbieter zu Importanforderungen und Systemeinrichtung ab
• ● Schützen Sie sensible Gäste- und Zahlungsdaten während des gesamten Prozesses

Eine Datenmigration muss weder stressig noch risikoreich sein. Mit einem strukturierten Vorgehen können Hotels sensible Informationen schützen, Ausfallzeiten minimieren und den Wechsel zu einem neuen System deutlich effizienter gestalten.

Um die beste Lösung für Ihren Betrieb zu finden, empfiehlt es sich, eine Demo zu vereinbaren, um HotelFriend mit anderen führenden Hotelsoftware-Lösungen 2026 zu vergleichen und zu prüfen, welche Plattform am besten zu Ihren operativen Anforderungen, Ihrem Budget und Ihren langfristigen Zielen passt.

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Anastasiia Lypchenko

Content-Autorin bei HotelFriend

In den letzten Jahren hat sich Anastasiia auf die Erstellung von Inhalten rund um Technologie und ihre Rolle bei der Unterstützung von Unternehmen in Wachstum und Erfolg spezialisiert. Mit einem klaren Fokus auf die Guest Journey analysiert und beleuchtet sie die neuesten Trends und Innovationen, die die Hotellerie prägen.

HotelFriend F.A.Q.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Wechsel von HS3

Warum wechseln Hotels von der HS3 Hotelsoftware?

Hotels wechseln von der HS3 Hotelsoftware zu modernen Hotelmanagementsystemen, die bessere Automatisierung, Cloud-Zugriff, Integrationen und operative Flexibilität bieten. Viele Betriebe suchen nach Lösungen, die aktuelle Anforderungen der Hotellerie besser unterstützen und zukünftiges Wachstum ermöglichen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel von HS3?

Der beste Zeitpunkt für den Wechsel von HS3 liegt in der Regel in der Nebensaison oder in einer ruhigeren Geschäftsphase. So lassen sich Datenmigration, Mitarbeiterschulungen, Systemtests und die Implementierung mit deutlich geringerem operativem Druck durchführen.

Welche Daten sollten von HS3 in ein neues PMS migriert werden?

In der Regel sollten Gästedaten, Reservierungen, Zimmerinventar, Preise, Abrechnungsdaten, Zahlungsinformationen, Firmenkonten, Berichte sowie wichtige Systemeinstellungen migriert werden. Der genaue Umfang hängt von den operativen und reportingbezogenen Anforderungen des jeweiligen Hotels ab.

Können historische Daten aus HS3 übernommen werden?

Historische Daten können in vielen Fällen von HS3 in ein neues Property-Management-System übertragen werden. Dazu zählen beispielsweise vergangene Reservierungen, Gästedaten, Rechnungen und Finanzinformationen – abhängig von den Exportmöglichkeiten und den Importfunktionen des neuen PMS.

Wie aufwendig ist die Migration von HS3 Hotelsoftware?

Die Migration von HS3 kann je nach Datenmenge, Datenqualität und Anzahl der Integrationen unterschiedlich komplex sein. Mit sorgfältiger Planung und Unterstützung durch den neuen PMS-Anbieter lässt sich der Prozess jedoch deutlich reibungsloser umsetzen.

Wie können Hotels Risiken bei der HS3-Migration reduzieren?

Hotels können Risiken reduzieren, indem sie ihre Daten vor dem Export bereinigen, Backups erstellen, das neue PMS im Voraus testen, Integrationen sorgfältig prüfen und das Team vor dem Go-live schulen. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für einen erfolgreichen Wechsel.

Benötigt ein neues PMS eine DATEV-Integration?

Für Hotels in Deutschland ist die DATEV-Integration häufig ein wichtiger Faktor. Unter den hier betrachteten Lösungen bietet HotelFriend die flexibelste native DATEV-Anbindung und stellt damit eine besonders starke HS/3-Alternative für Betriebe mit hohen Anforderungen an die Buchhaltung und Compliance dar.

Funktioniert ein neues PMS mit Channel Managern und Türschließsystemen?

Viele moderne PMS-Lösungen unterstützen Integrationen mit Channel Managern, Türschließsystemen, Payment-Gateways und Booking Engines. Hotels sollten jedoch stets prüfen, ob das neue System mit ihren bestehenden Tools kompatibel ist, bevor sie sich für einen Ersatz von HS3 entscheiden.

Wie viel Schulung benötigt das Personal beim Wechsel der Hotelsoftware?

Der Schulungsaufwand hängt von der Komplexität des neuen PMS und den jeweiligen Rollen im Team ab. Mitarbeitende im Front Office, Housekeeping, Management und in der Buchhaltung benötigen in der Regel gezielte Schulungen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Was sind die häufigsten Fehler beim Wechsel der Hotelsoftware?

Zu den häufigsten Fehlern zählen eine zu schnelle Auswahl des PMS, das Unterschätzen der Datenmigration, fehlende Tests, das Ignorieren von Integrationen, unzureichende Schulung des Personals sowie die Einführung während stark ausgelasteter Betriebsphasen. Werden diese Punkte vermieden, verläuft der Wechsel deutlich reibungsloser.

Welche rechtlichen Anforderungen sollten Hotels in Deutschland beim Wechsel eines PMS beachten?

Hotels in Deutschland sollten insbesondere GoBD-Konformität, DSGVO-Anforderungen, revisionssichere Archivierung, Aufbewahrungspflichten sowie den sicheren Umgang mit Finanz- und Gästedaten berücksichtigen, wenn sie auf ein neues Hotelmanagementsystem umsteigen.

Worauf sollten Hotels bei einer HS3-Alternative achten?

Eine starke HS/3-Alternative sollte Cloud-Zugriff, zuverlässige Kernfunktionen eines PMS, Automatisierungstools, Zahlungsabwicklung, Integrationen, Reporting, Migrationssupport, Sicherheitsfunktionen und einen reaktionsschnellen Kundenservice bieten. Unter den hier betrachteten All-in-one-PMS-Lösungen ist HotelFriend die einzige Option, die Hosting in Deutschland, GoBD-Konformität und ISO-27001-Zertifizierung in einem Gesamtpaket vereint.

Lohnt sich der Wechsel von HS3 für Hotels?

Für die meisten Hotels lohnt sich der Wechsel von HS3, da ein modernes PMS die Effizienz steigert, manuellen Aufwand reduziert, den Gästeservice verbessert und mehr Flexibilität für langfristiges Wachstum bietet. Unabhängig davon, ob der Fokus auf kostengünstigen HS/3-Alternativen oder auf der besten Hotelsoftware 2026 für wachsende Multi-Property-Betriebe liegt – die in diesem Leitfaden vorgestellten Lösungen decken unterschiedliche Unterkunftsarten und Anforderungen ab.

Worauf sollten Hotels bei einer HS/3-Alternative achten?

Bei der Auswahl einer HS/3-Alternative sollten Hotels auf starke Kernfunktionen, benutzerfreundliche Workflows, Integrationsmöglichkeiten, zuverlässigen Support sowie Skalierbarkeit achten. Für Hotels in Deutschland spielen zudem Compliance-Funktionen und die Anbindung an Buchhaltungssysteme eine wichtige Rolle bei der Auswahl der passenden Lösung.

Was ist die beste Hotelsoftware 2026 für wachsende Betriebe?

Die beste Hotelsoftware 2026 für wachsende Betriebe ist eine Lösung, die den täglichen Betrieb unterstützt und gleichzeitig zukünftige Expansion ermöglicht. Hotels sollten auf Funktionen wie Reservierungen, Front-Office-Management, Housekeeping, Abrechnung, Reporting, Automatisierung sowie Integrationen mit wichtigen Systemen achten.