Die besten Hotel-PMS für kleine Hotels & Boutiquehotels (15–50 Zimmer): Vergleich 2026

Da der Markt bis 2031 voraussichtlich auf 2,44 Milliarden US-Dollar wachsen wird, benötigen kleine Hotels bezahlbare und benutzerfreundliche Software anstelle komplexer Systeme für Hotelketten (Mordor Intelligence). In diesem Blogbeitrag vergleichen wir verschiedene PMS-Lösungen anhand von Preis, Zimmeranzahl, Funktionen und Einsatzbereich.

Warum kleine Hotels ein anderes PMS benötigen als Hotelketten

Die meisten Property-Management-Systeme wurden für Hotelketten mit 200 Zimmern oder mehr entwickelt: Multi-Property-Dashboards, umfangreiche OTA-Integrationen, mehrstufige rollenbasierte Berechtigungskonzepte und Revenue-Management-Module für spezialisierte Teams gehören dort zum Standard. Ein Boutique-Hotel mit 12 Zimmern benötigt diese Komplexität jedoch nicht. Wird ein solches System dennoch eingesetzt, entstehen häufig mehr Probleme, als tatsächlich gelöst werden.

Operative Unterschiede

Kleine, unabhängige Hotels arbeiten nach einem grundlegend anderen Geschäftsmodell als Hotelketten – und genau das bestimmt auch ihre Anforderungen an eine Softwarelösung.

• ● Eine Person übernimmt viele Aufgaben. Der Eigentümer checkt Gäste ein, beantwortet Telefonanrufe, erledigt die Buchhaltung und plant gleichzeitig den Housekeeping-Einsatz – oft alles noch vor dem Mittag. Ein PMS, das für ein Team aus Rezeption, Revenue Manager und separater Betriebsleitung entwickelt wurde, setzt eine Arbeitsteilung voraus, die es in kleinen Hotels schlicht nicht gibt.
• ● Einfachheit ist wichtiger als maximale Konfigurierbarkeit. Hotelketten schätzen Systeme, die sich bis ins Detail an Markenstandards und verschiedene Standorte anpassen lassen. Unabhängige Hoteliers wünschen sich dagegen eine Lösung, die sie an einem Nachmittag verstehen und anschließend einfach nutzen können.
• ● Die Beziehung zum Gast ist persönlich, nicht segmentiert. Der größte Wettbewerbsvorteil kleiner Hotels ist häufig der persönliche Service und die Wiedererkennung von Stammgästen. Ein PMS sollte deshalb schnelle Notizen zu Vorlieben und eine unkomplizierte Kommunikation ermöglichen, anstatt jeden Gast lediglich als anonymen Datensatz im CRM zu behandeln.
• ● Weniger Zimmer bedeuten nicht weniger Komplexität pro Buchung. Bei lediglich 8 bis 20 Zimmern wirken sich einzelne Reservierungen deutlich stärker auf die Auslastung aus. Eigentümer benötigen deshalb einen klaren und sofort verständlichen Überblick über ihren Belegungskalender und keine aggregierten Dashboards, die für Hunderte von Zimmern ausgelegt sind.
• ● Kaum interne IT-Unterstützung. Hotelketten verfügen über eigene IT-Abteilungen, die Integrationen und technische Probleme übernehmen. Unabhängige Hoteliers sind meist auf sich allein gestellt. Deshalb muss das System zuverlässig, selbsterklärend und von einem tatsächlich erreichbaren Support begleitet werden.

HotelFriend Erfahrung

Auf Grundlage der Analyse der Betriebsabläufe von mehr als 200 unserer Kunden haben wir festgestellt, dass Mitarbeitende an der Rezeption bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Buchungen von Booking.com manuell in das interne System zu übertragen. Ein automatisierter Channel Manager beseitigt dieses Problem vollständig und reduziert das Risiko von Überbuchungen auf null.

Welche Hotelverwaltungssoftware eignet sich für eine kleine Pension mit einem Budget von unter 100 € pro Monat?

Kleine Hotels müssen häufig ein begrenztes Budget mit zuverlässigen Funktionen für das Property Management in Einklang bringen. Die folgende Tabelle vergleicht fünf PMS-Anbieter mit Einstiegstarifen, die – abhängig von Zimmeranzahl, gewählten Funktionen und möglichen Zusatzkosten – innerhalb eines monatlichen Budgets von 100 € liegen.

Vergleich der besten Hotelmanagement-Software für kleine Budgets

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Die besten PMS für kleine Hotels im Vergleich

Bei der Auswahl eines PMS geht es nicht nur darum, die günstigste Lösung zu finden. Entscheidend ist, dass die Plattform zur Zimmeranzahl, zum Budget und zum tatsächlich benötigten Funktionsumfang passt. Im Folgenden finden Sie einen praxisnahen Vergleich für die Größenordnungen, in denen sich die meisten unabhängigen Hotels bewegen.

Welche PMS-Alternativen gibt es für ein kleines Boutique-Hotel mit nur 15 bis 20 Zimmern?

Ein Hotel dieser Größe benötigt in der Regel ein schlankes All-in-One-System, das PMS, Channel Manager und Booking Engine bündelt, ohne komplexe Revenue-Management-Tools für Großunternehmen. Die tatsächlichen Preise können je nach Zimmeranzahl, gewählten Modulen, Abrechnungszeitraum, Integrationen und Steuern variieren:

Preis- und Einsatzvergleich von PMS-Lösungen für kleine Hotels

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Das Paket HotelFriend Core vereint PMS, Booking Engine, Channel Manager, Housekeeping, Zahlungsabwicklung und Gästekommunikation in einem System – ab 30 € pro Monat. Ein unabhängiges Hotel erhält damit alle erforderlichen Funktionen, ohne mehrere Anbieter verwalten oder für ungenutzte Module bezahlen zu müssen. Die Lösung wurde speziell für inhabergeführte Hotels entwickelt, in denen eine Person viele Aufgaben übernimmt. Ein zentrales Dashboard vereinfacht die täglichen Abläufe an der Rezeption, anstatt das Team mit der Komplexität eines Systems für Hotelketten zu überfordern.

Nach Zimmeranzahl: 20–50 Zimmer

Mit zunehmender Zimmeranzahl steigen auch die Schwankungen bei der Auslastung und die Komplexität der Vertriebskanäle. Systeme für diese Größenordnung benötigen daher leistungsfähigere Funktionen für Channel Management und Reporting, ohne bereits den Umfang einer vollständigen Enterprise-Lösung anzunehmen.

Preisvergleich der fünf besten PMS-Systeme für Hotels mit 20 Zimmern

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Welche Hotelmanagement-Software eignet sich am besten für kleine Hotels mit begrenztem Budget?

Bei der Auswahl des richtigen PMS gilt es, Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und langfristige Skalierbarkeit miteinander abzuwägen. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Vor- und Nachteile von fünf beliebten Plattformen für kleine Hotels.

PMS für kleine Hotels: Die wichtigsten Vor- und Nachteile

Sirvoy und hoteliga setzen vor allem auf Einfachheit, Beds24 bietet mehr Flexibilität und Smoobu eignet sich besonders für Pensionen und Ferienunterkünfte. HotelFriend CORE ist die passendere Wahl für unabhängige Hotels, die eine umfassendere und modular aufgebaute Plattform suchen. Allerdings können die Kosten steigen, wenn zusätzliche Zimmer und Funktionen hinzukommen.

Welche Hotelsoftware vergleicht PMS-Systeme für kleine Hotels, die auch die Gästekommunikation abdecken?

Die Gästekommunikation hat sich still und leise zu einer der wichtigsten Funktionen eines modernen PMS entwickelt. Ein Hotel, das Anfragen per Telefon, E-Mail, SMS, WhatsApp und über OTA-Postfächer erhält, benötigt ein System, das all diese Kanäle bündelt, statt fünf separate Apps um Aufmerksamkeit konkurrieren zu lassen. Gerade für kleine Hotels lautet die entscheidende Frage nicht nur: „Gibt es eine Messaging-Funktion?“, sondern ob diese wirklich in das PMS integriert ist oder lediglich als kostspielige Drittanbieter-Lösung ergänzt wird.

Kombinierte Lösungen aus PMS und Gästekommunikation

Einige Plattformen behandeln die Gästekommunikation als nativen Bestandteil des Reservierungssystems und übernehmen automatisch Gästenamen, Zimmernummern und Aufenthaltsdaten. Andere erfordern die Verbindung des PMS mit einem separaten Messaging-Tool, was einen zusätzlichen Anbieter und weitere monatliche Kosten bedeutet. So schneiden die wichtigsten Lösungen im Vergleich ab.

Tools für die Gästekommunikation im Hotel-PMS: Funktionen und Preise

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Die beste Hotelmanagement-Software für kleine Hotels: Lösungen für jedes Budget

Für den effizienten Betrieb kleiner Unterkünfte sind keine Enterprise-Preise erforderlich. Der heutige PMS-Markt bietet für jedes Budget passende Optionen – von kostenlosen Tarifen bis hin zu leistungsstarken Premium-Tools, die dennoch erschwinglich bleiben. So wählen Sie die passende Lösung je nach Preiskategorie aus.

Preiskategorien für PMS-Lösungen für kleine Hotels

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

Kostenlose Optionen und Testversionen

Kostenlose Tarife und Testversionen (meist 14–30 Tage) bieten den Einstieg mit dem geringsten Risiko. In der Regel umfassen sie:

• ● Reservierungsverwaltung und Buchungskalender
• ● Grundlegendes Gästemanagement
• ● Eingeschränkte Anbindung an Vertriebskanäle

Diese Lösungen eignen sich besonders für einzelne kleine Betriebe wie B&Bs oder Boutique-Hotels, die Doppelbuchungen vermeiden möchten, ohne monatliche Gebühren zu zahlen. Einschränkungen bestehen häufig bei der Anzahl der Benutzerkonten sowie beim Fehlen zusätzlicher Funktionen wie Housekeeping oder Reporting. Achten Sie auf einen intuitiven Buchungskalender, eine grundlegende Integration mit einem Channel Manager und darauf, dass keine langfristige Vertragsbindung besteht.

Lösungen der Mittelklasse

In diesem Segment finden die meisten kleinen Hotels ihre langfristige Lösung:

• ● Vollständiges Buchungssystem
• ● Integration mit Channel Managern in Echtzeit (Booking.com, Expedia usw.)
• ● Grundlegende Reporting-Funktionen
• ● Integrierte Zahlungsabwicklung
• ● Häufig auch eine einfache Booking Engine für Direktbuchungen

PMS-Tarife der Mittelklasse beinhalten in der Regel ein begleitetes Onboarding, flexiblere Benutzerrechte für Mitarbeitende, erweiterte Reporting-Funktionen, Integrationen mit Buchhaltung oder POS sowie persönlichen Support. Die meisten Anbieter setzen weiterhin auf monatlich kündbare Verträge. Für kleine Teams sind vor allem eine einfache Einrichtung und ein schnell erreichbarer Support entscheidend.

HotelFriend Erfahrung

Bei HotelFriend empfehlen wir Hotels bei der Auswahl eines Payment Gateways, die automatische Vorautorisierung der Zahlung 24 Stunden vor dem Check-in zu aktivieren. So schützen sich Betriebe zuverlässig vor Fake-Buchungen und No-Shows und sparen Monat für Monat Tausende von Euro.

Premium-Lösungen zu erschwinglichen Preisen

Diese Plattformen bringen Enterprise-Funktionen auch für kleinere Budgets mit:

• ● Revenue Management und Dynamic Pricing
• ● Unterstützung für mehrere Hotels (Multi-Property)
• ● CRM- und Kundenbindungsfunktionen
• ● Tiefere Integrationen mit Buchhaltung und POS

Erweiterte PMS-Plattformen bieten Dynamic Pricing, Prognosefunktionen, CRM, Kundenbindungsprogramme, Multi-Property-Unterstützung, umfangreichere Integrationen und höhere Sicherheitsstandards. Sie ermöglichen mehr Automatisierung sowie einen dedizierten Support, lohnen sich jedoch meist erst dann, wenn Buchungsvolumen und betriebliche Komplexität die höheren Kosten rechtfertigen.

Cloudbasiertes PMS für Boutique-Hotels: Einfach zu bedienen

Boutique-Hotels beschäftigen nur selten eigene IT-Fachkräfte. Deshalb muss die Software für die Rezeption dem Betreiber die Arbeit erleichtern – und nicht umgekehrt. Cloudbasierte Systeme haben dieses Ziel deutlich greifbarer gemacht. Allerdings verstehen verschiedene Anbieter unter „benutzerfreundlich“ ganz unterschiedliche Dinge. Daher ist es wichtig zu wissen, worauf Sie tatsächlich achten sollten.

Die besten Lösungen für Betreiber ohne technische Vorkenntnisse

Nicht jedes PMS, das als „einfach“ beworben wird, ist tatsächlich leicht zu bedienen. Manche Anbieter nutzen diesen Begriff für Produkte, bei denen bereits die Einrichtung einen Anruf beim Support erfordert oder deren Belegungskalender sich nur mithilfe eines Handbuchs erschließt. Für Betreiber von Boutique-Hotels ohne technisches Personal entscheidet sich die Eignung meist anhand einiger praktischer Merkmale – und nicht anhand der professionell gestalteten Verkaufsseite. Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, sollten Sie daher auf Folgendes achten:

• ● Begleitetes Onboarding
• ● Mobile-First-Design für die Verwaltung per Smartphone
• ● Persönlicher Support durch echte Ansprechpartner statt ausschließlich Hilfeartikeln
• ● Eine Live-Demo vor der Registrierung
• ● Transparente Preise ohne versteckte Gebühren
• ● Eine kostenlose Testversion, mit der sich die täglichen Abläufe prüfen lassen
• ● Bewertungen anderer Betreiber kleiner Hotels oder Boutique-Hotels, die das System auch während besonders arbeitsintensiver Check-in-Zeiten getestet haben

PMS-Alternativen für Boutique-Hotels

Boutique-Hotels haben andere Anforderungen als große Hotelketten. Der PMS-Markt bietet inzwischen zahlreiche Lösungen, die speziell für diese Betriebe entwickelt wurden. Wer über die bekanntesten Anbieternamen hinausblickt, findet häufig bessere Preise, einfachere Arbeitsabläufe und einen Support, der die tatsächlichen Herausforderungen eines kleinen, unabhängigen Hotels versteht.

Warum es sich lohnt, über die bekannten Anbieter hinauszublicken

Das erste PMS, auf das Betreiber eines Boutique-Hotels stoßen, ist meist das System, das in den Suchergebnissen ganz oben erscheint – und nicht unbedingt die Lösung, die für ein kleines Hotel mit individuellem Charakter entwickelt wurde. Große Anbieter richten ihre Systeme häufig auf Hotelketten aus: mit abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufen, konzernweitem Reporting und Preisen, die für Hunderte von Zimmern kalkuliert sind. Ein Hotel mit zehn Zimmern bezahlt dadurch oft für ungenutzte Module und muss sich an Abläufe anpassen, die nicht zum eigenen Betrieb passen.

Der Blick über die üblichen Anbieternamen hinaus zahlt sich aus: Plattformen für unabhängige Hotels berechnen ihre Preise häufig nach Zimmeranzahl, konzentrieren die Benutzeroberfläche auf eine zentrale Rezeptionsansicht und betrachten Boutique-Hotels als ihre wichtigste Zielgruppe. Zudem lassen sie sich meist leichter mit Tools wie Widgets für Direktbuchungen und auf Boutique-Hotels ausgerichteten Channel Managern integrieren.

Die besten Lösungen für unabhängige Hotels

Die besten Optionen für Boutique-Hotels weisen einige gemeinsame Merkmale auf, auf die Sie vor Ihrer Entscheidung achten sollten:

• ● Eine Preisgestaltung, die sich an der Zimmeranzahl orientiert, statt pauschaler Enterprise-Gebühren
• ● Ein zentrales, übersichtliches Dashboard, das auf die täglichen Aufgaben an der Rezeption ausgerichtet ist
• ● Support-Teams, die sich ebenso auf unabhängige Hotels und Boutique-Hotels konzentrieren wie auf große Hotelketten
• ● Native Integrationen mit Booking Engines für Direktbuchungen und auf Boutique-Hotels spezialisierten Channel Managern
• ● Gastorientierte Funktionen wie Online-Check-in oder digitale Schlüssel, die standardmäßig enthalten sind und nicht als kostspielige Zusatzmodule angeboten werden
• ● Flexible Verträge, die kleine Betriebe nicht über mehrere Jahre binden

Zwei oder drei Plattformen anhand Ihrer tatsächlichen täglichen Abläufe zu testen – und nicht nur anhand einer Funktionsliste – ist meist der schnellste Weg zur passenden Lösung. Ein System, das auf dem Papier leistungsfähig wirkt, den Check-in an einem stark ausgelasteten Wochenende jedoch verlangsamt, ist nicht die richtige Alternative, unabhängig davon, wie viele Funktionen es bietet.

PMS für unabhängige Hotels ohne Kettenzugehörigkeit

Ein unabhängiges Hotel benötigt keine Software, die auf Markenstandards oder die Einführung in mehreren Häusern ausgerichtet ist. Es braucht ein PMS für inhabergeführte Betriebe: ein Dashboard, ein Login und ein Preis – mit Reservierungen, Channel Management, Housekeeping, Zahlungsabwicklung und Gästekommunikation in einem einzigen System.

Warum das gerade jetzt wichtig ist:

• ● Unabhängige Betriebe stellen den größten Anteil am weltweiten Markt für Hospitality-PMS-Systeme und wachsen schneller als Hotels mit Kettenzugehörigkeit
• ● Anbieter mit Fokus auf unabhängige Hotels berechnen ihre Preise nach Zimmeranzahl statt über eine pauschale Enterprise-Gebühr
• ● Die besten Lösungen richten ihre Benutzeroberfläche auf eine zentrale Rezeptionsansicht aus und nicht auf ein unübersichtliches Geflecht aus Modulen für Konzernstrukturen

Reporting und Analysen für kleine Hotels

Bei 15 bis 30 Zimmern ist kein Dashboard erforderlich, das für Hunderte von Hotels entwickelt wurde. Entscheidend ist ein klarer Überblick über Auslastungstrends, Umsätze nach Zimmerkategorie und die Performance der Vertriebskanäle, ohne dass dafür ein Datenanalyst benötigt wird. Die besten PMS-Plattformen für kleine Hotels integrieren diese Reporting-Funktionen direkt in das Kernprodukt, statt sie ausschließlich einem Premium-Tarif vorzubehalten.

Mit zunehmendem Buchungsvolumen sollte das System außerdem folgende Funktionen unterstützen:

• ● Nachfrageprognosen
• ● API-Zugriff für individuelle Reporting-Integrationen

So können die Reporting-Funktionen, mit denen ein Hotel beginnt, mit dem Betrieb mitwachsen, wenn sich die Zimmeranzahl von 20 auf 40 erhöht, ohne dass ein Systemwechsel erforderlich wird.

Software für Gästefeedback in kleinen Hotels

Am einfachsten lässt sich Gästefeedback erfassen, wenn es nicht als separates Tool behandelt wird. Werden Anfragen automatisch aus demselben Gästeprofil ausgelöst, das auch für den Check-in und die Kommunikation während des Aufenthalts verwendet wird, müssen Mitarbeitende nicht mehr daran denken, sie manuell zu versenden. Ein PMS mit integriertem Gästeportal und Messaging macht genau das möglich: Aufenthaltsverlauf, Kommunikation und Feedback bleiben an einem Ort, statt auf ein Buchungssystem und eine zusätzlich angebundene Umfrage-App verteilt zu sein.

Für ein kleines Hotel bedeutet das:

• ● Kein zweites Abonnement
• ● Kein separater Login
• ● Keine Gästedaten, die zwischen verschiedenen Systemen verloren gehen

Kommunikationssoftware für kleine Hotelbetriebe

Für kleine Betriebe, die gleichzeitig Telefon, E-Mail, SMS, WhatsApp und OTA-Postfächer verwalten, lautet die entscheidende Frage nicht, ob ein Tool Nachrichten versenden kann. Entscheidend ist, ob diese Kommunikation nativ in das PMS integriert ist oder über eine weitere App erfolgt, die ebenfalls Aufmerksamkeit verlangt. Ein PMS mit nativer Messaging-Funktion übernimmt Gästenamen, Zimmernummern und Aufenthaltsdaten automatisch in die Konversation. So muss während eines stark ausgelasteten Check-ins niemand Informationen manuell zwischen verschiedenen Systemen übertragen.

Das ist der Unterschied zwischen:

• ● Gästekommunikation als fest integriertem Bestandteil der täglichen Abläufe
• ● Gästekommunikation als weiterem Abonnement und zusätzlichem Postfach, das kontrolliert werden muss

HotelFriend Erfahrung

Wir haben die Einführung digitaler Speisekarten im Zimmer und von Servicebestellungen per QR-Code in unseren Partnerhotels getestet. Das Ergebnis: Die durchschnittlichen Ausgaben für Zusatzleistungen wie Zimmerservice, Spa und Vermietungen stiegen um 27 %, da es Gästen psychologisch leichter fällt, eine Bestellung über den Smartphone-Bildschirm aufzugeben, als an der Rezeption anzurufen.

Die fünf besten PMS für ein Hotel mit 20 Zimmern – Preisvergleich

Ein Hotel mit 20 Zimmern befindet sich in einer interessanten Größenordnung: Es ist groß genug, um professionelles Channel Management und Reporting zu benötigen, aber klein genug, dass Enterprise-Preise nicht sinnvoll sind. Im Folgenden vergleichen wir fünf bekannte Lösungen für diese Hotelgröße anhand von Kosten, Einrichtungsdauer und zentralen Stärken.

Funktions- und Preismatrix

Selbst bei Plattformen, die für dieselbe Hotelgröße entwickelt wurden, unterscheiden sich Kosten und Einrichtungsdauer erheblich. Deshalb lohnt sich ein direkter Vergleich, bevor Sie eine engere Auswahl treffen.

Tabelle: PMS-Vergleich für ein Hotel mit 20 Zimmern auf einen Blick

Empfehlungen nach Einsatzbereich

Die richtige Wahl hängt in der Regel davon ab, was für Ihren konkreten Betrieb am wichtigsten ist – und nicht davon, welche Plattform die längste Funktionsliste bietet. So passen die fünf Lösungen typischerweise zu unterschiedlichen Prioritäten:

• ● Entscheiden Sie sich für HotelFriend Core, wenn Sie ein sofort einsatzbereites System suchen, das Reservierungen, Channel Management, Gästekommunikation, Housekeeping und Rechnungsstellung bündelt, ohne dass Sie die einzelnen Module selbst zusammenstellen müssen.
• ● Entscheiden Sie sich für Cloudbeds, wenn Sie PMS, Channel Manager und Booking Engine von einem einzigen Anbieter beziehen möchten und Ihr Budget höhere monatliche Kosten zulässt.
• ● Entscheiden Sie sich für Little Hotelier, wenn Sie Ihren Betrieb selbst mit einem kleinen Team führen und innerhalb eines Tages startklar sein möchten.
• ● Entscheiden Sie sich für Hotelogix, wenn Ihnen die Qualität des Supports und bewährte Zuverlässigkeit wichtiger sind als auffällige Zusatzfunktionen.
• ● Entscheiden Sie sich für Mews, wenn Markenauftritt und ein designorientiertes Gästeerlebnis eine zentrale Rolle für die Identität Ihres Hotels spielen.

Kaufempfehlungen für kleine Hotels mit 20 Zimmern

Bei der Auswahl eines PMS für ein Hotel dieser Größe geht es nicht darum, abstrakt das „beste“ System zu finden. Entscheidend ist, eine Plattform zu wählen, die zu Ihren konkreten Abläufen, Ihrem Budget und Ihren Wachstumsplänen passt. Ein strukturierter Auswahlprozess verhindert, dass die Entscheidung ausschließlich auf einer überzeugend inszenierten Demo basiert.

Entscheidungsrahmen

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie zunächst festlegen, welche Kriterien für Ihren Betrieb tatsächlich am wichtigsten sind:

• ● Maximales Budget einschließlich Einrichtungs- und Transaktionsgebühren, nicht nur des monatlichen Preises
• ● Wachstumspläne, damit das System auch 30–40 Zimmer bewältigt, ohne dass später eine aufwendige Migration erforderlich wird
• ● Anforderungen an den Vertrieb über OTAs und Direktbuchungskanäle
• ● Prioritäten beim Gästeerlebnis, beispielsweise Online-Check-in oder digitale Schlüssel
• ● Erforderliche Integrationen mit bestehenden Buchhaltungs- oder POS-Systemen

Sobald Sie diese Kriterien priorisiert haben, wählen Sie zwei oder drei Anbieter aus, die Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen. Fordern Sie anschließend eine Live-Demo und möglichst auch eine ausreichend lange Testphase an, um das System während einer realen Betriebswoche zu prüfen, statt sich nur durch eine geführte Produktpräsentation führen zu lassen.

Tipps für die Implementierung

Auch die richtige PMS-Entscheidung kann zu Problemen führen, wenn die Einführung überstürzt erfolgt. Mit einigen bewährten Maßnahmen gelingt der Wechsel reibungsloser:

• ● Historische Daten frühzeitig migrieren, da die Datenbereinigung fast immer länger dauert als erwartet
• ● Altes und neues System für kurze Zeit parallel betreiben, sofern der Anbieter dies ermöglicht
• ● Mitarbeitende nur in den Funktionen schulen, die sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen, statt im gesamten Funktionsumfang
• ● Die Inbetriebnahme außerhalb der Hochsaison planen
• ● Vorab klären, welcher Support in den ersten 30 Tagen zur Verfügung steht
• ● Die Konfiguration nach einem Monat erneut prüfen, ungenutzte Module entfernen und Einstellungen bei Bedarf anpassen

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Anastasiia Lypchenko

Content-Autorin bei HotelFriend

In den letzten Jahren hat sich Anastasiia auf die Erstellung von Inhalten rund um Technologie und ihre Rolle bei der Unterstützung von Unternehmen in Wachstum und Erfolg spezialisiert. Mit einem klaren Fokus auf die Guest Journey analysiert und beleuchtet sie die neuesten Trends und Innovationen, die die Hotellerie prägen.